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Guida all’installazione di Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 Online

  1. Integrazioni di Adobe Acrobat Sign
  2. Novità
  3. Versioni del prodotto e ciclo di vita
  4. Acrobat Sign per Salesforce
    1. Installare il pacchetto
    2. Configurare il pacchetto
    3. Guida utente
    4. Guida per sviluppatori
    5. Guida alla personalizzazione avanzata
    6. Guida alla mappatura dei campi e ai modelli
    7. Guida utente dell’app per dispositivi mobili
    8. Guida all’automazione dei flussi
    9. Guida di Document Builder
    10. Configurare documenti di grandi dimensioni
    11. Guida all’aggiornamento
    12. Note sulla versione
    13. Domande frequenti
    14. Guida alla risoluzione dei problemi
    15. Articoli aggiuntivi
  5. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
      1. Guida all’installazione
    2. Acrobat Sign per Outlook
      1. Guida utente
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
      1. Guida utente
    4. Acrobat Sign per Teams
      1. Guida utente
      2. Guida di Live Sign
      3. Guida utente per dispositivi mobili
      4. Note sulla versione
      5. Approvazioni Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    6. Connettore Acrobat Sign per ricerca Microsoft
      1. Guida utente
      2. Note sulla versione
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 
      1. Panoramica
      2. Dynamics Online: guida all’installazione 
      3. Dynamics Online: guida utente 
      4. Dynamics On-Prem: guida all’installazione 
      5. Dynamics On-Prem: guida utente
      6. Guida al flusso di lavoro di Dynamics
      7. Dynamics 365 per Talent
      8. Guida all’aggiornamento
      9. Note sulla versione
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint 
      1. Panoramica
      2. SharePoint On-Prem: guida all’installazione
      3. SharePoint On-Prem: guida alla mappatura dei modelli
      4. SharePoint On-Prem: guida utente
      5. SharePoint On-Prem: note sulla versione
      6. SharePoint Online: guida all’installazione
      7. SharePoint Online: guida alla mappatura dei modelli
      8. SharePoint Online: guida utente
      9. SharePoint Online: guida alla mappatura dei moduli web
      10. SharePoint Online: note sulla versione
  6. Acrobat Sign per ServiceNow
    1. Panoramica
    2. Guida all’installazione
    3. Guida utente
    4. Note sulla versione
  7. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    1. Guida all’installazione
  8. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    1. Guida all’installazione di Cockpit (obsoleta)
    2. Guida all’installazione di Recruiting (obsoleta)
    3. Guida utente di Recruiting
    4. Guida all’installazione di Cloud Foundry
    5. Note sulla versione
  9. Acrobat Sign per Workday
    1. Guida all’installazione
    2. Guida introduttiva
    3. Tutorial sulla configurazione
  10. Acrobat Sign per NetSuite
    1. Guida all’installazione
    2. Note sulla versione
  11. Acrobat Sign per SugarCRM
  12. Acrobat Sign per VeevaVault
    1. Guida all’installazione
    2. Guida utente
    3. Guida all’aggiornamento
    4. Note sulla versione
  13. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
    1. Guida all’installazione
  14. Documentazione per sviluppatori Acrobat Sign
    1. Panoramica
    2. Webhook
    3. Tag di testo

Panoramica

Acrobat Sign offre una soluzione di integrazione plug-and-play con Microsoft Dynamics CRM che offre i seguenti vantaggi:

  • Velocizza il processo quote-to-cash inviando accordi, come contratti e documenti di vendita.
  • Unisce automaticamente i dati dalle entità di Dynamics (come account e contatti) in accordi e invia i dati raccolti dai firmatari durante la procedura di firma a Dynamics.
  • Abilita la funzionalità mobile tramite Sales Hub. Questa funzionalità è disponibile solo per le installazioni su Dynamics 365 9.x e versioni successive.
  • Consente ai destinatari di firmare facilmente ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
  • Consente ai mittenti di tenere traccia dei documenti inviati per la firma direttamente da Dynamics.
  • Elimina il passaggio manuale nell’intero processo.

La Guida all’installazione di Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 online fornisce istruzioni su come:

Risorse aggiuntive

Per aggiornare il pacchetto Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 alla versione più recente, fai riferimento alla Guida all’aggiornamento.

In caso di domande o dubbi sul processo di installazione, contatta l’Assistenza clienti.

