Guida all’installazione locale di Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365

Strumenti di amministrazione

Strumenti comunemente usati dagli amministratori per estendere il valore del servizio Adobe Acrobat Sign:

• Crea nuova mappatura dati: apre l’interfaccia Nuova mappatura dati.
• Crea nuovo modello accordi: apre l’interfaccia Nuovo modello accordi
• Modifica accesso utente: collegamento per passare alla guida alla configurazione, sezione Gestione utenti.

Configurazioni facoltative

• Abilita provisioning automatico utenti: se questa opzione è selezionata, per i nuovi utenti che dispongono dell’accesso all’entità Adobe Acrobat Sign, al primo utilizzo viene eseguito automaticamente il provisioning di un utente nel sistema Adobe Acrobat Sign. Il provisioning si basa sull’indirizzo e-mail primario degli utenti, non il nome utente, e viene eseguito in background senza ulteriori azioni da parte dell’utente o dell’amministratore dell’account. 

• Allega documenti firmati a entità accordi: questa opzione inoltra una copia PDF del documento completato a Dynamics, allegandola al record dell’accordo (nella sezione Note).Si tratta di una copia dell’originale autorevole conservato sui server di Adobe Acrobat Sign.
• Allega audit trail combinato con accordo firmato: se questa voce è selezionata, dopo che l’accordo sarà stato firmato o completato, il file PDF dell’audit trail di Adobe Sign viene allegato al record dell’accordo (nella sezione Note). L'audit trail enumera esplicitamente gli eventi (visualizzati, firmati, delegato, ecc.) dell'accordo, della linea temporale di questi eventi, nonché dell'indirizzo IP in cui gli eventi sono stati promulgati.
• Allega audit trail: quando questa opzione è abilitata, il report di audit viene allegato al record dell’accordo (nella sezione Note) come file distinto.
  
• Visualizza immagini di anteprima del documento: questa opzione consente di allegare al record un’immagine del documento firmato o completato per agevolarne la visualizzazione senza dover scaricare e aprire un file PDF.Questa immagine viene posizionata nella parte inferiore del record dell’accordo.
• Abilita feed attività sull’entità accordo di Adobe: se questa opzione è selezionata, i feed attività sono abilitati per l’entità accordo.
  

Risorse

Di seguito trovi un elenco delle risorse più comuni:

• Guida alla configurazione: il presente documento.
• Guida utente: guida per gli utenti, per comprendere il flusso di lavoro di base per l’invio e la gestione degli accordi.
• Flussi di lavoro Adobe Acrobat Sign in Dynamics: guida alle risorse per flussi di lavoro Adobe Acrobat Sign
• Note sulla versione corrente: note sull’ultima versione di Adobe Acrobat Sign per MS Dynamics

La mappatura dei dati può migliorare significativamente la procedura di generazione dell’accordo e assicura che nei campi dei documenti vi sia il contenuto appropriato, senza il rischio di errori umani poiché i valori dei campi vengono ottenuti direttamente da Dynamics CRM.

Inoltre, il mapping può mandare nuovi contenuti da accordi completati a Dynamics, consentendo aggiornamenti importanti a CRM senza dovere inserire manualmente i dati.  

Nota rapida su moduli/tag per testo

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari moduli precostituiti con nomi campi definiti in modo che il campo CRM corrisponda logicamente al campo del modulo Adobe Acrobat Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante. I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese convalide, calcoli ed espressioni regolari. Una comprensione approfondita della creazione dei moduli è disponibile qui e può migliorare significativamente la qualità dei dati ottenuti durante la procedura della firma.

È anche possibile generare moduli in formato PDF.

Definizione di un modello per la mappatura dei dati

Esistono due punti di accesso per configurare la mappatura dei dati.

La prima opzione consiste nel passare ad: Adobe Acrobat Sign > Mappatura dati

Viene caricata la pagina Mappature dei dati, con un elenco di tutte le mappature di dati esistenti che puoi visualizzare, modificare o eliminare.

• Fai clic su Nuovo+ in alto a sinistra per accedere alla pagina Nuova mappatura dati.

