Guía de instalación de Adobe Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 365 On-Premises

Herramientas de administración

Herramientas que los administradores utilizan habitualmente para ampliar el valor del servicio de Acrobat Sign:

• Crear una nueva asignación de datos: abre la interfaz Nueva asignación de datos.
• Crear una nueva plantilla de acuerdo: abre la interfaz Nueva plantilla de acuerdo.
• Cambiar el acceso de los usuarios: un vínculo de acceso directo a la sección Administrar usuarios de la guía de configuración

Configuraciones opcionales

• Habilitar provisión automática de usuarios: si está habilitada, los usuarios nuevos que tengan acceso a la entidad Adobe Acrobat Sign aprovisionarán automáticamente a un usuario en el sistema de Adobe Acrobat Sign en el primer uso.  El aprovisionamiento se basa en la dirección de correo electrónico principal de los usuarios, no en sus nombres, y se realiza en segundo plano sin que el usuario o el administrador de cuentas tengan que hacer nada.  

• Adjuntar documentos firmados a la entidad de acuerdos : esta opción inserta una copia en formato PDF del documento completado en Dynamics, que se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas).  Esta es una copia del original autorizado que se conserva en los servidores de Adobe Acrobat Sign.
• Adjuntar pista de auditoría combinada con un acuerdo firmado: al activar esta opción, el PDF de la pista de auditoría de Adobe Acrobat Sign se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) una vez que el acuerdo se firma o se completa. El seguimiento de auditoría enumera de forma explícita los eventos (visto, firmado, delegado, etc.) del acuerdo, la línea de tiempo de estos eventos y la dirección IP en la que se produjeron.
• Adjuntar pista de auditoría: cuando se habilita, el informe de auditoría se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) como un archivo independiente.
  
• Mostrar imágenes de la vista previa del documento: esta opción adjunta una imagen del documento firmado/completado al registro para obtener una visualización rápida y evitar tener que descargar y abrir un archivo PDF. Esta imagen se instala en la parte inferior del registro del acuerdo.
• Habilitar fuentes de actividad en la entidad de acuerdos de Adobe : cuando está seleccionada, las fuentes de actividad se habilitan para la entidad de acuerdos.
  

Recursos

Una lista de los recursos más habituales:

• Guía de configuración: este documento.
• Guía del usuario: la guía para que los usuarios comprendan el flujo de trabajo básico de enviar y administrar sus acuerdos.
• Adobe Acrobat Sign en los flujos de trabajo de Dynamics: la guía de los recursos de flujo de trabajo de Adobe Acrobat Sign.
• Notas de la versión actual: las notas de la versión más actual de Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics.

La asignación de datos puede mejorar notablemente el proceso de generación de acuerdos y garantizar que los documentos tengan el contenido adecuado en cada campo sin la posibilidad de error humano, ya que extrae los valores de campo directamente de Dynamics CRM.

Además, la asignación puede volver a insertar contenido nuevo de acuerdos completados en Dynamics, lo que permite realizar actualizaciones valiosas en CRM sin tener que manipular los datos de forma manual.  

Nota breve sobre los formularios y las etiquetas de texto

Una correcta asignación requiere tener formularios generados previamente con nombres de campo definidos para poder relacionar de forma lógica el campo de CRM con el campo del formulario de Adobe Acrobat Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

También es posible crear formularios en formato PDF.

Definición de una plantilla de asignación de datos

Existen dos puntos de acceso para configurar la asignación de datos.

La primera opción es ir a: Adobe Acrobat Sign > Asignación de datos.

De esta forma se carga la página Asignaciones de datos, una lista de todos los mapas de datos existentes que puede revisar, editar o eliminar.

• Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda para acceder a la página Nueva asignación de datos.

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva asignación de datos en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todos los mapas de datos y se abre directamente en la página Nueva asignación de datos.

