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- Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
La fine del supporto per l’integrazione Adobe Acrobat Sign per SharePoint Online è prevista per giugno 2024. Di conseguenza, dopo tale data non potrai inviare accordi tramite questa integrazione. Potrai comunque inviare gli accordi da SharePoint utilizzando altre integrazioni, ad esempio Acrobat Sign per Power Automate.
Consigliamo di rimuovere il plug-in Acrobat Sign dal sito SharePoint e di trasferire i flussi di lavoro ad altre applicazioni.
Panoramica
L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft® SharePoint offre una soluzione per la creazione, l’invio, il tracciamento e la gestione delle firme elettroniche.
L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft® SharePoint è stata sviluppata come applicazione aggiuntiva per SharePoint che può essere utilizzata per:
- Inviare un accordo da qualsiasi libreria o elenco documenti di SharePoint per la firma.
- Inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
- Mappare i dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti nei documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
- Mappare i dati dei campi modulo dell’accordo firmato in colonne testuali di elenchi SharePoint e come libreria di documenti tramite la mappatura dei dati. Quando il documento viene firmato, lo stato viene aggiornato automaticamente.
- Archiviare tutti gli accordi firmati in SharePoint.
- Aggiungere la pagina di gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere utilizzata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.
Consulta Guida all’installazione di Adobe Acrobat Sign per Microsoft® SharePoint.
Browser supportati
- Edge - Versione corrente
- Chrome - Versione corrente
- Firefox - versione corrente
- Safari - Versione corrente
Le sessioni browser private/in cognito non sono supportate.
Browser Edge
Affinché i componenti aggiuntivi di SharePoint funzionino, è necessario configurare i siti affidabili in Microsoft® Edge.Internet Explorer 11 e versioni precedenti non sono supportati.
Inoltre, gli utenti di Microsoft® Edge devono modificare in modo esplicito le impostazioni dei siti affidabili per includere i seguenti URL:
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
- https://*.echosign.com
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
Per modificare i siti affidabili:
- Apri il browser Edge e premi il tasto Windows® + S sulla tastiera.
- Nei campi di ricerca, digita Opzioni Internet.
- Dal menu Opzioni Internet, seleziona la scheda Sicurezza.
- Seleziona l’icona Siti affidabili.
- Seleziona Siti.
- Immetti uno degli URL indicati in precedenza e fai clic su Aggiungi.
- Ripeti il punto 6 per ogni URL.
- Al termine, chiudi il menu Opzioni Internet.
Accedere alle funzioni di Adobe Sign
Adobe Sign è un componente aggiuntivo che viene installato dall’amministratore di SharePoint. Come utente, puoi visualizzare la scheda Adobe Sign nella parte superiore del sito di SharePoint.
Fai clic sulla scheda Adobe Sign per visualizzare la barra multifunzione con tutte le funzioni di Adobe Sign disponibili.
Le icone della barra multifunzione diventano accessibili solo quando fai clic su documento o su una Web part Elenco oppure quando selezioni un documento.Quando fai clic sulla Web part, le icone della barra multifunzione diventano attive.
Nell’interfaccia utente moderna, la barra multifunzione è sostituita da una barra dei menu. Nella barra dei menu sono disponibili le stesse funzionalità:
La barra multifunzione/dei menu è costituita da cinque icone:
- Invia per firma
- Stato dell’accordo
- Modello libreria
- Gestisci accordi
- Impostazioni
Di queste, le prime quattro sono azioni utilizzabili regolarmente per la creazione e l’invio di accordi.
Con l’ultima icona, Impostazioni, puoi definire il modello personale degli accordi. Una volta definito, probabilmente non dovrai più tornare a questa pagina, a meno che non desideri modificare il modello. Iniziamo da qui.
Definire le impostazioni personali
Le impostazioni personali consentono di definire un nome accordo e un messaggio predefiniti per tutti gli accordi inviati da SharePoint tramite l’app Adobe Sign.
Sul lato destro della pagina Impostazioni personali, dalla sezione Formazione e supporto è possibile accedere sia agli argomenti della guida utente sia ad altri contenuti su Adobe Sign.
