Guida utente di Adobe Sign per Microsoft Dynamics (locale)

L'integrazione di Adobe Sign a Dynamics offre una soluzione plug-and-play per ottenere firme per tutta la documentazione accordo/del modulo in base alle esigenze. Questa integrazione offre i seguenti vantaggi:

• Adobe Sign è integrato nei record CRM come Contatti, Account, Lead, Opportunità, Ordini, Fatture, Preventivi, Accordi e tutte le entità CRM personalizzate sviluppate dall’amministratore.
• Accelera la procedura dal preventivo al pagamento inviando accordi e documenti relativi alle vendite da Dynamics con un solo clic.
• Mappatura di dati configurabile dall’amministratore che inserisce i dati dalle entità Dynamics, come account e contatti, negli accordi e restituisce a Dynamics i dati raccolti dai firmatari durante la procedura di firma.
• È abilitato su dispositivi mobili tramite l’Hub del servizio clienti (disponibile in Dynamics 365 9.x e versioni successive)
• Consente ai destinatari di firmare ovunque e in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo.
• Consente di tenere traccia dei documenti inviati per la firma da Dynamics.
• Elimina il passaggio manuale nell'intero processo.

Questa documentazione è specifica per Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 (locale) e versioni successive.
                                                           

Accesso ad Adobe Sign

Adobe Sign è installato dall'amministratore di Dynamics e l'accesso è consentito mediante i ruoli di sicurezza. Se hai bisogno di effettuare l'accesso e non vedi l'opzione di Adobe Sign nella pagina principale, rivolgiti all'amministratore di Dynamics per richiedere l'accesso utente.

Richiedi firme

Nell’Hub del servizio clienti, è possibile creare nuovi accordi

La creazione di un nuovo accordo nell’Hub del servizio clienti può essere effettuata:

• Facendo clic sul pulsante Nuovi record (il segno più grigio) e selezionando Accordo
• Passando all’opzione menu Accordi e facendo clic sul pulsante Nuovo accordo nella barra multifunzione superiore delle azioni:

L’opzione Richiedi firme è disponibile dal menu Altro....

Puoi utilizzare l’opzione Richiedi firme per inviare accordi per la firma da un’entità Dynamics o dalla pagina degli accordi.

Per inviare un accordo da un'entità:

• Individua un record di entità (ad esempio, Opportunità, Account) all'interno di CRM e fai clic per aprirlo
• Fai clic sul menu Altri comandi
• Seleziona Richiedi firme dal menu
  • Il menu viene sostituito dall’elenco dei modelli disponibili.
  • In fondo all’elenco dei modelli è presente l’opzione Nuovo accordo, per gli accordi che non si basano su un modello.

Viene aperta una nuova pagina Accordo e vengono automaticamente compilati eventuali valori dei campi definiti  nel  modello dell’accordo.

Per definire e inviare un accordo sono necessari solo alcuni elementi:

• Un destinatario: la persona o l'elenco di persone che devono firmare o approvare il documento
• Un nome accordo: come l'accordo viene evidenziato nella riga dell'oggetto dell'e-mail del firmatario così come nel report interno
• Un documento da firmare: può essere composto da uno o più moduli, accordi o qualsiasi altro documento che necessita di una firma valida

La sezione Destinatari

Nella sezione Destinatari è necessario definire uno o più firmatari. Immetti i destinatari nell'ordine in cui desideri che essi firmino il documento. Se commetti un errore, puoi modificare il campo Ordine di firma a sinistra dell’elenco dei destinatari.

Per definire un destinatario:

• Fai clic su Aggiungi destinatario in alto a destra nel pannello Destinatari:

In questo modo viene visualizzata una sovrapposizione in cui puoi selezionare il tipo di firmatario/approvatore:

1. Seleziona il valore appropriato dall'elenco a discesa Tipo destinatario

• Nuovo: quando il destinatario non è un valore noto in Dynamics
• Contatto: per i destinatari che sono definiti entità Contatti in Dynamics
• Lead: per i destinatari che sono definiti come Lead in Dynamics
• Utente: questo descrive gli utenti interni dell'ambiente Dynamics

2(a). Selezionando Nuovo si modifica la sovrapposizione per consentirti di immettere nome e cognome e un indirizzo e-mail.

