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Adobe Acrobat Sign per i flussi di lavoro in Microsoft Dynamics: guida utente

Panoramica

Il sistema dei flussi di lavoro in Microsoft Dynamics consente di creare una stringa altamente personalizzabile di oggetti correlati per automatizzare i processi all’interno dell’ambiente Dynamics.Questi processi possono essere attivati manualmente da un utente o configurati per l’attivazione quando si verificano eventi definiti.

Questo documento illustra e spiega gli oggetti Adobe Acrobat Sign aggiunti nella versione 7 di Adobe Acrobat Sign per il pacchetto MS Dynamics CRM.

Non intende essere una spiegazione dettagliata del sistema dei flussi di lavoro personalizzati all’interno di Dynamics.

Adobe Acrobat Sign per MS Dynamics CRM supporta la creazione di flussi di lavoro personalizzati nel pacchetto di installazione della versione 7 solo per la soluzione 365 CRM.

Questo pacchetto contiene:

  • Sette Attività: le azioni distinte che possono essere utilizzate per creare processi personalizzati
  • Due Azioni, pronte per l’uso “predefinito” Eccellenti processi riutilizzabili per flussi di lavoro multipli
  • Un flusso di lavoro è un esempio funzionale (nello stato Bozza) che invia automaticamente un accordo quando un’Opportunità è impostata su “Vinta”

La versione precedente di Dynamics (2011/2013/2016) non è supportata dalla versione 7 del pacchetto Adobe Acrobat Sign.

Nota:

Prima di creare un flusso di lavoro, è necessario conoscere a fondo il modulo da firmare e il numero/ordine dei destinatari da includere nel processo di firma.

Sono disponibili più opzioni che consentono di modificare l’ordine di firma, in genere inserendo un destinatario nella posizione del primo destinatario e spostando gli altri destinatari del gruppo verso il basso.


Attività

Le Attività sono gli elementi costitutivi delle Azioni e del Flusso di lavoro, ognuna delle quali definisce un’attività distinta che può ricevere input da attività o eventi precedenti e generare output per le attività successive.

Concatenare una serie di Attività insieme crea un’Azione oppure un Flusso di lavoro.

Esistono sette Attività disponibili in Adobe Acrobat Sign:


Azioni

Le Azioni sono un tipo di Processo che collega insieme le attività per ottenere alcuni prodotti, ma non sono direttamente disponibili per gli utenti.

Al contrario, possono essere considerate come moduli riutilizzabili che possono essere inclusi nei flussi di lavoro. Alcune Azioni create con attenzione possono essere incluse in un’ampia gamma di vari Flussi di lavoro senza dover riconfigurare questi passaggi comuni.

Sono disponibili due Azioni predefinite.

Si tratta di processi semplici e ampiamente utilizzati che possono essere sfruttati per creare flussi di lavoro personalizzati:


Flusso di lavoro

 I Flussi di lavoro sono un tipo di Processo che può essere eseguito dal sistema o su richiesta dagli utenti.

I flussi di lavoro in genere vengono creati con una o più Azioni, Condizionio Attività.

I flussi di lavoro possono rispondere a modifiche a livello di campo o essere avviati dagli utenti tramite il menu Altre opzioni (...) su ciascuna Entità, a seconda della configurazione.

Il pacchetto Adobe Acrobat Sign per MS Dynamics CRM v7 ha un flusso di lavoro preconfigurato in stato Bozza. Questo flusso di lavoro è progettato con Attività per illustrare la struttura, ma che avrebbe potuto essere creato con la stessa facilità con l’evento trigger Condizionale e una Azione che conteneva Attività:


Creazione di un processo di flusso di lavoro personalizzato (esempio)

Di seguito è riportato un esempio di come creare un semplice processo per inviare un contratto di accordo di non divulgazione (NDA) a un contatto nel sistema Dynamics.

