PDF 색인 작성

문서에 단어의 색인을 포함하면 긴 PDF를 검색하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다. Acrobat에서는 문서보다 색인을 더 빠르게 검색할 수 있습니다. 포함된 색인은 PDF의 배포 또는 공유 사본에 포함됩니다. 색인이 포함된 PDF를 검색하는 것은 색인이 포함되지 않은 PDF를 검색하는 방법과 동일하며 추가로 필요한 단계가 없습니다.

PDF에 색인 추가

PDF의 포함된 색인 업데이트 또는 제거

카탈로그 기능 정보(Acrobat Pro)

특정 PDF 그룹을 카탈로그로 정의하여 문서 컬렉션 전체에 단일화된 색인을 생성할 수 있습니다. 카탈로그화된 PDF에서 특정 정보를 검색할 때 색인을 사용하면 검색 절차가 훨씬 빨라집니다.

CD에 컬렉션을 배포할 때 해당 PDF 색인을 포함할 수 있습니다.

로마어, 중국어, 일본어 또는 한국어로 작성된 문서를 카탈로그화할 수 있습니다. 카탈로그화할 수 있는 항목으로는 문서 텍스트, 주석, 책갈피, 양식 필드, 태그, 개체 및 문서 메타데이터, 첨부 파일, 문서 정보, 디지털 서명, 이미지 XIF(확장 이미지 파일 형식) 메타데이터, 사용자 지정 문서 속성 등이 있습니다.

PDF 색인화 준비(Acrobat Pro)

먼저, 색인화할 PDF가 포함될 폴더를 만듭니다. 모든 PDF에는 링크, 책갈피, 양식 필드 등의 전자 기능과 내용이 모두 포함되어 있어야 합니다. 색인화할 파일에 스캔한 문서가 포함되어 있으면 해당 텍스트가 검색 가능한지 확인합니다. 긴 문서를 장 크기의 짧은 파일로 나누어서 검색 성능을 개선합니다. 또한 파일의 문서 속성에 정보를 추가하여 파일의 검색 성능을 개선할 수도 있습니다.

문서 컬렉션을 색인화하기 전에 디스크 드라이브나 네트워크 서버 볼륨에서 문서 구조를 설정하고 파일 이름이 다른 플랫폼에서도 사용할 수 있는 것인지 확인해야 합니다. 파일 이름이 잘리면 플랫폼 간 검색에서 검색하기 어렵습니다. 이 문제를 방지하려면 다음 지침을 고려하세요.

• MS-DOS 파일 이름 지정 규칙(8자 이하로 지정하고 3자의 파일 이름 확장자를 붙여야 함)을 사용하여 파일, 폴더 및 색인의 이름을 바꿉니다. 특히 ISO 9660 포맷 CD-ROM 디스크에 문서 컬렉션과 색인을 저장하려는 경우 이 방법을 따릅니다.

• 파일 및 폴더 이름에서 악센트 표시가 있는 문자와 영어가 아닌 문자 등의 확장된 문자를 제거합니다. 카탈로그 기능에서 사용하는 글꼴은 문자 코드 133 - 159를 지원하지 않습니다.

• Mac OS 사용자가 검색할 색인의 경우 폴더 또는 경로 이름이 256자를 초과하여 과도하게 중첩되지 않아야 합니다.

• OS/2 LAN 서버에서 Mac OS를 사용하는 경우, MS-DOS 파일 이름 지정 규칙을 적용하거나 FAT(파일 할당 테이블) 볼륨만 색인화하도록 IBM®LAN Server Macintosh(LSM)를 구성합니다. (HPFS[고성능 파일 시스템] 볼륨에는 검색 불가능한 긴 파일 이름이 있을 수 있습니다.)

  색인화하지 않으려는 하위 폴더가 문서 구조에 포함되어 있는 경우 색인화 절차 도중 그러한 폴더를 제외할 수 있습니다.

문서 속성에 메타데이터 추가(Acrobat Pro)

PDF를 더 쉽게 검색하기 위해 문서 속성에 메타데이터라는 파일 정보를 추가할 수 있습니다. 파일 > 속성을 선택하고 설명 탭을 클릭하면 현재 열려 있는 PDF의 속성을 볼 수 있습니다.

문서 속성에 데이터를 추가할 때는 다음 권장 사항을 고려하세요.

