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Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault: guida all’installazione

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Ultimo aggiornamento il 4 lug 2024

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Panoramica

Questo documento spiega come integrare Adobe Acrobat Sign con la piattaforma Veeva Vault. Veeva Vault è una piattaforma ECM (Enterprise Content Management) sviluppata per le scienze della vita. Un “Archivio” è un repository di contenuti e dati utilizzato soprattutto per documenti normativi, rapporti di ricerca, richieste di sovvenzioni, appalti generali e altro ancora. Una singola impresa può avere più “Archivi” che devono essere mantenuti separatamente.

I passaggi di livello superiore per completare l’integrazione sono:

Attivazione dell’account amministrativo in Adobe Acrobat Sign (solo per i nuovi clienti).
Crea oggetti per monitorare la cronologia del ciclo di vita di un accordo nell’Archivio.
Crea un nuovo profilo di sicurezza.
Configura un gruppo in Adobe Acrobat Sign che contenga l’utente di integrazione Veeva Vault.
Crea campi documento e rappresentazioni.
Configura le azioni web e aggiorna il ciclo di vita del documento.
Crea la configurazione di utente del tipo di documento e del ruolo utente.
Collega Veeva Vault ad Adobe Acrobat Sign utilizzando il middleware.

Prerequisiti

Per installare e utilizzare correttamente Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault:

È necessario disporre di una licenza di Adobe Acrobat Sign Solutions per Enterprise.Le soluzioni per aziende o VIP di Adobe Acrobat Sign non supportano le integrazioni predefinite.
È necessario disporre di un account amministratore Adobe Acrobat Sign e di un account amministratore dell’integrazione Adobe Acrobat Sign per Veeva.
L’indirizzo e-mail dell’utente finale deve essere lo stesso nei sistemi Adobe Acrobat Sign e Veeva Vault.

Nota:

L’amministratore di Adobe Sign deve eseguire i passaggi di configurazione di Adobe Acrobat Sign all’interno di Adobe Acrobat Sign.

Configurare Veeva Vault

Per configurare Veeva Vault per l’integrazione con Adobe Acrobat Sign, è necessario implementare i passaggi riportati di seguito.

Per configurare Adobe Acrobat Sign per Vault, viene creato un nuovo gruppo denominato Gruppo amministratori di Adobe Acrobat Sign. Questo gruppo viene utilizzato per impostare la sicurezza a livello di campo del documento per i campi correlati ad Adobe Acrobat Sign e deve includere il Profilo di integrazione Adobe Acrobat Sign per impostazione predefinita.

L’oggetto Acrobat Sign Agreement Action (Azione accordo Acrobat Sign) è un oggetto di tipo attività utente che viene utilizzato per attivare la notifica Adobe Acrobat Sign in Veeva Vault ogni volta che un documento viene assegnato al partecipante per la firma. Contiene informazioni nei seguenti campi specifici.

Campo	Etichetta	Tipo	Descrizione
agreement_id__c	ID accordo	Stringa (250)	Contiene l’ID accordo univoco di Adobe Acrobat Sign.
name__v	Nome	Stringa (128)	Contiene il nome dell’attività di notifica di Sign.

Per creare un oggetto Azione accordo di Adobe Acrobat Sign:

Passa a Configuration > Objects (Configurazione > Oggetti).
Seleziona Create (Crea).
Imposta l’Etichetta oggetto come Azione accordo di Acrobat Sign, Etichetta plurale oggetto come Azioni accordo di Acrobat Sign e Nome oggetto come adobe_sign_agreement_action__c.
Dal menu a discesa Object Class (Classe oggetto), seleziona User Task (Attività utente).
Nella sezione Dynamic Access Control (Controllo di accesso dinamico), seleziona Enable Custom Sharing Rules (Abilita regole di condivisione personalizzate).
Seleziona Save (Salva).

Distribuisci il pacchetto e segui i passaggi. Una volta distribuito, il pacchetto crea:

Oggetti personalizzati: oggetto Firma, oggetto Firmatario, oggetto Evento firma, oggetto Process Locker
Layout di pagina dell’oggetto Signature
Layout di pagina dell’oggetto evento Signature
Layout di pagina dell’oggetto Signatory
Layout di pagina dell’oggetto Process Locker
Layout di pagina dell’oggetto Registro attività di integrazione Adobe Acrobat Sign
Tipo di rendering di Adobe Acrobat Sign
Tipo di rappresentazione originale
Campo condiviso signature__c
Azione web di Adobe Acrobat Sign
Annullare l’azione web di Adobe Acrobat Sign
Set di autorizzazioni Azioni amministratore Adobe Acrobat Sign
Profilo di sicurezza del profilo di integrazione di Adobe Acrobat Sign
Ruolo dell’applicazione Ruolo di amministratore Adobe Sign
Gruppo di tipi di documento “Documento Adobe Sign”
Oggetto di registro delle attività di integrazione Adobe Acrobat Sign
Elenco di selezione stato attività
Elenco di selezione tipo di attività
Oggetto Acrobat Sign Agreement Action
Regola di condivisione delle autorizzazioni Acrobat Sign Agreement Action
Collegamento alla pagina Adobe Acrobat Sign Agreement Action
Ciclo di vita di Acrobat Sign Agreement Action

