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Acrobat Sign para Salesforce: Configurar el paquete

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    16. Artículos adicionales
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guía de instalación
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guía del usuario
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      1. Guía del usuario
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      1. Guía del usuario
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      4. Notas de la versión
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    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
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      2. Notas de la versión
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      1. Guía del usuario
      2. Notas de la versión
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      1. Información general
      2. Dynamics Online: guía de instalación 
      3. Dynamics Online: guía del usuario 
      4. Dynamics local: guía de instalación 
      5. Dynamics local: guía del usuario
      6. Guía de flujo de trabajo de Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guía de actualización
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    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
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      4. SharePoint local: guía del usuario
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      7. SharePoint Online: guía de asignación de plantillas
      8. SharePoint Online: guía del usuario
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      10. SharePoint Online: notas de la versión
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    3. Guía del usuario de contratación
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    5. Notas de la versión
  9. Acrobat Sign para Workday
    1. Guía de instalación
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    3. Tutorial de configuración
  10. Acrobat Sign para NetSuite
    1. Guía de instalación
    2. Notas de la versión
  11. Acrobat Sign para SugarCRM
  12. Acrobat Sign para VeevaVault
    1. Guía de instalación
    2. Guía del usuario
    3. Guía de actualización
    4. Notas de la versión
  13. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    1. Guía de instalación
  14. Acrobat Sign para Zapier
    1. Información general sobre Acrobat Sign para Zapier
    2. Flujos de trabajo de firma electrónica compatibles
    3. Acciones admitidas
    4. Crear flujos de trabajo de firma electrónica automatizados
  15. Documentación para desarrolladores de Acrobat Sign
    1. Información general
    2. Webhooks
    3. Etiquetas de texto

Información general

Te damos la bienvenida a la guía completa sobre la configuración del paquete “Acrobat Sign para Salesforce”.  Este documento proporciona instrucciones paso a paso para configurar y mejorar la integración entre Adobe Acrobat Sign y Salesforce sin problemas.  Al usar las potentes funcionalidades de ambas plataformas, puedes agilizar los procesos de firma de documentos y mejorar la productividad.

Adobe Acrobat Sign ofrece una amplia gama de opciones de configuración alternativas que pueden mejorar tu experiencia de firma electrónica. Consulta los temas siguientes para aprender cómo hacer lo siguiente:

Para obtener más información acerca de las configuraciones opcionales y de gran valor, consulte la Guía de configuración avanzada.

Controlar el acceso a Adobe Acrobat Sign

Los objetos personalizados incluidos en el paquete Adobe Acrobat Sign para Salesforce tienen un nivel de acceso predeterminado "Privado" en el nivel de organización. Esta configuración predeterminada se implementa para garantizar el cumplimiento de las directrices de seguridad de Salesforce y mantener niveles de seguridad adecuados.

Como persona administradora, es esencial leer y entender bien el Uso compartido del nivel de registro de Salesforce y otros modelos de permisos. 

Si los requisitos de su empresa requieren un entorno menos restrictivo, tiene la opción de realizar ajustes. Así es como puede lograrlo:

  1. Vaya a Configuración > Seguridad > Configuración de uso compartido.
  2. Edite el permiso de uso compartido de los objetos según sus necesidades, estableciéndolo como Lectura/escritura pública si es necesario.
  3. Seleccione Guardar.

Al cambiar los objetos a acceso "Público", todos los usuarios autenticados pueden ver y editar los registros. Sin embargo, en lugar de modificar los valores predeterminados para toda la organización, se recomienda utilizar otros mecanismos como la jerarquía de funciones, los grupos, los permisos de perfil y los conjuntos de permisos para lograr el control de acceso deseado.

Estos métodos alternativos proporcionan un control más granular sobre el acceso a los registros, lo que garantiza un entorno bien estructurado y seguro dentro de su instancia de Salesforce.