Il secondo metodo consiste nell’accedere al collegamento Crea nuova mappatura dati nella pagina Impostazioni amministrazione.

Questo collegamento esclude l’elenco di tutte le mappature di dati e apre direttamente la pagina Nuova mappatura dati.

Il caricamento della pagina Nuova mappatura dati può richiedere del tempo; quando il campo Entità si espande, la pagina è completamente caricata.

1. Immetti un nome intuitivo per la mappa dei dati

2. Identifica questa mappatura dati come la mappatura predefinita da usare per questa entità (o no).

3. Seleziona l'entità CRM dal menu a discesa.

• Ciò restringe i campi disponibili per la mappatura solamente all'entità definita.
• È possibile disporre di più mappe di dati per entità.
• Una volta impostato, il valore dell'entità non può essere modificato.

Una volta impostato il valore Entità, viene visualizzata la scheda Mappatura dati. Fai clic su questa scheda per accedere agli strumenti per la mappatura dei campi:

Collegare i campi Dynamics CRM ai nomi dei campi Adobe Acrobat Sign

Ora puoi cominciare a creare le relazioni tra i nomi dei campi di Dynamics CRM e quelli che hai definito nel modulo di Adobe Acrobat Sign. Le mappature dati vengono configurate in base al flusso dei dati:

• MAPPA DATI CRM AD ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN: consente di precompilare i campi del modulo utilizzando i valori dei campi associati all’entità Dynamics definita.
  • È possibile creare “un gruppo di risposta” di valori di campi CRM alternativi per tentare di compilare il campo modulo di Adobe Acrobat Sign. Verrà provato ogni membro del gruppo fino a trovare ed inserire un valore diverso da null. (Vedi di seguito)
• MAPPA DATI ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN A DATI CRM: consente di compilare i campi vuoti dell’entità Dynamics utilizzando i valori dei campi modulo ottenuti attraverso il processo di firma (una volta completato l’accordo).
  • Per impostazione predefinita, Adobe Acrobat Sign non immetterà un nuovo valore in un campo CRM in cui è già presente del contenuto.
  • È possibile definire la relazione sulla mappatura dei dati in modo da escludere la protezione dei contenuti e sostituire i valori dei campi esistenti con i nuovi contenuti provenienti dal modulo firmato.

Informazioni sui tipi di dati

La mappatura dati di Adobe Acrobat Sign supporta i seguenti tipi di dati:

• Testo: i campi modulo di testo sono supportati come singola riga di testo in CRM.
• Booleano (due opzioni): le caselle di controllo sono supportate per i campi booleani di CRM. 

○ Se per i campi CRM booleani vengono utilizzati i campi modulo con elenco a discesa o pulsante di scelta, la mappatura da CRM ad Adobe Sign potrebbe non riuscire.La mappatura da Adobe Acrobat Sign a CRM continuerà a funzionare.

• Set di opzioni: i campi modulo con elenco a discesa e pulsanti di scelta sono supportati per i campi di tipo set di opzioni di CRM.

Impostare la relazione tra campi (dai dati CRM all’accordo Adobe Acrobat Sign):

• Seleziona il campo CRM dal menu a discesa Attributo.
• Immetti il nome del campo modulo di Adobe Acrobat Sign nella casella di input Campo accordo.
• (Facoltativo) Seleziona la casella Aggiungi mappatura direzione inversa se desideri mettere in relazione questi campi anche per la mappatura da Adobe Acrobat Sign a CRM.
• (Facoltativo) Seleziona la casella Sostituisci se desideri che questo modello ignori il contenuto esistente nel campo CRM e popoli in maniera forzata il campo con il nuovo contenuto dal campo di Adobe Acrobat Sign.
• Fai clic su Aggiungi

La nuova relazione del campo verrà elaborata per alcuni secondi, quindi visualizzerai la relazione inserita sotto le impostazioni di configurazione. 

Se hai scelto di aggiungere la direzione inversa, la nuova relazione verrà inserita anche nei campi di configurazione Da Adobe Acrobat Sign a CRM . 

