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Adobe Acrobat Sign para NetSuite: Guía de instalación y personalización (versión 4.0.7)

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Última actualización el 16 may. 2024 | También se aplica a Adobe Acrobat Sign

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Información general

Adobe Acrobat Sign para NetSuite proporciona una completa integración de firma electrónica con NetSuite. Puedes utilizar Acrobat Sign para NetSuite para enviar acuerdos como contratos, presupuestos y otros documentos a los destinatarios directamente desde NetSuite. Puedes crear y enviar acuerdos de Adobe Acrobat Sign de registros de clientes, posibles clientes, presupuestos y otros registros de NetSuite. Acrobat Sign actualiza NetSuite con el estado de los acuerdos y almacena los acuerdos con los registros de NetSuite asociados una vez que se han ejecutado completamente. Puede ver el historial de todos los acuerdos enviados desde NetSuite en el propio producto.

Para obtener información sobre las actualizaciones más recientes, consulte Adobe Acrobat Sign para NetSuite: Notas de la versión.

Para solicitar una versión de prueba de 30 días, ve a Prueba de Adobe Acrobat Sign.

Instalar el paquete y configurar OAuth

Solo un administrador de NetSuite puede instalar o actualizar el paquete. Para configurar OAuth, este administrador de NetSuite también debe tener acceso de administrador en Adobe Acrobat Sign. Antes de instalar el paquete en su cuenta de producción, debe instalar y probar el paquete en una cuenta de zona protegida de NetSuite.

Para obtener más información sobre las pruebas, consulte Crear un acuerdo de Adobe Sign.

Precaución:

Los clientes que actualicen a la versión 4.0.7 NO deben quitar su clave de API existente.

Consulte Configuración de preferencias personalizadas para obtener más información sobre cómo se utiliza la clave de API.

Vaya a Personalización > SuiteBundler > Buscar e instalar paquetes.
En la página Buscar e instalar paquetes, busque Adobe Acrobat Sign.
Seleccione el nombre del paquete Adobe Acrobat Sign.
En la página Detalles del paquete , seleccione Instalar.
En la página Instalación del paquete de previsualización , haga clic en Instalar el paquete.
No es necesario cambiar ninguno de los valores predeterminados de la página.
En el cuadro de diálogo de instalación que aparece, seleccione OK.

Durante la instalación, el estado del paquete se muestra como Pendiente.
Para ver un estado actualizado de la instalación, seleccione Actualizar.

Una vez finalizada la instalación del paquete, Adobe Acrobat Sign para NetSuite se muestra en la página Paquetes instalados.
Si ya eres cliente de Adobe Acrobat Sign, ve a Configuración de OAuth después de instalar o actualizar.

Si no dispones de una cuenta de Adobe Acrobat Sign, puedes registrarte para la cuenta de prueba de Adobe Acrobat Sign

para probar el sistema. Sigue los pasos del registro en línea para habilitar tu cuenta de Adobe Acrobat Sign.

Configurar OAuth después de instalar o actualizar

Adobe Acrobat Sign utiliza OAuth 2.0 para autenticar su cuenta de Adobe Acrobat Sign en NetSuite.

Este protocolo autoriza que el paquete instalado de NetSuite se comunique con Adobe Acrobat Sign sin solicitar la contraseña. Como la información confidencial no se comparte directamente entre aplicaciones, la cuenta estará menos expuesta a riesgos.

Esta autenticación no afectará a su implementación, pero debe realizar una configuración única después de instalar o actualizar el paquete en su cuenta de producción o de zona protegida.

El administrador de NetSuite que configura OAuth también debe tener acceso de administrador de nivel de cuenta en Adobe Acrobat
Sign.