Habilitar la configuración de Salesforce

Las siguientes configuraciones no son específicas de Acrobat Sign para Salesforce, pero son recursos que se pueden utilizar:

  • Aplicación vulnerable a “Clickjacking”
  • Atributo HttpOnly no definido en cookies confidenciales
  • Seguridad de transporte estricta HTTPS (HSTS) no implementada

Es importante tener en cuenta que cualquier modificación realizada en esta configuración afectará a toda la organización, incluidas otras aplicaciones instaladas en la organización, así como al código personalizado. Como resultado, Adobe Acrobat Sign no desea invalidar la configuración establecida por el administrador.

Sin embargo, recomendamos habilitar esta configuración por estos motivos:

Los ataques de “Clickjacking” suelen utilizar una combinación de hojas de estilo, iframe y elementos de formulario para convencer al usuario de destino de que interactúe con una página inocua cuando en su lugar, están escribiendo o haciendo clic en un fotograma invisible controlado por un intruso.

Un ataque “clickjacking” con éxito podría saltarse las protecciones de falsificación de solicitud de ataque (CSRF) que intentan confirmar las transacciones con el usuario, lo que da como resultado una transacción no deseada.

Es posible evitar esto si modifica la configuración de seguridad de sesión y permite:

  • Activar protección frente a “clickjack” para las páginas de Configuración
  • Activar protección frente a “clickjack” para páginas distintas a las de Configuración de Salesforce
  • Activar protección frente a “clickjack” para páginas de cliente de Visualforce con encabezados estándar
  • Activar protección frente a “clickjack” para páginas de cliente de Visualforce con encabezados desactivados

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Sin el atributo HttpOnly definido en una cookie, un intruso puede usar JavaScript de lado del cliente para iniciar un ataque de ejecución de scripts en sitios múltiples y capturar el valor de la cookie a través del script inyectado.

Tenga en cuenta que un intruso podría saltarse las restricciones impuestas por el atributo HttpOnly en ciertas circunstancias y que muchos otros tipos ataques graves se pueden distribuir por la inyección de scripts del lado del cliente, además del simple robo de cookies.

Puede evitar esta amenaza modificando la configuración de seguridad de la sesión y habilitando Requerir atributo HttpOnly .

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Esta configuración hace que el cliente web (es decir, el navegador) garantice que todas las solicitudes posteriores están forzadas a usar HTTPS. Así ayuda a evitar ataques de intermediarios (man-in-the-middle) que pueden producirse en cualquier momento si el usuario o la aplicación inician solicitudes HTTP.

Activar HSTS para Sites y Communities.

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

 

Vínculo al entorno de zona protegida de Acrobat Sign 

El paquete Acrobat Sign para Salesforce se ha actualizado para incluir compatibilidad con el entorno de zona protegida de Acrobat Sign. Esta mejora permite a los administradores probar los flujos de trabajo y las configuraciones de los paquetes antes de implementarlos en producción.

Póngase en contacto con el Customer Success Manager si su organización no puede acceder a la zona protegida de Acrobat Sign.

Para establecer un vínculo con el entorno de zona protegida de Acrobat Sign:

  1. En la página Configuración, vaya a Configuración personalizada. 

  2. En la lista de configuración personalizada, busque Configuración del entorno de Adobe Sign y seleccione Administrar para el listado.

  3. En la página Administrar configuración personalizada, seleccione Editar.

  4. En el campo Nombre de entorno, escriba “Zona protegida” y seleccione Guardar.

    Los administradores ahora pueden conectarse al entorno de zona protegida. Una vez hecho esto, la pestaña Administración de Acrobat Sign, la página Acuerdos y la plantilla de acuerdos muestran un banner de zona protegida, como se muestra en la imagen. El entorno de zona protegida de Acrobat Sign también admite Document Builder.

    banner de zona protegida
    El entorno de zona protegida de Acrobat Sign muestra un banner.

