Adobe Sign para Microsoft Dynamics On-Premises: guía del usuario

La integración de Adobe Sign en Dynamics ofrece una solución lista para usar que permite obtener firmas para cualquier documentación necesaria relacionada con formularios o contratos. Esta integración proporciona las siguientes ventajas:

• Adobe Sign se basa en registros de CRM, como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas, presupuestos, contratos y cualquier entidad personalizada de CRM que haya desarrollado el administrador.
• Acelera el proceso de presupuestar y facturar enviando acuerdos, como contratos y documentos de venta, desde Dynamics con un solo clic.
• Asignación de datos configurable por el administrador y que combina automáticamente los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma.
• Habilitado en dispositivos móviles a través del centro de asistencia al cliente (disponible en Dynamics 365 versión 9.x y posteriores)
• Permite a los destinatarios firmar fácilmente en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo.
• Permite rastrear los documentos enviados para su firma desde Dynamics.
• Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

Esta documentación se refiere expresamente a Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 y versiones posteriores.
                                                           

Acceso a Adobe Sign

El administrador de Dynamics se encarga de la instalación de Adobe Sign y el acceso se concede a través de las funciones de seguridad. Si necesita acceso y no ve la opción de Adobe Sign en la página principal, póngase en contacto con el administrador de Dynamics para solicitar el acceso de usuario.

Solicitar firmas

Se pueden crear nuevos acuerdos en el Centro de servicio de atención al cliente

La creación de un nuevo acuerdo en el Centro del servicio de atención al cliente se puede realizar de la siguiente manera:

• Haga clic en Nuevos registros (el signo más gris) y seleccione Acuerdo
• Vaya al menú Acuerdos y haga clic en el icono Nuevo acuerdo en la cinta superior de acciones:

La opción Solicitar firmas está disponible en el menú Más....

Se puede utilizar la opción Solicitar firmas para enviar acuerdos que se quieran firmar desde una entidad de Dynamics o desde la página Acuerdos.

Para enviar un acuerdo desde una entidad:

• Vaya a un registro de entidad (como oportunidad o cuenta) en CRM y haga clic en él para abrirlo.
• Haga clic en el menú Más comandos (…).
• Seleccione Solicitar firmas en el menú
  • Una lista de plantillas disponibles sustituye al menú
  • En la parte inferior de la lista de plantillas figura la opción Nuevo acuerdo para los acuerdos que no estén basados en una plantilla.

Se abre una nueva página de acuerdo, y cualquier valor de campo definido  en  la plantilla de acuerdo se rellena automáticamente.

Para definir y enviar un acuerdo, solo necesita lo siguiente:

• Un destinatario: la persona o la lista de personas que deben firmar o aprobar el documento.
• Un nombre de acuerdo: el nombre del acuerdo que se puede leer en la línea de asunto del correo electrónico del firmante y en los informes internos.
• El documento que hay que firmar: pueden ser uno o varios formularios, contratos o cualquier otro documento que requiera una firma legal.

La sección Destinatarios

En la sección Destinatario se debe indicar uno o varios firmantes. Introduzca los destinatarios en el orden que desee que firmen el documento. Si comete un error, puede editar el campo Orden de firma en el lado izquierdo de la lista de destinatarios.

Para incluir un destinatario, haga lo siguiente

• Haga clic en Añadir destinatario en la esquina superior derecha del panel Destinatarios:

Se desplegará una lista donde puede seleccionar el tipo de firmante o aprobador:

1. Elija el valor correcto en la lista de selección Tipo de destinatario.

• Nuevo: cuando el destinatario no es un valor conocido en Dynamics.
• Contacto: para los destinatarios que están definidos como entidades de contacto en Dynamics.
• Posible cliente: para los destinatarios que están definidos como posibles clientes en Dynamics.
• Usuario: describe a los usuarios internos del entorno de Dynamics.

2(a). Al seleccionar Nuevo, aparece un cuadro donde podemos escribir el nombre completo y una dirección de correo electrónico.