Questa azione non salva un nuovo Contatto/lead su Dynamics, utilizza solo il nome e l'e-mail ai fini di questa transazione.

2(b). Selezionando Contatto, Lead o Utente si modifica la sovrapposizione per cercare l'entità specifica scelta. Digita il nome (o parte di esso), quindi fai clic sull'icona di ricerca per selezionare il destinatario specifico che desideri includere.

Poiché Dynamics è in grado di interpretare questi tipi di entità, l'indirizzo e-mail è importato dal database.

3. Deve essere definito un Ruolo destinatario per ogni destinatario. I ruoli sono:

• Firmatario (predefinito): i firmatari sono obbligatori per applicare almeno una firma sull'accordo.
• Approvatore: agli approvatori non è richiesto di firmare l'accordo (sebbene possano firmarlo se vengono inseriti i campi appositamente per la loro firma), ma devono “approvare” attivamente l'accordo e tale fase è un evento registrato.
• Cc: le parti in Cc (copia carbone) sono incluse nel processo di notifica dell'accordo, ma non intervengono nel ciclo dell'accordo o di firma.

4. Deve essere definito un tipo di Verifica identità per ogni destinatario. Le opzioni disponibili saranno determinate dalle autenticazioni abilitate dall’amministratore.

• E-mail è il valore predefinito e richiede solo che il destinatario acceda all’accordo tramite il collegamento e-mail.
• Con la verifica Adobe Sign, il destinatario deve autenticarsi nel sistema d’identità di Adobe.
  
  • Per tutti gli accordi firmati solo dal mittente, l’opzione Verifica identità deve essere impostata su Adobe Sign.
  • Non è consigliabile utilizzare Adobe Sign come metodo di verifica per i destinatari esterni, a meno che non si sappia per certo che questi dispongano di un account Adobe con cui possano autenticarsi.
• Con la verifica tramite Telefono, al destinatario viene inviato un messaggio contenente un codice da immettere.
  • Il mittente deve fornire il numero di telefono del destinatario al momento della configurazione del destinatario.
    
• Per la verifica tramite Password, il mittente deve comunicare la password al destinatario (manualmente) che quest’ultima utilizzerà per verificare la propria identità.
  
• La verifica tramite knowledge base utilizza informazioni pubbliche di un destinatario (e facoltativamente il suo codice fiscale) per porre una serie di domande. 
  
  • La verifica della Knowledge Base è utile solo per i destinatari con sede negli Stati Uniti
    

5. Quando hai definito il destinatario, fai clic su Salva

6. Ripeti i passaggi 1-5 per tutti i firmatari/approvatori

Ordine di firma

Per l’ordine di firma sono disponibili due flussi di lavoro: sequenziale e parallelo. Questa opzione è regolata dalla casella di controllo Ordine di firma nella parte inferiore del pannello Destinatari .

Quando l’Ordine di firma è selezionato, i destinatari riceveranno l’accordo nell’ordine in cui sono elencati nella sezione Destinatari . L’accordo viene notificato al primo destinatario, e nessun’altra parte riceverà una notifica finché il primo destinatario non avrà completato l’azione.Quindi riceve una notifica il secondo destinatario e così via, fino al completamento dell’accordo.

Quando l’opzione Ordine di firma è deselezionata, l’accordo viene inviato per la firma parallela, quindi tutti i destinatari ricevono immediatamente una notifica e l’accordo viene completato quando tutti hanno completato l’azione.

Modifica dell’ordine dei destinatari

Fai clic sul numero a sinistra del nome del destinatario. Il valore numerico diventa modificabile. Imposta il numero da assegnare al destinatario per l’ordine di firma. Gli altri destinatari vengono ridisposti di conseguenza.

Modifica dei valori dei destinatari

Puoi modificare qualsiasi valore dei destinatari che non sia bloccato (indicato dall’icona a forma di lucchetto) facendo un singolo clic sul campo.

Viene aperto il campo e puoi quindi modificarlo o selezionare un nuovo valore dall’elenco di selezione.

Dopo aver apportato la modifica, fai clic sull’icona Salva nel pannello dei destinatari.

Sezione File

Per aggiungere un documento all’accordo, fai clic sul pulsante Aggiungi file nell’angolo superiore a destra della sezione File.

