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Acrobat Sign for Salesforce: configurare il pacchetto

Panoramica

Ti diamo il benvenuto nella guida completa alla configurazione del pacchetto “Acrobat Sign for Salesforce”. Questo documento fornisce istruzioni dettagliate per configurare perfettamente e migliorare l’integrazione tra Adobe Acrobat Sign e Salesforce. Sfruttando le potenti funzionalità di entrambe le piattaforme, puoi ottimizzare i processi di firma dei documenti e migliorare la produttività.

Adobe Acrobat Sign offre un’ampia gamma di opzioni di configurazione facoltative che possono migliorare la tua esperienza di firma elettronica. Per ulteriori informazioni, fai riferimento ai seguenti argomenti:

Per informazioni sulle configurazioni facoltative e utili, consulta la Guida alla configurazione avanzata.

Controllo degli accessi ad Adobe Acrobat Sign

Gli oggetti personalizzati inclusi nel pacchetto Adobe Acrobat Sign per Salesforce hanno un livello di accesso predefinito “Privato” a livello di organizzazione. Questa impostazione predefinita viene implementata per garantire il rispetto delle linee guida di Salesforce sulla sicurezza e mantenere livelli di sicurezza adeguati.

In qualità di amministratore, è essenziale leggere e comprendere a fondo la Condivisione del livello di record e altri modelli di autorizzazione di Salesforce.

Se le tue esigenze aziendali richiedono un ambiente meno restrittivo, hai la possibilità di apportare modifiche. Ecco come fare:

  1. Passa a Configurazione > Sicurezza > Impostazioni di condivisione.
  2. Modifica l’autorizzazione di condivisione per gli oggetti in base alle tue esigenze, impostandola su Lettura/scrittura pubblica se necessario.
  3. Seleziona Salva.

Modificando gli oggetti in accesso “pubblico”, tutti gli utenti autenticati possono visualizzare e modificare i record. Tuttavia, invece di modificare l’impostazione predefinita a livello di organizzazione, consigliamo di utilizzare altri meccanismi quali la gerarchia dei ruoli, i gruppi, le autorizzazioni dei profili e i set di autorizzazioni per ottenere il controllo degli accessi desiderato.

Questi metodi alternativi offrono un controllo più preciso sull’accesso ai record, garantendo un ambiente ben strutturato e sicuro all’interno dell’istanza Salesforce.

Abilitare le impostazioni di Salesforce

Le impostazioni seguenti non sono specifiche per l’applicazione Acrobat Sign for Salesforce, ma ne indicano le risorse utilizzate:

  • Applicazione vulnerabile ad attacchi clickjacking
  • Attributo HttpOnly non impostato su cookie sensibili
  • HTTPS Strict Transport Security (HSTS) non applicato

È importante notare che qualsiasi modifica apportata a queste impostazioni avrà un impatto sull’intera organizzazione, incluse le altre applicazioni installate nell’organizzazione, nonché il codice personalizzato. Di conseguenza, Adobe Acrobat Sign non desidera sovrascrivere le impostazioni configurate dall’amministratore.

Tuttavia, si consiglia vivamente di abilitare queste impostazioni per i seguenti motivi:

Collegare all’ambiente Sandbox di Acrobat Sign

Il pacchetto Acrobat Sign for Salesforce è stato aggiornato per includere il supporto per l’ambiente Sandbox di Acrobat Sign. Questo miglioramento consente agli amministratori di verificare le configurazioni di pacchetti e flussi di lavoro prima di distribuirli in produzione.

Se la tua organizzazione non riesce ad accedere alla Sandbox di Acrobat Sign, contatta il tuo Customer Success Manager.

Per collegarti all’ambiente Sandbox di Acrobat Sign:

  1. Nella pagina Configurazione, passa a Impostazioni personalizzate

  2. Dall’elenco delle impostazioni personalizzate, individua Impostazioni ambiente Adobe Sign e seleziona Gestisci per l’elenco.

  3. Nella pagina Gestisci impostazioni personalizzate, seleziona Modifica.

  4. Nel campo Nome ambiente, immetti “Sandbox” e seleziona Salva.

    Gli amministratori ora possono connettersi all’ambiente Sandbox. Al termine, nella scheda Amministrazione Acrobat Sign, nella pagina Accordi e Modello accordi viene visualizzato un banner Sandbox, come illustrato nell’immagine. L’ambiente Sandbox di Acrobat Sign supporta anche Document Builder.

    sandbox-banner
    Nell’ambiente Sandbox di Acrobat Sign viene visualizzato un banner.