Esta acción no guardará un nuevo contacto o posible cliente en Dynamics: el nombre y el correo electrónico introducidos solo se usarán en esta transacción.

2(b). Al seleccionar Contacto, Posible cliente o Usuario, aparece un cuadro donde se puede buscar la entidad específica que se haya seleccionado. Escriba un nombre (o parte de él) y, a continuación, haga clic en el icono de búsqueda para elegir el destinatario que quiere incluir.

Como Dynamics reconoce estos tipos de entidades, la dirección de correo electrónico se importa desde la base de datos.

3. Debe definirse una Función de destinatario para cada destinatario. Las funciones son:

• Firmante (predeterminada): el firmante tiene que aplicar al menos una firma en el acuerdo.
• Aprobador: los aprobadores no tienen que firmar el acuerdo (aunque pueden hacerlo si se han dispuesto campos de firma a tal efecto), pero tienen que “aprobar” expresamente el acuerdo, que es un evento registrado.
• CC: las partes en CC se incluyen en el proceso de notificación del acuerdo, pero no interactúan con el acuerdo ni con el ciclo de firma.

4. Debe definirse una Verificación de identidad para cada destinatario. Las opciones disponibles estarán determinadas por las autenticaciones que haya activado el administrador.

• Correo electrónico es el valor predeterminado y solo requiere que el destinatario acceda al acuerdo a través de su vínculo de correo electrónico.
• La verificación de Adobe Sign se solicita al destinatario que se autentique en el sistema de Adobe Sign.
  
  • Todos los acuerdos firmados solo por el remitente deben establecer Verificación de identidad en Adobe Sign
  • No se recomienda utilizar Adobe Sign como método de verificación para los destinatarios externos, a menos que esté seguro de que ya tienen una cuenta de Adobe para autenticarse.
• La verificación telefónica envía un mensaje al destinatario con el código que debe introducir.
  • El remitente debe proporcionar el número de teléfono del destinatario en el momento en que se configure el destinatario
    
• La verificación por contraseña requiere que el remitente notifique al destinatario (fuera de banda) la contraseña para que pueda verificar su identidad
  
• La verificación por base de conocimiento utiliza la información pública de un destinatario (y, opcionalmente, su número de la Seguridad Social de los EE. UU.) para formular una serie de preguntas. 
  
  • La verificación de la base de conocimientos solo es útil para los destinatarios residentes en los EE. UU.
    

5. Una vez que el destinatario esté definido, haga clic en Guardar.

6. Repita los pasos 1, 2 y 5 para todos los firmantes o aprobadores.

Orden de las firmas

Hay dos flujos de trabajo para el orden de firma: secuencial y paralelo. Esta opción se rige por el Orden de firma en la parte inferior del panel Destinatarios .

Cuando se marca Orden de firma, los destinatarios recibirán el acuerdo en el orden en que se enumeran en la sección Destinatarios . El acuerdo se notifica al primer destinatario y no se notifica a ninguna otra parte hasta que el primer destinatario completa su acción.  A continuación, se notifica al segundo destinatario, y así sucesivamente hasta que se complete el acuerdo.

Cuando la opción Orden de firma está desactivada, el acuerdo se envía para su firma paralela, de modo que se notifica a todos los destinatarios de inmediato y el acuerdo se completa cuando todos han completado su acción.

Cambiar el orden de destinatarios

Haga clic en el número que hay a la izquierda del nombre del destinatario. El valor numérico puede editarse. Cámbielo al número que desee que el destinatario esté en el proceso de firma. Los otros destinatarios se ajustarán según corresponda.

Editar los valores de destinatario

Para editar cualquier valor de destinatario que no esté bloqueado (tal y como indica el icono de candado), puede hacer clic en el campo.

Esto abre el campo para editarlo o seleccionar un nuevo valor de la lista de selección.

Una vez realizado el cambio, haga clic en el icono Guardar en el panel de destinatarios.

La sección Archivos

Para añadir un documento a su acuerdo, haga clic en Añadir archivos en la esquina superior derecha de la sección Archivos .