Oggetto Signature

L’oggetto Firma viene creato per memorizzare le informazioni relative all’accordo. Un oggetto Signature è un database che contiene informazioni relative ai seguenti campi specifici:

Campi oggetto Signature
Campo	Etichetta	Tipo	Descrizione
external_id__c	ID accordo	String (100)	Contiene l’ID accordo univoco di Adobe Acrobat Sign
file_hash__c	Hash file	String (50)	Contiene il checksum md5 del file inviato ad Adobe Acrobat Sign
name__v	Nome	String (128)	Contiene il nome dell’accordo
sender__c	Mittente	Oggetto (utente)	Contiene il riferimento all’utente Vault che ha creato l’accordo.
signature_status__c	Stato firma	String (75)	Contiene lo stato dell’accordo in Adobe Acrobat Sign
signature_type__c	Tipo firma	String (20)	Conserva il tipo di firma dell’accordo in Adobe Acrobat Sign (WRITTEN o ESIGN)
start_date__c	Data di inizio	DateTime	Data in cui l’accordo è stato inviato per la firma
cancellation_date__c	Data di annullamento	DateTime	Consente di conservare la data in cui l’accordo è stato annullato.
completed_date__c	Data di completamento	DateTime	Indica la data in cui l’accordo è stato completato.
viewable_rendition_used__c	Rappresentazione visualizzabile utilizzata	Booleano	Contrassegno che indica se la rappresentazione visualizzabile è stata inviata per la firma. (per impostazione predefinita, è true)
plugin_version__c	Versione del plug-in	Testo (10)	Viene utilizzato per consentire l’elaborazione appropriata di tutti gli accordi creati prima della distribuzione di una nuova versione 4.0. Nota: dopo la distribuzione della versione dell’applicazione web 4.0 personalizzata, questo campo verrà impostato su 4.0 ogni volta che viene creato un record di firma.
external_environment__c	Ambiente esterno	Testo (20)	Contiene il nome dell’ambiente Adobe Acrobat Sign in cui è stato creato l’accordo.

Oggetto Signatory

L’oggetto Firmatario viene creato per memorizzare le informazioni relative ai partecipanti di un accordo. Contiene informazioni nei seguenti campi specifici:

Campi oggetto Signatory
Campo	Etichetta	Tipo	Descrizione
email__c	E-mail	String (120)	Contiene l’ID accordo univoco di Adobe Acrobat Sign
external_id__c	ID partecipante	String (80)	Contiene l’identificatore univoco del partecipante di Adobe Acrobat Sign
name__v	Nome	String (128)	Contiene il nome del partecipante di Adobe Acrobat Sign
order__c	Ordine	Numero	Contiene il numero d’ordine del partecipante all’accordo di Adobe Acrobat Sign
role__c	Ruolo	String (30)	Contiene il ruolo del partecipante all’accordo di Adobe Acrobat Sign
signature__c	Firma	Oggetto (firma)	Contiene il riferimento al record principale della firma
signature_status__c	Stato firma	String (100)	Contiene lo stato del partecipante all’accordo di Adobe Acrobat Sign
user__c	Utente	Oggetto (utente)	Contiene il riferimento al record utente del firmatario se il partecipante è un utente Vault
adobe_sign_agreement_action__c	Adobe Acrobat Sign Agreement Action	Stringa (50)	Contiene il riferimento all’ID record Adobe Acrobat Sign Agreement Action

Oggetto evento Signature

L’oggetto evento Firma viene creato per memorizzare le informazioni relative agli eventi di un accordo. Contiene informazioni nei seguenti campi specifici:

Campi Oggetto evento Signature
Campo	Etichetta	Tipo	Descrizione
acting_user_email__c	E-mail utente interessato	Stringa	Contiene l’e-mail dell’utente di Adobe Acrobat Sign che ha eseguito l’azione che ha causato la generazione dell’evento
acting_user_name__c	Nome utente agente	Stringa	Contiene il nome dell’utente di Adobe Acrobat Sign che ha eseguito l'azione che ha causato la generazione dell’evento
description__c	Descrizione	Stringa	Contiene la descrizione dell’evento di Adobe Acrobat Sign
event_date__c	Data evento	DateTime	Contiene la data e l’ora dell’evento di Adobe Acrobat Sign
event_type__c	Tipo evento	Stringa	Contiene il tipo di evento di Adobe Acrobat Sign
name__v	Nome	Stringa	Nome evento generato automaticamente
participant_comment__c	Commento del partecipante	Stringa	Contiene il commento del partecipante di Adobe Acrobat Sign, se presente
participant_email__c	Indirizzo e-mail partecipante	Stringa	Contiene l’e-mail del partecipante di Adobe Acrobat Sign
participant_role__c	Ruolo partecipante	Stringa	Contiene il ruolo del partecipante di Adobe Acrobat Sign
signature__c	Firma	Oggetto (firma)	Contiene il riferimento al record principale della firma
external_id__c	ID esterno	Testo (200)	Contiene l’identificatore dell’evento accordo generato da Adobe Sign.