Prerequisiti

Per poter installare e utilizzare correttamente Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365, è necessario assicurarsi che:

  • I Language Pack necessari siano installati in Dynamics 365.
  • L’utente disponga di un account Acrobat Sign di livello Enterprise con licenza o di un account di prova di livello Enterprise.
    L’indirizzo e-mail dell’amministratore di Acrobat Sign deve essere lo stesso di quello dell’amministratore per l’installazione di Dynamics CRM. Se un amministratore a livello di gruppo crea una chiave di integrazione, gli utenti devono appartenere al gruppo principale di tale amministratore per poter accedere all’applicazione.
  • Siano inclusi tutti i possibili domini utente. Senza includere domini pubblici come gmail.com o yahoo.com e altri.
  • È necessario ottenere un elenco di tutti gli utenti nel sistema Acrobat Sign che utilizzano i domini di proprietà e richiedere che gli utenti validi vengano trasferiti nell’account Acrobat Sign collegato a CRM.
    Nota: tutti gli indirizzi e-mail dell’utente devono corrispondere all’indirizzo e-mail principale dell’utente CRM. Altrimenti, è necessario cambiare il valore dell’e-mail di Acrobat Sign.
  • Gli utenti e gli amministratori di Acrobat Sign vengono assegnati con licenze CAL CRM di lettura/scrittura all’interno dell’ambiente Dynamics.
  • La dimensione massima di caricamento di file è configurabile in CRM (valore predefinito: 5 MB). Gli utenti ricevono un messaggio di errore se tentano di allegare file di dimensioni superiori al valore configurato. Se la dimensione del PDF firmato è maggiore del valore configurato, Dynamics impedisce che il file venga allegato all’entità principale (o mappato).

Browser supportati

  • Chrome - versione corrente
  • Firefox - versione corrente
  • Safari - versione corrente
  • Edge - versione corrente

Browser Edge

Affinché Microsoft Dynamics funzioni direttamente nei browser Microsoft Edge, è necessario considerare attendibili i siti riportati di seguito, nella configurazione di sicurezza del browser:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Se si utilizza un sistema di gestione delle identità di terze parti, è necessario aggiungere anche tale URL.

Installare Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 Online

  1. Passa alla pagina Microsoft AppSource per il pacchetto Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 e seleziona Ottienilo ora.

    app-store-get-it-now

    Nota:
  2. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata per confermare i dati, verifica i dettagli dell’utente e rivedi i dettagli delle autorizzazioni. Al termine, seleziona Ottienilo ora.

    get-it-now-confirm-details

  3. Nella finestra di dialogo Installa Adobe Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 visualizzata:

    1. Dal menu a discesa Seleziona un ambiente, seleziona l’ambiente in cui desideri installare Acrobat Sign.
    2. Seleziona la casella di controllo “Accetto le condizioni legali e l’informativa sulla privacy di Microsoft”.
    3. Seleziona la casella di controllo “Accetto l’informativa sulla privacy e le condizioni legali per l’importazione di pacchetti in Dynamics 365”.
    4. Seleziona Installa.
    Nota:

    Se è già installato un pacchetto precedente di Adobe Acrobat Sign per Dynamics, il pacchetto viene aggiornato alla nuova versione.

    dynamics-install

  4. Nella pagina Centro di amministrazione di Power Platform che viene visualizzata, verifica lo stato di avanzamento dell’installazione. Può richiedere circa 30 minuti. Aggiorna la pagina per vedere lo stato aggiornato.

    package-installed

configurare Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365

Dopo aver installato il pacchetto Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 devi implementare le seguenti impostazioni di configurazione:

Al momento della prima installazione di Acrobat Sign per Microsoft Dynamics 365 Online, è necessario generare una chiave di integrazione in Acrobat Sign e immetterla nell’ambiente online di Dynamics 365. La chiave di integrazione è un token di accesso che autentica gli ambienti Acrobat Sign e Dynamics affinché si considerino affidabili e possano condividere contenuti.

Per generare una chiave di integrazione in Acrobat Sign:

  1. Accedi a Microsoft Dynamics 365 con le credenziali dell’account amministratore.
    L’account amministratore di Acrobat Sign contiene la chiave di integrazione.

  2. Passa a Adobe Acrobat Sign > Home.

  3. Da Sotto il campo Chiave di integrazione, seleziona Passa a Adobe Acrobat Sign per generare la chiave di integrazione.

  4. Nella pagina di accesso di Acrobat Sign, accedi utilizzando le credenziali di amministratore. 

    L’indirizzo e-mail del tuo account amministratore deve essere lo stesso del tuo amministratore Dynamics.

