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Guida alle mappature e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce

Panoramica

La guida alle mappature dei campi e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce fornisce istruzioni su come utilizzare i modelli e configurare la funzione di mappatura dati e unione.

Acrobat Sign offre la possibilità di utilizzare moduli interattivi per raccogliere dati dai firmatari, dalla posizione della firma e dai campi iniziali dei documenti, di raccogliere le informazioni di due parti sia dai mittenti che dai firmatari e molto altro.

Puoi creare la tua libreria modelli di Acrobat Sign archiviando i moduli e i modelli Acrobat Sign nella scheda Documenti Salesforce.

La guida alle mappature dei campi e ai modelli di Adobe Acrobat Sign for Salesforce fornisce istruzioni su come:

Creare moduli e tag di testo

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari dei moduli predefiniti con nomi dei campi definiti in modo da poter far logicamente corrispondere il campo oggetto SFDC al campo del modulo di Acrobat Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante.  I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

data-map-test
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Puoi utilizzare i tag di testo di Acrobat Sign per:

  • Impostare posizioni specifiche sui documenti per consentire ai clienti di aggiungere le firme e le iniziali.
  • Raccogliere dati dai firmatari che in seguito possono essere rimandati nell’account di Salesforce. 
  • Unire dati da Salesforce ai campi del documento prima di inviarli per la firma. 

È possibile creare i moduli di Acrobat Sign aggiungendo tag di testo speciali a qualsiasi documento (Word, PDF, Text e altri) inviato tramite Acrobat Sign. 

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese le convalide, i calcoli e le espressioni regolari. Informazioni dettagliate sulla creazione del modulo possono migliorare significativamente la qualità dei dati acquisiti durante il processo di firma.

Grazie alla funzione di abbreviazione dei tag di testo, è possibile creare moduli con mappatura dei campi, stabilendo una convenzione standard per i nomi dei campi ricorrenti in più documenti. Questa funzione offre i seguenti vantaggi:

  • Risparmia tempo evitando di dover ricreare i tag formali.
  • Migliora la coerenza della mappatura dei dati su più moduli e funge da riferimento per i moduli futuri.

Per ulteriori informazioni, consulta la guida sui tag di testo di Adobe Acrobat Sign.

Configurare le mappature unione e dati

Per configurare le mappature dati e unione nell’account Sign for Salesforce, puoi utilizzare le seguenti impostazioni:

Impostazioni facoltative

  • Abilita opzione Notifica errore mapping (attivata per impostazione predefinita): attiva questa impostazione per l’invio di notifiche e-mail al proprietario della mappatura dati o unione ogni volta che vi sono errori quando le mappature vengono eseguite.
  • Mostra nome API dei campi (disattivata per impostazione predefinita): attiva questa opzione per mostrare il nome API di ogni campo e la relazione con gli oggetti Salesforce, quando si imposta la mappatura dati e unione.

Impostazione consigliata

  • Carica i nomi dei campi nei moduli Salesforce: puoi compilare i campi dell’oggetto SFDC con i nomi dei campi della Mappatura unione e dati caricando i nomi dei campi in Salesforce. Ciò consente di selezionare i nomi dei campi da un elenco di selezione invece di digitarli in un campo di testo. 
    Segui i passaggi riportati di seguito per caricare i nomi dei campi nei campi dell’oggetto Salesforce:
    1. Crea un modulo con tutti i campi definiti.
    2. Invia il modulo per la firma con Salesforce con un nome di accordo ovvio, ad esempio Modello campo W4. Ti consente di trovare il modello giusto durante la mappatura dei campi.
    3. Immetti una parte qualsiasi del contenuto in ogni campo che desideri mappare e firma l’accordo affinché sia registrato come completato in Salesforce.
      Il modello è ora disponibile per la selezione quando si utilizza la funzionalità Importa per la mappatura dati/unione.

Utilizzare le Mappature unione per generare documenti con i dati Salesforce

Per unire i dati dei campi da Salesforce nei campi dei documenti prima di inviarli per la firma puoi utilizzare le mappature unione di Acrobat Sign.

Ad esempio, puoi compilare automaticamente l’indirizzo e il numero di telefono di un lead da un record Salesforce in un accordo prima di inviarlo per la firma. Puoi anche modificare lo stato di un'opportunità quando l’accordo è stato completamente firmato ed eseguito. I campi dei dati uniti possono essere aggiornati dai firmatari facoltativamente se decidi di ripetere la mappatura degli aggiornamenti del firmatario in Salesforce.