• [제목] 필드에는 문서를 설명하는 제목을 사용합니다. 문서의 파일 이름은 [검색 결과] 대화 상자에 표시되어야 합니다.

• 비슷한 정보에는 항상 같은 옵션(필드)을 사용합니다. 예를 들어, 일부 문서의 주제 옵션과 다른 문서의 키워드 옵션에는 중요 용어를 추가하지 않습니다.

• 동일한 정보에는 일관된 단일 용어를 사용합니다. 예를 들어, 같은 범주의 문서에 생물학이라는 범주 이름과 생명 공학이라는 범주 이름을 함께 사용하는 것은 좋지 않습니다.

• 문서 담당 그룹을 나타내려면 작성자 옵션을 사용합니다. 예를 들어, 고용 정책 문서의 작성자는 인사부가 될 수 있습니다.

• 문서 제품 번호를 사용한 경우에는 문서 제품 번호를 키워드에 추가합니다. 예를 들어, 특정 주제와 관련된 수백 개의 문서 집합 중에서 특정 문서를 나타내려면 키워드에 doc#=m234와 같은 번호를 추가합니다.

• 주제 또는 키워드 옵션을 하나 또는 모두 사용하여 문서를 유형별로 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 하나의 문서에 대해 [주제] 항목으로는 상태 보고서를 사용하고 [키워드] 항목으로는 월별 또는 주별을 사용할 수 있습니다.

  Adobe PDF 사용에 능숙한 경우에는 색인을 만들 때 [문서 유형], [문서 번호] 및 [문서 식별자] 등의 사용자 지정 데이터 필드를 정의할 수 있습니다. 이 방법은 고급 사용자에게만 권장되며 Acrobat 전체 도움말에서는 다루지 않습니다.

컬렉션에 대한 인덱스 만들기(Acrobat Pro)

색인을 새로 작성할 때는 Acrobat에서 확장자가 .pdx인 파일과 새로운 지원 폴더가 만들어지는데, 여기에 확장자가 .idx인 파일이 하나 이상 포함됩니다. IDX 파일에는 색인 항목이 포함되어 있습니다. 색인을 검색하려는 사용자는 모든 .idx 파일을 사용할 수 있어야 합니다.

색인화 옵션 대화 상자

색인에서 문서 텍스트에 나타나는 모든 숫자를 제외하려면 이 옵션을 선택합니다. 숫자를 제외하면 문서의 크기가 상당히 줄어들기 때문에 검색 속도가 빨라집니다.

Acrobat 2.0 이전에 만들어져 자동으로 ID 번호가 추가되지 않은 PDF가 컬렉션에 포함되어 있는 경우 이 옵션을 선택합니다. Mac OS의 긴 파일 이름을 MS-DOS 파일 이름으로 변환하면서 짧게 줄일 때는 ID 번호가 필요합니다. Acrobat 2.0 및 이후 버전은 자동으로 ID를 추가합니다.

이 옵션을 선택하지 않으면 마지막으로 색인을 작성한 후 변경된 문서를 검색할 때 메시지가 나타납니다.

색인에 사용자 지정 문서 속성을 포함하려면 이 옵션을 사용합니다. 색인화할 PDF에 이미 있는 사용자 지정 문서 속성만 색인화됩니다. 속성을 입력하고 [유형] 메뉴에서 선택한 후 [추가]를 클릭합니다. 이러한 속성은 결과 색인을 검색할 때 [PDF 검색] 창의 추가 조건 팝업 메뉴에 검색 옵션으로 표시됩니다. 예를 들어, 사용자 지정 속성 [문서 이름]을 입력하고 [유형] 메뉴에서 문자열 속성을 선택한 경우 색인을 검색하는 사용자는 [다음 추가 조건 사용] 메뉴에서 [문서 이름]을 선택하여 사용자 지정 속성 내에서 검색을 수행할 수 있습니다.

사용자 지정 XMP 필드를 포함하려면 이 옵션을 사용합니다. 사용자 지정 XMP 필드는 색인화되어 추가 조건 팝업 메뉴에 표시되므로 선택한 색인에서 검색할 때 검색에 포함할 수 있습니다.

색인 검색 결과에서 특정 단어(최대 500 단어)를 제외할 경우에 사용합니다. 단어를 입력한 후 [추가]를 클릭하고 필요한 경우 이 과정을 반복합니다. 단어를 제외하면 색인의 크기를 10% - 15% 줄일 수 있습니다. 제외 단어는 최대 128자까지 포함할 수 있으며 대/소문자를 구분합니다.