  5. Passa a Account > API Acrobat Sign > Informazioni API. Quindi, seleziona Chiave di integrazione.

    Nota:

    Se non visualizzi il collegamento Chiave di integrazione sulla tua pagina Informazioni API, contatta l’Assistenza clienti per modificare le impostazioni dell’account in modo da esporre questa funzionalità richiesta.

    sign-integration-key

  6. Sull’interfaccia Crea chiave di integrazione:

    • Fornisci un nome intuitivo per la chiave, ad esempio Dynamics CRM.
    • Abilita i seguenti elementi:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Seleziona Salva.
    create-integration-key

  7. Nella pagina Token di accesso visualizzata:

    1. Seleziona la chiave appena creata. Viene visualizzato il collegamento Chiave di integrazione come illustrato di seguito.
    2. Seleziona Chiave di integrazione.
    3. Copia la chiave e salvala per il passaggio successivo.
    4. Seleziona OK.
    access-integration-key

    copy-integration-key

  8. Torna all’ambiente Dynamics CRM e completa i passaggi seguenti:

    1. Passa a Adobe Acrobat Sign > Home.
    2. Nel campo Chiave di integrazione, incolla la chiave copiata in precedenza e seleziona Convalida.
  9. Sulla pagina Home di Acrobat Sign visualizzata:

    1. Incolla la chiave di integrazione nel campo Chiave di integrazione.
    2. Seleziona Convalida.
    Una volta aggiornata la pagina, la chiave di integrazione viene bloccata (con un segno di spunta verde che indica che l’installazione è riuscita) e il pulsante Convalida diventa Avvia Adobe Acrobat Sign.
  10. Seleziona Avvia Adobe Acrobat Sign.

  11. Nella finestra di dialogo Attiva feed attività di Adobe Acrobat Sign che viene visualizzata, è possibile selezionare Abilita per attivare i feed attività di Adobe Acrobat Sign.

    È possibile attivare o disattivare manualmente i feed attività su Impostazioni amministratore > Pagina di configurazione.

Per utilizzare Acrobat Sign, è necessario disattivare il rendering dei moduli legacy. Per eseguire questa operazione:

  1. Nella pagina Dynamics 365 CRM, seleziona Impostazioni > Amministrazione (in Sistema).

  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sistema, assicurati che l’impostazione Utilizza il rendering dei moduli legacy sia impostata su No. Quindi seleziona Ok.

Ogni utente Dynamics che deve utilizzare l’applicazione Acrobat Sign deve disporre di uno dei seguenti ruoli di sicurezza configurati nell’ambiente Dynamics:

  • Acrobat Sign Reader: consente all’utente di accedere ai record dell’accordo in modalità di sola lettura.
  • Adobe Sign User: consente all’utente di lavorare con gli accordi e altre entità dell’applicazione. Questo ruolo consente all’utente di visualizzare solo i propri record e consente l’accesso a livello di utente ai record CRM incorporati quali contatti, account, lead, opportunità, ordini, fatture, preventivi.
  • Adobe Sign Administrator: questo ruolo include privilegi aggiuntivi oltre al ruolo di Acrobat Sign User come la regolazione delle Impostazioni generali, la migrazione dei dati e consentire la visibilità di tutti gli accordi in tutta l’applicazione.

Per configurare i ruoli di sicurezza:

  1. Nella pagina Dynamics 365 CRM, seleziona Impostazioni > Sicurezza (in Sistema).

  2. Nella pagina Sicurezza visualizzata, seleziona Utenti.

  3. Nella pagina Utenti visualizzata:

    1. seleziona tutti gli utenti che desideri promuovere a un tipo di ruolo di sicurezza.
    2. Dal menu superiore, seleziona Gestisci ruoli.
    3. Dal finestra di dialogo Gestisci ruoli utente che viene visualizzata, seleziona la casella di controllo per il ruolo di sicurezza desiderato.
    4. Seleziona OK.
    manage-user-roles

È possibile attivare la funzione “Aggiornamenti di stato automatici in tempo reale”, che utilizza i webhook di Acrobat Sign per attivare un flusso di Power Automate ogni volta che lo stato di un accordo cambia.

Per abilitare gli aggiornamenti dello stato degli accordi in tempo reale:

  1. Nella pagina Dynamics 365, seleziona il modulo di avvio applicazioni dall’angolo in alto a destra, quindi seleziona Power Automate.

    power-automate-1

  2. Nella pagina di Power Automate visualizzata:

    1. nel pannello a sinistra, seleziona Connettori.
    2. Nella barra del connettore Cerca, cerca Adobe Acrobat Sign e seleziona Adobe Acrobat Sign dall’elenco delle opzioni disponibili.

    Aggiungi il connettore Adobe Acrobat Sign all’elenco dei connettori Power Automate.

    connettori

  3. Nel pannello a sinistra, seleziona Modelli e quindi utilizza la barra di ricerca per trovare e aggiungere l’Aggiornamento dei record Dynamics sull’accordo in caso di modifica dello stato in Adobe Acrobat Sign.

  4. Esegui l’autenticazione ai servizi per i modelli seguenti:

    • Servizio dati comune: servizio dati comune di Dynamics. Gli amministratori possono autenticarsi selezionando l’icona con il segno + accanto al nome del servizio.
      Se non hai eseguito l’autenticazione automaticamente, devi autenticarti con l’ID utente amministratore di Dynamics.
    • Adobe Acrobat Sign: viene aperta l’autenticazione OAuth per il servizio Adobe Acrobat Sign.Devi autenticarti con lo stesso indirizzo e-mail di amministratore a livello di accountche era stato utilizzato per creare la chiave di integrazione.