Puoi anche usare le mappature unione per aggiungere automaticamente gli elenchi di prodotti associati a un’opportunità. Puoi impostare quali attributi di prodotto (ad esempio quantità e prezzo) sono inclusi negli accordi oltre a specificare come ordinare e filtrare i prodotti associati.

Informazioni sulle mappature unione

Un tipo di origine dati per una mappatura unione può essere un valore costante specifico o un valore di un campo oggetto Salesforce a cui puoi fare riferimento nell’accordo di Acrobat Sign. La destinazione di ciascun elemento della mappatura unione è un campo designato in un accordo di Acrobat Sign.

Ad esempio, la mappatura seguente consente di aggiornare i campi del documento di Acrobat Sign corrispondenti a “Nome” e “Cognome” con i dati del campo Destinatario Salesforce (Referente). Consente inoltre di compilare il campo Azienda del documento con il nome dell’account.

field-mappings

Nota:

Quando selezioni un oggetto di cui eseguire la mappatura, inizia dall’oggetto Accordo e passa a un oggetto principale/di ricerca. L’associazione tra gli oggetti deve già essere stata impostata in fase di runtime.

Per utilizzare Mappatura unione per generare documenti con i dati Salesforce, devi scoprire come:

Utilizzare le Mappature dati per trasmettere dati e file dei firmatari ai record di Salesforce

Le mappature dei dati dei campi modulo di Acrobat Sign consentono di definire in che modo Acrobat Sign aggiorna gli oggetti Salesforce con i dati dei firmatari. Ad esempio, puoi aggiornare il record del referente del firmatario in Salesforce.com con l'indirizzo e il numero di telefono fornito al momento del completamento e della firma del documento. Inoltre, puoi anche inviare l’accordo firmato di Acrobat Sign, l’audit trail e tutti i documenti di supporto caricati dai destinatari agli oggetti Salesforce impostando le mappature dei file. 

Informazioni sulle mappature dati

Le mappature dati di Acrobat Sign consentono di aggiornare gli oggetti Salesforce quando viene firmato un accordo Acrobat Sign o in una fase specifica del flusso di lavoro dell’accordo. Ciascuna mappatura dati viene configurata in anticipo e include le regole di mappatura dati. Ciascuna regola di mappatura dati definisce l’origine dati e il campo Salesforce di destinazione che deve aggiornare.

Un’origine dati di una mappatura può essere un campo modulo di Acrobat Sign, un valore di costante specifico oppure un valore di un campo dell’accordo di Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento di mappatura dati può essere qualsiasi campo in qualsiasi oggetto Salesforce a cui può essere fatto riferimento dall’accordo di Acrobat Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito aggiorna nome e cognome del firmatario (così come è stato immesso dal firmatario) nell'oggetto Referente. Aggiorna inoltre la fase opportunità e aggiunge l'accordo firmato e l'audit trail all'opportunità al momento della firma dell'accordo. 

Altri esempi di utilizzo delle mappature dati per aggiornare Salesforce sono:

  • Aggiornamento delle informazioni di contatto dei destinatari
  • Aggiunta di un numero PO all'opportunità
  • Aggiornamento delle informazioni di pagamento all'account
  • Modifica dello stage dell'opportunità quando l'accordo viene firmato
  • Aggiunta del PDF firmato e dell’audit trail al referente. 

Per utilizzare le Mappature dati per trasmettere dati e file dei firmatari ai record di Salesforce, scopri come:

Creare modelli di accordo e flussi di lavoro

I modelli di accordo di Adobe Acrobat Sign consentono di configurare in anticipo valori e impostazioni predefiniti per i tuoi accordi. È inoltre possibile collegare un modello di accordo al pulsante “Invia per firma”.

Informazioni sui modelli di accordo

I modelli di accordo consentono di predefinire i campi degli accordi, quali nome, messaggio, lingua, date di scadenza e opzioni di protezione. Inoltre, puoi associare delle mappature dati, unione e oggetto particolari (ad esempio, Opportunità, Account, Contatto, Lead, Opportunità o Contratto) al modello di accordo. Inoltre, puoi preimpostare le definizioni dei destinatari, eseguire la mappatura dei campi sui campi dell’accordo e predefinire i file allegati.