Il campo Nome accordo (massimo 255 caratteri) consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.
Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail Rivedi e firma inviata a tutti i destinatari e non deve essere utilizzato come nota personale da allegare per i singoli destinatari.
Modelli documento elenchi personalizzati
Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.
Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.
Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:
► Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign. Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:
o Attach from the local system (Allega da sistema locale).
o Allega da libreria modelli Adobe Sign.
► Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato: quando questa opzione è attivata, SharePoint memorizza il file allegato e lo allega automaticamente all’accordo successivo creato da un elenco, ignorando il passaggio di selezione dei file. Questa funzione è utile se devi usare più volte lo stesso documento.
Invia un accordo
Avvio dell’accordo
Adobe Sign consente di inviare accordi e ottenere firme e nell’ambiente di SharePoint sono disponibili quattro metodi per avviare il processo:
- Invio dalla barra multifunzione o dal menu.
- Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse.
- Invio da Elenchi mediante la barra multifunzione o il menu.
- Invio da Elenchi mediante clic con il pulsante destro del mouse.
Le quattro opzioni aprono la pagina di configurazione che consente di definire i destinatari e l’ordine di firma se è necessaria più di una firma.
I documenti inviati dall’interno di SharePoint non possono superare i 10 MB.
Se occorre inviare un documento di dimensioni superiori a 10 MB, puoi caricarlo nella libreria di Adobe Sign (all’esterno dell’integrazione con SharePoint) e allegarlo da qui.
Invio dalla barra multifunzione o dal menu
L’invio dalla barra multifunzione è il metodo da utilizzare se devi allegare più documenti SharePoint:
1. Seleziona uno o più documenti da inviare facendo clic sul segno di spunta a sinistra del nome del documento.
2. Fai clic sulla scheda nella barra multifunzione nella parte superiore della pagina.
3. Fai clic sull’icona Invia per la firma.
○ Tutti i documenti selezionati vengono allegati automaticamente.
Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse
Facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile inviare rapidamente qualsiasi documento in un elenco di documenti, ma allega solo quell’unico file all’accordo:
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento che desideri inviare per la firma.
2. Seleziona Avanzate dal menu a comparsa.
3. Seleziona Invia per la firma dal sottomenu.
La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record elenco desiderato.
2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per la firma dal sottomenu.
Invio da elenchi
È possibile effettuare l’invio da un elenco mediante la barra multifunzione o il menu di scelta rapida visualizzato facendo clic con il pulsante destro del mouse.
Invia da elenchi mediante la barra multifunzione o il menu
1. Fai clic sul record elenco desiderato.
2. Fai clic su Adobe Sign nella barra multifunzione o nel menu.
3. Seleziona Invia per la firma dall’elenco a discesa.
Inviare da elenchi tramite il menu di scelta rapida
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record elenco desiderato.
2. Seleziona Invia per la firma dal menu.
La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:
1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record elenco desiderato.
2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per la firma dal sottomenu.
La pagina si aggiorna per visualizzare la selezione dei file:
3. Selezionare un file.
4. Fai clic su Allega.
Se l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint è attiva, la finestra per allegare il file di SharePoint verrà ignorata e passerai direttamente alla pagina di configurazione dell’accordo.In questo caso dovrai utilizzare la sezione File per aggiungere dei documenti per la firma.
Sono disponibili due importanti funzioni da ricordare:
► Se visualizzi l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato, l’ultimo file utilizzato per questo elenco viene allegato automaticamente.
o Se devi allegare un file diverso, devi disattivare Per elenchi personalizzati utilizza sempre il modello di documento designato.
► Il file PDF della copia firmata restituita (ed eventualmente l’audit trail) viene allegato alla voce elenco come allegato, invece di essere inviato in una nuova cartella.
o Se una cartella di archiviazione di documenti è stata definita dall’amministratore di SharePoint, il file PDF viene inviato a tale cartella.
Configurare l’accordo
Quando viene aperto un nuovo accordo, compare la pagina di configurazione che può essere visualizzata in quattro sezioni di attività specifiche:
A. Destinatari: le persone che interagiscono con l’accordo
B. Messaggio: il nome e il messaggio globale per l’accordo
C. Opzioni: funzioni opzionali relative all’accordo
D. File: i documenti/file effettivi che devono essere firmati/approvati.
o Tieni presente che il documento utilizzato per avviare il processo di invio viene automaticamente allegato all’accordo.