La carga de la página Nueva asignación de datos puede tardar un momento; cuando el campo Entidad se amplíe, se habrá terminado la carga de la página.

1. Introduzca un nombre intuitivo para la asignación de datos.

2. Elija si quiere que se use como asignación predeterminada con esta entidad.

3. Seleccione la Entidad CRM en la lista desplegable.

• Esto restringe los campos disponibles para la asignación a la entidad definida.
• Una entidad puede tener varias asignaciones de datos.
• Una vez establecido, el valor de Entidad no se puede cambiar.

Una vez establecido el valor de Entidad, se muestra la ficha Asignación de datos. Haga clic en esa ficha para acceder a las herramientas de asignación de campos:

Vinculación de los campos de Dynamics CRM con los nombres de los campos de Adobe Acrobat Sign

Ahora puede empezar a establecer relaciones entre los nombres de los campos de Dynamics CRM y los de los formularios de Adobe Acrobat Sign que definió. Las asignaciones de datos se configuran en función del flujo de los datos:

• ASIGNAR LOS DATOS DE CRM AL ACUERDO DE ADOBE ACROBAT SIGN: los campos se rellenan previamente en el formulario con valores de campo asociados a la entidad de Dynamics definida.
  • Se puede crear un “grupo de búsqueda” de valores de campo alternativos de CRM que rellenan el campo de formulario de Adobe Acrobat Sign. Se probará cada miembro del grupo en orden hasta que se encuentre un valor que no sea nulo y se inserte. (Véase más abajo)
• ASIGNAR LOS DATOS DEL ACUERDO DE ADOBE ACROBAT SIGN A LOS DATOS DE CRM: rellena los campos vacíos de la entidad de Dynamics Entity utilizando los valores de campo de formulario obtenidos mediante el proceso de firma (una vez que el acuerdo se haya completado).
  • De forma predeterminada, Adobe Acrobat Sign no insertará un nuevo valor en un campo de CRM que tenga contenido.
  • Se puede definir la relación en la asignación de datos para anular la protección del contenido y reemplazar los valores de campo existentes por el contenido nuevo presente en el formulario firmado.

Respecto a los tipos de datos

La asignación de datos de Adobe Acrobat Sign admite los siguientes tipos de datos:

• Texto: los campos de formulario de texto se admiten en CRM como Texto de una sola línea.
• Booleano (dos opciones): se admiten casillas de verificación para los campos booleanos de CRM. 

○ Si en los campos booleanos de CRM se utilizan campos de formulario desplegables o de botones de opción, la asignación de CRM a Adobe Acrobat Sign puede fallar.  La asignación de Adobe Acrobat Sign a CRM seguirá funcionando.

• Conjunto de opciones: se admiten los campos de formulario desplegables o de botones de opción para los campos de conjunto de opciones de CRM.

Campos relacionados (de datos de CRM a los acuerdos de Adobe Acrobat Sign):

• Seleccione el campo de CRM en la lista desplegable Atributo
• Escriba el nombre de campo del formulario de Adobe Acrobat Sign en el cuadro de entrada Campo del acuerdo
• (Opcional) Marque la casilla Añadir asignación de dirección contraria si también quiere vincular estos campos de Adobe Acrobat Sign a CRM
• (Opcional) Marque la casilla anular si quiere que esta plantilla ignore el contenido existente en el campo de CRM y rellene a la fuerza el campo con el contenido nuevo del campo Adobe Acrobat Sign.
• Haga clic en Agregar.

La nueva vinculación de campo se procesará durante unos segundos y luego verá que la vinculación aparece debajo de las opciones de configuración. 

Si eligió añadir la dirección contraria, verá que la nueva vinculación también aparece debajo de los campos de configuración de Adobe Acrobat Sign a CRM. 

Si eligió anular la protección del contenido, verá una indicación en el registro de la relación.