    Una volta eseguita correttamente l’autenticazione ai servizi, accanto al servizio autenticato viene visualizzato un segno di spunta verde. Al termine, seleziona Continua.

  5. Nella pagina dei dettagli del modello visualizzata:

    1. Nella sezione “Quando cambia lo stato dell’accordo”, nel campo Nome, immetti il nome del trigger.
    2. Nella sezione “Aggiorna un record”, seleziona l’ambiente corretto (con Acrobat Sign installato).
    3. Seleziona Salva.
    power-automate-2

    power-automate-3

Implementare impostazioni personalizzate (facoltativo)

Puoi creare modelli, mappare i dati e creare flussi di lavoro personalizzati utilizzando gli strumenti di amministrazione e le impostazioni di configurazione disponibili nella pagina Impostazioni di amministrazione di Acrobat Sign. 

Per accedere alle impostazioni e modificarle:

  1. Passa ad Adobe Acrobat Sign > Impostazioni amministratore.

  2. Nella pagina Impostazioni amministratore , accedi agli strumenti richiesti nelle diverse schede, come descritto nei passaggi seguenti.

  3. In Account e Configurazione, puoi:

    • Accedere alla chiave di integrazione per la configurazione iniziale dell’account.
    • Controllare lo stato di configurazione dell’account.
    • Visualizzare il seguente elenco di controllo per l’impostazione dell’account:
      • Collega Adobe Sign a Dynamics 365: mostra un segno di spunta verde quando la chiave di integrazione è stata installata correttamente.
      • Visualizza il rendering dei moduli legacy in Dynamics 365: mostra un segno di spunta verde quando il rendering dei moduli legacy è disattivato.
      • Aggiornamenti di stato automatici in tempo reale con Power Automate: mostra un segno di spunta verde quando sono configurati gli aggiornamenti in tempo reale.
    admin-settings

    admin-settings-config

  4. In Configurazione, gli amministratori possono abilitare o disabilitare le seguenti impostazioni:

    • Abilitare il provisioning automatico degli utenti: effettua automaticamente il provisioning di tutti i nuovi utenti a cui è concesso l’accesso all’entità Adobe Acrobat Sign al primo utilizzo. Il provisioning si basa sull’indirizzo e-mail primario degli utenti, non il nome utente, e viene eseguito in background senza ulteriori azioni da parte dell’utente o dell’amministratore dell’account.
      I nuovi utenti a cui viene effettuato automaticamente il provisioning in Acrobat Sign hanno una password casuale. Poiché l’integrazione funziona come un’applicazione autenticata tramite API, non vi è alcun problema funzionale all’interno dell’ambiente Dynamics. Tuttavia, se l’utente desidera accedere direttamente ad Adobe Sign, deve ripristinare la propria password tramite il collegamento “Ho dimenticato la password” sulla pagina Home di Acrobat Sign.
    • Allega documenti firmati a entità accordi: questa opzione inoltra una copia PDF del documento completato a Dynamics, allegato al record dell’accordo (nella sezione Note). Il documento originale autorevole viene conservato sui server di Acrobat Sign.
    • Allega audit trail combinato con accordo firmato: dopo che l’accordo è stato firmato o completato. allega il PDF dell’audit trail di Acrobat Sign con l’accordo firmato (nella sezione Note). La audit trail enumera in modo esplicito gli eventi (visualizzati, firmati e delegati) dell’accordo. La cronologia di tali eventi e l’indirizzo IP in cui gli eventi sono stati eseguiti.
    • Allega audit trail: allega il rapporto di audit al record dell’accordo (sotto la sezione Note) come file distinto.
    • Visualizza immagini di anteprima del documento: allega un’immagine del documento firmato o completato al record per una facile visualizzazione senza dover scaricare e aprire un file PDF. L’immagine allegata viene visualizzata nella parte inferiore del record dell’accordo.
    • Abilita feed attività sull’entità accordo di Adobe: abilita i feed attività per l’entità accordo.
    • Blocca accesso ai documenti dell’accordo: quando questa opzione è attivata, non consente il salvataggio in Microsoft Dynamics di una copia del documento firmato e impedisce agli utenti di visualizzare in anteprima o scaricare la copia dall’ambiente Dynamics.
    Nota:

    Quando l’impostazione “Blocca accesso ai documento dell’accordo” è abilitata:

    • Disabilita automaticamente le seguenti impostazioni:
      • Allega documenti firmati a un’entità accordi
      • Allega audit trail combinato con l’accordo firmato
      • Visualizza le immagini di anteprima dei documenti
    • Non modifica lo stato degli accordi esistenti. Questa impostazione viene applicata agli accordi firmati solo dopo che è stata abilitata.
    • Non elimina gli accordi esistenti dall’ambiente Microsoft Dynamics.
    config-setting-block-doc-access

Per abilitare i metodi di autenticazione dell’identità dell’utente richiesti nel tuo account Acrobat Sign:

  1. Accedi all’account Acrobat Sign utilizzando le credenziali di amministratore.
  2. Passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.
  3. Nella pagina Impostazioni di invio visualizzata, scorri verso il basso fino alla sezione Opzioni di identificazione firmatario e seleziona le caselle di controllo per i metodi di autenticazione dell’identità che desideri abilitare.
  4. Seleziona Salva.