Se hai scelto di ignorare la protezione del contenuto, questo sarà indicato sul record della relazione.

Impostare la relazione tra campi (dall’accordo Adobe Acrobat Sign ai dati CRM):

La procedura per la creazione discreta della mappatura da Adobe a CRM è la stessa di quella precedentemente descritta, con l’eccezione che manca l’opzione per aggiungere la mappatura inversa.

Eliminazione delle relazioni mappate

È possibile eliminare una o più relazioni mappate:

• Seleziona i record da eliminare, selezionando la casella a sinistra dei record interessati.
• Fai clic sull’icona Altri comandi in alto a destra nell’elenco e seleziona Elimina.

Relazioni di mapping campo alternativo (gruppo di risposta)

Se definisci un campo su un modulo Adobe Acrobat Sign che può essere compilato da uno dei molti campi CRM, puoi creare un elenco ordinato (gruppo di risposta) degli attributi CRM che cercheranno di popolare il campo Adobe Acrobat Sign.

Per esempio, puoi mappare il campo CRM Nome a un campo modulo denominato Nome e quindi mappare a questo stesso campo modulo anche il campo CRM Nome Yomi.L’applicazione tenterà in primo luogo di compilare il campo del modulo con il contenuto del campo Nome e, in assenza di contenuto, Adobe Acrobat Sign tenterà di utilizzare il contenuto del campo Nome Yomi. Se non viene trovato alcun contenuto in nessun elemento del gruppo di risposta, il campo viene lasciato vuoto.

Per definire il gruppo di risposta:

• Crea una relazione Da CRM ad Adobe Acrobat Sign tra l’attributo CRM primario e il nome del campo modulo di Adobe Acrobat Sign.
• Quando il primo record è posizionato, cambia l'attributo CRM nell'attributo secondario CRM e aggiungi quella relazione. 

• Quando ti viene chiesto se desideri effettuare il mapping alternativo, fai clic su OK

Dopo che il record viene aggiornato nel sistema, vedrai che i record sono cambiati per comprendere un prefisso davanti all'attributo dell'entità:

• # sarà davanti all'attributo principale/predefinito. Questo campo sarà sempre il primo campo controllato per vedere se c'è contenuto
• Le relazioni successive saranno numerate 1-N. La prima relazione di campo alternativa è indicata da (1) e sarà sempre il primo campo alternativo controllato. (2) sarà il secondo campo alternativo, e così via. 

Aggiunta di allegati alle entità correlate

Quando un accordo è completamente firmato ed eseguito, Adobe Acrobat Sign produrrà una copia PDF del documento e un audit trail del processo di firma.È possibile allegare questi documenti come file PDF a qualunque altra entità CRM collegata all’entità principale del modello.

Nella sezione MAPPA ACCORDO FIRMATO E TRACCIA AUDIT SU ENTITÀ CRM nella pagina del modello, un menu a discesa offre tre tipi di documento:

• PDF firmato: il testo integrale del documento firmato. Si tratta di una copia dell’originale autorevole mantenuto sui server di Adobe Acrobat Sign.
• Audit Trail: un'enumerazione completa di tutti gli eventi principali (firme, deleghe, ecc.) e dei metadati associati (ora/data, indirizzo IP, ecc.)
• PDF combinato: entrambi i documenti vengono combinati in un unico PDF e allegati.

Puoi allegare uno o entrambi i file a qualsiasi entità correlata, ma devi mapparli singolarmente in modo esplicito.

Per mappare un allegato:

• Seleziona il tipo di documento dal menu a discesa.
• Seleziona l’entità a cui inviare il documento da Allega a record CRM.
  • Sono elencate soltanto le entità con una relazione definita con l’entità principale.
• Fai clic su Aggiungi 

Le relazioni dell’allegato verranno elencate nelle impostazioni di configurazione.

Eliminazione di un allegato

Per eliminare un record di allegato:

• Seleziona i record da eliminare selezionando la casella a sinistra dei record interessati.
• Fai clic sull’icona Altre opzioni e seleziona Elimina.