Oggetto Process Locker

Viene creato un oggetto Process Locker per bloccare il processo di integrazione di Adobe Acrobat Sign. Non richiede alcun campo personalizzato.

Oggetto di registro delle attività di integrazione Adobe Acrobat Sign

Crea un registro di attività di integrazione Adobe Acrobat Sign (as_int_task_log__c). È un oggetto con un volume elevato che viene utilizzato per tracciare l’esecuzione di AgreementsEventsSynchronizerJob, AgreementsEventsProcessingJob e della Notifica partecipante all’accordo
.
AgreementsEventsSynchronizerJob: questa attività garantisce che tutti gli eventi degli accordi mancanti da Adobe Acrobat Sign siano creati come eventi di firma attivi in Vault per tutte le firme create in Vault negli ultimi N giorni.
AgreementsEventsProcessingJob: questa attività garantisce che tutti i documenti con record evento di firma attivo vengano elaborati in base al tipo di evento.

Notifica partecipante all’accordo: questa attività registra qualsiasi messaggio di errore per la notifica della firma da Veeva SDK Code.

Campi oggetto registro attività
Campo	Etichetta	Tipo	Descrizione
start_date__c	Data di inizio	DateTime	Data di inizio attività
end_date__c	Data di fine	DateTime	Data di fine attività
task_status__c	Stato attività	Elenco di scelta	Contiene lo stato delle attività: Completata (task_completed__c) Completata con errori (task_completed_with_errors__c) Non riuscita (task_failed__c)
task_type__c	Tipo di attività	Elenco di scelta	Contiene il tipo di attività: Sincronizzazione degli eventi degli accordi (agreements_events_synchronization__c) Elaborazione degli eventi degli accordi (agreements_events_processing__c) Notifica partecipante all’accordo (agreement_participant_notification__c)
messages__c	Messaggio	Lungo (32000)	Contiene il messaggio dell’attività

Acrobat Sign per Veeva Vault: registro attività

Gli oggetti Firma, Firmatario, Evento di firma, Process Locker e Registro attività che fanno parte del pacchetto di distribuzione hanno la proprietà “Modifiche ai dati di audit per questo oggetto” attivata per impostazione predefinita.

Nota: attivando l’impostazione Modifiche ai dati di audit, nei relativi registri possono essere presenti anche le modifiche dei dati dei record oggetto di acquisizione tramite Vault. Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita. Dopo aver attivato questa impostazione e creato i record, non è più possibile disattivarla. Se questa impostazione è disattivata e sono presenti dei record, solo il proprietario di Vault può aggiornarla.

Visualizzare i partecipanti e la cronologia per l’oggetto Signature

L’oggetto Signature che fa parte del pacchetto di distribuzione viene fornito con la proprietà Layout di pagina Dettagli firma. Il Layout di pagina contiene sezioni relative ai partecipanti e alla cronologia.

La sezione Partecipanti contiene la sezione Oggetti correlati, che è configurata come illustrato nell’immagine seguente.

Puoi modificare le colonne da visualizzare per i Partecipanti, come illustrato di seguito.

Nella sezione Cronologia, la sezione Oggetti correlati è configurata come mostrato nell’immagine seguente.

Puoi modificare le colonne da visualizzare nella Cronologia, come illustrato di seguito.

Visualizzare i partecipanti e la cronologia di audit per il documento in Adobe Acrobat Sign

Per visualizzare i partecipanti e la cronologia di audit per il documento in Adobe Acrobat Sign, seleziona il collegamento nella sezione “Firma Adobe Acrobat” del documento.

Configurare Veeva Vault per l’integrazione con Acrobat Sign

La pagina che si apre mostra i partecipanti e la cronologia del documento di Adobe Acrobat Sign, come illustrato di seguito.

Visualizza l’audit trail per la firma come illustrato di seguito.

La corretta distribuzione del pacchetto nel Passaggio 3 crea il profilo di integrazione di Adobe Acrobat Sign. Il profilo di integrazione di Adobe Acrobat Sign viene assegnato all’account di sistema e viene utilizzato dall’integrazione quando si chiamano le API di Vault. Questo profilo consente le autorizzazioni per:

le API di Vault
La lettura, la creazione, la modifica e l’eliminazione di: Firma, Firmatario, Eventi firma e Blocco processi

È necessario aggiornare il gruppo Amministrazione di Adobe Acrobat Sign (creato nel passaggio 1) impostando il profilo di sicurezza incluso nel profilo di integrazione di Adobe Acrobat Sign, come illustrato nell’immagine seguente.