Ulteriori informazioni sui metodi di autenticazione in Acrobat Sign.

sign-send-settings

Se il processo di lavoro richiede firme conformi alle direttive CFR 21 parte 11, è necessario configurare le impostazioni Bio-Pharma nel proprio account Adobe Acrobat Sign. Per eseguire questa operazione:

  1. Accedi all’account Acrobat Sign utilizzando le credenziali di amministratore.
  2. Passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni Bio-Pharma.
  3. Nella pagina Impostazioni Bio-Pharma seleziona le caselle di controllo relative alle impostazioni che desideri attivare.
  4. Seleziona Salva.

Per ulteriori informazioni sulle impostazioni Bio-Pharma, consulta Configurare le impostazioni Bio-Pharma.

bio-pharma-settings

È possibile rimuovere la chiave di integrazione corrente dall’ambiente Dynamics per interrompere la relazione di attendibilità tra Dynamics CRM e Adobe Acrobat Sign, interrompendo in tal modo tutte le nuove transazioni e gli aggiornamenti per le transazioni esistenti. Quando la chiave è rimossa, può essere riapplicata in qualunque momento per riattivare l'interazione fra i due sistemi.

Per rimuovere la chiave:

  1. Passa ad Adobe Acrobat Sign > Impostazioni amministrazione.
  2. Nella barra superiore, seleziona Rimuovi chiave.
admin-settings-remove-key

Puoi anche revocare la chiave di integrazione dal tuo account Acrobat Sign. La revoca della chiave disabilita definitivamente l’utilizzo della chiave in Acrobat Sign.

Per revocare una chiave:

  1. Accedi come utente amministratore all’account di Acrobat Sign.
  2. Passa a Account > Preferenze personali > Token di accesso.
  3. Seleziona la definizione della chiave per la chiave di integrazione che desideri revocare. Viene visualizzato il collegamento Revoca.
  4. Seleziona Revoca.
  5. Quando viene richiesto, seleziona .
revoke-key

È possibile utilizzare la Mappatura dati per:

  • Migliorare il processo di generazione degli accordi e assicurarti che i documenti abbiano il contenuto corretto nei campi estraendo i valori dei campi direttamente da Dynamics CRM.
  • Inviare nuovi contenuti dagli accordi completati in Dynamics, consentendo aggiornamenti di valore al CRM senza dover intervenire manualmente sulla manipolazione dei dati.  

Per una corretta mappatura dei dati, è necessario disporre di moduli predefiniti con nomi dei campi definiti in modo da far corrispondere logicamente il campo CRM al campo modulo di Adobe Acrobat Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante. I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

Campi modulo di esempio

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese le convalide, i calcoli e le espressioni regolari.

Scopri come creare moduli e migliorare la qualità dei dati acquisiti durante il processo di firma.

Scopri come creare moduli in formato PDF.

Nota:

La funzionalità di abbreviazione dei tag di testo può essere molto utile nella creazione del modulo e nella mappatura del campo poiché stabilisce una convenzione per i nomi dei campi che si ripetono su ogni documento (consentendo di risparmiare tempo non dovendo ricreare il tag formale). Ciò migliora notevolmente la mappatura dati tra più moduli e costruisce un ancoraggio per i moduli futuri.

Per definire un modello di mappatura dati, è possibile utilizzare uno dei due modi seguenti:

  • Tramite la pagina Mappature dati
    1. Passa ad Adobe Acrobat Sign > Mappatura dati.
    2. Nella pagina Mappature dati, è possibile rivedere, modificare o eliminare le mappature dati esistenti.
    3. Dall’angolo in alto a destra, seleziona +Nuovo per accedere alla pagina Nuova mappatura dati.
  • Tramite la pagina Impostazioni amministrazione
    1. Nella pagina Impostazioni amministrazione, seleziona Crea nuova mappatura dati.
    2. Immetti un nome intuitivo per la mappatura dei dati.
    3. Puoi scegliere di impostare questa mappatura dati come predefinita.
    4. Dal menu a discesa Entità, seleziona Entità CRM.
      Ciò restringe i campi disponibili per la mappatura solamente all’entità definita. È possibile disporre di più mappature dati per entità. Una volta impostato, il valore dell’entità non può essere modificato. Una volta impostato il valore Entità , viene visualizzata la scheda Mappatura dati.
    5. Seleziona Mappatura dati per accedere agli strumenti di mappatura dei campi.
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data-mapping-details