Sezione Destinatari
Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:
A. Indice firma: questo numero indica la posizione relativa del destinatario nel ciclo della firma quando viene selezionato un flusso di lavoro sequenziale.
B. Ruolo: definisce il modo in cui il destinatario può interagire con il documento. I ruoli sono attivati dall’amministratore dell’account, quindi potrebbero essere disponibili solo alcune delle opzioni elencate:
○ Firmatari (predefinito): i destinatari che devono applicare almeno una firma.
○ Approvatori: i destinatari che rivedono e approvano il documento, ma che non sono tenuti a firmarlo dal punto di vista legale.
○ Accettatori: la funzione degli accettatori è meccanicamente uguale a quella degli approvatori, con la differenza principale che il report di audit li identifica come Accettatori dell’accordo e non come Approvatori del documento.
○ Destinatari certificati: è possibile non assegnare alcun campo modulo (zero) ai destinatari certificati. Durante il processo di “firma”, verrà loro richiesto di delegare, rifiutare o confermare l’accordo.
○ Compilatori: è un ruolo sviluppato appositamente per i clienti che hanno la necessità di compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma, ma che non dispongono di sistemi per creare in maniera programmatica documenti personalizzati o di trasmettere contenuti di campi da un database al modulo.
○ Deleganti: il ruolo del delegante è progettato per i flussi di lavoro che richiedono che una persona decida chi sarà la persona successiva che deve firmare o approvare il documento. È presente una versione di delegante per ciascuno degli altri ruoli.
C. Indirizzo e-mail: chi è il destinatario? Deve essere un indirizzo e-mail personale.
○ Aggiungimi: il mittente può inserirsi nel ciclo della firma facendo clic sul collegamento Aggiungimi, in alto a destra nella sezione Destinatari.
○ Aggiungi gruppo destinatari: a volte, un destinatario nel ciclo della firma può essere uno di diversi utenti. Ad esempio, se il documento deve essere approvato da uno di cinque possibili utenti dal team legale, i gruppi di destinatari consentono al mittente di elencare tutti e cinque i firmatari possibili, ma solo uno dei cinque dovrà applicare una firma. (Vedi destinatario 3 nell’immagine sopra).
D. Processo di verifica: in che modo è possibile verificare il destinatario?
○ E-mail (opzione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta.
○ Password: un mittente genera una password alfanumerica che deve essere comunicata al destinatario fuori banda.
○ Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.
○ KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza, il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.
○ Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.
E. Messaggio privato (facoltativo): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo. Questa opzione deve essere abilitata dall’amministratore dell’account nell’interfaccia utente di Adobe Sign.
Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco di destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, senza che dispongano di un accesso interattivo.
Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi trascinarli per ottenere l’ordine corretto del gruppo e i numeri di indice si adeguano di conseguenza.
Appena sopra l’elenco dei destinatari è presente un interruttore che chiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:
○ Quando è attivato Completa in ordine (come nell’immagine qui sopra), i destinatari sono indicizzati e viene rispettato un processo di firma sequenziale, da un passaggio di firma a quello successivo.
○ Quando è abilitata l’opzione Completa in qualsiasi ordine, i destinatari non sono numerati e può essere eseguita la firma parallela.
Sezione Messaggio
La sezione Messaggio contiene due campi che possono migliorare notevolmente il completamento e, se hai configurato il modello personale, vengono compilati automaticamente con i valori definiti.
Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.
Il Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti.
Questi valori possono essere modificati fino a quando l’accordo non viene inviato.
Sezione Opzioni
La sezione Opzioni consente di controllare meglio il documento dopo che è stato inviato:
► Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato. Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non registra questa password, pertanto non dimenticarla!
► Scadenza completamento: fai clic nel campo Data di completamento per visualizzare un’interfaccia del calendario a comparsa. Seleziona la data di scadenza dell’accordo a partire dalla quale non potrà più essere compilato. Prima che questa funzione diventi disponibile, la scadenza del documento deve essere attivata dall’amministratore dell’account.
► Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti ricevono una notifica.
► Tipi di firma: questa opzione definisce il processo di firma previsto:
o Elettronica: questa opzione tenta di raccogliere una firma elettronica per tutti i firmatari dell’accordo.
o Manuale: quando è necessario ottenere una firma fisica, questa opzione richiede ai firmatari di stampare il documento, di firmarlo fisicamente e di caricarlo nuovamente nel sistema di Adobe Sign. (Istruzioni fornite al firmatario quando apre l’accordo). Per essere disponibile per l’uso, il flusso di lavoro per la firma manuale deve essere abilitato dall’amministratore dell’account.
► Lingua destinatario: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
o Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.
Sezione File
Se l’account di SharePoint è configurato per consentire la visualizzazione di documenti esterni, nella sezione File vengono allegati i documenti per la transazione. Se hai iniziato il processo con un documento SharePoint, tale file dovrebbe già essere allegato.
Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico file PDF per il processo di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.
I file possono essere allegati dalla libreria di Adobe Sign o caricati dal sistema locale mediante ricerca del file o trascinamento.
I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Visualizza in anteprima e aggiungi campi firma
Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma. Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento.
Se non utilizzi modelli progettati, devi inserire almeno i campi firma. Esistono molti altri campi che puoi usare per creare moduli complessi, se lo desideri.
Se non è stato inserito alcun campo firma, Adobe Sign aggiunge automaticamente una pagina all’accordo e vi inserisce un blocco firma per ciascun firmatario.
Tenere traccia degli accordi
- Se l’accordo è stato completato (firmato o approvato), il collegamento al nome dell’accordo è abilitato ed è possibile selezionarlo per visualizzare il documento completato.
- Se l’accordo non è in uno stato finale, l’icona Elimina è disabilitata.
Stato dell’accordo
Quando un accordo viene inviato, è più semplice effettuare il tracciamento dell’avanzamento dalla pagina di stato dell’accordo, a cui si accede tramite l’icona Stato dell’accordo nella barra multifunzione di Adobe Sign.
Puoi cercare facilmente tutti gli accordi inviati tramite un documento o un elenco SharePoint:
1. Trova e seleziona il documento/la voce elenco che desideri cercare.
○ È possibile selezionare più documenti.
2. Fai clic sull’opzione Stato dell’accordo (nella barra multifunzione oppure fai clic con il pulsante destro del mouse sul menu di scelta rapida).
Se non selezioni documenti o voci elenco specifici da cercare, SharePoint restituisce tutti gli accordi da tutti i documenti o da tutte le voci nella libreria o nell’elenco avviati dall’utente.
Se l’utente fa clic sull’icona di stato dell’accordo nella barra multifunzione della pagina Home, SharePoint restituisce tutti i documenti avviati dall’utente all’interno dell’intera raccolta siti.
Nella pagina Stato dell’accordo non possono essere restituiti più di 5000 record. Se i risultati della ricerca superano i 5000 record, usa l’opzione Gestisci accordi.
Filtro
Per filtrare gli accordi visualizzati, puoi usare il campo Cerca, in alto a destra nella pagina. Questo campo di ricerca consente di cercare qualunque radice di stringa in qualsiasi campo e restituisce tutte le corrispondenze:
SharePoint aggiorna automaticamente tutti gli accordi su base regolare.
Eliminazione del record dell’accordo
L’ultima icona a destra nella pagina Stato accordo è l’icona Elimina. Questa azione elimina il record dell’accordo in SharePoint, ma non annulla o elimina l’accordo in Adobe Sign.Questa azione non può essere annullata e deve quindi essere usata con prudenza.
Documenti firmati
A seconda di come l’amministratore di SharePoint ha configurato l’archiviazione degli accordi firmati, i documenti firmati (e, se possibile, gli audit trail) vengono inviati a:
► Una cartella globale: tutti i documenti completati si trovano in questa cartella se configurato in questo modo.
► Una nuova cartella “Accordi firmati” nella libreria di origine: se non viene identificata alcuna cartella globale, viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati” nella libreria documenti da cui l’accordo è stato creato o inviato. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato nella stessa cartella Accordi firmati.