태그가 지정된 논리 구조가 있는 문서에서 특정 하위 요소 태그 노드를 검색할 수 있게 하려면 이 옵션을 사용합니다.

카탈로그 ReadMe 파일(Acrobat Pro)

별도의 읽어보기 파일을 만들어 색인이 있는 폴더에 추가하는 것이 좋습니다. 이 읽어보기 파일은 다음과 같은 세부적인 색인 정보를 제공할 수 있습니다.

• 색인화된 문서의 종류

• 지원되는 검색 옵션

• 연락처 또는 문의 전화 번호

• 색인에서 제외된 숫자 또는 단어 목록

• LAN 기반 색인에 포함된 문서가 들어 있는 폴더 목록 또는 디스크 기반 색인에 포함된 문서 목록 각 폴더 또는 문서의 내용에 대한 짧은 설명을 포함할 수도 있습니다.

• 각 문서에 대한 값 목록([문서 정보] 필드 값을 지정한 경우)

  카탈로그에 포함된 문서가 매우 많은 경우에는 각 문서에 지정된 값을 보여 주는 테이블을 포함하는 것이 좋습니다. 테이블은 읽어보기 파일에 포함하거나 별도의 문서에 포함할 수 있습니다. 색인을 만드는 동안 테이블을 사용하여 일관성을 유지할 수 있습니다.

색인 수정 (Acrobat Pro)

기존 색인을 업데이트하거나 재작성하거나 제거할 수 있습니다.

카탈로그 기본 설정(Acrobat Pro)

이후에 구성하는 모든 색인에 항상 적용할 색인 기본 설정을 지정할 수 있습니다. 색인을 작성할 때 새 옵션을 선택하면 이 설정이 기본 설정보다 우선합니다.

기본 설정 대화 상자의 범주에서 카탈로그를 선택합니다. 많은 옵션이 색인 작성 절차에 설명된 옵션과 동일합니다.

예약된 색인 업데이트(Acrobat Pro)

[카탈로그] 기능과 카탈로그 일괄 처리 PDX 파일(.bpdx)을 사용하여 색인을 자동으로 구축, 재구축, 업데이트, 제거하는 시기와 빈도를 예약할 수 있습니다. BPDX 파일 은 플랫폼별 카탈로그 색인 파일의 경로와 플래그 목록이 들어 있는 텍스트 파일입니다. Windows 스케줄러 등의 예약 응용 프로그램을 사용하여 Acrobat에 BPDX 파일을 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 Acrobat에서 BPDX 파일의 플래그에 따라 색인이 다시 생성됩니다.

컬렉션 및 해당 인덱스 이동(Acrobat Pro)

로컬 하드 드라이브에서 색인화된 문서를 만들고 테스트한 후 완성된 문서 컬렉션을 네트워크 서버나 디스크로 이동할 수 있습니다. 색인 정의에는 색인화된 문서가 들어 있는 폴더와 색인 정의 파일(PDX) 사이의 상대 경로가 포함되어 있습니다. 이 상대 경로만 변경하지 않으면 색인화된 문서 컬렉션을 이동한 후 색인을 재작성하지 않아도 됩니다. 색인화된 문서가 들어 있는 폴더와 PDX 파일이 같은 폴더에 있는 경우 이 폴더를 이동하면 상대 경로를 유지할 수 있습니다.

상대 경로가 변경된 경우에는 색인화된 문서 컬렉션을 이동한 후 색인을 새로 만들어야 합니다. 그러나 이전 PDX 파일도 계속 사용할 수 있습니다. 이전 PDX 파일을 사용하려면 먼저 색인화된 문서를 이동합니다. 그런 다음 새 색인을 만들려는 폴더에 PDX 파일을 복사하고 필요한 경우 디렉토리와 하위 디렉토리의 포함 및 제거 목록을 편집합니다.

색인이 해당 컬렉션과는 별도의 드라이브나 서버 볼륨에 있는 경우 컬렉션이나 색인을 이동하면 색인이 나뉩니다. 문서 컬렉션을 다른 네트워크 위치나 CD로 이동하려는 경우에는 컬렉션과 같은 위치에 색인을 만들고 구성합니다.