Collegare i campi di dati Dynamics CRM ai nomi campo Acrobat Sign

È possibile creare relazioni tra i nomi dei campi di Dynamics CRM e i nomi dei campi modulo di Acrobat Sign definiti. Le mappature dati vengono configurate in base al flusso dei dati:

  • MAPPA DATI CRM AD ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN: consente di precompilare i campi del modulo utilizzando i valori di campo associati all’entità Dynamics definita.
    È possibile creare “un gruppo di risposta” di valori campi CRM alternati che cercano di compilare il campo modulo di Acrobat Sign. Ogni membro del gruppo viene provato in ordine finché non viene trovato e inserito un valore diverso da null. (Vedi di seguito)
  • MAPPA DATI ACCORDO ADOBE ACROBAT SIGN A DATI CRM: consente di compilare i campi vuoti dell’entità Dynamics utilizzando i valori dei campi modulo ottenuti attraverso il processo di firma (una volta completato l’accordo).
    Per impostazione predefinita, Acrobat Sign non immetterà un nuovo valore in un campo CRM in cui è presente del contenuto.
    È possibile definire la relazione sulla mappatura dei dati per escludere la protezione dei contenuti e sostituire i valori dei campi esistenti con i nuovi contenuti provenienti dal modulo firmato.

Tipi di dati supportati

  • La mappatura dati Adobe Acrobat Sign supporta i seguenti tipi di dati:
  • Testo: i campi modulo di testo sono supportati come unica riga di testo in CRM.
  • Booleano (due opzioni): le caselle di controllo sono supportate per i campi booleani di CRM.
    Se per i campi CRM booleani vengono utilizzati campi modulo elenco a discesa o pulsante di scelta, la mappatura tra CRM e Acrobat Sign potrebbe non riuscire; tuttavia, quella tra Acrobat Sign e CRM dovrebbe funzionare.
  • Set di opzioni: i campi modulo con elenco a discesa e pulsanti di scelta sono supportati per i campi del set di opzioni di CRM

Per correlare i campi di dati CRM ai campi degli accordi Acrobat Sign:

  1. Dal menu a discesa Attributo seleziona il campo CRM.
  2. Nella casella Campo Accordo digita il nome del campo modulo di Adobe Acrobat Sign.
  3. (Facoltativo) Seleziona la casella Aggiungi mappatura inversa se desideri collegare anche queste mappature campi da Acrobat Sign a CRM.
  4. (Facoltativo) Seleziona la casella Sostituisci se desideri che questo modello ignori il contenuto esistente nel campo CRM e popoli in maniera forzata il campo con il nuovo contenuto dal campo di Acrobat Sign.
  5. Seleziona Aggiungi.

Una volta elaborata, la nuova relazione tra campi viene visualizzata nelle impostazioni di configurazione.

Se hai aggiunto la mappatura inversa, vedrai che nuova relazione si popolerà anche sotto i campi di configurazione Da Acrobat Sign a CRM

Se hai scelto di ignorare la protezione del contenuto, lo vedrai indicato sul record della relazione.

Per correlare i campi degli accordi Acrobat Sign ai campi dei dati CRM:

La procedura per la creazione discreta della mappatura da Adobe a CRM è la stessa di quella precedentemente indicata, con l’eccezione che manca l’opzione per aggiungere la mappatura inversa.

Per eliminare le relazioni mappate

È possibile eliminare una o più relazioni mappate:

  1. Seleziona i record da eliminare selezionando il segno di spunta accanto al record.
  2. Nella barra in alto, seleziona Altri comandi e quindi seleziona Elimina.

Per creare relazioni di mappatura campo alternativo (gruppo di risposta)

Se definisci un campo su un modulo Adobe Acrobat Sign che può essere compilato da uno dei molti campi CRM, puoi creare un elenco ordinato (gruppo di risposta) degli attributi CRM che cercheranno di popolare il campo Adobe Acrobat Sign.

Per esempio, puoi mappare il campo CRM Nome a un campo nome denominato Nome e quindi mappare il campo CRM Nome Yomi a quello stesso nome del campo modulo. Adobe Acrobat Sign tenterà in primo luogo di compilare il campo del modulo con il contenuto del campo Nome e, in assenza di contenuto, tenterà di utilizzare il contenuto del campo Nome Yomi. Se non viene trovato alcun contenuto in nessun elemento del gruppo di risposta, il campo viene lasciato vuoto.