► Allegato a voce elenco: se hai inviato un accordo da una voce elenco, gli allegati sono contenuti nell’elenco.
Gestione degli accordi
L’icona Gestisci accordi apre una vista diversa e con più attivazioni degli accordi correlati all’utente.Se la pagina Stato dell’accordo mostra una vista semplice di tutti gli accordi con l’opzione di aggiornarne lo stato, la vista Gestisci accordi offre una visualizzazione più approfondita degli accordi e opzioni aggiuntive per modificare le proprietà dell’accordo.
Struttura della pagina Gestisci
La pagina Gestisci contiene molte funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:
A. Contenuto e filtri
B. Elenco degli accordi
C. Strumenti per gli accordi
Filtri per il contenuto
La pagina Gestisci ha quattro opzioni per contenuto e filtri:
I tuoi accordi sono il set di dati predefinito per il contenuto della pagina Gestisci:
- Quando sono selezionati i tuoi accordi, la pagina contiene solo gli accordi che ti coinvolgono esplicitamente (in qualità di mittente, firmatario, persona inclusa nella copia Cc o tramite una condivisione esplicita dell’accordo).
- Negli account in cui è stata configurata la condivisione dei contenuti tra più utenti viene visualizzata una freccia accanto a I tuoi accordi che consente di accedere a un menu a discesa in cui sono elencati tutti gli utenti e i gruppi con cui è stato condiviso l’account dell’utente.
- Se si seleziona un utente o gruppo, la pagina Gestisci viene popolata con il set di dati in cui l’utente o il gruppo è esplicitamente coinvolto.
È possibile caricare un solo set di dati utente/gruppo alla volta nella pagina Gestisci.
Lungo la barra a sinistra trovi un elenco degli stati degli accordi e tre tipi di modello.
Tutti i contenuti del tuo account possono essere ordinati in una delle seguenti categorie:
- In corso: accordi che ti riguardano per i quali è ancora in corso il ciclo di firma.
- In attesa del tuo intervento: accordi in attesa di un tuo intervento.
- Completati: accordi per i quali il ciclo di firma è stato completato correttamente.
- Annullati: accordi abbandonati. Gli accordi possono risultare abbandonati per quattro motivi:
- Il mittente ha annullato l’accordo.
- Il destinatario ha rifiutato di eseguire la propria azione.
- Il destinatario non si è autenticato correttamente.
- Il sistema non può elaborare l’accordo per qualche motivo.
- Scaduti: accordi che non sono stati completati entro il termine di scadenza.
- Bozza: accordi parzialmente configurati e non ancora inviati.
I tipi di modello sono:
- Modelli: questi sono i modelli contenuti nella Libreria documenti.
- Moduli web: i moduli web sono moduli online che possono essere inviati come collegamenti URL o incorporati in pagine web. Quando i firmatari accedono al modulo, viene generato un accordo figlio per acquisirne la firma in un proprio accordo univoco. Un esempio di moduli Web sono i moduli di registrazione sulle pagine Web.
- Invia in modalità collettiva (in precedenza, Mega Sign): i modelli di Invia in modalità collettiva consentono al mittente di abbinare un documento a un elenco di destinatari. Ogni destinatario riceve la propria copia univoca dell’accordo da firmare, che potrà essere firmata solo dal destinatario in questione. Un esempio di moduli Mega Sign può essere un modulo aziendale per le spese di formazione annuale.
Quando si esegue una ricerca, nella parte superiore della colonna Stato viene visualizzata una nuova opzione: Tutti.
Selezionando Tutto viene visualizzato tutto il contenuto in una tabella, a prescindere dallo stato degli accordi.
Per ridurre il set di dati presentato sulla pagina Gestisci, puoi eseguire una ricerca basata su testo e/o intervallo di tempo.
