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Adobe Sign per HR (ServiceNow): guida all’installazione

  1. Integrazioni di Adobe Acrobat Sign
  2. Novità
  3. Versioni del prodotto e ciclo di vita
  4. Acrobat Sign per Salesforce
    1. Installare il pacchetto
    2. Configurare il pacchetto
    3. Guida utente
    4. Guida per sviluppatori
    5. Guida alla personalizzazione avanzata
    6. Guida alla mappatura dei campi e ai modelli
    7. Guida utente dell’app per dispositivi mobili
    8. Guida all’automazione dei flussi
    9. Guida di Document Builder
    10. Configurare documenti di grandi dimensioni
    11. Guida all’aggiornamento
    12. Note sulla versione
    13. Domande frequenti
    14. Guida alla risoluzione dei problemi
    15. Articoli aggiuntivi
  5. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
      1. Guida all’installazione
    2. Acrobat Sign per Outlook
      1. Guida utente
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
      1. Guida utente
    4. Acrobat Sign per Teams
      1. Guida utente
      2. Guida di Live Sign
      3. Guida utente per dispositivi mobili
      4. Note sulla versione
      5. Approvazioni Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    6. Connettore Acrobat Sign per ricerca Microsoft
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 
      1. Panoramica
      2. Dynamics Online: guida all’installazione 
      3. Dynamics Online: guida utente 
      4. Dynamics On-Prem: guida all’installazione 
      5. Dynamics On-Prem: guida utente
      6. Guida al flusso di lavoro di Dynamics
      7. Dynamics 365 per Talent
      8. Guida all’aggiornamento
      9. Note sulla versione
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint 
      1. Panoramica
      2. SharePoint On-Prem: guida all’installazione
      3. SharePoint On-Prem: guida alla mappatura dei modelli
      4. SharePoint On-Prem: guida utente
      5. SharePoint On-Prem: note sulla versione
      6. SharePoint Online: guida all’installazione
      7. SharePoint Online: guida alla mappatura dei modelli
      8. SharePoint Online: guida utente
      9. SharePoint Online: guida alla mappatura dei moduli web
      10. SharePoint Online: note sulla versione
  6. Acrobat Sign per ServiceNow
    1. Panoramica
    2. Guida all’installazione
    3. Guida utente
    4. Note sulla versione
  7. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    1. Guida all’installazione
  8. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    1. Guida all’installazione di Cockpit (obsoleta)
    2. Guida all’installazione di Recruiting (obsoleta)
    3. Guida utente di Recruiting
    4. Guida all’installazione di Cloud Foundry
    5. Note sulla versione
  9. Acrobat Sign per Workday
    1. Guida all’installazione
    2. Guida introduttiva
    3. Tutorial sulla configurazione
  10. Acrobat Sign per NetSuite
    1. Guida all’installazione
    2. Note sulla versione
  11. Acrobat Sign per SugarCRM
  12. Acrobat Sign per VeevaVault
    1. Guida all’installazione
    2. Guida utente
    3. Guida all’aggiornamento
    4. Note sulla versione
  13. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
    1. Guida all’installazione
  14. Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
    1. Panoramica
    2. Webhook
    3. Tag di testo

Panoramica


Prerequisiti

Seguono le dipendenze per installare Adobe Sign for HR:

  • Plug-in richiesti

    • App per ambito HR: Core

    • App per ambito HR: Service Portal

  • Licenza Enterprise per Adobe Sign - Per utilizzare l’applicazione è necessaria una licenza Enterprise per Adobe Sign. 
  • Finestre pop-up abilitate nel browser - Assicurati che le finestre pop-up non siano bloccate nel browser. Per l’accesso OAuth è necessario accedere ad azioni pop-up.


Processo di installazione

Come tutte le app per l’ambito ServiceNow, prima di installare Adobe Sign for HR è necessario registrarsi o acquistare una licenza tramite lo store ServiceNow.