Campos relacionados (de acuerdos de Adobe Acrobat Sign a datos de CRM):

El proceso para crear de forma discreta una asignación de Adobe a CRM es el mismo que el anterior, pero no existe la opción Añadir asignación de dirección contraria.

Eliminación de vinculaciones asignadas

Puede eliminar una o varias vinculaciones asignadas:

• Seleccione los registros que desea eliminar marcándolos en el lado izquierdo del registro.
• Haga clic en el icono Más comandos en la parte superior derecha de la lista y seleccione Eliminar.

Vinculaciones de asignación de campos alternativos (grupo de búsqueda)

Si define un campo en un formulario de Adobe Acrobat Sign que se puede rellenar con varios campos de CRM, puede crear una lista ordenada (grupo de búsqueda) de atributos de CRM que intentarán rellenar el campo de Adobe Acrobat Sign.

Por ejemplo, puede tener el campo de CRM Nombre asignado a un campo de formulario llamado FName y después asignar también el campo de CRM Nombre yomi al mismo nombre de campo del formulario.  La aplicación intenta primero rellenar el campo con el contenido del campo Nombre y, si no se encuentra ningún contenido, Adobe Acrobat Sign intenta utilizar el contenido del campo Nombre Yomi. Si no se encuentra contenido en ningún elemento del grupo de búsqueda, el campo se deja vacío.

Para definir un grupo de búsqueda:

• Cree una relación de CRM a Adobe Acrobat Sign entre el atributo principal de CRM y el nombre de campos del formulario de Adobe Acrobat Sign.
• Una vez creado el primer registro, cambie el atributo de CRM al atributo secundario de CRM y añada esa vinculación. 

• Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si quiere realizar la asignación alternativa.

Después de que el registro se haya actualizado en el sistema, verá que los registros incluyen un prefijo antes del atributo de entidad:

• Antes del atributo principal o predeterminado, aparece #. Siempre se consultará primero este campo para ver si hay contenido.
• Las vinculaciones siguientes se numerarán con la nomenclatura 1-N. La primera vinculación de campo alternativo tiene el número (1) y siempre será el primer campo alternativo que se consulte. (2) sería el segundo campo alternativo y así sucesivamente. 

Inclusión de archivos adjuntos en las entidades relacionadas

Una vez que un acuerdo está totalmente firmado y ejecutado, Adobe Acrobat Sign genera una copia en PDF del documento y una pista de auditoría del proceso de firma. Estos documentos se pueden adjuntar como archivos PDF a cualquier otra entidad de CRM que está vinculada a la entidad principal de la plantilla.

En la sección ASIGNAR EL ACUERDO FIRMADO Y EL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA ENTIDAD DE CRM de la página de la plantilla, encontrará tres Tipos de documentos disponibles a través de una lista desplegable:

• PDF firmado: el texto completo del documento firmado. Es una copia del original autorizado que se conserva en los servidores de Adobe Acrobat Sign.
• Seguimiento de auditoría: una enumeración completa de todos los eventos importantes (firmar, delegación, etc.) y de los metadatos asociados (hora/fecha, dirección IP, etc.).
• PDF combinado: ambos documentos se combinan en un solo PDF y se adjuntan.

Puede adjuntar uno o más archivos a cualquier entidad relacionada, pero debe asignarlos explícitamente por separado.

Para asignar un archivo adjunto:

• Seleccione el Tipo de documento que quiera en la lista desplegable.
• En la lista desplegable Adjuntar a registro de CRM, seleccione la entidad donde quiere insertar el documento.
  • Solamente aparecerán las entidades que tengan una vinculación definida con la entidad principal.
• Haga clic en Agregar.

Las vinculaciones de archivos adjuntos se incluyen en las opciones de configuración.

Eliminación de un archivo adjunto

Para eliminar un registro adjunto, haga lo siguiente:

• Seleccione los registros que desea eliminar marcándolos en el lado izquierdo del registro.
• Haga clic en el icono Más comandos y seleccione la opción Eliminar.