Agregar el Objeto “Acuerdos" a diseños de página

Puede mejorar el uso de Adobe Acrobat Sign añadiendo el objeto Acuerdo a los diseños de página. Los usuarios deben interactuar con el objeto Acuerdos que más se utiliza al enviar documentos para su firma.

  1. Vaya a la pestaña Administrador de Adobe Acrobat Sign y seleccione Componentes para Enviar a firmar.

  2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione un diseño de página que desee modificar entre las opciones especificadas: Cuenta, Oportunidad, Contrato, Posible cliente y Contacto.  

    add-send-for-sginature-component

  3. En el panel izquierdo de la página de objetos que aparece, seleccione Diseños de página.

  4. Seleccione el diseño de página que desea editar.

  5. En el panel izquierdo, seleccione Listas relacionadas y, a continuación, arrastre y suelte el objeto Acuerdos al lugar deseado del diseño de la página.

    opportunity-drag-agreements

  6. Seleccione Guardar.

    Vista de oportunidad con acuerdo

    Una vez que el objeto Acuerdo está en su sitio, puede ver fácilmente todos los acuerdos relacionados con el objeto de Salesforce o enviar nuevos acuerdos directamente desde el registro correspondiente.

Activación de los roles de delegador para destinatarios

Nota:

Los roles de delegador solo se reconocen en el entorno de Lightning

Las funciones de delegador son un marcador de posición para las situaciones en las que sabe que una persona deberá interactuar con el acuerdo, pero no puede determinar quién será esa persona en el momento de enviarlo.  No se espera que el delegador lleve a cabo acción alguna, por lo que no tiene ningún campo disponible al recibir el documento.  Una vez que haya delegado el acuerdo, la persona en quien lo haya delegado tendrá acceso completo a todos los campos designados para su tipo de acceso.

Hay opciones de delegador para las cinco funciones estándar (firmante, aprobador, aceptador, rellenador del formulario y destinatario certificado).

Para habilitar los roles de delegador, haga lo siguiente:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. En la página Configuración personalizada, seleccione Configuración de Adobe Sign.

    custom-settings

  3. En la página Configuración de Adobe Sign, seleccione Administrar.

    custom-settings-manage

  4. Seleccione Nuevo (o Editar, si ya ha configurado antes las opciones).

  5. Seleccione las casillas de los valores que desee ajustar con la función Buscar (Cmd/Ctrl + F):

    • Habilitar Delegar función Aceptante: es necesario cuando quiere delegar la función Aceptante.
    • Habilitar Delegar función Destinatario certificado: es necesario cuando planea delegar un destinatario certificado.
    • Habilitar Delegar función Rellenador del formulario: se usa cuando hace falta delegar la función Rellenador del formulario.
    • Habilitar Delegar destinatario en función Aprobador: es necesario cuando planea delegar en Aprobadores.
    • Habilitar Delegar destinatario en función Firmante: es necesario cuando va a delegar en Firmantes.
    edit-custom-settings

  6. Seleccione Guardar.

Agregar "Acuerdos" a otros Objetos de Salesforce

Puede asociar acuerdos de Adobe Acrobat Sign a objetos de Salesforce de su elección (estándar o personalizados). Esto le permite crear acuerdos vinculados a estos y muestra todos los relacionados en la página de ese objeto.

Siga los pasos que se indican a continuación para asociar acuerdos a un objeto:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

  2. Seleccione Acuerdo.

  3. En el panel izquierdo, seleccione Campos y relaciones.

  4. Seleccione Nuevo.

  5. En el paso 1, elija el tipo de campo, seleccione Relación de búsqueda y, a continuación, Siguiente. 

    Seleccionar relación de búsqueda

  6. En el paso 2, elija el objeto relacionado, seleccione su objeto (Pedido en este ejemplo) en el menú desplegable y, a continuación, Siguiente.