Nota:

I processi descritti in questo documento interessano diversi ruoli di utente. I moduli HR e Managed Documents prevedono entrambi più ruoli specifici.

A meno che non siano già stati implementati processi formali HR e Managed Documents, si consiglia che i passaggi di seguito vengano eseguiti da un utente con ruolo di amministratore di sistema o di HR, che potrà quindi accedere a tutte le azioni richieste.

Per ulteriori informazioni, consulta:

Attenzione:

Si consiglia vivamente di installare l’applicazione in un ambiente di test o sviluppo prima di installarla nell’ambiente di produzione.


Installare l’applicazione Adobe Sign per HR

Dopo aver eseguito la registrazione o l’acquisto di Adobe Sign for HR, l’applicazione diventa disponibile nel menu System Applications -> Applications nell’istanza di ServiceNow.

Store ServiceNow - Applicazioni

 

Menu:

Al termine dell’installazione, nel pannello di navigazione a sinistra è disponibile un nuovo menu di applicazione: Adobe Sign for HR

Le tre opzioni di sottomenu disponibili sono:

  • Adobe Sign Form Data - Tabella contenente i dati dei moduli restituiti dopo la firma di un accordo. È utile per generare dei rapporti sui documenti e sui dati dei loro campi. Ulteriori informazioni su questa funzione sono disponibili nella sezione Rapporti.
  • Adobe Sign HR Services - Servizi HR tramite Adobe Sign. Filtrati in base ai servizi che usano una delle opzioni personalizzate di HR Case
  • Agreements - Dettagli back-end del processo di firma. Comprende eventi JSON e di Adobe Sign in corso di ricezione e su cui si sta intervenendo.
  • Connect to Adobe Sign - Schermata di connessione in cui un account valido di Adobe Sign è collegato a ServiceNow
  • Events - Dettagli back-end di cosa viene inviato e ricevuto per ogni evento di Adobe Sign.
  • Help - Collegamenti al sistema di aiuto di Adobe Sign
  • Participants - Firmatari e dettagli dei loro processi di firma


Installare il set di aggiornamento “Adobe Sign - HR Core Updates”

Una volta installata l’applicazione Adobe Sign for HR è necessario applicare Adobe Sign - HR Core Updates.

Nota:

Per il corretto funzionamento dell’applicazione occorre eseguire queste configurazioni postinstallazione per HR Core.

I passaggi sono descritti nei quattro punti elenco espandibili qui sotto.

  • Si consiglia di eseguire la configurazione manuale, in modo da sapere quali modifiche vengono apportate ed evitare di compromettere la funzionalità corrente.
  • Facoltativamente, puoi installare il set di aggiornamento allegato se sei assolutamente sicuro che non si verificheranno conflitti con altre modifiche che puoi aver apportato.

 

Verifica che tutto funzioni come previsto nel tuo ambiente di test/sviluppo prima di procedere all’installazione nell’ambiente di produzione.

Pulsante “Inserisci firma”

Quando si crea un Modello documento HTML, il pulsante Insert Signature si riempie con il tag firma di ServiceNow.

  • Questo tag non serve quando si usa Adobe Sign.
  • Il pulsante è disattivato quando la casella Authored for Adobe Sign è selezionata.

 

Pulsante “Contrassegna firme”

Anche il pulsante Mark Signatures sul modulo Modello PDF può essere disabilitato, perché non viene usato con l’applicazione Adobe Sign. 

  • Inoltre è disattivato quando è selezionata la casella Authored for Adobe Sign.

 

Questi passaggi possono essere eseguiti manualmente, passando alle azioni dell’interfaccia utente e aggiungendo manualmente le condizioni.

  • Digita “UI Actions” nella barra di navigazione a sinistra.
  • Scegli l’opzione di menu UI Actions sotto a System Definition.

 

  • Nel campo di ricerca, scegli Name.
  • Immetti Insert Signature.
  • Apri il record Insert Signature.