Como administrador de Adobe Acrobat Sign en el entorno de Dynamics, tiene autoridad de elaborar plantillas de acuerdos para configurar previamente la mayor parte de los campos de los acuerdos, adjuntar archivos y enlazar el acuerdo con asignaciones de datos relevantes.

Las plantillas se asocian a una entidad de Dynamics y, cuando están marcadas como activas, quedan disponibles para los acuerdos que se envían desde esa entidad.

Al igual que en la Asignación de datos, hay dos puntos de acceso para configurar una nueva plantilla de acuerdo:

La primera opción es ir  para: Adobe Acrobat Sign > Plantillas de acuerdos

De esta forma se carga la página Plantillas de acuerdo, en que se mostrarán todas las plantillas existentes para que las pueda revisar, editar o eliminar.

• Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda de la pantalla para iniciar una plantilla nueva.

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva plantilla de acuerdo en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todas las plantillas de acuerdo y se abre directamente en la página Nueva plantilla de acuerdo.

Al abrir la página Nueva plantilla de acuerdo:

• Asigne un nombre intuitivo a la plantilla, de manera que los usuarios sepan cuándo usarlo
• Identifique la entidad a la que la plantilla debe estar vinculada.
  • La entidad no se puede cambiar más adelante
  • Una vez que se ha seleccionado la entidad, la plantilla se guardará y se cargará la plantilla de acuerdo completa

La plantilla de acuerdo tiene cuatro fichas que contienen valores editables que puede configurar:

• Detalles de la plantilla: define la relación entre los objetos principales y si la plantilla está activa.
• Destinatarios: permite que exista una ruta de firma previamente configurada para la plantilla.
• Detalles del acuerdo: contiene los elementos de cada acuerdo.
  
• Relacionado: una lista de objetos relacionados

Detalles de la plantilla

Los detalles de la plantilla muestran la relación entre la plantilla, la entidad y el mapa de datos para esta plantilla.

El nombre de la plantilla se expresa en fuente grande, arriba del todo.

• Nombre de la plantilla: el nombre de la plantilla. Es idéntico al que aparece en la parte superior de la página.
• Entidad principal: las plantillas se asocian a una única entidad dentro de Dynamics. La entidad declarada es la única que mostrará esta plantilla.
  • Una vez creado el acuerdo, este valor queda bloqueado.
• Asignación de datos: este campo indica el nombre de la asignación de datos vinculada a la plantilla.

• Activa: esta casilla de verificación dicta si los usuarios pueden seleccionar esta plantilla al enviar desde la entidad principal.
• Envío con un clic: cuando esta opción está habilitada, la plantilla envía automáticamente el acuerdo en cuanto se la selecciona. 
  • Por  ejemplo:  tiene una plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) diseñada con Contacto como entidad principal; la sección de destinatarios está configurada para importar el correo electrónico del contacto.
    • El remitente solo tiene que seleccionar la plantilla desde el contacto al que quiere enviar el acuerdo de confidencialidad. La fase de configuración se omite y el acuerdo se envía sin más interacción.
    • Si no hay configurado ningún destinatario, Un clic se ignora y el acuerdo se abre para su configuración manual

Destinatarios

La sección Destinatarios contiene la lista y el orden de las firmas de los destinatarios que desea configurar previamente para la plantilla.

Destinatarios: puede incluir una lista de destinatarios dentro de una plantilla haciendo clic en el icono Nuevo destinatario en la esquina superior derecha de la ventana. Se abre un menú desplegable que muestra las opciones de configuración.

• De forma predeterminada, la lista de destinatarios se deja en blanco para que el remitente la rellene manualmente al configurar su acuerdo
• Si se quiere añadir un destinatario predeterminado, debe hacerse de forma explícita haciendo clic en Nuevo destinatario y guardando luego los valores predeterminados que se presentan, con la opción Crear a partir de entidad principal habilitada.