  7. En el paso 3. Introduzca la etiqueta y el nombre para el campo de búsqueda, escriba un Nombre de campo y Siguiente.  

  8. En el Paso 4 y Paso 5, seleccione Siguiente.

  9. En el paso 6, añada listas relacionadas personalizadas, asegúrese de que la opción Añadir lista relacionada esté activada y, a continuación, seleccione Guardar.

Habilitación de los métodos avanzados de autenticación de la identidad

Desde el punto de vista legal, la autenticación con una cuenta de correo electrónico (y, por tanto, la dirección URL de firma incluida en el mensaje de correo electrónico) basta para capturar una firma vinculante. Sin embargo, en muchos casos, es deseable utilizar una autenticación de segundo factor para determinar la identidad del firmante.

Adobe Acrobat Sign proporciona los siguientes métodos de verificación de identidad de doble factor (los clientes con sede en los EE. UU. tienen cinco opciones cuando se incluye KBA):

  • Contraseña (activada de forma predeterminada): los destinatarios introducen una contraseña para poder ver y firmar el acuerdo. La contraseña debe comunicarse por separado a los destinatarios. Habilitado de manera predeterminada
  • Autenticación por teléfono: los destinatarios reciben el código necesario mediante un mensaje de texto (SMS) automatizado o una llamada telefónica. Este mensaje tiene un coste por transacción. Esta configuración está desactivada de forma predeterminada.
  • Autenticación mediante identificación oficial: los destinatarios envían una imagen del pasaporte, carnet de identidad o permiso de conducir. Esta tiene un coste por transacción. La configuración está desactivada de forma predeterminada y su administrador de éxito debe habilitarla en el sistema de Acrobat Sign.
  • Autenticación basada en conocimientos (KBA): los destinatarios responden preguntas tomadas de bases de datos de acceso público para verificar su identidad. Tiene un coste por transacción. La configuración solo se aplica a usuarios residentes en los EE. UU. y está desactivada de forma predeterminada.

Puede aplicar el mismo método de autenticación para todos los firmantes o establecer una verificación por destinatario.

También puede especificar diferentes métodos de autenticación para los destinatarios internos (cuya dirección de correo electrónico se incluye en su cuenta de Acrobat Sign) y para los externos (cuya dirección de correo electrónico no se incluye en su cuenta de Acrobat Sign).

Nota: Dado que las autenticaciones por teléfono, la KBA y el documento de identificación oficial suponen un coste por transacción, solo deben habilitarse si el contrato permite su uso.

  1. Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign con su userID de administrador de cuenta.

  2. Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante.

    Métodos de autenticación de la identidad

  3. Seleccione las opciones que desee habilitar.

  4. Seleccione Guardar.

Los clientes que habilitan la verificación de segundo factor pueden preferir activar métodos de identidad de firmantes distintos para evitar desafíos excesivos para sus firmantes internos.

Las opciones configurables para estos métodos se encuentran en la misma ubicación.

  1. Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign con su userID de administrador de cuenta.

  2. Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Autenticación de la identidad para los destinatarios internos.

  3. Seleccione Habilitación de distintos métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos.

  4. Seleccione las opciones de verificación que desee permitir para los firmantes internos.

  5. Seleccione Guardar.

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. En la página Configuración personalizada, seleccione Configuración de Adobe Sign.

    custom-settings

  3. Seleccione Administrar.

    custom-settings-manage

  4. Seleccione Nuevo (o Editar).

  5. Busque los valores que debe ajustar con la función Buscar (Cmd/Ctrl + F).

    Método

    Configuración

    Predeterminado

    Contraseña

    Ocultar la contraseña de la firma

    Deshabilitado

    Teléfono

    Habilitar autenticación por teléfono

    Deshabilitado

    KBA

    Deshabilitar autenticación basada en conocimientos

    Habilitado

    ID gubernamental

    Activar autenticación: ID gubernamental

    Deshabilitado

  6. Para asignar el nombre del destinatario a la autenticación KBA para todos los acuerdos, puede habilitar la opción personalizada “Nombre del destinatario de KBA obligatorio”, como se muestra a continuación.

    kba-recipient-name-setting

    Una vez que habilite esta configuración y seleccione KBA como método de verificación del firmante, la casilla “Nombre del destinatario obligatorio” se marca automáticamente y se desactiva en el cuadro de diálogo “Verificación de identidad”.

    kba-recipient-name

  7. Una vez que haya realizado los cambios, seleccione Guardar

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada.