 

  • Aggiungi “&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false” alla condizione.
    • In tal modo il pulsante verrà nascosto se si seleziona la casella Authored for Adobe Sign.

Per nascondere il pulsante “Contrassegna firma” puoi seguire la stessa procedura, cercando però l’azione interfaccia utente “Contrassegna firma” invece di “Inserisci firma”.

 

Casella di controllo Authored for Adobe Sign

Per nascondere queste caselle di controllo, la condizione && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (casella di controllo non selezionata) è stata aggiunta alle azioni dell’interfaccia utente.

Il pulsante predefinito Sign Document è presentato nell’agente HR dopo che un documento è stato visualizzato in anteprima e generato.

Quando si utilizza Adobe Sign, questo pulsante è sostituito dal pulsante Sign With Adobe Sign, per l’invio ad Adobe Sign per la firma.

  • Il pulsante originale Sign Document è stato disabilitato con l’aggiunta di && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (campo accordo vuoto) alla condizione dell’azione dell’interfaccia utente.

 

  • Digita UI Actions nella barra di navigazione a sinistra.
  • Per System Definition, scegli l’opzione di menu UI Actions.

  • Nel campo di ricerca, scegli Nome.
  • Immetti Sign Document
    • Dovresti vedere tre record con questo valore.
  • Scegli quello che corrisponde alla tabella “sn_hr_core_case”.

 

  • Aggiungi && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() alla condizione.
    • In tal modo il pulsante viene nascosto quando il campo dell’accordo è vuoto.

Nota:

Assicurati di inserire la condizione aggiuntiva prima del punto e virgola.

Ai tipi di attività di HR deve essere aggiunto il nuovo tipo Sign Document With Adobe Sign.

Deve essere selezionato per qualsiasi HR Task Template da utilizzare in un processo di Adobe Sign.

 

Per creare questo tipo di attività:

  • Accedi a Choice Lists.
  • Cerca:
    • Tabella - sn_hr_core_task
    • Elemento - hr_task_type

In questo elenco devi creare un nuovo Tipo di attività.

Seleziona New e crea il record come descritto di seguito.

  • Puoi usare una qualsiasi etichetta ma il valore deve essere adobe_sign_document

La tabella sn_hr_core_document_template contiene due campi aggiuntivi:

  • Casella di controllo Authored for Adobe Sign
  • Campi Form Data Table

Come descritto nella sezione Pulsanti “Inserisci firma” e “Contrassegna firme” disattivati sul modello documenti, la casella di controllo Authored for Adobe Sign permette di nascondere i pulsanti che non servono.

Permette inoltre di nascondere o mostrare il campo Tabella di dati modulo, utilizzato quando il modello per documenti è stato impostato per l’uso nei rapporti, come descritto nella sezione Rapporti.

  • Se non hai creato una tabella a cui trasmettere i dati dei moduli, il nome della tabella può essere lasciato impostato su “nessuno”.

 

Questi passaggi possono essere eseguiti manualmente, passando a qualsiasi record Modello documento e configurando il layout del modulo.

 

Aggiungi i campi Authored for Adobe Sign e Form Data Table al contenitore Selezionato.

 

I campi saranno ora disponibili sul modulo.

Scarica


Aggiungere il widget per la firma alle pagine HR Portal Task e Ticket

Due widget per il portale dei servizi consentono al firmatario di firmare un accordo:

  • Adobe Sign HR Ticket Page può essere utilizzato sulla HR Ticket Page (hrj_ticket_page).
  • Adobe Sign HR Task Details può essere utilizzato sulla HR Task Details Page (hri_task_details).

 

NOTA - Devi eseguire questa operazione dall’ambito HR Service Portal.

Passa a Service Portal > Pages.

 

Individua hrj_ticket_page e apri il record.

 

Scegli Open in Designer.