L’account di sistema di Vault che utilizza l’integrazione con Adobe Acrobat Sign deve:

Disporre di un profilo di integrazione di Adobe Acrobat Sign
Disporre di un profilo di sicurezza
Disporre di un criterio di sicurezza specifico che disabiliti la scadenza della password
Essere un membro del gruppo Amministrazione di Adobe Acrobat Sign

Per eseguire questa operazione:

Creare un account di sistema di Vault per l’integrazione con Adobe Acrobat Sign.
Aggiungere l’utente al gruppo Amministrazione di Adobe Acrobat Sign.

Quando distribuisci il pacchetto di Adobe Acrobat Sign, viene creato un record Gruppo tipi di documento denominato “Documento di Adobe Sign”.

È necessario aggiungere questo gruppo di tipi di documento per tutte le classificazioni di documenti idonee per il processo di Adobe Acrobat Sign. Poiché la proprietà del gruppo di tipi di documento non viene ereditata dal tipo al sottotipo né dal sottotipo al livello di classificazione, deve essere impostata per ogni classificazione del documento idonea per Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign per Veeva Vault: modificare dettagli dei tipi di documento

Nota: se l’oggetto Impostazione ruolo utente non contiene il campo che fa riferimento all’oggetto Gruppo tipo di documento, è necessario aggiungerlo. A tale scopo, vai a Oggetto > Impostazione ruolo utente > Campi e completa i passaggi richiesti, come illustrato nell’immagine seguente.

Una volta configurati correttamente i cicli di vita, il sistema deve garantire che l’utente amministratore di Adobe Acrobat Sign sia aggiunto da DAC per tutti i documenti idonei per il processo di Adobe Acrobat Sign. Questo viene eseguito creando il record Impostazione ruolo utente appropriato che specifica:

Il Gruppo di tipi di documento come documento Adobe Sign
Il Ruolo dell’applicazione come ruolo di amministratore Adobe Sign
L’Utente integrazione

La distribuzione del pacchetto crea il nuovo campo documento condiviso seguente necessario per stabilire l’integrazione:

Firma (signature__c)

Per impostare i campi documento:

Vai alla scheda Configurazione e seleziona Campi documento > Campi condivisi.
Nel campo Display Section (Visualizza in sezione), seleziona Create Display Section (Crea sezione di visualizzazione) e assegna l’etichetta di sezione Adobe Acrobat Signature (Firma Adobe Acrobat).
Per i campi del Documento condiviso (signature__c), aggiorna la sezione dell’interfaccia utente con Adobe Acrobat Signature (Firma Adobe Acrobat)come etichetta della sezione.
Aggiungi i campi condivisi Signature (Firma) a tutti i tipi di documenti idonei per la firma in Adobe Acrobat. A tale scopo, nella pagina Base Document (Documento di base), seleziona Aggiungi > Campo condiviso esistente dall’angolo in alto a destra.
I campi Signature (Firma) devono avere una protezione specifica che consente solo ai membri del gruppo Amministrazione di Adobe Acrobat Sign di aggiornare i propri valori.

Anche il campo condiviso esistente Disattiva le sovrapposizioni di Vault (disable_vault_overlays__v) deve essere aggiunto e impostato su Attivo per tutti i tipi di documenti idonei per la firma in Adobe Acrobat. Facoltativamente, il campo può avere una protezione specifica che consente solo ai membri del gruppo Amministrazione di Adobe Acrobat Sign di aggiornarne il valore.

Il nuovo tipo di rendering chiamato Rendering di Adobe Sign (adobe_sign_rendition__c) viene utilizzato dall’integrazione di Vault per caricare i documenti PDF firmati in Adobe Acrobat Sign. È necessario specificare il rendering di Adobe Acrobat Sign per ogni tipo di documento idoneo per la firma di Adobe Acrobat.

Il nuovo tipo di rendering chiamato Rendering originale (original_rendition__c) viene utilizzato dall’integrazione di Vault come nome del rendering da utilizzare per archiviare il rendering visualizzabile originale se il documento firmato viene importato come tale.

È necessario specificare il rendering originale per ogni tipo di documento idoneo per la firma di Adobe Acrobat.

Facoltativamente, l’archivio può contenere un nuovo tipo di rendering Rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat (adobe_audit_trail_rendition__c),che viene utilizzato dall’integrazione di Vault per archiviare
il report di audit trail di Adobe Acrobat.