Dopo aver fatto clic su Aggiungi file, una finestra a comparsa consente di scegliere tra due origini per caricare i file:

• Risorse del computer: consente di cercare e caricare un file dal sistema locale o da un’unità di rete (ad esempio, SharePoint).
  
• Modelli : L’opzione Modelli fornisce l’accesso ai modelli caricati nel tuo account Adobe Sign.
  • L’opzione Allega file dalla libreria di Adobe Sign è disponibile solo durante la creazione di un nuovo documento di accordo e non è disponibile quando si crea un modello.
    
  • Solo il tuo amministratore può aggiungere documenti alla libreria.

Sezione Messaggio

La sezione Messaggio contiene l’oggetto dell’accordo (utilizzato anche come nome dell’accordo) e il messaggio globale per i destinatari.

• Oggetto - l’Oggetto è prominente nella procedura di notifica, presente nell’oggetto dell’e-mail, in grassetto nel corpo dell’email e in caratteri più piccoli nella descrizione dell’oggetto ricorrente (evidenziato in giallo sotto)
• Messaggio: il campo Messaggio è un campo di testo normale in cui puoi inserire un messaggio o delle istruzioni per il firmatario (evidenziato in verde sotto)

Sezione Opzioni

La sezione Opzioni contiene una serie di opzioni di configurazione che possono essere applicate solo a questo tipo di transazione:

• Anteprima e posizione firme prima dell’invio: quando questa opzione è selezionata, viene automaticamente aperto l’ambiente di creazione in modo che il mittente possa inserire i campi modulo.
• Scadenza di completamento: se è selezionata, l’accordo definisce una data di scadenza in cui l’accordo scadrà
• Giorni alla scadenza dell’accordo: definisce il numero di giorni in cui è ancora possibile firmare l’accordo quando la funzionalità L’accordo scade è abilitata
• Richiedi firma manuale: se il firmatario dovrà firmare sul sistema locale o tablet del mittente senza utilizzare l’e-mail, i mittenti possono ospitare la firma mediante questa opzione.
• Aggiungi pagina di destinazione postfirma: quando questa opzione è abilitata, puoi specificare l’URL al quale il destinatario viene indirizzato dopo aver completato l’interazione con l’accordo.
• Pagina di destinazione postfirma: questo campo contiene l’URL della pagina al quale indirizzare i destinatari quando l’opzione Aggiungi pagina di destinazione postfirma è abilitata.
• Ritardo in secondi per reindirizzamento: questa opzione è obbligatoria quando viene definita una pagina di destinazione postfirma; determina quanto tempo deve trascorrere tra il momento in cui si appone la firma e il reindirizzamento del destinatario alla pagina di destinazione designata.
• Promemoria destinatari : definisce un ciclo di promemoria per la transazione.I promemoria possono essere configurati per essere inviati al destinatario corrente su base giornaliera o settimanale.
  
• Tipo firma: determina il tipo di firma previsto per l’accordo:
  
  • Elettronica : richiede ai destinatari di apporre una firma elettronica.
    
    • Questa opzione può consentire al destinatario di modificare il flusso di lavoro in firma Manuale, se abilitata dall’amministratore.
      
  • Scritta: il destinatario deve scaricare il documento, firmarlo fisicamente e quindi caricare un’immagine acquisita dal documento firmato.
    
    • Le firme manuali non possono essere convertite in firme elettroniche.
      
• Lingua del destinatario: questa opzione determina la lingua utilizzata nell’e-mail e nell’interfaccia Web per il destinatario
  
• Proteggi con password: seleziona questa opzione se desideri applicare una password al documento finale per impedire l’accesso non-autenticato

Quando i destinatari sono stati definiti, i file allegati e qualsiasi altra manipolazione del campo è stata completata, fai clic su Invia accordo dalle voci del menu superiore:

Richiedi firme da qualsiasi entità utilizzando un modello

Gli amministratori di Dynamics possono creare uno o più modelli per qualsiasi entità di Dynamics (Contatto, Opportunità, Account) con cui preconfigurare l'accordo, riducendo così la necessità di configurazione manuale da parte del mittente.

I modelli sono accessibili dall'icona Altri comandi (…) disponibile nella barra multifunzione.