 

Seleziona il widget Adobe Sign HR Ticket Page e trascinalo sulla pagina in cui dovrà trovarlo il firmatario.

A seconda del layout utilizzato, Potrebbe essere necessario aggiungere una nuova riga in cui inserire il nuovo widget.

 

Segui lo stesso processo per aggiungere il widget Adobe Sign HR Task Details utilizzando la pagina “hri_task_details” (vedi la schermata qui sopra, sotto il widget del documento).


Utenti (ruoli) con privilegi

Vi sono due ruoli inclusi nell’applicazione HR:

  • Amministratore (x_adosy_sign_hr.admin)
    • Gli utenti di ServiceNow con ruolo x_adosy_sign_hr__admin hanno pieno accesso a tutte le funzionalità e a entrambi i menu degli utenti (come illustrato nella sezione sull’installazione).
  • Utente (x_adosy_sign_hr.sender)
    • Gli utenti di ServiceNow con ruolo x_adosy_sign_hr.sender possono accedere alle funzioni dell’applicazione. 
    • Il ruolo Mittente deve essere aggiunto a tutti i gruppi HR che devono poter usare l’applicazione Adobe Sign per inviare un documento da firmare.


Stabilire la connessione OAuth tra Adobe Sign e ServiceNow

Per collegare l’applicazione Adobe Sign a ServiceNow, è richiesto un utente amministratore di gruppi o account Adobe Sign. 

Per stabilire una connessione tra ServiceNow e Adobe Sign, fai clic sul collegamento Connect To Adobe nel menu Adobe Sign for HR.

Adobe Sign per HR - Non connesso

 

Viene visualizzata una pagina di stato che indica che le applicazioni non sono collegate:

Fai clic su Connect per passare alla pagina di accesso di Adobe Sign.

 

Autenticati in Adobe Sign con le tue credenziali di amministratore di account.

Schermata per l’autenticazione Adobe Sign

Dopo aver eseguito l’accesso, le autorizzazioni applicazione richieste sono elencate in una finestra di autenticazione.

Fai clic su Allow Access per assegnare queste autorizzazioni e stabilire la connessione tra ServiceNow e Adobe Sign.

NOTA: l’autenticazione avviene in una finestra pop-up. Se i pop-up sono bloccati dal browser, dovrai sbloccarli.

Adobe Sign - Consenti accesso

Adobe Sign per HR - Collegato

 

Viene visualizzato il messaggio Adobe Sign for HR - Connected, con gli account di autenticazione di Adobe Sign e ServiceNow. 

Se devi collegare i servizi utilizzando un altro utente, fai clic sul pulsante Re-Connect per eseguire l’autenticazione per il nuovo utente.

 

NOTA - Un bug noto nel browser Safari impedisce l’aggiornamento della finestra.

In questo caso, la finestra pop-up deve essere chiusa e la finestra deve essere aggiornata manualmente.


Verifica della configurazione

Per il test è possibile utilizzare uno dei servizi di esempio.

Se è stata stabilita la connessione e l’utente corrente dispone dei ruoli appropriati, l’esempio potrà essere eseguito correttamente. Per funzionare, l’applicazione Adobe Sign ha bisogno soltanto di una connessione valida a Adobe Sign.

Se necessario, consulta la sezione sulla risoluzione dei problemi e l’assistenza.


Componenti installati per caso/attività

Alcuni componente personalizzati sono stati creati specificamente per l’applicazione Adobe Sign for HR:

  • Elenco correlato Adobe Signers - Sono elencati tutti i firmatari per l’attuale caso HR.
    • È possibile aggiungere nuovi firmatari.
    • È possibile modificare l’ordine di firma.

NOTA - Questo elenco deve essere aggiunta alla vista HR Case, descritta nella sezione sulle opzioni manuali.

 

  • Azione di interfaccia utente Send to Adobe Sign - Pulsante per inviare il PDF allegato ad Adobe Sign per la firma.