En NetSuite, vaya a la página de lista de Configuración de Adobe Sign.
Busque Configuración de Adobe Sign (un tipo de registro personalizado) mediante el campo Buscar del encabezado.
En la página Resultados de la búsqueda, seleccione Ver para el registro Configuración de Adobe Sign.
En la página de lista de configuración de Adobe Sign, seleccione Ver para el registro Uso de OAuth para acceder a las API de Adobe Sign.
En la página Configuración de Adobe Acrobat Sign, seleccione Iniciar sesión con Adobe Acrobat Sign.
Cuando se muestre la página de inicio de sesión de Adobe Acrobat Sign , introduzca sus credenciales.
En la página Confirmar acceso (para OAuth) que se muestra, seleccione Permitir acceso.
Una vez completada la autorización, se le redirigirá de nuevo a Configuración de Adobe Acrobat Sign en NetSuite como se muestra a continuación:

Nota:

Si está configurando OAuth en su cuenta de zona protegida, se producirá el error “No se ha podido determinar el comp id del cliente” cuando finalice la autorización.

Para continuar, debe cambiar la parte del dominio de cuenta de la URL (system.netsuite.com) en el navegador para que señale la zona protegida de NetSuite de la siguiente manera:

Cambiar:

system.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

Para:

sistema.zona protegida.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

Actualizar el paquete (usuarios existentes)

Adobe publica periódicamente actualizaciones del paquete NetSuite. Los usuarios existentes de la integración de Adobe Acrobat Sign para NetSuite pueden actualizar fácilmente al paquete más reciente.

Precaución:

Los clientes que actualicen a una versión más reciente NO deben quitar su clave de API existente.

Consulte Configuración de preferencias personalizadas para obtener más información sobre cómo se utiliza la clave de API.

Antes de actualizar el paquete

La cantidad de tiempo necesaria para actualizar al paquete de la versión 4.0.5 depende del número de acuerdos que actualmente tienen un estado de Enviado para firmar. En circunstancias normales, la actualización de 100 acuerdos tarda entre 7 y 10 minutos. Para determinar cuántos acuerdos con estado Enviado para firmar tiene, haga lo siguiente:

Anote el número de registros para estimar la hora de actualización.

Vaya a Personalización > Listas, registros y archivos > Tipos de registrosy, a continuación, busque Adobe Acrobat
Firmar el acuerdo. (También puede utilizar la búsqueda global).
Haga clic en el vínculo Buscar a la derecha.
En Estado, seleccione Enviado para firmar y luego seleccione Enviar.

Anote el número de registros para estimar la hora de actualización.

Actualizar el paquete

Vaya a Personalización > SuiteBundler > Buscar e instalar > Lista.

Localice su paquete actual como se muestra a continuación.

Nota:

Si hay una nueva versión del paquete, aparece un icono de signo de exclamación a la derecha del número de Versión de su paquete actual.
Desde la lista desplegable Acción , seleccione Actualizar.
En la página Actualización del paquete de vista previa , haga clic en Paquete de actualización sin cambiar ninguno de los valores predeterminados que se muestran en la página.

Nota: Es posible que reciba la siguiente advertencia al actualizar el paquete. Si no ha personalizado los registros de firma electrónica de NetSuite, puede continuar. Si no está seguro, le sugerimos que instale el paquete en una cuenta de zona protegida para probarlo antes de actualizar el paquete en una cuenta de producción.

Durante el proceso de instalación de la actualización, el estado del paquete se muestra como Pendiente.

Para mostrar un estado actualizado, haga clic en Actualizar.

Nota:

Si la actualización tarda mucho tiempo porque tiene muchos acuerdos con estado Enviado para firmar , puede comprobar la subpestaña Registro de ejecución para el script Instalación del paquete de Adobe Acrobat Sign para determinar el progreso de la actualización.

Consulte Determinar el progreso de la actualización para obtener más información.

Una vez finalizada la actualización del paquete, Adobe Acrobat Sign para NetSuite se muestra en la página Paquetes instalados .