Puoi inoltre impostare un pulsante “Invia per firma” visualizzato nel record di oggetto correlato (ad esempio, Opportunità) in modo che colleghi per impostazione predefinita a un modello di accordo. Per generare un accordo utilizzando un modello di accordo, puoi selezionare Invia per firma.

Accedi a Salesforce e avvia l’app Adobe Acrobat Sign for Salesforce e seleziona la scheda Modelli di accordo .

Creare un modello di accordo

Per creare un nuovo modello di accordo:

  1. Accedi ad Avvio app e dall’angolo in alto a destra, seleziona Adobe Acrobat Sign.

  2. Seleziona la scheda Modelli di accordo.

  3. Sulla pagina Home Modelli di accordo, seleziona Nuovo.

    new-agreement-template

  4. Nella finestra di dialogo visualizzata, immetti un nome per il modello e seleziona un flusso di lavoro per il modello, se necessario.
    Nota: l’opzione per selezionare un flusso di lavoro è disponibile solo se i flussi di lavoro sono attivati e nell’account Sign collegato sono stati configurati dei flussi di lavoro attivi.
    Scopri come abilitare i flussi di lavoro.

    Assegnare un nome al modello

  5. Seleziona Salva.

    Visualizza la pagina del nuovo Modello di accordo con il nome del modello in alto. Dall’angolo in alto a destra, seleziona l’icona a discesa per modificare le seguenti opzioni:

    • Modifica nome: consente di modificare il nome del modello corrente.
    • Cambia proprietario: consente di cambiare il proprietario del modello corrente. Il modello deve essere assegnato a un utente corrente nell’organizzazione Salesforce.
    • Clona: consente di duplicare il modello corrente con un codice ID univoco di Salesforce.
    • Elimina: consente di eliminare il modello corrente da Salesforce.
    template-edit-options

    Sotto il pulsante Salva, la pagina visualizza l’ID del modello e i metadati relativi a chi ha creato, possiede e ha modificato per ultimo il modello. È possibile attivare/disattivare la casella di controllo Attivo per rendere il modello disponibile o meno. I nuovi modelli vengono creati con lo stato Attivo.

    template-metadata

Fornire i dettagli del modello

template-details

Include i dettagli principali relativi agli accordi creati dal modello facendo riferimento a un oggetto Salesforce. Per fornire i dettagli del modello, compila i seguenti campi:

  • Nome accordo: questo campo definisce il nome predefinito dell’accordo. Tutti gli accordi vengono inizialmente creati con questo nome.
    Nei campi di testo, ad esempio Nome accordo, è possibile utilizzare le variabili di Salesforce come parte della definizione per generare dinamicamente dei valori di campo significativi. Ad esempio, è possibile personalizzare il Nome dell’accordo per includere il nome di un destinatario quando viene generato l’accordo, ad esempio l’accordo Acme Corp - {!Name}.
  • Oggetto Salesforce: seleziona l’oggetto Salesforce principale da usare come riferimento principale per alcune delle definizioni facoltative nel modello di accordo.
    Ad esempio, puoi specificare i destinatari, le mappature dei campi o gli allegati nell’accordo utilizzando i campi e i dati dell’oggetto principale o degli oggetti di ricerca correlati. Se hai definito un oggetto principale nel modello dell’accordo, occorre avviare l’accordo dal pulsante “Invia per la firma” nell’oggetto principale. 
    Consulta Abilitare il pulsante Invia per firma.
  • Dati mappati: seleziona Mappatura dei dati nei campi dell’accordo e seleziona un metodo di mappatura:
    • Seleziona da oggetto: richiede un Oggetto Salesforce da definire. A seconda dell’oggetto principale impostato, seleziona un campo Origine e un Campo accordo di destinazione. Per esempio, se l’Oggetto principale è “Opportunità”, nella schermata successiva, seleziona il campo di origine dall’oggetto principale (ad esempio, Opportunità) e il campo dell’oggetto Accordo di destinazione su cui verrà eseguita la mappatura dati.
    • Valore specifico di input: immetti un valore letterale in un Campo Accordo di destinazione.
      Tutti i campi mappati sono elencati sul modello dove possono essere modificati o eliminati singolarmente.
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Nota:

Per poter mappare i dati da o verso un oggetto secondario collegato all’oggetto principale, è necessario implementare i seguenti passaggi:

  1. Nell’oggetto principale, assicurati che sia presente un campo di ricerca per l’oggetto secondario. I dati non possono essere mappati su o da un elenco correlato.
  2. Sull’oggetto Accordo, verifica che sia presente un campo di ricerca per l’oggetto secondario.
  3. Sul Modello di accordo, seleziona Mappatura dei dati nei campi dell’accordo e Seleziona da oggetto.
  4. Per il campo Tipo di origine, seleziona il campo di ricerca dell’oggetto secondario.
  5. Per il campo Accordo di destinazione, seleziona il campo di ricerca dell’oggetto secondario.
  6. Seleziona Salva.
  7. Nel modello di accordo, seleziona Salva per salvare le impostazioni.
  8. Segui i passaggi per impostare Mappatura dati o Mappatura unione come descritto nelle sezioni seguenti.
  • Invio automatico: attiva questa opzione se sono presenti dei flussi di lavoro automatizzati da utilizzare per attivare l’invio degli accordi, o se desideri inviare automaticamente un accordo quando l’utente fa clic sul pulsante Invia per firma da un record di Salesforce. Affinché l’opzione Invio automatico funzioni, nel modello di accordo devono essere definiti almeno un destinatario e un allegato.
  • Tipo di accordo: seleziona dall’elenco dei Tipi di accordo definiti.
  • Lingua: consente di definire la lingua utilizzata nelle comunicazioni inviate al destinatario, compresi i messaggi e-mail e le istruzioni visualizzate.
  • Seleziona il tipo di firma per questo accordo:
    • Firma elettronica: per raccogliere le firme elettroniche per impostazione predefinita.
    • Firma manuale: seleziona questa opzione per indicare ai destinatari di scaricare il documento, firmarlo fisicamente, scannerizzare il documento firmato e caricarlo in Acrobat Sign.

Allegare documenti

È necessario allegare uno o più documenti che il modello deve consegnare. Se al modello non viene allegato alcun documento, il mittente dovrà selezionare un documento durante la configurazione dell’accordo.

Se il modello è impostato su Invio automatico, è necessario allegare al modello almeno un documento.

Nota:

L’opzione Document Builder è disattivata per i clienti Government Cloud.

template-attachments

Per allegare documenti:

  1. Seleziona Carica file e carica un file tramite una configurazione guidata basata su menu.
    Oppure trascina un file dal desktop.
    Nota: tutti i file caricati vengono aggiunti alla proprietà File e CRM di Salesforce e sono di proprietà di chi li carica.
  2. In Seleziona per aggiungere documenti, seleziona una delle opzioni seguenti e cerca un documento in base a librerie specifiche utilizzando la barra Ricerca:
    • File e CRM di Salesforce: si riferisce alla tua libreria personale. Tutti i documenti che carichi dal tuo sistema vengono archiviati in questa libreria per uso futuro.
    • Documenti Salesforce: si riferisce alla libreria di Salesforce condivisa tra gli utenti.
    • Acrobat Sign Library: si riferisce al contenuto della libreria archiviato nel sistema Acrobat Sign.
    • Ricerca avanzata: si riferisce a un’interfaccia in cui sono disponibili tutte le opzioni elencate in precedenza.
  3. In Opzioni avanzate, seleziona facoltativamente Scegli origine documento. Consente di selezionare un documento o un oggetto da un oggetto Salesforce o da una variabile runtime. Alcuni oggetti principali di Salesforce forniscono opzioni aggiuntive per l’origine del documento. Ad esempio, se l’Oggetto Salesforce sulla scheda Dettagli modello è Opportunità, è disponibile un’opzione di origine aggiuntiva di Aggiungi da preventivo opportunità. Sono disponibili tre opzioni:
    • Aggiungi da oggetto Salesforce
      • Tipo di origine: scegli se il tipo di oggetto del documento è File o Allegato.
      • Selezione documento: seleziona il documento da allegare in base a uno dei seguenti criteri: Documento più recente (data di creazione più recente), meno recente
      • Documento (data di creazione meno recente) o Tutti i documenti (tutti i documenti trovati).
    • Aggiungi da preventivo opportunità
      • Tipo di preventivo: preventivo più recente o meno recente.
      • Tipo di preventivo determinato da: data ultima modifica o data correlata.
      • Tipo di documento preventivo: Documento più recente, Documento meno recente o Tutti i documenti.
    • Variabile di runtime
      • Aggiungi in modo dinamico un allegato da un oggetto.
      • Aggiungi nome variabile runtime: specifica la variabile e il tipo di ID dal tuo oggetto Salesforce.
  4. Per importare un modello di campo dalla libreria di Adobe Sign, utilizza la barra di ricerca nel campo Aggiungi modello per campi modulo.
doc-source-add-salesforce-object