Ai fini di questo esempio, alcune considerazioni forniscono un contesto per prendere decisioni relative ai flussi di lavoro:

  • chiunque riceverà un accordo di riservatezza sarà registrato come contatto nel sistema Dynamics
  • Il documento NDA è una versione controllata, ed è collegata tramite le note processuali, non tramite l’entità
  • Il proprietario del contatto deve controfirmare il contratto
  • Il contratto deve essere inviato a un file di archivio e-mail

Se è la prima volta che trasmetti l’output di un’attività per utilizzarlo come valore di input per un’attività successiva, sarebbe opportuno dedicare del tempo a rivedere il processo.

Per creare il processo:

  • Passa a Amministrazione Adobe Acrobat Sign > Crea nuovo flusso di lavoro
    • Si apre una nuova sovrapposizione Crea processo
  • Assegna al processo un nome intuitivo. Il nome del processo è visibile solo agli amministratori
  • Seleziona un’Azione dall’elenco di selezione Categoria
  • Seleziona l’Entità principale dall’elenco di selezione Entità
    • Qualsiasi Entità in Dynamics può essere selezionata e fornisce gli oggetti che il processo può utilizzare nel flusso di lavoro
    • Nessuno (globale) è un’opzione per i flussi di lavoro non associati a Entità

Questo esempio presuppone che qualunque destinatario di un accordo di riservatezza (NDA) sia un Contatto, quindi utilizziamo Contatto come entità primaria.

  • Fai clic su OK.
    • Si apre una pagina PowerApps che mostra la pagina Informazioni processo

Il processo dettagliato viene creato nella parte inferiore della pagina. Scorri in basso, fino alla sezione Aggiungi passaggio.

  • Fai clic su Aggiungi passaggio.
  • Scorri in basso fino alla voce dell’elenco di selezione di Adobe Acrobat Sign ed espandi il sottomenu
    • Vengono mostrate le sette Attività di Adobe Acrobat Signi:
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

Il processo completo per far firmare un documento include almeno tre di queste, più o meno nell’ordine seguente:

Creare un accordo: l’“Accordo” è l’oggetto contenitore che contiene tutti i valori di configurazione per la transazione completa tramite il sistema Adobe Acrobat Sign.

Quando si crea un accordo, sono disponibili due opzioni

  • Crea accordo da modello: utilizza un Modello di accordo che deve essere già definito, importando i valori di tutti i campi
  • Crea accordo: fornisci i valori a livello di campo dell’Accordo solo per questo processo

Aggiungi documento: in questo modo vengono allegati i file da inviare

  • I file che è possibile caricare in Dynamics possono essere al massimo di 5 MB.
  • I documenti vengono aggiunti tramite il campo Note all’Entità primaria oppure al Processo, a seconda delle esigenze
    • I documenti allegati alle entità primarie tendono a essere documenti personalizzati, ad esempio un contratto personalizzato da allegare a un’opportunità
    • I documenti allegati a un processo possono essere documenti standard controllati in base alla versione, ad esempio un accordo di non divulgazione
Nota:

È possibile aggiungere i destinatari prima del documento.

In linea di principio, aggiungendo prima il documento migliora la comprensione del processo, in quanto, nella maggior parte dei casi, il tipo di documento indica i destinatari e l’ordine in cui dovrebbero essere coinvolti nel processo di firma.

Aggiungi destinatario: i destinatari sono le persone incluse nel percorso di completamento dell’accordo. Possono essere:

  • Firmatari: chiunque debba applicare una firma legale
  • Approvatori: destinatari che devono solo approvare il documento, ma non necessariamente firmarlo
  • Cc: solo osservatori, i destinatari in Cc non possono intervenire sull’accordo.
    • Un'ottima opzione per archiviare automaticamente un tipo di documento inviandolo a un indirizzo e-mail

Sono disponibili due opzioni per l’aggiunta di destinatari:

  • Aggiungi destinatario tramite ricerca: utilizza Dynamics per importare l’indirizzo e-mail del destinatario da un’entità Dynamics.
  • Aggiungi destinatario: consente di includere un destinatario non associato ad alcuna entità Dynamics configurando esplicitamente l’indirizzo e-mail.
Nota:

Esistono due modi per creare un processo in cui sia necessaria l’attività  AddRecipient :

  • L’unico destinatario viene importato come e-mail primaria dall’entità principale nell’attività CreateAgreement
  • L’unico destinatario è il firmatario che utilizza l’opzione Firmo solo io nel campo Opzioni firma mittente nell’attività CreateAgreement

Invia accordo: l’attività che accetta l’Accordo configurato e lo invia al servizio Adobe Acrobat Sign, avviando il processo di firma

Nel nostro esempio di Accordo di riservatezza vengono utilizzate cinque delle sei attività (può esserci un solo tipo di attività “Crea accordo”), in un processo in cinque fasi:

1. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività

  • Definisci il Nome accordo: il Nome dell’accordo viene visualizzato nelle e-mail di notifica ai destinatari e rappresenta l’accordo in tutto il sistema Dynamics. Usa un nome intuitivo che indica la natura del documento che i destinatari si aspettano
  • Al termine, fai clic su Salva e chiudi

Valori dei campi per questo esempio:

  • Il Messaggio dell’accordo è stato modificato per fornire istruzioni significative in merito al documento allegato
  • È stato inserito un valore di scadenza di 5 per garantire che questo documento legale non venga lasciato aperto per un periodo di tempo inaccettabile
    • L’accordo scadrà e verrà annullato automaticamente dopo 5 giorni di calendario
  • L’e-mail primaria dell’entità principale verrà importata come primo destinatario
  • È programmato un promemoria per l’iterazione giornaliera (dato che l’accordo scade dopo cinque giorni)

Nota:

Quando si configurano correttamente le attività, la X rossa viene rimossa dai record dei passaggi

2. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.AddDocument

  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
    • Inserisci il valore dell’ID accordo nel campo Input ID accordo
    • Definisci il campo Aggiungi documenti da
    • Definisci il campo Seleziona processo se stai allegando il file da un processo
    • Configura eventuali altri campi necessari
  • Fai clic su Salva e chiudi

Valori dei campi per questo esempio:

  • Il campo Aggiungi documenti da Campo è configurato per recuperare il file dell’Accordo di riservatezza dalle Note del processo
  • Seleziona processo: poiché stiamo recuperando il file da un Processo, dobbiamo indicare quale Processo contiene il file
    • Questa ricerca di esempio fa riferimento allo stesso Processo che attualmente stiamo sviluppando
  • Nome documento viene lasciato vuoto: poiché l’elemento centrale di questo Processo è molto ristretto, in quanto riguarda solo i contratti degli Accordi di riservatezza, non ci si aspetta che al processo venga allegato altro che il file dell’Accordo di riservatezza
  • Aggiungi solo la versione più recente del documento è configurato su True. Se sono presenti versioni iterative dell’Accordo di riservatezza, non vogliamo inviare tutte le versioni, ma solo quella più recente

3. Aggiungi passaggio: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (utente)

  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
    • Inserisci il valore dell’ID accordo nel campo Input ID accordo
    • Poiché in questo modo viene aggiunto un destinatario tramite ricerca, definisci l’Entità che identifica il destinatario: lead, contatto o utente
    • Definisci il Ruolo destinatario: il destinatario è un firmatario, un approvatore o un CC
    • Definisci l’Ordine destinatario: poiché si tratta del secondo destinatario, immetti 2
      • Poiché l’attività CreateAgreement è configurata su Aggiungi e-mail primaria da entità principale come primo destinatario
    • Definisci la Verifica dell’identità: l’impostazione predefinita è l’email Se desideri aggiungere la verifica a due fattori, modifica il campo di conseguenza
    • Configura eventuali altri campi necessari
  • Fai clic su Salva e chiudi

Valori dei campi per questo esempio:

  • Poiché questo è il secondo destinatario, viene selezionato il tipo Utente Entità. Le controfirme interne in genere hanno luogo dopo che il destinatario esterno ha applicato la propria firma
  • Aggiungere un utente come destinatario è configurato per la ricerca dell’utente
  • Il Firmatario predefinito viene lasciato al suo posto, poiché è richiesta una firma
  • 2 viene immesso nel campo Ordine destinatari. Il firmatario interno segue sempre il firmatario esterno

4. Aggiungi passaggio - AdobeSign.Activities.AddRecipient

  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
    • Immetti il valore ID accordo nel campo Input ID accordo
    • Forniscinome e cognome del destinatario facoltativo se è presente
    • Aggiungi l’indirizzo e-mail del destinatario
    • Definisci il Ruolo destinatario: il destinatario è un firmatario, un approvatore o un Cc
    • Definisci l’ordine del destinatario: poiché si tratta del terzo destinatario, immetti 3
    • Configura eventuali altri campi necessari
  • Fai clic su salva e chiudi

Valori dei campi per questo esempio:

  • Il destinatario è in Cc all’indirizzo e-mail del nostro archivio NDA interno
  • Al posto del nome di una persona, nel campo Nome e cognome del destinatario viene immessa una descrizione appropriata
  • Viene aggiunto l’indirizzo e-mail completo
  • L’opzione Cc è selezionata solo perché il destinatario sta raccogliendo le firme Accordi di riservatezza per la conservazione dei record di backup
  • 3 viene immesso nel campo Ordine destinatari. Il destinatario non è tecnicamente nel ciclo di firma, ma il campo è obbligatorio
    • I destinatari in Cc dovrebbero essere sempre elencati dopo i destinatari che partecipano al processo di firma/approvazione

5. Aggiungi passaggio - AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
    • Immetti il valore ID accordo nel campo Input ID accordo
  • Fai clic su salva e chiudi

Una volta configurati tutti i passaggi:

  • scorri fino alla parte superiore della pagina e fai clic sulla scheda Note.
  • Con la scheda Note aperta, fai clic nel campo con l’indicazione Inserisci una nota
    • Il contenuto della scheda cambia nuovamente e viene visualizzato il pulsante Allega file
  • Fai clic su Allega file

Viene generata una nuova finestra a comparsa con il pulsante Sfoglia in modo da poter cercare il file e allegarlo.

  • Fai clic su Sfoglia...
  • Individua e Apri il file
    • Il percorso del file verrà importato nel campo Nome file e si chiuderà la finestra Sfoglia...
  • Fai clic sul pulsante Allega
  • Fai clic sul pulsante Chiudi

Il file è ora correttamente allegato alle Note del processo

Con il file allegato alla sezione Note del processo, non resta che attivare il processo.

  • Fai clic sul pulsante Attiva nella parte superiore della finestra

Quando viene visualizzata la richiesta di attivazione, fai clic su Attiva

Se non si verificano errori, la pagina viene aggiornata mostrando il pulsante Disattiva nella parte superiore (al posto del pulsante Attiva)

L’Azione è completa.

Per renderla disponibile agli utenti, è necessario collegarla a un flusso di lavoro:

  • Fai clic sul pulsante Chiudi nella parte superiore a sinistra nella finestra per chiudere la pagina PowerApp
  • Torna alla pagina Amministrazione Adobe Acrobat Sign e fai clic di nuovo su Crea nuovo flusso di lavoro
    • Si apre la sovrapposizione Crea processo
  • Seleziona Flusso di lavoro dall’elenco di selezione Categoria
  • Seleziona la stessa Entità principale dall’elenco di selezione Entità selezionata per il processo
    • Questa è l’entità in cui i mittenti possono trovare il flusso di lavoro elencato
  • Fai clic su OK.

Si carica la pagina Informazioni sul processo.

Poiché questo esempio è per un contratto di un Accordo di riservatezza, verrà abilitata come opzione on-demand.