Configurar el paquete

Configuración de preferencias personalizadas

Puede utilizar las preferencias personalizadas para especificar cómo se crean y almacenan los acuerdos en NetSuite. La preferencia Aprovisionamiento automático de usuarios en Adobe Acrobat Sign le permite especificar si los usuarios de NetSuite se aprovisionan automáticamente en los servicios de Sign cuando envían acuerdos desde NetSuite.

Vaya a Configuración > Empresa > Preferencias generales.
Desplácese hacia abajo por la página y seleccione la subpestaña Preferencias personalizadas .
Habilite y configure sus preferencias de Acrobat Sign según sea necesario:
- Introduzca la clave de API de EchoSign de su cuenta: no se debe añadir ni editar ningún valor en este campo.
- Usar contacto de registro principal como firmante: si está habilitado, el contacto del registro principal se establece de forma predeterminada como el primer firmante cuando se crean los acuerdos. El remitente puede eliminar o editar el firmante predeterminado o añadir firmantes adicionales al acuerdo antes de enviarlo.
- Usar contacto. de transacción como firmante si existe: solo es válido si la preferencia Usar contacto de registro principal como firmante también está habilitada. Si está habilitado, al generar un acuerdo desde un registro de transacción, como un presupuesto, el contacto de transacción principal se establece de forma predeterminada como primer firmante. Consulte Registros de transacciones para obtener más información. Si no hay ningún contacto de transacción principal, o si se envía desde un registro de objeto de NetSuite, como el registro Cliente o el registro Socio, el destinatario predeterminado será el contacto principal del correo electrónico del cliente. El remitente puede eliminar o editar el firmante predeterminado o añadir firmantes adicionales al acuerdo antes de enviarlo.
- Permitir marcar destinatarios como aprobadores: si se habilita, los remitentes pueden marcar a los destinatarios como aprobadores. Los destinatarios marcados como aprobadores pueden revisar y aprobar acuerdos, pero no están obligados a firmarlos. Es posible que los aprobadores deban introducir datos en los campos durante el proceso de aprobación.
- ID de carpeta de acuerdo preferida: se utiliza para especificar la carpeta en la que se almacenarán los acuerdos firmados de forma definitiva. Si no establece un valor para este campo, los acuerdos firmados definitivamente se guardan en la misma carpeta que el archivo de documento original de forma predeterminada. El identificador de carpeta debe ser un número.
- Adjuntar automáticamente PDF de transacciones: si se habilita, los PDF de transacciones se adjuntan automáticamente a los acuerdos cuando se crean nuevos acuerdos a partir de registros de transacciones.
- Agregar PDF firmado como (archivo adjunto o vínculo):si Lista se selecciona en la lista desplegable, el PDF firmado se añade automáticamente como vínculo al archivo. Si Adjunto se selecciona en el menú desplegable, el PDF firmado se almacena en NetSuite como un archivo adjunto en el registro del acuerdo.
- Incluir PDF de seguimiento de auditoría con el acuerdo: si está habilitado, los PDF de seguimiento de auditoría se adjuntan automáticamente a los registros del acuerdo una vez que estos se han firmado.
- Método de verificación de identidad se aplica a: permite aplicar los métodos de verificación de la identidad a destinatarios específicos. Las opciones son Todos los firmantes, Solo firmantes externos, o Solo firmantes internos.
- Los métodos de verificación de la identidad habilitados se pueden seleccionar al crear un acuerdo. Si hay más de un método de verificación de la identidad habilitado aquí, se muestra una opción Verificar la identidad del firmante en la página de Acuerdo de Adobe Acrobat Sign .
► Habilitar contraseña necesaria para firmar: solicite a los firmantes que introduzcan una contraseña de un solo uso que puede especificar.

► Habilitar autenticación basada en conocimientos: solicite a los firmantes que proporcionen su nombre, dirección y, opcionalmente, los últimos cuatro dígitos de su número de seguridad social y, a continuación, respondan a una lista de preguntas para verificar la información que han proporcionado. Disponible solo en los Estados Unidos.