Después de hacer clic en Añadir archivo, una ventana emergente le da la opción de elegir entre dos orígenes para cargar archivos:

• Mi PC: permite buscar y cargar un archivo desde el sistema local o una unidad de red (por ejemplo, SharePoint).
  
• Plantillas : la opción Plantillas proporciona acceso a las plantillas cargadas en su cuenta de Adobe Sign.
  • La opción Adjuntar archivo de la biblioteca de Adobe Sign solo está disponible al crear un nuevo documento de acuerdo y no está disponible al crear una plantilla.
    
  • Solo el administrador puede añadir documentos a la biblioteca.

La sección Mensaje

La sección Mensaje contiene el asunto del acuerdo (también se utiliza como nombre del acuerdo) y un mensaje global para los destinatarios.

• Asunto: el Asunto aparece de forma destacada en el proceso de notificación, pues aparece en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del mensaje y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
• Mensaje: el campo del mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier mensaje o instrucciones para el firmante (resaltado en verde en la ilustración de abajo).

La sección Opciones

La sección Opciones contiene varias opciones de configuración que pueden aplicarse solo a este tipo de transacción:

• Ver y colocar las firmas antes de enviarlas: cuando se selecciona esta opción, el acuerdo abre automáticamente el entorno de creación para que el remitente pueda colocar campos de formulario.
• La fecha límite de finalización: si se selecciona, el acuerdo establece una fecha de finalización cuando caduca.
• Días para que el acuerdo caduque: define el número de días durante los que el acuerdo se puede firmar cuando la opción El acuerdo caduca está activada.
• Requiere firma en persona: si necesita que el firmante firme en la tableta o el sistema local del remitente sin mediar correos electrónicos, puede alojar la firma utilizando esta opción.
• Añadir página de redirección posterior a la firma: cuando se habilita esta opción, puede indicar a qué dirección URL se reenvía al destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
• Página de redirección posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desee dirigir a los destinatarios cuando Añadir página de redirección posterior a la firma está habilitado.
• Retraso en segundos previo a la redirección: este valor es obligatorio si se define Página de redirección posterior a la firma y dicta cuánto tiempo pasa entre la aplicación de la firma y la redirección del destinatario a la página designada.
• Recordatorio de destinatarios: define un ciclo de recordatorios para la transacción. Los recordatorios se pueden configurar para que se envíen al destinatario actual de forma diaria o semanal.
  
• Tipo de firma: indica el tipo de firma que se espera en el acuerdo:
  
  • Electrónico : solicita a los destinatarios que apliquen una firma electrónica.
    
    • Esta opción puede permitir que el destinatario modifique el flujo de trabajo a una firma escrita si así lo ha habilitado el administrador.
      
  • Escrito : requiere que el destinatario descargue el documento, lo firme físicamente y, a continuación, cargue una imagen digitalizada del documento firmado.
    
    • Las firmas escritas no se pueden convertir en firmas electrónicas.
      
• Idioma del destinatario: esta opción dicta el idioma utilizado en la interfaz web y de correo electrónico del destinatario
  
• Proteger con contraseña: habilite esta opción si desea aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.

Una vez incluidos los destinatarios, asociados los archivos y completadas las modificaciones de los campos, haga clic en Enviar acuerdo en el menú de opciones superior.

Solicitar firmas cualquier entidad mediante una plantilla

Los administradores de Dynamics tienen la capacidad de crear una o más plantillas para cualquier entidad de Dynamics (Contacto, Oportunidad, Cuenta), que permiten configurar previamente el acuerdo y, en consecuencia, reducir la cantidad de ajustes manuales que debe llevar a cabo el remitente.

Se accede a las plantillas a través del icono Más comandos (...) de la cinta de opciones.

Crear rápidamente acuerdos en el menú Nuevo (+)

Si conoce el tipo de entidad con que una plantilla se ha creado, puede iniciar un acuerdo nuevo en el menú Nuevo:

• Haga clic en el icono Nuevo (+) en la cinta superior.
• Seleccione Contrato en las opciones de la sección Registros.
  • Se abre el panel Creación rápida: acuerdo.

