Guida all’installazione di Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 Online

È possibile utilizzare la Mappatura dati per:

• Migliorare il processo di generazione degli accordi e assicurarti che i documenti abbiano il contenuto corretto nei campi estraendo i valori dei campi direttamente da Dynamics CRM.
• Inviare nuovi contenuti dagli accordi completati in Dynamics, consentendo aggiornamenti di valore al CRM senza dover intervenire manualmente sulla manipolazione dei dati.  

Per una corretta mappatura dei dati, è necessario disporre di moduli predefiniti con nomi dei campi definiti in modo da far corrispondere logicamente il campo CRM al campo modulo di Adobe Acrobat Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante. I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese le convalide, i calcoli e le espressioni regolari.

Scopri come creare moduli e migliorare la qualità dei dati acquisiti durante il processo di firma.

Scopri come creare moduli in formato PDF.

Per definire un modello di mappatura dati, è possibile utilizzare uno dei due modi seguenti:

• Tramite la pagina Mappature dati
  1. Passa ad Adobe Acrobat Sign > Mappatura dati.
  2. Nella pagina Mappature dati, è possibile rivedere, modificare o eliminare le mappature dati esistenti.
  3. Dall’angolo in alto a destra, seleziona +Nuovo per accedere alla pagina Nuova mappatura dati.
     
• Tramite la pagina Impostazioni amministrazione
  1. Nella pagina Impostazioni amministrazione, seleziona Crea nuova mappatura dati.
  2. Immetti un nome intuitivo per la mappatura dei dati.
  3. Puoi scegliere di impostare questa mappatura dati come predefinita.
  4. Dal menu a discesa Entità, seleziona Entità CRM.
     Ciò restringe i campi disponibili per la mappatura solamente all’entità definita. È possibile disporre di più mappature dati per entità. Una volta impostato, il valore dell’entità non può essere modificato. Una volta impostato il valore Entità , viene visualizzata la scheda Mappatura dati.
  5. Seleziona Mappatura dati per accedere agli strumenti di mappatura dei campi.

Collegare i campi di dati Dynamics CRM ai nomi campo Acrobat Sign

È possibile creare relazioni tra i nomi dei campi di Dynamics CRM e i nomi dei campi modulo di Acrobat Sign definiti. Le mappature dati vengono configurate in base al flusso dei dati:

• MAPPA DATI CRM AD ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN: consente di precompilare i campi del modulo utilizzando i valori di campo associati all’entità Dynamics definita.
  È possibile creare “un gruppo di risposta” di valori campi CRM alternati che cercano di compilare il campo modulo di Acrobat Sign. Ogni membro del gruppo viene provato in ordine finché non viene trovato e inserito un valore diverso da null. (Vedi di seguito)
• MAPPA DATI ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN A DATI CRM: consente di compilare i campi vuoti dell’entità Dynamics utilizzando i valori dei campi modulo ottenuti attraverso il processo di firma (una volta completato l’accordo).
  Per impostazione predefinita, Acrobat Sign non immetterà un nuovo valore in un campo CRM in cui è presente del contenuto.
  È possibile definire la relazione sulla mappatura dei dati per escludere la protezione dei contenuti e sostituire i valori dei campi esistenti con i nuovi contenuti provenienti dal modulo firmato.

Tipi di dati supportati

• La mappatura dati Adobe Acrobat Sign supporta i seguenti tipi di dati:
• Testo: i campi modulo di testo sono supportati come unica riga di testo in CRM.
• Booleano (due opzioni): le caselle di controllo sono supportate per i campi booleani di CRM.
  Se per i campi CRM booleani vengono utilizzati campi modulo elenco a discesa o pulsante di scelta, la mappatura tra CRM e Acrobat Sign potrebbe non riuscire; tuttavia, quella tra Acrobat Sign e CRM dovrebbe funzionare.
• Set di opzioni: i campi modulo con elenco a discesa e pulsanti di scelta sono supportati per i campi del set di opzioni di CRM

Per correlare i campi di dati CRM ai campi degli accordi Acrobat Sign:

1. Dal menu a discesa Attributo seleziona il campo CRM.
2. Nella casella Campo Accordo digita il nome del campo modulo di Adobe Acrobat Sign.
3. (Facoltativo) Seleziona la casella Aggiungi mappatura inversa se desideri collegare anche queste mappature campi da Acrobat Sign a CRM.
4. (Facoltativo) Seleziona la casella Sostituisci se desideri che questo modello ignori il contenuto esistente nel campo CRM e popoli in maniera forzata il campo con il nuovo contenuto dal campo di Acrobat Sign.
5. Seleziona Aggiungi.