 

NOTA - Questo pulsante può essere attivato o disattivato tramite l’opzione “Adobe Sign: abilita per il caso”.

Se l’opzione per il caso non è presente nel servizio HR, il pulsante non sarà presente. Puoi trovare ulteriori dettagli in merito nella sezione sui servizi.

 

  • Review Adobe Sign details - Questo pulsante permette all’agente di HR di aggiungere o riordinare i firmatari nell’accordo.

NOTA - È possibile attivare questo pulsante aggiungendo l’opzione per il caso Adobe Sign: Send with Preview al record HR Service Configuration.

 

Dopo il clic, l’agente è indirizzato alla pagina Invio di Adobe Sign dove è possibile apportare modifiche.


Configurare le impostazioni facoltative


Aggiungere il campo “Stato firma” alla vista dell’elenco di casi HR

Per impostazione predefinita, il caso HR rimane nello stato Work In Progress anche dopo che la firma è stata ricevuta.

Affinché un agente HR possa facilmente riconoscere se il caso è pronto per essere rivisto o chiuso, lo stato di firma dell’accordo può essere aggiunto alla vista predefinita dell’elenco di casi HR.

Questo campo reagisce allo stato dell’accordo Adobe Sign e ne mostra lo stato di firma.

 

Per aggiungerlo alla vista predefinita, passa alla vista dell’elenco dei HR Case come amministratore.

 

Fai clic con il pulsante destro del mouse sull’intestazione e scegli Configure > List Layout.

 

Aggiungi il campo Agreement.Signature state alla vista elenco Selected.

 

Gli utenti devono fare clic sull’icona dell’ingranaggio e Reset columns to default per aggiornare la loro vista e vedere il nuovo campo.


Vista e regola personalizzata per i casi HR

Con i passaggi precedenti si imposta la default view in modo da visualizzare il campo dello stato della firma, ma puoi anche creare una vista personalizzata e una regola per creare una vista che verrà visualizzata solo dagli utenti con i ruoli di ServiceNow.

Passa al modulo Customize List Layout come descritto in precedenza, ma questa volta seleziona New nel campo a discesa View Name

Assegna un nome alla nuova vista e salvala. Ora ti dovresti trovare nella nuova vista.

Per impostazione predefinita, i campi in uso nella vista predefinita sono già selezionati.

Se necessario, modifica i campi e salva la vista.

 

Ora dovresti vedere la nuova vista come una selezione nel menu a discesa dell’intestazione della vista.

 

È possibile creare una regola per nascondere la nuova vista e renderla visibile solo agli utenti di Adobe Sign.

Passa a System UI > View Rules.

 

Crea una nuova regola rispetto alla tabella HR Core Case (assicurati di essere nell’ambito Human Resources: Core) e limita la vista in base al ruolo.

NOTA - Un limite in base al ruolo viene definito tramite script, mediante l’opzione “advanced”. Qui puoi trovare uno schema del processo e un frammento di codice di esempio.

Il risultato finale o lo script dovrebbe essere simile a quanto illustrato nella schermata seguente.

Fai clic con il pulsante destro del mouse sull’intestazione e scegli Configure > Related Lists.

 

Sposta l’elenco correlato Adobe Signers dalla colonna Available alla colonna Selected.

Devi anche aggiungere il ruolo Mittente a tutti i gruppi che dovranno vedere l’elenco correlato.

 

Una volta aggiunto al caso HR, sarà possibile aggiungere nuovi firmatari e modificare l’ordine di firma.


Servizi

I servizi HR per Adobe Sign sono stati creati per dimostrare questa funzionalità e come utilizzarla per creare nuovi servizi o aggiungerne a quelli attuali. Forniscono esempi completi di come i servizi HR devono essere impostati per sfruttare Adobe Sign nell’applicazione HR.


Servizi di esempio

Sono disponibili tre servizi HR di esempio che mostrano la funzionalità di Adobe Sign. Sono elencati nel menu Adobe Sign HR Services. Ogni servizio ha un proprio modello e documento di caso, come spiegato di seguito.