• La opción anular verificación predeterminada le permite evitar el método de verificación predeterminado (establecido en la sección Seguridad) y aplicar un método distinto solo para este destinatario.

• Si se desea añadir destinatarios adicionales (p. ej., un proceso interno de contrafirma) o destinatarios que no participen en el proceso de firma, solo hay que desmarcar la opción Crear a partir de entidad principal y, a continuación, definirlos. Es una opción excelente para poner en copia (CC) a personas cuyo cometido es gestionar los documentos finales.

Detalles del acuerdo

La sección Detalles del acuerdo contiene cuatro apartados:

• Detalles del mensaje: el nombre del acuerdo y el mensaje global que ve cada destinatario en el correo electrónico "Firme".
• Archivos adjuntos: los archivos que se envían para firmar
  .
• Opciones del acuerdo: opciones para configurar el acuerdo
  .
• Opciones de seguridad: la opción de proteger el PDF con una contraseña.

Detalles del mensaje

• Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece de forma destacada en el proceso de notificación, pues aparece en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del mensaje y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
• Mensaje: el campo del mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier nota o instrucción para el firmante (resaltado en verde en la ilustración de abajo).

Adjuntar archivos

Esta sección le permite preadjuntar un archivo al acuerdo. Por ejemplo, si crea una plantilla para un acuerdo de confidencialidad (NDA), puede adjuntar el archivo con el NDA de la empresa directamente en la plantilla, de modo que el remitente no tenga que hacerlo.

Opciones del acuerdo:

• Ver y colocar las firmas antes de enviarlas: cuando se selecciona esta opción, el acuerdo abre automáticamente el entorno de creación para que el remitente pueda colocar campos de formulario.
• El acuerdo caduca: si se selecciona esta opción, el acuerdo establece una fecha de finalización, tras la cual caduca.
  • Días hasta el acuerdo caduque: define el número de días durante los que el acuerdo se puede firmar cuando la opción El acuerdo caduca está activada.
• Añadir página de redirección posterior a la firma: cuando se habilita esta opción, puede indicar a qué dirección URL se reenvía al destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
  • Página de redirección posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desee dirigir a los destinatarios cuando Añadir página de redirección posterior a la firma está habilitado.
  • Retraso en segundos para la redirección: defina cuántos segundos se esperan antes de dirigir al destinatario a la página de redirección.
    
• Requiere firma en persona: si necesita que el firmante firme en la tableta o el sistema local del remitente sin mediar correos electrónicos, puede alojar la firma utilizando esta opción.
• Requiere mi firma: se utiliza cuando el emisor formará parte del proceso de firma.
  • El emisor debe firmar el primero, el último o ser el único firmante.
  • El orden de firma será Orden de introducción.

• Orden de firma: elija entre dos flujos de trabajo para la firma del documento.
  • Cualquier orden: notifica a todos los firmantes al mismo tiempo y les permite firmar sin tener que esperar a nadie.
  • Orden de introducción: exige un estricto proceso secuencial de firma basado en el orden en que se definen los firmantes en el acuerdo.
• Tipo de firma: seleccione el formato en el que desea firmar el documento.
  • FIRMA ELECTRÓNICA: envía los acuerdos que hay que firmar electrónicamente por correo y los destinatarios tienen que firmarlos electrónicamente.
  • ESCRITA: entrega el documento por correo electrónico y pide al firmante que lo imprima y lo firme físicamente. A continuación, se debe cargar el documento de vuelta en el sistema de Adobe Acrobat Sign empleando el mismo vínculo de correo electrónico
• Programar recordatorios de destinatarios: define un ciclo de recordatorios para la transacción. Los recordatorios se pueden configurar para que se envíen al destinatario actual de forma diaria o semanal.
• Idioma de firma: esta opción indica el idioma que se usa cuando el acuerdo se envía al firmante. odos los mensajes de correo electrónico y las instrucciones en pantalla dirigidas al firmante estarán en el idioma elegido.