Per configurare il rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat, segui i passaggi riportati di seguito:

Vai a Tipo di rendering > Crea nuovo tipo di rendering.
Imposta il nuovo Tipo di rendering come Rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat e chiamalo adobe_audit_trail_rendition__c.
Seleziona Salva.
Per visualizzare e scaricare il rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat per il documento, specifica il Rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat per ogni tipo di documento idoneo per la firma di Adobe Acrobat.

Nota:

Puoi scegliere di allegare il report di audit al rendering firmato attivando Allega report di audit a rendering firmato e visualizzare il rendering attivando Visualizzazione del rendering di Acrobat Sign nelle impostazioni dell’interfaccia utente amministratore.

Quando un utente opta per un accordo di firma digitale con le impostazioni di cui sopra, viene visualizzato un messaggio (come illustrato di seguito) che indica che Adobe Acrobat Sign utilizza il portfolio PDF per combinare i report PDF con la firma digitale e l’audit trail.

Per visualizzare il contenuto del documento insieme alla firma digitale e all’audit trail, non selezionare “Allega report di audit a rendering firmato” con “Visualizza rendering di Acrobat Sign” nell’interfaccia utente amministratore per la firma digitale.

Per scaricare o visualizzare l’audit trail di Adobe Acrobat come un rendering separato, puoi utilizzare il rendering dell’audit trail di Adobe Acrobat.

Scarica o visualizza l’accordo Adobe Acrobat Sign e l’audit trail.

L’integrazione di Adobe Acrobat Sign con Vault richiede la configurazione delle due azioni web seguenti, che vengono create dopo la distribuzione corretta del pacchetto.

Creare Adobe Acrobat Sign: crea o visualizza un accordo Adobe Acrobat Sign.

Tipo: documento
Target: visualizza in Vault
Credenziali: abilita credenziali post-sessione tramite post-messaggio
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Configurare Acrobat Sign per Veeva Vault

Nota:

In Veeva Vault, un documento può avere più versioni. Se un utente tenta di creare un accordo con una versione precedente del documento, riceverà un messaggio di errore.

Per impedire agli utenti di utilizzare versioni precedenti dei documenti, è necessario aggiornare l’azione web aggiungendo all’URL dell’azione web esistente il parametro di query per la versione più recente (&latestVersion=${Document.latest_version__v}).

URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true&latestVersion=${Document.latest_version__v}

Annulla Adobe Acrobat Sign: annulla un accordo esistente in Adobe Acrobat Sign e ripristina lo stato iniziale di un documento.

Tipo: documento
Target: visualizzazione in Vault
Credenziali: abilita credenziali post-sessione tramite post-messaggio
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Acrobat Sign per Veeva Vault: azione di annullamento

Per ogni tipo di documento idoneo per la firma di Adobe Acrobat, è necessario aggiornare il ciclo di vita del documento corrispondente aggiungendo un nuovo ruolo e nuovi stati del ciclo di vita.

Il ciclo di vita degli accordi Adobe Acrobat Sign presenta i seguenti stati:

DRAFT
AUTHORING o DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
OUT_FOR_SIGNATURE o OUT_FOR_APPROVAL
SIGNED o APPROVED
CANCELLED
EXPIRED

Segui i passaggi riportati di seguito per aggiornare il ciclo di vita del documento:

Aggiungi il ruolo Ciclo di vita. Il ruolo dell’applicazione di amministratore di Adobe Sign deve essere aggiunto a tutti i cicli di vita utilizzati dai documenti idonei per la firma di Adobe Acrobat, come illustrato di seguito.
Il ruolo di amministratore deve essere creato con le opzioni seguenti:
- Controllo degli accessi dinamico abilitato.
- Regole di condivisione dei documenti che includono solo il gruppo di tipi di documento, come illustrato nell’immagine seguente.
Creare gli stati del ciclo di vita. A tale scopo, vai a Impostazioni > Configurazione > Cicli di vita documento > Cicli di vita generali > Stati > Crea. Quindi, crea i seguenti stati:
- Bozza di Adobe Acrobat Sign
- Authoring di Adobe Acrobat Sign
- Firma in Adobe Acrobat
Aggiungi le azioni dell’utente agli stati elencati di seguito.

Quando un documento di Vault viene inviato a Adobe Acrobat Sign, il suo stato deve corrispondere allo stato in cui si trova l’accordo. A tale scopo, aggiungi i seguenti stati in ogni ciclo di vita utilizzato dai documenti idonei per la firma di Adobe Acrobat:
- Prima della firma di Adobe Acrobat (Revisionato): si tratta del nome segnaposto per lo stato da cui è possibile inviare il documento ad Adobe Acrobat Sign. In base al tipo di documento, il segnaposto può essere Bozza o Revisionato. Le etichette dello stato del documento possono essere personalizzate in base alle esigenze del cliente. Lo stato Prima della firma di Adobe Acrobat deve definire le due azioni dell’utente seguenti:
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Bozza di Adobe Acrobat Sign. Il nome di questa azione dell’utente deve essere lo stesso per tutti i tipi di documento per qualsiasi ciclo di vita.
  