Come amministratore di Adobe Acrobat Sign in un ambiente Dynamics, puoi creare modelli di accordo da utilizzare per preconfigurare la maggior parte dei campi degli accordi, allegare file e collegare l’accordo a mappature dati pertinenti.

I modelli sono collegati a un’entità Dynamics e diventano disponibili per gli accordi inviati da tale entità quando sono contrassegnati come Attivi.

Come la mappatura di dati, è possibile configurare un nuovo modello di accordo da due punti di accesso:

La prima opzione consiste nel passare  a: Adobe Acrobat Sign > Modelli di accordo

Viene caricata la pagina Modelli di accordo in cui sono elencati tutti i modelli esistenti che puoi rivedere, modificare o eliminare.

• Fai clic su +Nuovo in alto a sinistra per avviare un nuovo modello.

Il secondo metodo consiste nell’accedere al collegamento Crea nuovo modello di accordo nella pagina Impostazioni amministrazione.

Questo collegamento esclude l’elenco di tutti i modelli di accordo e apre direttamente la pagina Nuovo modello di accordo.

Quando si apre la pagina Nuovo modello di accordo:

• Assegna un nome intuitivo al modello, in modo che gli utenti sappiano quando utilizzarlo.
• Identifica l’entità a cui associare il modello.
  • L’entità non potrà essere successivamente modificata.
  • Una volta selezionata l’entità, il modello viene salvato e il modello di accordo completo viene caricato.

Il Modello di accordo ha quattro schede, ciascuna con valori che puoi modificare e configurare:

• Dettagli modello: definisce la relazione tra gli oggetti principali e specifica se il modello è attivo.
• Destinatari: consente di specificare un percorso di firma preconfigurato per il modello.
• Dettagli accordo: contiene gli elementi del singolo accordo.
  
• Correlati: elenco di oggetti correlati.

Dettagli modello

I dettagli del modello mostrano la relazione Modello - Entità - Mappatura dati per questo modello.

Il nome del modello viene visualizzato a grandi caratteri nella parte superiore della pagina.

• Nome modello: il nome del modello. È identico al nome indicato nella parte superiore della pagina.
• Entità principale: i modelli sono collegati a una sola entità in Dynamics. L'entità dichiarata è la sola che visualizzerà questo modello
  • Questo valore è bloccato in seguito alla creazione dell'accordo
• Mappatura dati: questo campo indica il nome della mappatura dei dati associata al modello.

• Attivo: questa casella di selezione determina se il modello è disponibile per essere selezionato dagli utenti quando effettuano l’invio dall’entità principale.
• Invio con un clic: quando questa opzione è abilitata, l’accordo viene inviato automaticamente al momento della selezione del modello. 
  • Ad  esempio:  disponi di un modello di non divulgazione progettato con Contatto come entità principale e la sezione dei destinatari è configurata per l’importazione dell’indirizzo e-mail del contatto.
    • Il mittente deve solo selezionare il modello di NDA dal Referente a cui intende inviarlo. La fase di configurazione viene ignorata e l'accordo viene inviato senza alcuna ulteriore interazione.
    • Se non è configurato alcun destinatario, l’opzione Con un clic viene ignorata e l’accordo si apre per consentire la configurazione manuale.

Destinatari

La sezione Destinatari contiene l’elenco dei destinatari e l’ordine in cui dovranno firmare, preconfigurati per il modello.

Destinatari: puoi impostare un elenco di destinatari come hardcoded all’interno di un modello facendo clic sull’icona del segno più in alto a destra nella finestra. Si apre un menu a discesa che presenta le opzioni di configurazione.

• Per impostazione predefinita, l’elenco dei destinatari viene lasciato vuoto per poter essere compilato manualmente dal mittente.
• Per aggiungere un destinatario predefinito, fai clic in modo esplicito su Nuovo destinatario, quindi salva i valori predefiniti presentati con l’opzione Crea da entità principale abilitata.

• L’opzione Ignora verifica predefinita consente di ignorare il metodo di verifica predefinito, impostato nella sezione Sicurezza, e di applicare un metodo di verifica diverso solo per questo destinatario.