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Aggiungere i dettagli dei destinatari

È possibile utilizzare la scheda Destinatari per aggiungere i destinatari e controllare il gruppo di destinatari dell’accordo. A tale scopo, compila i seguenti dati:

  • Nel Flusso di lavoro per la firma, seleziona una delle due opzioni seguenti:
    • Firmano tutti i destinatari: tutti i destinatari definiti nel modello dovranno partecipare al processo, in base al loro ruolo. Seleziona questa opzione per tutti gli accordi che non devono essere firmati solo dal mittente.
    • Firma solo il mittente: abilita questa opzione per aggiungere al modello la funzionalità “Firmo solo io”. È necessario selezionare Abilita Firma solo il mittente per utilizzare questa opzione. In base alle esigenze, questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l’impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.
  • In Destinatari, seleziona un ruolo destinatario dal menu a discesa Firmatario.
  • Nel campo Cerca contatti, cerca il contatto del destinatario. In alternativa, seleziona E-mail dal menu a discesa e aggiungi l’indirizzo e-mail del destinatario. I destinatari possono essere aggiunti tramite:
    • Oggetto Salesforce: può trattarsi di un contatto, un utente, un lead o un gruppo.
    • E-mail: è possibile specificare un qualsiasi indirizzo e-mail.
    • Variabile di runtime: il destinatario viene inserito in modo dinamico in base al valore importato da una variabile sull’oggetto principale (definito nella scheda Dettagli modello).
  • Per aggiungere altri destinatari, seleziona Aggiungi destinatario.
  • Per aggiungerti come firmatario, seleziona Aggiungimi. Seleziona Firma per ultimo o Firma per primo per impostare l’ordine con cui dovrai firmare. Se necessario, seleziona Firma in hosting per il primo firmatario.
  • Per modificare il metodo di verifica dell’identità, seleziona E-mail per aprire il menu verifica identità. Dal menu a discesa, seleziona uno dei seguenti metodi di verifica, come richiesto: Password, Autenticazione basata su conoscenza (KBA), Telefono o Documento di identità.
  • Facoltativamente, aggiungi un messaggio per i destinatari dell’accordo.
  • In Opzioni avanzate:
    • Per facilitare la firma in hosting, ovvero la firma di persona, seleziona Abilita firma in hosting (firma di persona).
    • Per consentire di visualizzare in anteprima l’accordo e di trascinarvi i campi modulo prima di inviarlo per la firma, seleziona Abilita campi Anteprima e Posizione.
    • Per inviare l’accordo per conto di un utente specifico, seleziona Invia per conto di e specifica un ID record utente. Scopri come abilitare la funzione “Invia per conto di”.
    • Se stai controllando la verifica del firmatario in base allo stato del destinatario interno o esterno, facoltativamente, seleziona Metodi di verifica avanzata per configurare i metodi di verifica per i destinatari.
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Aggiungere le mappature dati

Nella scheda Mappatura dati, facoltativamente puoi specificare quali mappature dati o mappature unione (o entrambe) eseguire automaticamente durante l’invio degli accordi con questo modello di accordo.

  • Mappatura unione: seleziona una mappatura dati per unire i campi Salesforce in un accordo prima dell’invio.
  • Mappatura dati: seleziona una mappatura dati da utilizzare per eseguire la mappatura dei dati immessi da un accordo firmato in Salesforce.
data-mapping

Configurare regole aggiuntive

Puoi configurare regole aggiuntive per automatizzare le attività più comuni relative agli accordi. A tale scopo, compila i seguenti campi, come richiesto:

  • In Promemoria automatici, seleziona una delle seguenti opzioni dal menu a discesa: MaiOgni giorno, Fino alla firmaOgni settimana, fino alla firma.
  • In Giorni alla scadenza, immetti il numero di giorni fino alla scadenza dell’accordo. Il numero di giorni immesso viene aggiunto alla data corrente quando il record dell’accordo viene generato dal modello di accordo, per calcolarne la scadenza in modo dinamico.
    Nota: Se si utilizza il pacchetto versione 21.x o precedente, viene visualizzato il Giorni alla scadenza come campo numerico. I clienti che utilizzano il pacchetto della versione 21.x o successiva trovano il campo come un Campo di testo, consentendo loro di fare riferimento ad altri campi nell’oggetto principale, ad esempio {!Expiry Date}. I clienti che hanno eseguito l’aggiornamento da una versione precedente a v21 troveranno entrambi questi campi.
  • In URL di reindirizzamento post-firma, immetti un URL per reindirizzare automaticamente i firmatari di un accordo all’URL specificato dopo la firma. Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l’impostazione Abilita opzioni post-firma.
  • Se hai attivato l’impostazione Opzioni post-firma e specificato un parametro URL di reindirizzamento post-firma È specificato, nel campo Ritardo di reindirizzamento post-firma (secondi), immetti il numero di secondi che devono trascorrere prima di eseguire il reindirizzamento.
  • Seleziona la casella di controllo Proteggi con password il documento firmato per crittografare il PDF firmato che viene inviato ai firmatari.
  • Seleziona la casella di controllo Imposta come modello predefinito per tutti gli accordi per impostare questo come modello di accordo predefinito per i nuovi accordi. Puoi anche definire un modello di accordo specifico da associare ad altri accordi, che può sovrascrivere il modello di accordo predefinito. Ad esempio, puoi creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto account associato a un modello di accordo specifico. Consulta Attivazione del pulsante Invia per firma per ulteriori informazioni sui pulsanti personalizzati.
  • Seleziona Abilitato come azioni nel publisher di Chatter per abilitare questo modello di accordo se hai abilitato le azioni di editore di Chatter nella tua organizzazione. L’azione del publisher di Chatter consente agli utenti di inviare degli accordi da Chatter. Seleziona questa casella per abilitare questo modello di accordo per l’azione Chatter per i seguenti oggetti principali: Referente, Account oppure Opportunità. Ad esempio, se l'oggetto principale è Opportunità, selezionando questa casella consentirai agli utenti di effettuare l’invio tramite questo modello di accordo da tutti i feed Chatter Opportunità. Se lasci l’oggetto principale vuoto, puoi abilitare il modello di accordo nel feed Chatter della pagina iniziale.
    Per ulteriori informazioni, consulta Azione del publisher Chatter per Adobe Acrobat Sign.
Nota:

L’opzione Abilitato come azioni nel publisher di Chatter non è visibile per i clienti Government Cloud poiché Chatter è attualmente supportato solo su Commercial Cloud.

template-rules

Abilitare i flussi di lavoro di Acrobat Sign

Salesforce può essere facilmente configurato per importare flussi di lavoro da Acrobat Sign, offrendo agli agenti la flessibilità di inviare da entrambi gli ambienti con la stessa struttura di destinatari, metodi di autenticazione, distribuzione e-mail, ecc.

L’utilizzo dei flussi di lavoro come origine dei modelli Salesforce consente inoltre di utilizzare modelli di documento multiuso che possono includere o ignorare i destinatari in base alle esigenze.

Scegliere un flusso di lavoro

La definizione del modello Salesforce è stata leggermente modificata per i casi in cui viene associato un flusso di lavoro, poiché il flusso di lavoro modifica la scheda Destinatari in base al flusso di lavoro e inserisce alcuni elementi configurati che normalmente verrebbero definiti nel modello SFDC.

Di seguito sono elencate le differenze nel processo di configurazione:

Nota:

Le modifiche apportate a un modello Salesforce non vengono salvate automaticamente.

Per salvare le modifiche, fai clic sul pulsante Salva in alto a destra nella schermata.

Attivare il pulsante “Invia per firma”

Il pulsante “Invia per firma” è associato al modello di accordo predefinito o a un modello di accordo specifico configurato da te. Per impostazione predefinita, l'integrazione Acrobat Sign for Salesforce include un pulsante “Invia per firma” che puoi aggiungere ai layout delle pagine Opportunità, Account, Contatto, Lead o Contratto. Puoi anche creare più pulsanti “Invia per firma” personalizzati che possono essere aggiunti ad altri oggetti e associati a modelli di accordo differenti.