Per definire il gruppo di risposta:

  1. Crea una relazione Da CRM ad Adobe Acrobat Sign tra l’attributo CRM primario e il nome del campo modulo di Acrobat Sign.
  2. Quando il primo record è posizionato, cambia l'attributo CRM nell'attributo secondario CRM e aggiungi quella relazione. 
  3. Quando viene richiesto, seleziona OK.
  4. Una volta aggiornato il record nel sistema, vedrai che i record sono cambiati per includere un prefisso davanti all’attributo dell’entità:

    # sarà davanti all’attributo principale/predefinito. Questo campo sarà sempre il primo campo controllato per vedere se è presente del contenuto. Le relazioni successive saranno numerate 1-N. La prima relazione di campo alternativa è indicata da (1) e sarà sempre il primo campo alternativo controllato.(2) sarà il secondo campo alternativo, e così via. 

Gruppo di risposta

Per aggiungere allegati a entità correlate

Quando un accordo è completamente firmato ed eseguito, Adobe Acrobat Sign produrrà una copia PDF del documento e un audit trail del processo di firma.È possibile allegare questi documenti come file PDF a qualunque altra entità CRM collegata all’entità principale del modello.

Nella sezione MAPPA ACCORDO FIRMATO E TRACCIA AUDIT SU ENTITÀ CRM nella pagina del modello, un menu a discesa offre tre tipi di documento:

  • PDF firmato: il testo integrale del documento firmato. È una copia dell’originale autorevole mantenuto sui server di Acrobat Sign.
  • Audit Trail: un'enumerazione completa di tutti gli eventi principali (firme, deleghe, ecc.) e dei metadati associati (ora/data, indirizzo IP, ecc.)
  • PDF combinato: entrambi i documenti vengono combinati in un unico PDF e allegati.

Puoi allegare uno o entrambi i file a qualsiasi entità correlata, ma devi mapparli singolarmente in modo esplicito.

Per mappare un allegato:

  1. Seleziona il tipo di documento dal menu a discesa.
  2. Seleziona l’entità a cui inviare il documento utilizzando l’elenco a discesa Allega al record CRM. Sono elencate soltanto le entità con una relazione definita con l’entità principale.
  3. Seleziona Aggiungi.

Le relazioni dell’allegato verranno elencate nelle impostazioni di configurazione.

Menu a discesa delle opzioni dell’entità

Per eliminare un allegato

  1. Seleziona il segno di spunta per i record da eliminare.
  2. Seleziona l’icona Altri comandi e quindi seleziona Elimina.

Come amministratore di Acrobat Sign nell’ambiente Dynamics, disponi dell’autorità di creare modelli di accordo che possono preconfigurare la maggior parte di campi dell’accordo, allegare file e collegare l’accordo alle mappature di dati pertinenti.

I modelli sono collegati a un’entità Dynamics e diventano disponibili per gli accordi inviati da tale entità quando sono contrassegnati come Attivi.

Nota:

Le mappe dei dati sono il fulcro dei modelli di accordo e devono essere definite prima di configurare il modello di accordo. 

Per configurare un nuovo modello di accordo, utilizza uno dei metodi seguenti:

Tramite i modelli di accordo

  1. Passa ad Adobe Acrobat Sign > Modelli di accordo.
  2. Viene caricata la pagina Modelli di accordo , in cui sono elencati tutti i modelli esistenti che puoi rivedere, modificare o eliminare.
  3. Dall’angolo in alto a destra, seleziona +Nuovo per avviare un nuovo modello.
new-agreement-template

Tramite le Impostazioni amministratore

  1. Nel pannello a sinistra, seleziona Impostazioni amministratore.
  2. Seleziona la scheda Configurazione e seleziona Crea un nuovo modello di accordo.
  3. Nella pagina Nuovo modello di accordo, assegna un nome intuitivo al modello e seleziona l’entità a cui deve essere associato il modello.

Nota: l’entità non potrà essere successivamente modificata. Una volta selezionata l’entità, il modello viene salvato e viene caricato il modello di accordo completo.

create-template-via-settings

È possibile configurare il Modello di accordo fornendo le informazioni richieste nelle quattro schede seguenti:

  • Dettagli modello: definisce la relazione tra gli oggetti principali e specifica se il modello è attivo.
  • Destinatari: consente di specificare un percorso di firma preconfigurato per il modello.
  • Dettagli accordo: contiene gli elementi del singolo accordo.
  • Correlati: un elenco di oggetti correlati.