  Azione che richiama l’azione web “Adobe Acrobat Sign”.
Abilita le impostazioni di sicurezza dello stato Revisionato per il ruolo di amministratore di Adobe Sign: questo stato deve avere una sicurezza che consenta al ruolo di amministratore di Adobe Sign di: visualizzare documenti, visualizzare contenuti, modificare campi, modificare relazioni, scaricare l’origine, gestire le rappresentazioni visualizzabili.
- Modifica lo stato di Atomic Security Revisionato impostando Bozza di Adobe Acrobat Sign su Nascosto per impostazione predefinita e solo Esegui per il Ruolo amministratore di Adobe Sign.
Nota: se il Ruolo amministratore di Adobe Sign non fa parte delle non fa parte delle azioni dell’utente Atomic Security, aggiungi il Ruolo amministratore di Adobe Sign selezionando Modifica > Sostituzione ruolo. Quindi, aggiungi Ruolo amministratore di Adobe Sign per lo stato Revisionato.
- Bozza di Adobe Acrobat Sign:: si tratta di un nome segnaposto per lo stato che indica che il documento è già caricato in Adobe Acrobat Sign e che il relativo accordo è in uno stato DRAFT. È uno stato obbligatorio. Questo stato deve definire le seguenti cinque azioni dell’utente:
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Authoring di Adobe Acrobat Sign. Il nome di questa azione dell’utente deve essere lo stesso per tutti i tipi di documento per qualsiasi ciclo di vita.
  
  Azione che modifica lo stato del documento in Stato firma di Adobe Acrobat. Il nome di questa azione dell’utente deve essere lo stesso per tutti i tipi di documento per qualsiasi ciclo di vita.
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Adobe Acrobat Sign annullato. Il nome di questa azione dell’utente deve essere lo stesso per tutti i tipi di documento per qualsiasi ciclo di vita.
  
  Azione che richiama l’azione Web Adobe Acrobat Sign.
  
  Azione che richiama l’azione web Annulla Adobe Acrobat Sign.
Abilita nello stato Bozza di Adobe Acrobat Sign le Impostazioni di sicurezza per il ruolo di amministratore di Adobe Sign: questo stato deve avere una sicurezza che consenta al ruolo di amministratore di Adobe Sign di: visualizzare documenti, visualizzare contenuti, modificare campi, modificare relazioni, scaricare l’origine, gestire le rappresentazioni visualizzabili.
- Modifica lo stato di Atomic Security in Bozza Adobe Acrobat Sign: le azioni Adobe Acrobat Sign annullato, Authoring Adobe Acrobat Sign, Firma Adobe Acrobat devono essere nascoste per tutti tranne che per il ruolo di amministratore di Adobe Sign.
Nota; se il Ruolo amministratore di Adobe Sign non fa parte delle azioni dell’utente Atomic Security, aggiungi il Ruolo amministratore di Adobe Sign selezionando Modifica > Sostituzione ruolo. Quindi, aggiungi il Ruolo amministratore di Adobe Sign nello stato Bozza di Adobe Acrobat Sign.
- Authoring di Adobe Acrobat Sign: si tratta di un nome segnaposto per uno stato che indica che il documento è già stato caricato in Adobe Acrobat Sign e che il relativo accordo si trova nello stato di AUTHORING o DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED. È uno stato obbligatorio. Questo stato deve avere le seguenti quattro azioni utente definite:
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Adobe Acrobat Sign annullato. Il nome di questa azione utente deve essere uguale per tutti i tipi di documento, indipendentemente dal ciclo di vita.
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato firma di Adobe Acrobat. Il nome di questa azione utente deve essere uguale per tutti i tipi di documento, indipendentemente dal ciclo di vita.
  
  Azione che richiama l’azione Web “Adobe Acrobat Sign”
  
  Azione che richiama l’azione web “Annulla Adobe Acrobat Sign”.
Abilita le Impostazioni di sicurezza nello stato Authoring di Adobe Acrobat Sign per il ruolo di amministratore di Adobe Sign: questo stato deve avere una sicurezza che consenta al ruolo di amministratore di Adobe Sign dii: visualizzare documenti, visualizzare contenuti, modificare campi, modifica relazioni, scaricare l’origine, gestire le rappresentazioni visualizzabili.
- Modifica lo stato di Atomic Security in Authoring di Adobe Acrobat Sign: le azioni Adobe Acrobat Sign annullato e Firma in Adobe Acrobat devono essere nascoste per tutti tranne che per il ruolo di amministratore di Adobe Sign
Nota; se il Ruolo amministratore di Adobe Sign non fa parte delle azioni dell’utente Atomic Security, aggiungi il Ruolo amministratore di Adobe Sign selezionando Modifica > Sostituzione ruolo. Quindi, aggiungi il Ruolo di amministratore di Adobe Sign allo stato Authoring di Adobe Acrobat Sign.
- Firma di Adobe Acrobat: si tratta di un nome segnaposto per lo stato che indica che il documento è caricato in Adobe Acrobat Sign e che il relativo accordo è già stato inviato ai partecipanti (stato OUT_FOR_SIGNATURE o OUT_FOR_APPROVAL). È uno stato obbligatorio. Questo stato deve avere cinque azioni utente definite:
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Adobe Acrobat Sign annullato. Lo stato di destinazione di questa azione può essere qualsiasi esigenza del cliente e può essere diverso per diversi tipi. Il nome di questa azione utente deve essere uguale per tutti i tipi di documento, indipendentemente dal ciclo di vita.
  