► Habilitar autenticación de identidad web: solicite a los firmantes que verifiquen su identidad iniciando sesión en uno de los siguientes sitios; Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter o Yahoo!
- Aprovisionamiento automático de usuarios en Adobe Acrobat Sign: si se habilita, los usuarios que envían acuerdos en NetSuite se aprovisionan automáticamente con una cuenta de usuario de Adobe Acrobat Sign.
Para guardar las preferencias, seleccione Guardar en la parte superior o inferior de la página.

Configurar actualizaciones de estado automáticas

El paquete de integración de Adobe Acrobat Sign le permite recibir automáticamente actualizaciones en NetSuite sobre el estado de los acuerdos que se han enviado desde NetSuite. Cuando esta función está habilitada, NetSuite refleja siempre el estado de sus acuerdos. Puede habilitar las actualizaciones de estado automáticas de la siguiente manera:

Vaya a Configuración > Empresa > Habilitar funciones.
Seleccione la subpestaña SuiteCloud .
Habilite las siguientes opciones:
- En la sección SuiteBuilder , habilite la opción Registros personalizados .
- En la sección SuiteScript, habilite las opciones SuiteScript cliente y SuiteScript de servidor y acepte las condiciones de servicio de ambas.
Haga clic en Guardar.

Las opciones deben establecerse como se muestra en la imagen siguiente:

Objetos y tipos de registro

El paquete de integración de Adobe Acrobat Sign expone el objeto de acuerdo de Acrobat Sign con muchos objetos estándar de NetSuite, entre los que se incluyen los registros de clientes, presupuestos, posibles clientes, oportunidades y socios. También puede utilizar el paquete de Adobe Acrobat Sign con otros tipos de registro, incluidos los registros personalizados.

La pestaña del acuerdo puede aparecer con dos tipos de registros de NetSuite: registros de Entidad y Transacción . Para nuestro propósito, podemos suponer que un registro de Transacción es un registro que se puede convertir en un documento de PDF (por ejemplo, un presupuesto), mientras que un registro de Entidad no puede.

Registros de transacción

Si el acuerdo se crea a partir de un registro de transacción, el primer documento del registro del acuerdo será la versión del PDF del registro del que procede y el primer destinatario será la dirección de correo electrónico del registro. Si no desea que el primer documento sea una versión de PDF del registro del que procede, desactive la opción Adjuntar automáticamente PDF de transacciones en Configuración > Empresa > Preferencias generales > subpestaña Preferencias personalizadas (Consulte Configuración de preferencias personalizadas para obtener más información).

En Preferencias personalizadas, también puede activar la opción Usar transacción de transacción como primer firmante si desea que el contacto de transacción principal se agregue automáticamente como primer firmante.

Cuando se asocia a un registro de transacción, se muestran la pestaña Acuerdos y el botón Enviar para firmar .

Registros de entidad

Si el acuerdo se crea a partir de un registro de entidad, el primer destinatario será la dirección de correo electrónico del registro. Cuando se asocia a un registro de entidad, solo se muestra la pestaña Acuerdos.

Personalizar el paquete

Para personalizar el paquete, debe hacer lo siguiente:

Implementar los scripts para la subpestaña Acuerdos y el botón Enviar para firmar para los tipos de registro correspondientes.
Establezca permisos de función para los tipos de registros de Adobe Acrobat Sign.
Modifique los permisos para conceder acceso a la subpestaña Acuerdos y el botón Enviar para firmar .

Configurar acuerdos de Adobe Acrobat Sign para otros tipos de registros

Para implementar la subpestaña Acuerdos y el botón Enviar para firmar para los tipos de registro adecuados, siga los pasos que se indican a continuación.

Vaya a Personalización > Gestión de scripts > Scripts.