Di seguito viene riportato un esempio su come abilitare il pulsante “Invia per firma” per l’oggetto Opportunità:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.

  2. Seleziona l’oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall’elenco di oggetti a sinistra.

  3. Nel pannello a sinistra, seleziona Layout di pagina.

  4. Seleziona il layout di pagina da modificare.

  5. Dall’elenco nel pannello a sinistra, seleziona Pulsanti.

  6. Trascina il pulsante Invia per firma dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati” nella sezione Dettagli opportunità.

Abilitare le opzioni post-firma

Puoi abilitare le opzioni post-firma per portare i firmatari a una pagina di destinazione di tua scelta. In questo modo, le opzioni “URL di reindirizzamento post-firma” e “Ritardo per reindirizzamento post-firma” vengono rese disponibili nella pagina di invio dell'accordo. I firmatari di un accordo vengono reindirizzati all'URL specificato dopo la firma. Ad esempio, puoi reindirizzarli al sito Web della tua azienda o alla pagina di un sondaggio. Questa opzione può essere impostata come in sola lettura per i mittenti che utilizzano l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma.

Per abilitare le opzioni post-firma:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

  3. Seleziona Gestisci.

  4. Seleziona Nuovo (o Modifica).

  5. Trova l’opzione Abilita post-firma e modificala nel modo desiderato.

    Facoltativamente, trova l'impostazione Opzioni di sola lettura post-firma e modificala nel modo desiderato.

  6. Seleziona Salva.

Abilitare l’invio per conto di altri

Per Adobe Acrobat Sign per Salesforce versione 11.7 o successive, puoi abilitare la funzione “Invia per conto di” in Salesforce per consentire ai singoli utenti di inviare accordi per conto di altri. Questa funzionalità si applica a tutti gli scenari di invio degli accordi, incluse le azioni in background avviate aggiornando il campo “Azioni in background” o utilizzando l’opzione “Invio automatico” nei modelli di accordo. Inoltre, puoi semplificare il processo impostando una ricerca utente in un modello di accordo per un popolamento automatico quando viene generato l’accordo.

Per abilitare la funzione “Invia per conto di,” devi assegnare il set di autorizzazioni “Amministratore Adobe Acrobat Sign” agli amministratori di Salesforce. Concede agli utenti amministratori l’accesso ai due campi seguenti, necessari per abilitare la funzione “Invia per conto di”:

  • User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
  • User.EchoSign_Email_Verified__c

Note: per poter usare il servizio, tutti gli utenti del pacchetto Adobe Acrobat Sign dovranno essere autorizzati come Utente di Adobe Acrobat Sign.

Implementa i seguenti passaggi per consentire l’invio per conto di altri:

  1. Aggiungi il campo “Consenti l’invio per conto di altri” al layout del record Utente nel modo seguente:

    1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
    2. Dal Gestore oggetti, seleziona Utente.
    3. Dalla barra a sinistra della pagina oggetto Utente , seleziona Layout di pagina utente.
    4. Seleziona Layout utente.
    5. Dopo aver selezionato Campi, fai clic su Consenti invio agli altri utenti e trascinala nella sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.
    6. Seleziona Salva.
    Acrobat Sign for Salesforce: abilitare l’invio come altri utenti

  2. Aggiungi il campo “Indirizzo e-mail verificato Adobe Acrobat Sign” al layout del record Utente:

    1. Dalla sezione Campi della pagina Layout pagina utente, seleziona Indirizzo e-mail verificato Adobe Acrobat Sign e trascinala sulla sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.
    2. Seleziona Salva.
    Acrobat Sign per Salesforce: abilitare l’invio per conto di altri

    Acrobat Sign per Salesforce: abilitare l’invio per conto di altri

  3. Abilita l’impostazione “Consenti l’invio per conto di altri” nel modo seguente:

    1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
    2. Per l’elenco Adobe Sign Impostazioni , seleziona Gestisci.
    3. Selezione Nuovo (o Modifica).
    4. Cerca (CTRL/Comando +f) l'impostazione Consenti l'invio per conto di altri e modificala secondo le esigenze.
    5. Seleziona Salva.
    allow-sending-as-others-2

  4. Per l’utente specifico per conto del quale desideri effettuare l’invio, abilita le due impostazioni come indicato di seguito:

    1. Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti.
    2. Per un utente specifico, seleziona Modifica.
    3. Nella pagina Modifica utente, nella sezione Informazioni aggiuntive, abilita le opzioni Adobe Sign Consenti invio come altri e Indrizzo e-mail verificato Adobe Acrobat Sign.
    4. Seleziona Salva.