• Per aggiungere altri destinatari (ad esempio per un processo di controfirma interno) o destinatari non coinvolti nel processo di firma, basta deselezionare la casella Crea da entità principale e definire il destinatario. Questo rappresenta un’ottima opzione, ad esempio, per aggiungere in Cc i team che dovranno solo gestire i documenti finali.

Dettagli accordo

La sezione Dettagli accordo contiene quattro sezioni:

• Dettagli messaggio: nome dell’accordo e messaggio globale che verrà presentato a ciascun destinatario nell’e-mail di richiesta di firma.
• Allega file: file da inviare per la firma.
  
• Opzioni accordo: opzioni per la configurazione dell’accordo.
  
• Opzioni di protezione: opzioni per proteggere il PDF con una password.

Dettagli messaggio

• Nome accordo: il nome accordo è prominente nella procedura di notifica, presente nell'oggetto dell'e-mail, in neretto nel corpo dell'email e in caratteri più piccoli nella descrizione dell'oggetto ricorrente (evidenziato in giallo sotto)
• Messaggio: il campo Messaggio è un campo di testo normale in cui puoi inserire un messaggio o delle istruzioni per il firmatario (evidenziato in verde sotto)

Allega file

Questa sezione consente di pre-allegare un file per un accordo. Ad esempio, se crei un modello per un NDA, puoi allegare un file NDA aziendale direttamente al modello così il mittente non dovrà farlo.

Opzioni accordo:

• Anteprima e posizione firme prima dell’invio: quando questa opzione è selezionata, viene automaticamente aperto l’ambiente di creazione in modo che il mittente possa inserire i campi modulo.
• L’accordo scade: se è selezionata, per l’accordo viene definita una data di scadenza.
  • Giorni alla scadenza dell’accordo: definisce il numero di giorni in cui è ancora possibile firmare l’accordo quando è abilitata la funzione L’accordo scade.
• Aggiungi pagina di destinazione postfirma: quando questa opzione è abilitata, puoi specificare l’URL al quale il destinatario viene indirizzato dopo aver completato l’interazione con l’accordo.
  • Pagina di destinazione postfirma: questo campo contiene l’URL della pagina al quale indirizzare i destinatari quando l’opzione Aggiungi pagina di destinazione postfirma è abilitata.
  • Ritardo in secondi prima del reindirizzamento: definisci quanti secondi attendere prima di reindirizzare il destinatario alla pagina di destinazione.
    
• Richiedi firma manuale: se il firmatario dovrà firmare sul sistema locale o tablet del mittente senza utilizzare l’e-mail, i mittenti possono ospitare la firma mediante questa opzione.
• Richiedi la mia firma: utilizza questa opzione per inserire anche il mittente nel processo di firma.
  • Il mittente può firmare per primo o per ultimo oppure può essere l’unico firmatario.
  • L’ordine di firma corrisponde all’Ordine di inserimento.

• Ordine di firma: scegli tra due flussi di lavoro per far firmare il documento.
  • Qualsiasi ordine: tutti i firmatari vengono notificati contemporaneamente e possono firmare senza attendere gli altri.
  • Ordine di inserimento: consente di applicare una rigida procedura di firma sequenziale in base all’ordine in cui vengono definiti i firmatari nell’accordo.
• Tipo di firma: scegli il formato in cui il documento dovrà essere firmato.
  • ESIGN: instrada i tuoi accordi affinché siano firmati elettronicamente usando l'email e invita i destinatari a firmare elettronicamente
  • MANUALE: invia i documenti tramite e-mail, invitando il firmatario a stampare il documento e a firmarlo fisicamente. Successivamente il firmatario dovrà caricare nuovamente il documento nel sistema Adobe Acrobat Sign utilizzando lo stesso collegamento e-mail.
• Pianifica promemoria destinatari: consente di definire un ciclo di promemoria per la transazione. I promemoria possono essere configurati per essere inviati al destinatario corrente su base giornaliera o settimanale.
• Lingua per firma: questa impostazione definisce la lingua usata quando l’accordo viene inviato al firmatario. Tutti i messaggi o le istruzioni ricevuti per e-mail o riportati sullo schermo per il firmatario verranno visualizzati nella lingua selezionata.