Dettagli modello

I dettagli del modello mostrano la relazione Modello - Entità - Mappatura dati per questo modello. Contiene i seguenti campi:

  • Nome modello: il nome del modello. È identico al nome indicato nella parte superiore della pagina.
  • Entità principale: i modelli sono collegati a una sola entità in Dynamics. L’entità dichiarata è la sola che visualizzerà questo modello. Questo valore è bloccato in seguito alla creazione dell’accordo.
  • Mappatura dati: questo campo indica il nome della mappatura dei dati associata al modello.
  • Attivo: determina se il modello è disponibile per essere selezionato dagli utenti quando effettuano l’invio dall’entità principale.
  • Invio con un clic: quando questa opzione è abilitata, l’accordo viene inviato automaticamente al momento della selezione del modello.
    Supponi di disporre di un modello di accordo di riservatezza progettato con Referente come entità principale e la sezione dei destinatari è configurata per l’importazione dell’indirizzo e-mail del Referente. Quindi, devi solo selezionare il modello di accordo di non riservatezza dal Referente a cui intendono inviarlo. La fase di configurazione viene ignorata e l’accordo viene inviato senza alcuna ulteriore interazione.
    Se non è configurato alcun destinatario, l’opzione Con un clic viene ignorata e l’accordo si apre per consentire la configurazione manuale.
Dettagli modello

Destinatari

La sezione Destinatari contiene l’elenco dei destinatari e l’ordine in cui dovranno firmare, che desideri preconfigurare per il modello.

Elenco Destinatari

È possibile correggere un elenco di destinatari all’interno di un modello utilizzando l’opzione +.Nuovo destinatario.Per impostazione predefinita, l’elenco dei destinatari viene lasciato vuoto per poter essere compilato manualmente dal mittente durante la configurazione di un accordo.

Devi aggiungere un destinatario predefinito esplicitamente tramite l’opzione + Nuovo destinatario  e quindi salvare i valori predefiniti presentati con l’opzione Crea da entità principale attivata.

L’opzione Ignora verifica predefinita consente di bypassare il metodo di verifica predefinito, impostato nella sezione Sicurezza , e di applicare un metodo di verifica diverso solo per questo destinatario.

Creazione rapida del destinatario - Ignora autenticazione

Per aggiungere altri destinatari (ad esempio, per un processo di controfirma interno) o destinatari non coinvolti nel processo di firma, è necessario deselezionare la casella di controllo Crea da entità principale e quindi definire il destinatario. Si tratta di un’ottima opzione per i team in CC che devono gestire solo i documenti finali.

Destinatari aggiuntivi

Dettagli accordo

La sezione Dettagli accordo include quattro sezioni:

  • Dettagli messaggio: il nome dell’accordo e il messaggio globale che verrà presentato a ciascun destinatario nell’e-mail di richiesta di firma.
  • File allegati: i file che sono inviati per la firma.
     
  • Opzioni accordo: le opzioni per la configurazione dell’accordo.
  • Opzioni di protezione: l’opzione per proteggere il PDF con una password.
new-template-agreement-details

aggiungere entità CRM personalizzate ad Acrobat Sign

Puoi associare i tuoi accordi alle seguenti entità CRM incorporate incluse nel pacchetto Adobe Acrobat Sign:

  • Contatti
  • Account
  • Lead
  • Opportunità
  • Preventivi
  • Fatture
  • Ordini
  • Accordi

Le entità personalizzate possono avviare un accordo solo dalla voce di menu Richiedi firme .Non è possibile utilizzare il sistema di creazione rapida per avviare un accordo da un’entità personalizzata.

Puoi aggiungere la tua entità CRM personalizzata o qualsiasi altra entità CRM incorporata a questo ambito utilizzando semplici passaggi, come spiegato di seguito.Nell’esempio di configurazione viene illustrato come aggiungere un’entità CRM personalizzata denominata “Cliente”.

  1. Passa a Impostazioni > Personalizzazione.

  2. Nella pagina Personalizzazione , seleziona Personalizza il sistema.

    custom-crm-1

  3. Nella pagina Soluzione predefinita visualizzata:

    1. Nel pannello a sinistra in Componenti, espandi l’elenco Entità.
    2. Trova l’entità personalizzata “Cliente” (in questo caso) ed espandila.
    3. Seleziona il nome dell’entità per visualizzare i campi e i controlli.
    4. Copia il valore dal campo Nome. Questo è il nome di sistema interno della tua entità personalizzata.
    custom-crm-2

  4. Nel pannello a sinistra in Entità personalizzata, seleziona Relazioni 1:N e quindi Nuova relazione 1-a-molti.

    custom-crm-3

  5. Nella finestra Nuova relazione visualizzata:

    1. Nel campo Entità correlata seleziona Accordo.
      Il campo Nome cambia per mostrare {entityName}_adobe_agreement.
    2. Nel campo Nome visualizzato , incolla il nome della tua entità personalizzata (“new_customer” nel nostro esempio).
      Il campo Nome cambia il suo valore in “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)
    3. Seleziona Salva e chiudi.
    custom-crm-4

  6. Sulla pagina Relazioni 1:N visualizzata, seleziona Pubblica tutte le personalizzazioni.

    custom-crm-5

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