Se muestra la página de lista de Scripts .
En la página de lista de Scripts , busque el script que debe implementar y, a continuación, seleccione Ver.
- Para agregar el botón Enviar para firmar , seleccione el script Botón de estimación de Adobe Acrobat Sign .
- Para agregar la pestaña Acuerdos , seleccione el script Cargador de acuerdos de Adobe Acrobat Sign .
En la página Script , seleccione Implementar script.
En la página Implementación de scripts , haga lo siguiente:
- Desde la lista Se aplica a , seleccione el tipo de registro.
- Opcionalmente, introduzca la implementación del script ID. (Consulte el tema Creación de un ID de implementación de script personalizado en el Centro de ayuda de NetSuite para obtener más información). Si no introduce ningún ID, se genera uno.
- Marque la casilla de verificación Implementado .
- Establezca el Estado en Publicado.
  
  No es necesario especificar un Tipo de evento o Nivel de registro.
- Desde el elemento desplegable Ejecutar como función , seleccione Ejecutar como administrador.
- Con la subpestaña Público activa (está activa de forma predeterminada), seleccione las funciones o usuarios específicos a los que desea conceder acceso. Si desea conceder acceso a todas las funciones y usuarios, habilite las opciones Seleccionar todo .
- Haga clic en Guardar. Cuando aparezca la confirmación del cambio, haga clic en Volver atrás.
En la parte superior de la página de implementación de script, seleccione Lista.

Le llevará de vuelta a la página de lista de Scripts.
Repita los pasos 2 y 3 anteriores para el otro script.

Definir permisos de función para tipos de registros de Adobe Acrobat Sign

La mayoría de las funciones de NetSuite deben tener permiso para utilizar Adobe Acrobat Sign sin personalización adicional. Sin embargo, debe conceder permisos para cualquier función personalizada adicional que se haya creado.

Vaya a Personalización > Listas, registros y archivos > Tipos de registros.

Nota:

Si no ve el elemento Tipos de registro , vaya a la pestaña Configuración > Empresa > Habilitar funciones > Suite Cloud y habilite la opción Registros personalizados .
En la página Tipos de registro , haga clic en Acuerdo de Adobe Acrobat Sign para seleccionarlo.
En la página Tipo de registro personalizado , seleccione Usar lista de permisos del elemento desplegable Tipo de acceso .

Nota:

El tipo de registro Acuerdo de Adobe Acrobat Sign es el único tipo de registro de Adobe Acrobat Sign que requería el tipo de accesoLista de permisos de usuarios.

Consulte el paso 6 para obtener instrucciones sobre cómo configurar el tipo de acceso para los otros tipos de registros de Adobe Acrobat Sign.
Seleccione la subpestaña Permisos .

Muestra la lista de funciones y permisos.
Defina los permisos de la siguiente manera para las funciones personalizadas adicionales añadidas al tipo de registro “Acuerdo de Adobe Acrobat Sign”:
1. Seleccione la función en la lista Función.
2. Establezca Nivel en Completo.
3. Establezca Formulario predeterminado al formulario de acuerdo personalizado de Adobe Acrobat Sign.
4. Seleccione la casilla de verificación Restringir formulario.
5. Para guardar los cambios de la fila de funciones, seleccione Añadir.
6. Repita los pasos del 1 al 5 anteriores para todas las funciones personalizadas adicionales.
7. Cuando se hayan definido los permisos para todas las funciones, seleccione Guardar en la página Tipo de registro personalizado y la página Tipo de registro de cliente se vuelve a mostrar.
Nota:

Consulte el tema Configuración de una lista de permisos para un tipo de registro personalizado en el Centro de ayuda de NetSuite para obtener más información.
Repita los pasos del 1 al 3 anteriores para definir el Tipo de acceso para todos los demás tipos de registros de Adobe Acrobat Sign.