Abilita Firma solo il mittente

Abilita questa impostazione per visualizzare e abilitare l'opzione “Firma solo il mittente” nella sezione Destinatari della pagina di invio dell'accordo. Quando si utilizza l'opzione “Firma solo il mittente”, l'accordo o il documento viene presentato all'utente per la firma. Questa funzionalità è simile a quella “Compila e firma” dei servizi Adobe. Questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l'impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

Per abilitare la funzionalità Firma solo il mittente:

  1. Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.

  2. Seleziona Impostazioni di Adobe Sign.

  3. Seleziona Gestisci.

  4. Seleziona Nuovo (o Modifica).

  5. Trova l’impostazione Abilita Firma solo il mittente e modificala in base alle esigenze. Facoltativamente, trova l'impostazione Firma solo il mittente in sola lettura e modificala in base alle esigenze.

  6. Seleziona Salva.

Aggiungere i componenti AgreementPanel (o AgreementPanelWide) e AgreementList

Acrobat Sign for Salesforce consente di visualizzare e gestire gli accordi tramite il pannello Accordi e l’elenco degli accordi. Puoi aggiungere i componenti AgreementPanel (o AgreementPanel-wide) e AgreementList alla pagina Lightning di uno dei seguenti oggetti standard di Salesforce e utilizzarli per inviare e gestire gli accordi per qualsiasi record all’interno dell’oggetto:

  • Account
  • Referente
  • Contratto
  • Lead
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Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere AgreementPanel (o AgreementPanelWide) e AgreementList a un oggetto Salesforce:

  1. Assicurati che “Dominio personale” sia configurato per il tuo account.
    Vedi la sezione su come configurare Dominio personale per utilizzare Adobe Acrobat Sign nell’ambiente Salesforce.

  2. Apri un record per un oggetto Salesforce. Nell’esempio di seguito, i componenti vengono aggiunti a un record nell’oggetto Opportunità.

    add-agreements-panel-1

  3. Dall’angolo in alto a destra nella pagina del record, seleziona l’icona Impostazioni per aprire il menu, quindi seleziona Modifica pagina.
    La pagina viene aperta in modalità Modifica.

  4. Dal pannello a sinistra, scorri verso il basso fino all’elenco dei componenti Custom-Managed (Personalizzati/Gestiti).

  5. Per aggiungere un pannello Accordo, trascina AgreementPanel nella posizione desiderata, come mostrato di seguito. 

    Se necessario, puoi aggiungere AgreementPanelWide anziché AgreementPanel. Entrambi i componenti offrono funzionalità simili ma AgreementPanelWide offre una visuale più ampia.

    add-agreements-panel-2

  6. Per aggiungere un elenco di accordi, trascina AgreementList nella posizione desiderata, come mostrato di seguito. 

    add-agreements-panel-3

  7. Seleziona Salva, nell’angolo in alto a destra.

    add-agreements-panel-4

  8. Se viene richiesto di attivare la pagina per renderla visibile agli utenti, seleziona Attiva.

    add-agreements-panel-5

  9. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona il fattore di forma richiesto, quindi seleziona Avanti. Quindi rivedi l’assegnazione e seleziona Salva.

    Le modifiche vengono salvate e la pagina viene attivata per gli utenti.

    add-agreements-panel-6

Utilizzare onLoadActions

Salesforce può attivare automaticamente le azioni tramite il parametro URL onLoadAction supportato da Acrobat Sign per le azioni del pulsante Accordo: Invia, Promemoria., Elimina, Annulla, Aggiorna e Visualizza. Il parametro URL rispetta le impostazioni della barra degli strumenti (consulta la Guida avanzata alla personalizzazione) definite dall’amministratore per rendere disponibili solo quelle attivate.

Esempi di URL con onLoadAction:

  • Invia: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Promemoria: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Elimina: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Annulla: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Aggiorna: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Visualizza: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma, Firmato o Annullato.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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