  Azione che modifica lo stato del documento in Adobe Acrobat Sign rifiutato. Lo stato di destinazione di questa azione può essere qualsiasi esigenza del cliente e può essere diverso per diversi tipi. Il nome di questa azione utente deve essere uguale per tutti i tipi di documento, indipendentemente dal ciclo di vita.
  
  Azione che modifica lo stato del documento nello stato Adobe Acrobat firmato. Lo stato di destinazione di questa azione può essere qualsiasi esigenza del cliente e può essere diverso per diversi tipi. Tuttavia, il nome di questa azione utente deve essere uguale per tutti i tipi di documento, indipendentemente dal ciclo di vita.
  
  Azione che richiama l’azione Web Adobe Acrobat Sign.
  
  Azione che richiama l’azione web Annulla Adobe Acrobat Sign.
Abilita le Impostazioni di sicurezza nello stato di firma di Adobe Acrobat per il ruolo di amministratore di Adobe Sign: questo stato deve avere una sicurezza che consenta al ruolo di amministratore di Adobe Sign di: visualizzare documenti, visualizzare contenuti, modificare campi, modificare relazioni, scaricare l’origine, gestire le rappresentazioni visualizzabili.
- Modifica lo stato di Atomic Security in Firma in Adobe Acrobat: le azioni Adobe Acrobat Sign annullato, Adobe Acrobat Sign rifiutato e Firmato con Adobe Acrobat devono essere nascoste per tutti tranne che per il ruolo di amministratore di Adobe Sign
Nota; se il Ruolo amministratore di Adobe Sign non fa parte delle azioni dell’utente Atomic Security, aggiungi il Ruolo amministratore di Adobe Sign selezionando Modifica > Sostituzione ruolo. Quindi, aggiungi il Ruolo di amministratore Adobe Sign per lo stato Firma di Adobe Acrobat.
- Adobe Acrobat firmato (Approvato): si tratta di un nome segnaposto per lo stato che indica che il documento è caricato in Adobe Acrobat Sign e che il relativo accordo è stato completato (stato SIGNED o APPROVED). È uno stato obbligatorio e può essere uno stato del ciclo di vita esistente, come Approvato.
  Questo stato non richiede azioni da parte dell’utente.
- Abilita le impostazioni di sicurezza dello stato Approvato per il ruolo di amministratore di Adobe Sign: questo stato deve avere una sicurezza che consenta al ruolo di amministratore di Adobe Sign di visualizzare documenti, visualizzare contenuti, modificare campi.
Il diagramma seguente illustra le mappature tra l’accordo Adobe Acrobat Sign e gli stati del documento Vault in cui lo stato “Prima della firma Adobe” è Bozza.

Per ogni tipo di documento idoneo per la firma di Adobe Acrobat, è necessario aggiornare la fase per il ciclo di vita del documento corrispondente in Fase del ciclo di vita Gruppi.

Per aggiungere una fase di Adobe Acrobat Sign, seleziona Crea e fornisci l’etichetta della fase Adobe Acrobat Sign e il nome della fase adobe_sign__c.
Seleziona Aggiungi quindi aggiungi i seguenti stati alla fase di Adobe Acrobat Sign:
- Authoring di Adobe Acrobat
- Bozza di Adobe Acrobat Sign
- Firma di Adobe Acrobat

È necessario impostare le autorizzazioni appropriate per ogni ruolo utente nello stato del ciclo di vita, come illustrato nell’immagine seguente:

Prima della Firma in Adobe Acrobat (revisionato)

Scheda Sicurezza nella finestra Stati aperta nelle integrazioni con Sign

Bozza di Adobe Acrobat Sign

Authoring di Adobe Acrobat Sign

Firma in Adobe Acrobat

Adobe Acrobat firmato (approvato)

Acrobat Sign per Veeva Vault: impostare le azioni dell’utente

Gli utenti di Vault che devono firmare un accordo di Adobe Acrobat Sign devono disporre dell’autorizzazione di Lettura e Modifica per l’oggetto Acrobat Sign Agreement Action (Azione accordo Acrobat Sign). Per eseguire questa operazione:

Passa a Admin > Users and Groups > Security Profiles (Amministrazione > Utenti e gruppi > Profili di sicurezza).
Seleziona il profilo di sicurezza dell’utente Vault.
Seleziona il nome dei set di autorizzazioni per impostare le autorizzazioni di Lettura e Modifica per l’oggetto Acrobat Sign Agreement Action (Azione accordo Adobe Sign).