No se requiere permisos. Esto se aplica a los siguientes tipos de registro:
- Configuración de Adobe Acrobat Sign
- Documento de Adobe Acrobat Sign
- Evento de Adobe Acrobat Sign
- Idioma de Adobe Acrobat Sign
- Errores de script de Adobe Acrobat Sign
- Acuerdo firmado de Adobe Acrobat Sign
- Firmante de Adobe Acrobat Sign

Conceder acceso a la pestaña Acuerdo y al botón Enviar para firmar

El paquete de integración de Adobe Acrobat Sign ya muestra el objeto de acuerdo de Adobe Acrobat Sign con muchos objetos estándar de NetSuite (cliente, estimación [presupuesto], posible cliente, etc.). La subpestaña Acuerdo se habilita automáticamente para los siguientes tipos de objetos: cliente, posible cliente, oportunidad, socio, cliente potencial, presupuesto y factura de proveedor.

El botón Enviar para firmar se habilita automáticamente solo para el objeto Quote.

Los administradores de NetSuite pueden ampliar la capacidad de crear acuerdos a otros objetos de CRM modificando los permisos para agregar a esos objetos la subpestaña Acuerdo , el botón Enviar para firmar , o ambos.

Modificar permisos para conceder acceso al botón Enviar para firmar

Vaya a Personalización > Scripts > Scripts.

Se muestra la página de lista de Scripts.
- Si es necesario, utilice los filtros para localizar los scripts de Adobe Acrobat Sign.
En la página Scripts , busque el script Botón de estimación de Adobe Acrobat Sign (controla el botón Enviar para firmar ) y, a continuación, pulse Ver.
En la página Script:
1. Seleccione la subpestaña Implementaciones .
2. En “Se aplica a”, seleccione el vínculo de la entidad que desee modificar [Presupuesto en este ejemplo].
3. En la página Implementación de scripts, seleccione Editar.
4. Con la subpestaña Público activa, seleccione las funciones o usuarios específicos a los que desee conceder acceso.
5. Para conceder acceso a todas las funciones y usuarios, habilite las opciones Seleccionar todo.
6. Seleccione Guardar.

Modificar permisos para conceder el acceso a la pestaña Acuerdos

Vaya a Personalización > Scripts > Scripts
En la página Scripts , busque el script Cargador de acuerdos de Adobe Acrobat Sign y seleccione Ver.
En la página Script , haga lo siguiente:
1. Seleccione la subpestaña Implementaciones
2. En “Se aplica a” haga clic en el vínculo de la entidad para la que desea modificar el acceso.
3. En la página Implementación de scripts , seleccione Editar.
4. Con la subpestaña Público activa (está activa de forma predeterminada), seleccione las funciones o usuarios específicos a los que desea conceder acceso.
5. Para conceder acceso a todas las funciones y usuarios, habilite las opciones Seleccionar todo .
6. Seleccione Guardar.

Enviar acuerdos con el paquete Acrobat Sign para NetSuite

Para enviar acuerdos desde NetSuite y recibir actualizaciones sobre dichos acuerdos, los usuarios deben tener el mismo ID de inicio de sesión (dirección de correo electrónico) en NetSuite y en Adobe Acrobat Sign.

Crear un acuerdo de Adobe Acrobat Sign

Después de instalar un nuevo paquete en una zona protegida o una cuenta de producción, debe probar el paquete creando un acuerdo. Puede crear acuerdos de Adobe Acrobat Sign a partir de un registro de entidad, de un registro de transacción o como un acuerdo independiente.

Nota:

El proceso de creación de un acuerdo varía ligeramente en función de cómo se cree. El proceso general implica especificar las opciones del acuerdo, agregar uno o más documentos del acuerdo y especificar los destinatarios. El proceso que se describe a continuación presupone que está creando el acuerdo a partir de un registro de cliente.