  • Adobe Sign - Equity Choice Service - Questo servizio di esempio fornisce un documento PDF da firmare con firma elettronica Adobe e i dati di modulo compilabili.
  • Adobe Sign - Parking Permit Service - Questo è un esempio di modello per documento che contiene dati dei dipendenti precompilati di ServiceNow, nonché firme e campi di dati Adobe Sign compilabili. È creato in HTML e convertito in PDF da ServiceNow durante il passaggio Genera nell’anteprima.
  • Adobe Sign - Pet Policy with 2 Signers Example - Esempio di modulo PDF per 2 firmatari. Comprende la mappatura di dati dei dipendenti ServiceNow con acquisizione di dati del firmatario in un modulo compilabile.

Di seguito sono riportati i collegamenti alla documentazione ServiceNow su ciascun componente.

  • HR Services - Elementi che possono essere visualizzati e utilizzati dall’utente. Documentazione
  • Managed Documents - Dove viene caricato e gestito il PDF. Documentazione
  • HR Document Templates - Definizione del documento da usare e da firmare. Documentazione
  • HR Case & Task Templates - Definizione dei parametri del caso e delle attività HR che vengono generati. Documentazione
  • Service Activities - Definizione delle attività generate e utilizzate dal servizio. Documentazione


Aggiungere la funzionalità Adobe Sign a un servizio HR

Sono state aggiunte le “opzioni per i casi” HR per fare sì che i relativi componenti di Adobe Sign vengano visualizzati durante il processo.

  • Adobe Sign: Enable for Case - Questa è l’opzione di base che deve essere aggiunta al servizio HR per consentire l’utilizzo delle funzioni di Adobe Sign. Il pulsante Firma con Adobe Sign viene aggiunto al flusso del caso HR e i widget di Adobe Sign diventano disponibili per il firmatario tramite HR Service Portal (una volta aggiunto manualmente alle pagine).
  • Adobe Sign: Send with Preview - Con questa opzione il documento potrà essere visualizzato in anteprima e l’agente che lavora sul caso in questione potrà aggiungere e riordinare i firmatari.


Aggiungere nuovi documenti/modelli

È possibile aggiungere nuovi documenti tramite i moduli Managed Documents (PDF) e HR Document Templates (basati su HTML). Con entrambi i metodi il documento può essere inviato per la firma con Adobe Sign.


Modulo Managed Documents per PDF

Il modulo per documenti gestiti consente di caricare un nuovo documento PDF da usare come base per un nuovo servizio HR.

I passaggi di base sono descritti di seguito e qui puoi trovare ulteriori informazioni sui documenti gestiti.

 

Passa al Managed Document Module e seleziona Create New.

Compila i dettagli del documento e invia il record.

NOTA - Per rendere visibile il documento in HR per usarlo con Adobe Sign, il campo Department deve essere impostato su HR.

Inoltre, questo campo deve essere popolato prima dell’invio. Dopo l’invio del record, il campo del reparto diventa di sola lettura.

 

Una volta inviato, il file PDF può essere caricato mediante l’azione dell’interfaccia utente Upload/Check In Revision che si trova in fondo al record.

 

Carica il PDF desiderato e salvalo tramite la finestra a comparsa.

NOTA - Il nome del documento caricato verrà sostituito dal nome specificato nel passaggio Upload/Check qui sotto.

 

Viene creato un record Document Revision, che include l’allegato in modalità Draft.

 

Poiché il documento è ancora in modalità Draft, non è ancora pronto per essere usato. Deve essere inviato per la revisione e quindi pubblicato.

Apri il record di revisione e fai clic sul pulsante Invia revisione.

 

Il documento passa quindi alla fase Ready for Publishing.