• Seleccione la Entidad asociada a la plantilla que desea utilizar.
  • Una vez seleccionada, se muestran dos búsquedas, lo que le permite seleccionar el objeto específico con el que desea  quiere  relacionar el acuerdo y la plantilla que desea utilizar:

• Al hacer clic en el campo Elegir {entidad} se mostrará una lista de objetos en el tipo de Entidad adecuado. Seleccione el objeto.
  • Al introducir una parte del nombre de la entidad, el menú se limita a los objetos que coinciden con la cadena.
• Al hacer clic en el campo Elegir una plantilla se crea un pequeño menú con las plantillas asociadas a la Entidad que ha seleccionado. Seleccione la plantilla.
• Haga clic en Guardar.

Después de hacer clic en el botón Guardar, el acuerdo se crea a partir de los valores de plantilla:

• Si la plantilla no tiene un destinatario o un archivo adjunto, el acuerdo se crea en estado Borrador.
• Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, pero la plantilla no tiene activada la opción Enviar con un solo clic, el acuerdo se crea en estado Borrador.
• Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, y la opción Enviar con un solo clic está activada en la plantilla, el acuerdo se envía automáticamente para la firma.

Comprobación del estado del acuerdo

El estado de un acuerdo indica su situación jurídica actual y se actualiza en Dynamics a intervalos de consulta periódicos. Los valores de estado son:

• Borrador: un acuerdo que se ha creado, pero que no se ha enviado todavía.
• Enviado para firmar: está en el proceso activo de firma.
• Firmado/Aprobado: completado por todas las partes.
• Cancelado: el proceso de firma se canceló antes de obtener todas las firmas.
• Caducado : un acuerdo que no se ha completado antes de la fecha de caducidad configurada.
  

La mejor forma de buscar un acuerdo es consultar las entidades relacionadas con la entidad principal que utilizó para crear el acuerdo.

Por ejemplo, si ha creado un acuerdo con un Contacto, puede comprobar qué entidades están relacionadas yendo al Contacto y, a continuación, haciendo clic en la ficha Relacionado y seleccionando Acuerdos en el menú:

Al abrir la ventana de vinculación, se ve el objeto Acuerdos y, al hacer clic en esta opción, se abre la lista completa de los acuerdos asociados a la entidad.

Otra forma de ver el estado de un acuerdo es examinar la lista completa de acuerdos:

• Vaya a Adobe Sign > Acuerdos.

Todos los acuerdos, independientemente de la entidad, se incluyen en la lista de acuerdos de la página Acuerdos.

• Los acuerdos Firmados muestran el nombre, el estado del acuerdo y las fechas de los acuerdos.
• Los acuerdos Rechazado, Enviado para firmar, y Borrador no contienen una fecha, Firmado el, ya que no se han completado
  • El valor Firmado el refleja el momento en que el acuerdo se completa y se firma legalmente. Las firmas incrementales durante el proceso de firma no se reflejan
    

Actualización de estado, envío de recordatorios y cancelación de acuerdos

A los acuerdos sin firmar se les pueden aplicar tres acciones:

• Actualizar: consulta activamente el servidor de Adobe Sign para obtener el estado actual.
• Enviar recordatorio: envía inmediatamente un recordatorio al firmante actual del acuerdo por correo electrónico.
• Cancelar el acuerdo: termina el acuerdo en el sistema y envía un aviso de cancelación al firmante.

Todas estas acciones se pueden iniciar en el propio acuerdo con los botones situados en la parte superior.

Adobe Sign en el Centro del servicio de atención al cliente

Si su empresa ha implementado la versión 9.2 o posterior de Adobe Sign para Dynamics, tendrá acceso a la funcionalidad de Adobe Sign en el centro de servicio de atención al cliente de Dynamics.

El Centro del servicio de atención al cliente ofrece la misma funcionalidad con un formato mejorado, que permite el acceso directo para teléfonos, tabletas y cualquier otro dispositivo móvil.