  2. En la página Configuración personalizada, seleccione Configuración de Adobe Sign.

    custom-settings-page

  3. Seleccione Administrar.

    custom-settings-manage

  4. Seleccione Nuevo (o Editar).

    Carga la página Configuración de Adobe Sign.

  5. Busque los valores que debe ajustar:

    • Habilitar métodos de identidad de firmante independientes: seleccione la casilla de verificación si desea activar diferentes métodos de verificación de la identidad para los destinatarios dentro y fuera de su organización.
      P. ej., puede requerir que un cliente se autentique mediante la identidad basada en conocimientos para poder firmar el documento, pero no solicitar un segundo factor a su director de Ventas.
    • Habilitar verificación de identidad de cada firmante: active este ajuste para permitir que cada firmante tenga un método de verificación de la identidad distinto, como contraseña, teléfono, KBA o identificación oficial.

    Si activa ambos métodos, Separados y Por firmante, se observa la configuración Verificación de identificación por firmante.

  6. Seleccione Guardar.

Concesión de acceso a perfiles adicionales

Durante la instalación, es posible que solo haya otorgado acceso a los administradores a Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

Para ampliar el acceso a perfiles de usuario adicionales, consulte Adobe Acrobat Sign para Salesforce: Concesión de acceso a perfiles.

Actualizar dirección de correo electrónico o contraseña

Cambiar contraseña de cuenta de administrador

Si la contraseña o el nombre de usuario de Salesforce cambian para la cuenta vinculada a Adobe Acrobat Sign en su organización de Salesforce, recuerde actualizar el estado de estos datos para que las actualizaciones de estado sigan funcionando correctamente para los acuerdos en su organización.

  1. Vaya a la página Administración de Adobe Acrobat Sign y seleccione Habilitar las actualizaciones de estado automáticas.
  2. Seleccionar Habilitar.
  3. Cuando se le solicite, permita el acceso a Adobe Acrobat Sign.
enable-automatic-status-updates

Actualización de direcciones de correo electrónico de usuario en Adobe Acrobat Sign

Si un usuario de su organización de Salesforce cambia de dirección de correo electrónico, también debe cambiarse la dirección de correo electrónico del usuario en Adobe Acrobat Sign.

Los usuarios de Acrobat Sign pueden cambiar su propia dirección de correo electrónico. Descubra cómo cambiar la dirección de correo electrónico en Acrobat Sign.

Los administradores de cuenta de Acrobat Sign también pueden cambiar la dirección de correo electrónico de los usuarios que utilizan la función de actualización por lote. Descubra cómo realizar actualizaciones masivas en Acrobat Sign.

Habilitar/deshabilitar la colección de análisis (solo para nube comercial)

Se ha añadido una configuración opcional de Análisis para permitir que Adobe Acrobat Sign recopile datos de uso para mejorar el producto. Estos datos se utilizan únicamente para desarrollo y no para fines de comercialización.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • La configuración de análisis está activada de forma predeterminada para la mayoría de clientes.
  • La configuración de análisis está desactivada de forma predeterminada para los clientes de Canadá y la Unión Europea.
  • Puede desactivar o activar la configuración seleccionando Configuración de Analytics de la pestaña Administrador de Adobe Acrobat Sign.
  • Solo los usuarios de la nube comercial pueden deshabilitar o habilitar la opción de análisis. La funcionalidad no está disponible para la nube gubernamental.
analytics-settings

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