Una ricerca di testo filtra gli accordi escludendo quelli che non corrispondono alla stringa di ricerca nella maggior parte dei campi di metadati. I campi inclusi nei parametri di ricerca includono:
- Nome del partecipante
- Indirizzo e-mail
- Titolo del partecipante
- Azienda del partecipante
- Nome dell’accordo
- Note dell’accordo
- Messaggio dell’accordo
- Messaggio personale destinatario
L’icona del filtro apre le opzioni che consentono di filtrare il set di dati selezionando un intervallo di date:
- Tutte le date
- Ultime 24 ore
- Ultimi 7 giorni
- Ultimi 30 giorni
- Ultimi 12 mesi
- Intervallo date personalizzato
Quando è selezionato un filtro, accanto all’icona del filtro viene visualizzato un tag. Dopo che il set di dati è stato restituito, è possibile fare clic su un filtro per rimuoverlo.
Breve nota su come funziona la ricerca di testo:
Se si cerca la stringa "A simple fish"
- Le virgolette non specificano un valore di stringa letterale.
- La funzione di ricerca di Adobe Sign suddivide la stringa in singoli termini (tokenizzazione) utilizzando gli spazi come delimitatori. In questo esempio, la stringa viene suddivisa in tre token: A, simple e fish.
- La distinzione tra maiuscole e minuscole viene rimossa dai token.
- Viene quindi ricercata una corrispondenza full-text per qualsiasi token in qualsiasi campo su qui può essere eseguita la query.
- Il set di dati restituito viene ordinato in base alla data dell’ultima modifica, a partire dal risultato più recente.
È disponibile un’opzione aggiuntiva per Cerca nei contenuti nascosti, accessibile facendo clic sull’icona del filtro.
- Quando si seleziona Cerca nei contenuti nascosti, nel set di dati restituito vengono inclusi solo i contenuti nascosti.
Elenco degli accordi
L’elenco degli accordi visualizza i singoli accordi conformi al contenuto selezionato e in base ai filtri in uso.
Per ogni accordo vengono visualizzati i seguenti dati:
Destinatario: il destinatario corrente (per gli accordi in corso) o il primo destinatario (per gli accordi completati, annullati o scaduti).
- Se è noto, viene visualizzato il nome del destinatario. Se il nome non è noto, viene visualizzato il suo indirizzo e-mail.
Mittente: il mittente dell’accordo.
Titolo: il nome dell’accordo.
Stato: lo stato corrente dell’accordo relativo al ciclo di firma. Nell’esempio seguente è stata utilizzata l’opzione Tutto, per visualizzare più stati.
Data di modifica: data dell’ultima modifica apportata all’accordo.
Per impostazione predefinita, gli accordi sono elencati in base alla Data ultima modifica.
Tuttavia, è possibile fare clic sull’intestazione di qualsiasi colonna per ordinare di conseguenza il set di dati.
Strumenti per gli accordi
Per visualizzare gli strumenti per gli accordi, fai clic su un singolo accordo o modello:
La barra a destra si apre per esporre gli strumenti che consentono di accedere all’accordo (o documento libreria, modulo web o invio in modalità collettiva) o di manipolarlo:
Visualizza e firma: disponibile solo per gli accordi In attesa del tuo intervento.
Apri Accordo/Modello/Modulo web/Invio in modalità collettiva: apre l’oggetto per presentare una visualizzazione completa del documento.
- Per gli accordi viene mostrato lo stato corrente, la fase in cui si trovano nell’ambito del ciclo di firma.
- Per i modelli vengono mostrati i documenti di base con cui sono stati creati.
Usa modello: solo per i modelli (documenti libreria). Questa opzione avvia un nuovo accordo con il modello già allegato.
Ottieni codice: solo per i moduli Web. Questa opzione apre una pagina in cui l’utente può copiare il codice HTML o script del modulo Web.
Modifica modello/modulo Web: consente all’utente di modificare il modello.
Promemoria: consente all’utente di impostare un promemoria per il destinatario corrente.
Annulla: consente di annullare l’accordo.
Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.
- Per i modelli padre viene scaricata una copia PDF dei documenti originali utilizzati per creare il modello.
Scarica report di audit: scarica il report di audit dell’accordo.
Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv con il contenuto dei campi dei moduli completati.
- Per gli oggetti modello padre viene scaricato un file .csv con il contenuto a livello di campo per tutti gli accordi figlio che sono stati completati.
Modifica accordo: consente all’utente di modificare i documenti di un accordo e/o i campi inseriti nel documento.