Aggiungere l’oggetto ”Accordi” ai layout di pagina

Puoi migliorare l’usabilità di Adobe Acrobat Sign aggiungendo l’oggetto Accordo ai layout di pagina. Gli utenti devono interagire con l’oggetto Accordi soprattutto quando inviano documenti per la firma.

  1. Passa alla scheda Amministratore Adobe Acrobat Sign e seleziona Componenti Invia per firma.

  2. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un layout di pagina da modificare tra le opzioni disponibili: Account, Opportunità, Contratto, Lead e Referente.  

    add-send-for-sginature-component

  3. Nel pannello a sinistra della pagina oggetto visualizzata, seleziona Layout di pagina.

  4. Seleziona il layout di pagina da modificare.

  5. Nel pannello a sinistra, seleziona Elenchi correlati, quindi trascina l’oggetto Accordi sul layout di pagina nel punto desiderato.

    opportunity-drag-agreements

  6. Seleziona Salva.

    Vista Opportunità con un accordo

    Avendo posizionato l’oggetto Accordo, puoi vedere rapidamente tutti gli accordi correlati all’oggetto di Salesforce o inviare i nuovi accordi direttamente dal record corrispondente.

Abilitare i ruoli di delegante per i destinatari

Nota:

I ruoli di delegante sono supportati solo nell’ambiente Lightning

I ruoli Delegante sono ruoli segnaposto per le situazioni in cui si sa che un utente dovrà interagire con un accordo, ma al momento dell’invio dell’accordo non è possibile determinare chi sarà tale persona.  Il delegante non deve intervenire direttamente sull’accordo, pertanto non vi sono campi a lui disponibili alla ricezione del documento.  Una volta che l’accordo è stato delegato, il delegato avrà accesso completo a tutti i campi designati a concedergli accesso.

Sono disponibili opzioni Delegante per i cinque ruoli standard (firmatario, approvatore, accettore, compilatore e destinatario certificato).

Per abilitare i ruoli di delegante:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Nella pagina Impostazioni personalizzate, seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

    custom-settings

  3. Nella pagina Impostazioni di Adobe Sign, seleziona Gestisci.

    custom-settings-manage

  4. Fai clic su Nuovo (oppure su Modifica, se hai configurato le impostazioni in precedenza).

  5. Seleziona le caselle di controllo per i valori da regolare con la funzione “Trova” (Comando/CTRL + f):

    • Abilita ruolo accettatore delegato: impostazione necessaria quando si intende delegare un ruolo Accettatore.
    • Abilita ruolo destinatario delegato certificato: impostazione necessaria quando si intende delegare un destinatario certificato.
    • Abilita ruolo compilatore modulo delegato: questa opzione consente di delegare un ruolo Compilatore modulo.
    • Abilita il ruolo del destinatario approvatore delegato: necessario quando intendi delegare gli approvatori.
    • Abilita ruolo del destinatario firmatario delegato: necessario quando intendi delegare i firmatari.
    edit-custom-settings

  6. Seleziona Salva.

Aggiungere “Accordi” ad altri oggetti Salesforce

Puoi associare gli accordi Adobe Acrobat Sign a oggetti Salesforce di tua scelta (oggetti standard o personalizzati). In questo modo è possibile creare accordi collegati a tali oggetti e visualizzare tutti gli accordi correlati nella pagina relativa.

Per associare gli accordi a un oggetto, segui i passaggi riportati di seguito:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.

  2. Seleziona l’Accordo.

  3. Nel pannello a sinistra, seleziona Campi e relazioni.

  4. Seleziona Nuovo.

  5. Nel Passaggio 1. Scegli il tipo di campo, seleziona Relazione di ricerca e quindi fai clic su Avanti

    Seleziona Relazione di ricerca

  6. Nel Passaggio 2. Scegli l’oggetto correlato, seleziona l’oggetto (Ordine in questo esempio) dal menu a discesa, quindi fai clic su Avanti.

  7. Nel Passaggio 3. Immetti l’etichetta e il nome per il campo di ricerca, immetti un Nome campo e fai clic su Avanti.  

  8. Nel Passaggio 4 e Passaggio 5, seleziona Avanti.

  9. Nel Passaggio 6. Aggiungi gli elenchi correlati personalizzati, accertati che l’opzione Aggiungi elenco correlato sia abilitata, quindi fai clic su Salva.

Abilitare i metodi avanzati di autenticazione dell’identità

Legalmente, eseguire l’autenticazione a un account e-mail (e quindi all’URL di firma dell’indirizzo e-mail) è sufficiente per acquisire una firma vincolante. Tuttavia, in molti casi, è richiesto un’autenticazione a due fattori per l’identità del firmatario.