 

Apri di nuovo il record di revisione e fai clic sul pulsante Publish Revision,

 

Compare una finestra pop-up in cui è possibile modificare eventualmente il nome o numero della revisione.

Fai clic Pubblica.

 

Passa a Amministrazione HR > Modelli per documenti.

Il documento gestito dovrebbe ora essere disponibile per creare un modello per documenti da usare in un servizio HR.

 

Fai clic sul pulsante Nuovo

 

Scegli PDF Document Template.

 

Il campo Document revision può essere popolato con il documento appena creato.


Modelli per documenti HR basati su HTML

Un modello per documenti HR può anche essere basato su HTML e utilizzato per le firme di Adobe Sign allo stesso modo di un documento gestito.

Sono disponibili alcuni esempi predefiniti inclusi come riferimento con il modulo HR, ad esempio il modello “Sample Education Agreement”, che mostra un concetto di base di documento HTML.

Passa a Amministrazione HR > Modelli per documenti.

 

Scegli Documento basato su HTML.

NOTA - Assicurati che il modello scelto sia un HR Document Template per vedere l’HTML.

Un tipo di HR PDF Template è generato da un PDF come descritto nella sezione precedente e non vi è associato alcun codice HTML.

 

Tutti i campi associati alla tabella scelta possono essere aggiunti al documento come variabile.

Nel nostro semplice documento di esempio, qui sotto, subject_person è aggiunto come variabile dalla tabella HR Case.

Quando viene utilizzato questo modello, la variabile è compilata con il nome riportato nel campo subject_person per il caso.

Altre informazioni utente possono essere estratte dal profilo HR User.

 

Aggiungere la funzionalità di firma Adobe Sign a un modello per documento HR basato su HTML

Per aggiungere una firma Adobe Sign a un modello per documento basato su HTML, è necessario aggiungere i tag di Adobe Sign.

Il processo è descritto di seguito, con lo stesso documento di esempio già utilizzato in precedenza.

 

Osserva la riga evidenziata nella schermata qui sopra.

Una volta inviato ad Adobe Sign, diventa un campo per firma inserito nel documento in questa stessa posizione.

Diversi tipi di tag creano diversi tipi di campi con numerose opzioni di configurazione.

Scopri di più sui tag di testo


Report

Dopo che un accordo è stato firmato, viene scaricato come PDF e allegato al record del caso HR a cui è associato.

Oltre al PDF, i dati del modulo della transazione vengono inclusi nel record dell’accordo e inseriti nella tabella Adobe Sign Form Data.

La tabella può essere utilizzata da un amministratore per creare rapporti dettagliati sui dati dei record firmati.

 

Per rapporti più dettagliati, è possibile generare tabelle che estendono la tabella di base e utilizzarle per i rapporti (ad esempio rispetto a uno specifico modello per documenti).

Passa a Definizione sistema > Tabelle e colonne.

Fai clic su Crea tabella.

 

Crea una nuova tabella che estenda la tabella Adobe Sign Form Data e deseleziona Crea modulo.

NOTA - Questo passaggio è facoltativo. Se vuoi che gli amministratori possano accedere a questa tabella dal menu di navigazione a sinistra, crea un modulo e inseriscilo nel menu Adobe Sign for HR.

 

Una volta creata la tabella, aggiungi le colonne che corrispondono ai nomi dei campi del documento.

NOTA - I nomi delle colonne devono corrispondere esattamente ai nomi dei campi del documento e devono essere di tipo “string”, poiché i dati restituiti per tale campo verranno inseriti come una stringa. Se i dati nelle colonne non sono come previsto, assicurati che i nomi corrispondano esattamente e che siano di tipo “string”.

 

Ora puoi passare al HR Document Template da sottoporre a reporting e aggiungere la tabella al campo Form Data Table, visibile quando è selezionata la casella di controllo Authored for Adobe Sign.

Ora tutti i servizi HR che utilizzano questo modello trasmetteranno i dati alla tabella specificata nel campo Tabella di dati modulo e il caso segnalato e/o aggiunto a un dashboard.