Una volta elaborata, la nuova relazione tra campi viene visualizzata nelle impostazioni di configurazione.

Se hai aggiunto la mappatura inversa, vedrai che nuova relazione si popolerà anche sotto i campi di configurazione Da Acrobat Sign a CRM. 

Se hai scelto di ignorare la protezione del contenuto, lo vedrai indicato sul record della relazione.

Per correlare i campi degli accordi Acrobat Sign ai campi dei dati CRM:

La procedura per la creazione discreta della mappatura da Adobe a CRM è la stessa di quella precedentemente indicata, con l’eccezione che manca l’opzione per aggiungere la mappatura inversa.

Per eliminare le relazioni mappate

È possibile eliminare una o più relazioni mappate:

1. Seleziona i record da eliminare selezionando il segno di spunta accanto al record.
2. Nella barra in alto, seleziona Altri comandi e quindi seleziona Elimina.

Per creare relazioni di mappatura campo alternativo (gruppo di risposta)

Se definisci un campo su un modulo Adobe Acrobat Sign che può essere compilato da uno dei molti campi CRM, puoi creare un elenco ordinato (gruppo di risposta) degli attributi CRM che cercheranno di popolare il campo Adobe Acrobat Sign.

Per esempio, puoi mappare il campo CRM Nome a un campo nome denominato Nome e quindi mappare il campo CRM Nome Yomi a quello stesso nome del campo modulo. Adobe Acrobat Sign tenterà in primo luogo di compilare il campo del modulo con il contenuto del campo Nome e, in assenza di contenuto, tenterà di utilizzare il contenuto del campo Nome Yomi. Se non viene trovato alcun contenuto in nessun elemento del gruppo di risposta, il campo viene lasciato vuoto.

Per definire il gruppo di risposta:

1. Crea una relazione Da CRM ad Adobe Acrobat Sign tra l’attributo CRM primario e il nome del campo modulo di Acrobat Sign.
2. Quando il primo record è posizionato, cambia l'attributo CRM nell'attributo secondario CRM e aggiungi quella relazione. 
3. Quando viene richiesto, seleziona OK.

Una volta aggiornato il record nel sistema, vedrai che i record sono cambiati per includere un prefisso davanti all’attributo dell’entità:

# sarà davanti all’attributo principale/predefinito. Questo campo sarà sempre il primo campo controllato per vedere se è presente del contenuto. Le relazioni successive saranno numerate 1-N. La prima relazione di campo alternativa è indicata da (1) e sarà sempre il primo campo alternativo controllato.(2) sarà il secondo campo alternativo, e così via. 

Per aggiungere allegati a entità correlate

Quando un accordo è completamente firmato ed eseguito, Adobe Acrobat Sign produrrà una copia PDF del documento e un audit trail del processo di firma.È possibile allegare questi documenti come file PDF a qualunque altra entità CRM collegata all’entità principale del modello.

Nella sezione MAPPA ACCORDO FIRMATO E TRACCIA AUDIT SU ENTITÀ CRM nella pagina del modello, un menu a discesa offre tre tipi di documento:

• PDF firmato: il testo integrale del documento firmato. È una copia dell’originale autorevole mantenuto sui server di Acrobat Sign.
• Audit Trail: un'enumerazione completa di tutti gli eventi principali (firme, deleghe, ecc.) e dei metadati associati (ora/data, indirizzo IP, ecc.)
• PDF combinato: entrambi i documenti vengono combinati in un unico PDF e allegati.

Puoi allegare uno o entrambi i file a qualsiasi entità correlata, ma devi mapparli singolarmente in modo esplicito.

Per mappare un allegato:

1. Seleziona il tipo di documento dal menu a discesa.
2. Seleziona l’entità a cui inviare il documento utilizzando l’elenco a discesa Allega al record CRM. Sono elencate soltanto le entità con una relazione definita con l’entità principale.
3. Seleziona Aggiungi.

Le relazioni dell’allegato verranno elencate nelle impostazioni di configurazione.

Per eliminare un allegato

1. Seleziona il segno di spunta per i record da eliminare.
2. Seleziona l’icona Altri comandi e quindi seleziona Elimina.