  • Seleziona la casella accanto a Come processo on-demand
  • Fai clic sul pulsante Aggiungi passaggio nel Process Builder
  • Seleziona Esegui azione dall’elenco delle opzioni

  • Nel campo Azione, seleziona il processo appena creato
    • Il campo Entità viene compilato automaticamente in base al processo selezionato
  • Fai clic su Imposta Proprietà nel record del passaggio per aprire le proprietà dell’attività
    • Configura l’impostazione di destinazione
  • Fai clic su Salva e chiudi
  • Una volta configurati tutti i passaggi, scorri fino alla parte superiore della pagina e fai clic su Attiva
    • Fai clic di nuovo su Attiva, se richiesto

Il flusso di lavoro è completo e correlato all’entità principale (Contatto in questo esempio).

Verifica il flusso di lavoro:

  • Passa a qualsiasi Contatto
  • Fai clic sull’elenco Altre opzioni nella barra multifunzione (...)
  • Fai clic su Esegui flusso di lavoro

Viene visualizzato un elenco di flussi di lavoro correlati all’Entità

  • Seleziona la casella accanto al flusso di lavoro da attivare
  • Fai clic su Aggiungi nella parte inferiore del pannello per avviare il flusso di lavoro

  • Fai clic su OK quando richiesto se desideri eseguire il flusso di lavoro


Indirizzamento ibrido per flussi di firma

L’indirizzamento ibrido della firma è una combinazione di un processo sequenziale di firma che prevede una o più fasi in cui il processo di firma diventa parallelo.

Più di ogni altro tipo di flusso di firma, l’indirizzamento ibrido richiede una conoscenza approfondita del modulo e dell’ordine previsto per apporre le firme.

L’assegnazione dei campi (firmatario1, firmatario2, ecc.) è basata sull’ordine in cui i destinatari sono elencati nel processo o nell’interfaccia utente.All’interno di una fase di firma parallela, tutti i destinatari nell’Ordine destinatari hanno lo stesso numero, in modo che la posizione fisica nel processo/interfaccia utente sia l’unica coda a cui nel campo modulo il destinatario ha accesso.

Il destinatario principale nel processo/interfaccia utente è firmatario1.

Il secondo destinatario elencato nel processo/interfaccia utente è firmatario2, anche se il flusso di firma è parallelo ed entrambi i destinatari indicano un ordine dei destinatari pari a 1.


Requisiti e limiti dell’indirizzamento ibrido

  • L’indirizzamento ibrido funziona solo se è abilitato nell’account Adobe Acrobat Sign
    • Accedi ad Adobe Acrobat Sign come amministratore dell’account
    • Passa ad Account > Impostazioni di invio > Ordine di firma > Consenti ai mittenti di specificare l’ordine di indirizzamento ibrido
    • Salva l’impostazione
  • I modelli di accordo non possono essere configurati per l’utilizzo dell’indirizzamento ibrido
  • L’indirizzamento ibrido non è supportato quando il Tipo firma è manuale
  • L’indirizzamento ibrido non supporta un processo in cui l’Ordine di firma mittente è
    • Firmo per primo
    • Firmo per ultimo
    • Firmo solo io
  • L’inclusione dell’e-mail primaria dall’entità principale identifica il destinatario con un Ordine destinatari di 1. Se sono presenti altri destinatari con un Ordine destinatari pari a 1, vengono applicate le regole ibride
  • Se viene definito un processo con Ordine inserito = False (che indica un flusso di firma parallelo), ma i destinatari non hanno tutti lo stesso valore nell’Ordine destinatari (che indica un flusso di firma sequenziale), vengono applicate le regole di indirizzamento ibrido.


Cause comuni di errori nel processo

A volte un processo che non mostra errori nella configurazione non riesce durante il runtime.

I motivi comunemente identificati che possono verificarsi sono:

  • Nessun file è allegato alla sezione Nota da cui si sta tentando di recuperare il file
  • Il metodo di Verifica dell’identità, come definito nell’Attività AddRecipient oppure CreateAgreement, non è consentito dalle impostazioni del tuo account Adobe Acrobat Sign
  • Non esiste alcun contatto sull’entità principale e nell’attività CreateAgreement Aggiungi e-mail primaria dell’entità principale come destinatario è impostato su true

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