- Questa opzione può essere usata solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.
Elimina: solo per i modelli (documenti libreria). Elimina il modello dal sistema. Questa azione non può essere annullata.
Nascondi Accordo/Modulo web/Invio in modalità collettiva: nasconde l’oggetto nella visualizzazione dell’utente. Questa azione rimuove semplicemente l’oggetto dalla visualizzazione, non esegue nessun’altra azione
Condividi: consente all’utente di condividere l’oggetto in modo esplicito con un altro utente. Questa azione non può essere annullata.
Note: consente all’utente di associare delle note personali all’oggetto.
Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file, se erano stati utilizzati più file per creare il modello o l’accordo.
Visualizza report attività: solo per Invia in modalità collettiva. Questa opzione genera un riepilogo dell’avanzamento di una transazione Invia in modalità collettiva, suddividendo l’elenco dei destinatari in categorie corrispondenti allo stato della firma dell’accordo.
Sostituisci destinatario corrente: disponibile solo per gli accordi inviati dall’utente. Consente all’utente di sostituire il destinatario corrente di un accordo.
Attività: elenco continuo degli eventi che hanno avuto luogo in relazione all’accordo. A partire dall’evento Creazione, vengono registrate le attività di ciascun destinatario, fino allo stato Completato/Annullato/Scaduto.
Collegamenti rapidi alle attività più comuni
Segue un riferimento rapido per le operazioni più comuni, quindi una panoramica di alto livello della pagina Gestisci e alcune funzioni salienti.
Modelli libreria (documento)
L’icona Modelli libreria nella barra multifunzione di Adobe Sign consente di inviare un documento SharePoint all’ambiente di authoring di Adobe Sign, dove puoi inserire campi modulo e quindi salvare il modulo con i campi abilitati nella libreria di Adobe Sign.
Il documento originale non viene modificato in SharePoint. Il nuovo modello di documento esiste solo sul lato Adobe Sign e deve essere allegato mediante l’opzione Libreria documenti nella sezione File dell’accordo.
Per creare un modello documento:
1. Fai clic sul documento che desideri utilizzare per creare il modello.
2. Fai clic sull’icona Modello libreria nella barra multifunzione (oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un’opzione dal menu).
○ L’ambiente di authoring di Adobe Sign si apre e viene visualizzato il documento completo.
3. Inserisci i campi richiesti nel documento.
○ Se devi creare un modello che deve essere compilato o firmato da due utenti, inserisci tutti i campi per il primo destinatario. Quindi modifica il campo Destinatari in Partecipante 2 e inserisci i campi per il secondo firmatario o approvatore.
Nota: quando crei un modello nell’ambiente di creazione, puoi creare il documento per un massimo di 99 destinatari. Per inserire più di 3 partecipanti, fai clic sull’opzione Aggiungi nuovo partecipante, in alto nell’elenco dei partecipanti.
4. Una volta completato il modello, fai clic sul pulsante Salva in basso a destra.
○ Il modello viene salvato nella Libreria di Adobe Sign.
Il componente aggiuntivo Adobe Sign include due funzioni di automazione configurabili dall’amministratore di SharePoint. Se le funzionalità descritte di seguito sono utili per il tuo processo, contatta l’amministratore di SharePoint e chiedi quale sia il modo migliore per utilizzarle.
Archiviazione di documenti a livello di sito per gli accordi firmati
Gli amministratori possono configurare una cartella centrale in cui archiviare tutti gli accordi firmati (e, facoltativamente, i relativi audit trail). Ciò include documenti da librerie ed elenchi.
Se non viene definita una cartella per i documenti firmati, questi vengono archiviati nella libreria documenti da cui sono stati inviati.
Nella libreria viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati”.
Gli accordi inviati dagli elenchi, i file PDF degli accordi firmati (ed eventualmente gli audit trail) saranno allegati all’elemento elenco.
Unione del modello per campi
Adobe Sign consente di creare documenti con campi compilati dagli elenchi SharePoint.
Consente inoltre di creare modelli che aggiorneranno il contenuto degli elenchi dal contenuto di campi acquisiti dagli accordi firmati.