Supporto e risoluzione di problemi

Informazioni per contattare il supporto

La documentazione è inclusa sul menu Amministrazione. Le informazioni per contattare il supporto sono fornite anche nel sito Web riportato di seguito.

 

Risoluzione dei problemi

Seguono alcuni problemi comuni che possono verificarsi durante l’impostazione e l’utilizzo dell’applicazione Adobe Sign for HR:

 

I pulsanti e i componenti specifici di Adobe Sign non sono visibili o non funzionano

Assicurati che le nuove opzioni Adobe Sign per i casi del servizio HR siano state aggiunte al servizio HR. Sono necessarie per attivare la funzionalità di Adobe Sign per qualsiasi servizio HR.

 

Errore di connessione quando si visita il collegamento “Connetti ad Adobe Sign”

accesso non connesso

 

Se provi a collegarti e viene visualizzato Not Connected, devi ricollegarti seguendo le procedure descritte in Stabilire la connessione OAuth.

accesso negato

 

Se compare la schermata access_denied, l’account Adobe Sign che stai usando potrebbe non disporre delle autorizzazioni necessarie per collegarsi da ServiceNow.

Contatta il Supporto Adobe e verifica che il tuo account disponga delle autorizzazioni necessarie.

La finestra di Adobe Sign non viene mai visualizzata durante la connessione all’account di Adobe Sign

La finestra di connessione è una finestra pop-up e può essere bloccata da alcuni browser. Assicurati che i pop-up non siano bloccati.

 

La finestra a comparsa della connessione non si aggiorna

Per Apple Safari, un bug noto provoca il blocco o mancato aggiornamento di questa finestra. Se utilizzi Safari, chiudi la finestra pop-up e aggiorna manualmente la finestra. Dopo l’aggiornamento, dovresti poter vedere il nuovo stato di connessione.

 

I record dei partecipanti/delle attività non vengono impostati su “Pronto” o “Inviato per la firma”

Assicurati che il tuo account Adobe Sign sia connesso. I cambiamenti di stato dei record dipendono dalla ricezione di dati da Adobe Sign. In assenza di connessione, tali dati non verranno ricevuti e lo stato non può essere aggiornato.

 

Le opzioni del menu sono/non sono visibili per gli utenti

Assicurati che i ruoli corretti siano stati assegnati a tutti gli utenti che devono accedere all’applicazione. Se usi i gruppi, verifica di aver assegnato i ruoli necessari associati a questi ultimi.

NOTA - Ai moduli HR e Managed Documents sono associati ruoli specifici. Per eseguire alcune funzioni, un utente Adobe potrebbe anche avere bisogno di ruoli aggiuntivi da questi moduli.

La maggior parte delle azioni possono essere eseguite da un utente con ruolo Amministratore HR.

 

Quando un agente utilizza il pulsante “Invia ad Adobe Sign” riceve un errore relativo all’indirizzo e-mail

Assicurati che l’utente impostato come firmatario disponga di un indirizzo e-mail valido. Al momento dell’invio, vengono verificati il nome utente e gli indirizzi e-mail.

 

Attività HR in modalità bozza/Pulsante “Invia ad Adobe Sign” non viene mai visualizzato/a

Assicurati che il documento PDF sia stato visualizzato in anteprima e generato. In tal caso, sarà allegato al caso a cui fa riferimento. Questo documento rende visibile il pulsante.

Una volta che il documento è stato inviato ad Adobe, lo stato dell’attività dovrebbe diventare Pronto e l’attività diventa disponibile nel portale HR per l’intervento del firmatario.

 

L’elenco “Firmatari Adobe” correlato non è disponibile nel record del caso HR

Assicurati che il ruolo Mittente sia assegnato all’utente o al gruppo che deve vedere l’elenco. L’elenco correlato è visibile solo per questo ruolo.

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