Creazione rapida di accordi dal menu Nuovo (+)

Se conosci il tipo di entità previsto per un modello, puoi avviare un nuovo accordo dal menu Nuovo:

• Fai clic sull’icona Nuovo (+) nella barra multifunzione superiore.
• Seleziona Accordo dalle opzioni nella sezione Record.
  • Viene aperto il pannello per la creazione rapida di un accordo.

• Seleziona l’Entità associata al modello da utilizzare.
  • Una volta selezionata, vengono visualizzati due campi di ricerca che consentono di selezionare l’oggetto specifico  a cui desideri collegare l’accordo e il modello che vuoi utilizzare:

• Fai clic sul campo per scegliere l’entità per ottenere un elenco degli oggetti nel tipo di entità appropriato. Seleziona l’oggetto.
  • Quando immetti una parte del nome dell’entità, nel menu vengono elencati gli oggetti corrispondenti.
• Fai clic sul campo per scegliere un modello per ottenere un piccolo menu con i modelli associati all’entità selezionata. Seleziona il modello.
• Fai clic su Salva.

Dopo che avrai fatto clic sul pulsante Salva, l’accordo viene creato in base ai valori del modello:

• Se il modello non contiene un destinatario o un file allegato, viene creato in stato di bozza.
• Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, ma non è stata abilitata la funzione Invio con un clic, l’accordo viene creato in uno stato di bozza.
• Se il modello presenta un destinatario e un file allegato, e la funzione Invio con un clic è stata abilitata, l’accordo viene automaticamente inviato per la firma.

Verifica dello stato dell'accordo

Lo stato di un accordo indica il suo stato legale corrente e viene aggiornato in Dynamics in un intervallo di polling regolare. I valori dello stato sono:

• Bozza: un accordo è stato creato, ma non ancora inviato
• Inviato per firma: la procedura per la firma è attiva
• Firmato/Approvato: completato da tutte le parti interessate
• Annullato: la procedura della firma è stata terminata prima di ottenere tutte le firme
• Scaduto: l’accordo non è stato completato prima della data di scadenza configurata
  

Il modo migliore per trovare un accordo consiste nel verificare le entità correlate all’entità primaria usata per creare l’accordo.

Ad esempio, se hai creato un accordo utilizzando un Contatto, per controllare le entità correlate passa a Contatti, fai clic sulla scheda Correlato e seleziona Accordi dal menu:

Aprendo la finestra della relazione viene visualizzato l’oggetto dell’accordo; facendo clic su tale opzione viene visualizzato un elenco completo degli accordi associati all’entità.

Un altro modo per visualizzare lo stato di un accordo consiste nel rivedere l'elenco completo degli accordi:

• Apri Adobe Sign > Accordi

Tutti gli accordi, a prescindere dall’entità, vengono visualizzati nell’elenco degli accordi presente nella pagina degli accordi.

• Per gli accordi firmati vengono visualizzati il nome, lo stato dell’accordo e le date degli accordi.
• Gli accordi Rifiutato, Inviato per la firma e Bozza non contengono una data Firmato il poiché cui non sono stati completati
  • Il valore Firmato il indica quando l’accordo è stato completato e firmato legalmente. Le firme incrementali durante il processo di firma non sono riportate
    

Aggiornamento di Stato, Promemoria di invio e Annullamento di accordi

Agli accordi non firmati possono essere applicate tre azioni:

• Aggiornamento: interagisce attivamente con il server Adobe Sign per ottenere lo stato corrente
• Invia promemoria: invia immediatamente un promemoria tramite e-mail al firmatario corrente dell'accordo
• Annulla accordo: termina l'accordo nel sistema e invia una notifica di eliminazione al firmatario

Ognuna di queste azioni può essere avviata dall'interno dell'accordo utilizzando i pulsanti nella parte superiore.

Adobe Sign nell’Hub del servizio clienti

Se la tua azienda utilizza Adobe Sign for Dynamics 9.2 o versione successiva, puoi accedere alle funzionalità Adobe Sign dall’Hub del servizio clienti di Dynamics.

L’Hub del servizio clienti offre la stessa funzionalità con formattazione ottimizzata e accesso diretto da smartphone, tablet e altri dispositivi mobili.