Opzioni di protezione

Questa sezione definisce il metodo di verifica predefinito per i destinatari e la password facoltativa per il documento PDF finale.

• Imposta la password per aprire il PDF firmato: seleziona questa opzione se desideri applicare una password al documento finale per impedirne l’accesso non autenticato.
• Verifica identità: consente di definire la verifica di secondo fattore per autenticare il destinatario.
  • E-mail: non viene applicata alcuna verifica di secondo fattore.
  • Password: campo per definire una password alfanumerica standard. Quando viene utilizzata, il mittente deve comunicare la password al firmatario fuori banda.
  • Basata su conoscenza  : l’autenticazione basata su conoscenza utilizza database pubblici per richiedere al firmatario diverse domande sul suo passato, al fine di verificare la propria identità.
  • Identità Web: i social media vengono utilizzati per applicare una seconda autenticazione.

Il dashboard dell’hub presenta un report grafico per la visualizzazione rapida degli accordi associati al tuo utente.

I report consentono di approfondire ogni elemento e generare nuovi grafici specifici per i sottoinsieme di dati in questione.

La pagina è suddivisa in tre sezioni predefinite:

• Accordi per stato
• Stato degli accordi per mese
• Accordi inviati nella settimana in corso 

La sezione degli accordi offre un elenco degli accordi e la possibilità di ordinarli in base ai loro metadati (stato, data di creazione, data di firma, ecc.).

È inoltre possibile creare un nuovo accordo.

Gli utenti che possono accedere alla funzione di mappatura dei dati possono ordinare, rivedere e modificare le mappature di dati esistenti.

È inoltre possibile creare nuove mappature di dati.

Gli utenti autorizzati ad accedere ai modelli possono rivedere, ordinare e modificare i modelli esistenti.

È inoltre possibile creare nuovi modelli.

Gli amministratori di Dynamics possono accedere a specifiche impostazioni per amministratori relative all’integrazione con Adobe Acrobat Sign e modificarle.

Nel pacchetto di Adobe Acrobat Sign sono incluse diverse entità CRM incorporate che puoi correlare agli accordi a:

• Contatti
• Account
• Lead
• Opportunità
• Preventivi
• Fatture
• Ordini
• Accordi

Puoi aggiungere la tua entità CRM personalizzata (o qualunque altra entità CRM predefinita) a questo ambito, seguendo alcuni passaggi.

Per il nostro esempio, supponiamo che sia presente un’entità CRM personalizzata denominata “Cliente”.

• Passa a Impostazioni > Personalizzazione

La pagina Personalizzazione viene caricata

• Fai clic sull'opzione Personalizza il sistema

La pagina Soluzione predefinita si apre in una finestra separata

Nella barra laterale a sinistra in Componenti

• Espandi l'elenco delle entità
• Trova l'entità personalizzata (“Cliente” in questo caso) ed espandila
• Fai clic sul nome dell'entità per visualizzare i campi ed i comandi

• Copia il valore del campo Nome (in questo esempio, il valore è “nuovo_cliente”). 
  • Questo è il nome di sistema interno della tua entità personalizzata.
• Passa all'opzione Relazioni 1:N, sotto la tua entità personalizzata
  • Fai clic sul pulsante Nuova relazione uno a molti.

Una nuova finestra Relazione viene aperta

Crea la nuova relazione:

1. Scegli Accordo dal campo Entità correlata
   • Il campo Nome cambia per mostrare {entityName}_adobe_agreement 

 2. Incolla il nome della tua entità personalizzata (“nuovo_cliente” nel nostro esempio) nel campo Nome visualizzato.

• Il campo Nome cambia il suo valore in “nuovo_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)

 3. Fai clic su salva e chiudi

• La finestra Relazione si chiude
• Fai clic su Pubblica tutte le personalizzazioni nella parte superiore della pagina Relazione 1:N