Opciones de seguridad

En esta sección se define el método de verificación predeterminado para los destinatarios, así como la contraseña opcional para el documento PDF final.

• Establecer contraseña para abrir el archivo PDF firmado: active esta opción si desea aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.
• Verificación de la identidad: define la verificación de segundo factor para autenticar al destinatario.
  • Correo electrónico: no se aplica ninguna verificación de segundo factor.
  • Contraseña: campo de contraseña alfanumérica estándar. Cuando se utiliza, el remitente debe comunicar la contraseña al firmante fuera de banda.
  • Base de conocimientos  : la autenticación basada en la base de conocimientos utiliza bases de datos públicas para formular al firmante varias preguntas sobre su pasado para verificar la identidad.
  • Identidad web: los medios sociales se utilizan para aplicar una segunda autenticación.

El panel del Centro de ventas le proporciona un rápido informe gráfico de los acuerdos asociados a su cuenta.

Los informes le permiten profundizar en cada elemento y producir nuevos gráficos específicos para ese subconjunto de datos.

La página se divide en tres secciones predeterminadas:

• Acuerdos por estado
• Estado del acuerdo por mes
• Acuerdos enviados esta semana 

La sección Acuerdos le ofrece una lista completa de sus acuerdos, así como la posibilidad de ordenarlos por sus metadatos (estado, fecha de creación, fecha de firma, etc.).

Si es necesario, en esta sección también puede crear un acuerdo nuevo.

Los usuarios que pueden acceder a las asignaciones de datos pueden ordenar, revisar y modificar las asignaciones existentes.

También se pueden crear nuevas asignaciones de datos.

Los usuarios del sistema con permisos para acceder a las plantillas pueden revisar, ordenar y editar plantillas.

También se pueden crear nuevas plantillas de acuerdos.

Los administradores de Dynamics pueden acceder y editar la configuración de administrador para Adobe Acrobat Sign.

En el paquete de Adobe Acrobat Sign se incluyen varias entidades integradas de CRM que se pueden vincular a los acuerdos con lo siguiente:

• Contactos
• Cuentas
• Posibles clientes
• Oportunidades
• Presupuestos
• Facturas
• Pedidos
• Contratos

Para añadir su entidad de CRM personalizada (o cualquier otra entidad de CRM integrada) a este ámbito, hay que seguir varios pasos.

En este ejemplo, supongamos que hay una entidad de CRM personalizada denominada “Customer”.

• Vaya a Configuración > Personalización.

Se carga la página Personalización.

• Haga clic en la opción Personalizar el sistema.

La página Solución predeterminada se abre en otra ventana.

En el panel de la izquierda, debajo de Componentes:

• Expanda la lista Entidades.
• Busque la entidad personalizada (“Customer” en este caso) y expándala.
• Haga clic una vez en el nombre de la entidad para mostrar los campos y controles.

• Copie el valor del campo Nombre (en este ejemplo, el valor es “new_customer”). 
  • Este es el nombre del sistema interno de la entidad personalizada.
• Vaya a la opción Vinculaciones 1:N, debajo de la entidad personalizada.
  • Haga clic en el botón Nueva vinculación 1 a varios.

Se abre una ventana de Vinculación nueva.

Cree la nueva vinculación:

1. Seleccione Acuerdo en el campo Entidad vinculada.
   • El campo Nombre cambia y muestra {entityName}_adobe_agreement 

 2. Pegue el nombre de la entidad personalizada (en nuestro ejemplo, “new_customer”) en el campo Nombre para mostrar.

• El valor del campo Nombre pasa a ser “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)

 3. Haga clic en Guardar y cerrar.

• La ventana Vinculación se cierra.
• Haga clic en Publicar todas las personalizaciones en la parte superior de la página Vinculaciones 1:N.