Una volta distribuito correttamente il pacchetto, viene creato un collegamento alla pagina delle azioni per l’accordo di Adobe Acrobat Sign che viene utilizzato per passare a una destinazione di pagina personalizzata. I destinatari possono selezionare l’attività di notifica della firma assegnata per accedere al collegamento della pagina dell’azione accordo di Adobe Acrobat Sign e intervenire sul documento.

Page Mode: View (Modalità pagina: Visualizza)
Page Type: Object (Tipo di pagina: Oggetto)
Object: Acrobat Sign Agreement Action (Oggetto: Azione accordo Acrobat Sign)
URL:https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true

Pagina delle azioni per l’accordo Adobe Acrobat Sign

Acrobat Sign per Veeva Vault: impostare autorizzazione Agreement Action (azione accordo)

Collegamento di Veeva Vault ad Adobe Acrobat Sign tramite middleware

Dopo aver completato la configurazione di Veeva Vault e dell’account amministratore Adobe Acrobat Sign, l’amministratore deve creare una connessione tra i due account utilizzando il middleware. La connessione all’account di Veeva Vault e di Adobe Acrobat Sign è stata avviata dall’identità di Adobe Acrobat Sign e viene quindi utilizzata per archiviare l’identità Veeva Vault.
Per garantire la sicurezza e la stabilità del sistema, l’amministratore deve utilizzare un sistema/servizio/account di utilità Veeva Vault dedicato, ad esempio adobe.for.veeva@xyz.com, anziché un account utente personale, ad esempio bob.smith@xyz.com.

Per collegare Veeva Vault ad Adobe Acrobat Sign utilizzando il middleware, l’amministratore dell’account di Adobe Acrobat Sign deve seguire i passaggi riportati di seguito:

Vai alla Home page di Adobe Acrobat Sign per Veeva Vault.
Seleziona Accedi dall’angolo in alto a destra.
Per autorizzare il livello di accesso all'applicazione, seleziona Acrobat Sign OAuth Scope come ACCOUNT o GROUP. Quindi, seleziona Autorizza.
Nella pagina di accesso di Adobe Acrobat Sign visualizzata, immetti l’indirizzo e-mail e la password dell’amministratore dell’account, quindi seleziona Accedi.

Dopo aver effettuato l’accesso, la pagina visualizza l’ID e-mail associato e la scheda Impostazioni, come illustrato di seguito.
Seleziona la scheda Impostazioni.

La pagina Impostazioni visualizza le connessioni disponibili e mostra Nessuna connessione disponibile nel caso della prima configurazione di connessione, come illustrato di seguito.
Per aggiungere una nuova connessione, seleziona Aggiungi connessione .
Nella finestra di dialogo Aggiungi connessione visualizzata, fornisci i dettagli necessari, comprese le credenziali di Veeva Vault.

Le credenziali di Adobe Acrobat Sign vengono compilate automaticamente dall’accesso ad Adobe Acrobat Sign iniziale.
Per convalidare i dettagli dell’account, seleziona Convalida.

Al termine della convalida, viene visualizzata una notifica “Utente convalidato correttamente”, come illustrato di seguito.
Per limitare l’utilizzo a un determinato gruppo di Adobe Acrobat Sign, espandi l’elenco a discesa Gruppo e seleziona uno dei gruppi disponibili.
Per allegare il rapporto di audit alla rappresentazione firmata, seleziona la casella di controllo Allega rapporto di audit alla rappresentazione firmata.
Per consentire il provisioning automatico degli utenti in Adobe Acrobat Sign, seleziona la casella di controllo Provisioning automatico degli utenti Sign.

Nota: il provisioning automatico dei nuovi utenti di Adobe Acrobat Sign funziona solo se è stato abilitato a livello di account in Adobe Acrobat Sign, oltre all’attivazione del Provisioning automatico degli utenti Sign per l’integrazione con Adobe Acrobat Sign e Veeva Vault da parte dell’amministratore dell’account di Adobe Acrobat Sign, come illustrato di seguito.
Per configurare la visualizzazione del rendering di Adobe Acrobat Sign in Veeva anziché nel rendering originale, seleziona la casella di controllo Visualizza rendering di Acrobat Sign.
Seleziona Salva per salvare la nuova connessione.

La nuova connessione viene visualizzata nella scheda Impostazioni e mostra la corretta integrazione tra Veeva Vault e Adobe Acrobat Sign.