Adobe Acrobat Sign offre i seguenti metodi di verifica dell’identità a due fattori (gli utenti con sede negli Stati Uniti hanno cinque opzioni se è inclusa l’autenticazione basata su conoscenza):

  • Password(abilitato per impostazione predefinita): i destinatari immettono una password per visualizzare e firmare l’accordo. La password deve essere comunicata separatamente ai destinatari. Metodo abilitato per impostazione predefinita
  • Autenticazione telefonica: i destinatari ricevono un messaggio di testo (SMS) o una telefonata automatizzati con il codice richiesto. Ha un costo per transazione. Questa impostazione è disabilitata per impostazione predefinita.
  • Autenticazione con documento di identità: i destinatari inviano un’immagine del passaporto o documento di identità/patente di guida.Ha un costo per transazione. Questa impostazione è disabilitata per impostazione predefinita e deve essere abilitata dal Success Manager nel sistema Acrobat Sign.
  • Autenticazione basata su conoscenza: i destinatari rispondono ad alcune domande prelevate da database accessibili pubblicamente per verificarne l’identità. Ha un costo per transazione. Questa impostazione è applicabile solo per gli utenti con sede negli Stati Uniti ed è disabilitata per impostazione predefinita.

È possibile applicare lo stesso metodo di autenticazione a tutti i firmatari o impostare una verifica per destinatario.

È possibile anche specificare metodi di autenticazione diversi per i destinatari interni (il cui indirizzo e-mail è incluso nell’account Acrobat Sign) e per i destinatari esterni (il cui indirizzo e-mail non è incluso nell’account Acrobat Sign).

Nota: dal momento che l'autenticazione basata su conoscenza, l’autenticazione tramite telefono e quella tramite documento di identità comportano un costo per transazione, dovrebbero essere abilitate solo se il contratto ne consente l’utilizzo.

Concessione dell’accesso a profili aggiuntivi

Durante l’installazione, puoi autorizzare gli amministratori solo all’accesso ad Adobe Acrobat Sign for Salesforce.

Per estendere l’accesso a ulteriori profili utente, consulta Adobe Acrobat Sign for Salesforce: concessione dell’accesso al profilo.

Aggiornare l’indirizzo e-mail o password

Modificare la password dell’account amministratore

Se il nome utente o la password di Salesforce vengono modificati per l’account collegato ad Adobe Acrobat Sign per l’organizzazione Salesforce, ricorda di aggiornarlo per permettere agli aggiornamenti di stato di continuare a funzionare correttamente per gli accordi nell’organizzazione.

  1. Passa alla pagina Amministratore Adobe Acrobat Sign e seleziona Abilita aggiornamenti di stato automatici.
  2. Seleziona Abilita.
  3. Quando richiesto, consenti l’accesso ad Adobe Acrobat Sign.
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Aggiornare gli indirizzi e-mail utente in Adobe Acrobat Sign

Se all’indirizzo e-mail di un utente nell’organizzazione Salesforce viene apportata una modifica, l’indirizzo e-mail di quell’utente deve essere modificato anche in Adobe Acrobat Sign.

Gli utenti di Acrobat Sign possono modificare i propri indirizzi e-mail. Scopri come modificare l’indirizzo e-mail in Acrobat Sign.

Gli amministratori degli account di Acrobat Sign possono anche modificare gli indirizzi e-mail degli utenti utilizzando la funzione di aggiornamento in modalità collettiva. Scopri come effettuare aggiornamenti in modalità collettiva in in Acrobat Sign.

Abilitare/disabilitare la raccolta di analisi (solo per commercial cloud)

È stata aggiunta un’impostazione di analisi opzionale per consentire ad Adobe Acrobat Sign di raccogliere dati sull’utilizzo al fine di migliorare il prodotto. Questi dati vengono utilizzati solo a livello di sviluppo e non per scopi di marketing.

Nota:

  • l’impostazione di analisi è abilitata per impostazione predefinita per la maggior parte dei clienti.
  • L'impostazione di analisi è disabilitata per impostazione predefinita per i clienti che vivono in Canada e nell’Unione Europea.
  • Per disattivare o attivare questa impostazione, fai clic sul collegamento Impostazioni di analisi nella scheda Amministrazione Adobe Acrobat Sign.
  • Solo gli utenti di Commercial Cloud possono disattivare o attivare l’impostazione di analisi. La funzionalità non è disponibile per Government Cloud.
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