Seleccione o cree un registro de cliente desde el que desee enviar un acuerdo, o bien seleccione otro tipo de registro de NetSuite que tenga habilitada la pestaña Acuerdos.
Seleccione Nuevo acuerdo.
En la página Acuerdo de Adobe Acrobat Sign, seleccione Editar.
Especifique las opciones del acuerdo de la siguiente manera:
- Nombre del acuerdo: introduzca un nombre para el acuerdo.
- Mensaje: escriba un mensaje personalizado para los destinatarios.
- Tipo de firma: permite seleccionar el tipo de firma aceptada para el documento. Las opciones son Firma electrónica y Firma de fax.
- También tengo que firmar este acuerdo: habilita esta opción para indicar que el remitente también debe firmar el acuerdo.
- Orden de firma: si la opción También tengo que firmar este acuerdo está habilitada, selecciona el orden en el que el remitente y los destinatarios deben firmar. Las opciones son “Firmo yo y luego los destinatarios firman”, “Los destinatarios firman y luego firmo yo” y “Ninguno”.
- Vista previa de documento o posición de firmas (o campos de formulario): habilite esta opción para permitir que los remitentes obtengan una vista previa del acuerdo y agreguen campos (firma mediante arrastrar y soltar, campos iniciales y otros campos de formulario) al acuerdo antes de enviarlo a los destinatarios.
- Verificar la identidad del firmante: habilita esta opción y, a continuación, selecciona una de las siguientes opciones de verificación de la identidad:
  
  Contraseña necesaria para firmar: solicita a los firmantes que introduzcan la contraseña de un solo uso que especifiques.
  
  Autenticación basada en conocimientos: solicita a los firmantes que proporcionen su nombre, dirección y, opcionalmente, los últimos cuatro dígitos de su número de seguridad social y, a continuación, respondan a una lista de preguntas para verificar la información que han proporcionado. Disponible solo en los Estados Unidos.
  
  Autenticación de identidad web: solicite a los firmantes que verifiquen su identidad iniciando sesión en uno de los siguientes sitios: Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! o Microsoft Live.
- Contraseña necesaria para ver el PDF: habilite esta opción para solicitar que un destinatario introduzca una contraseña antes de abrir un PDF del acuerdo o del acuerdo firmado. El archivo PDF que has enviado a todo el mundo estará cifrado y se requerirá esta contraseña para abrirlo. No pierdas la contraseña, ya que no se puede recuperar. Si pierdes la contraseña, debes eliminar la transacción y empezar de nuevo.
- Contraseña/confirmar contraseña: si la opción Contraseña necesaria para ver el PDF está habilitada, introduzca la contraseña que debe utilizarse para ver el acuerdo.
- Recordar firma a los destinatarios: especifique si se envían recordatorios a los destinatarios y con qué frecuencia. Las opciones son Nunca, Diario o Semanal.
- Idioma: especifica el idioma en el que se mostrarán a los destinatarios la página de firma y las notificaciones por correo electrónico.
- Firma de host para el primer firmante: habilita esta opción para permitir que el host del remitente firme personalmente para el primer firmante.
Nota: KBA, Adobe Sign y la autenticación por teléfono requieren que actives las cookies de terceros en tu explorador.
- Días hasta la fecha límite de firma: introduzca un número entero para indicar la fecha límite de firma del acuerdo (la fecha actual + el número de días).
- Registro principal: de forma opcional, seleccione un registro principal para vincularlo al acuerdo.
Seleccione la pestaña Documentos.
En la subpestaña Documentos , adjunte un documento existente del archivador utilizando el elemento desplegable Documento de Adobe Acrobat Sign y haciendo clic en Adjuntar.

O bien, cargue un documento nuevo haciendo clic en el botón Nuevo documento de Adobe Acrobat Sign para acceder a la página Documento de Adobe Acrobat Sign (mostrada a continuación) donde puede escribir el nombre de un documento en su archivador de NetSuite, seleccionar archivos de su registro de transacción (si corresponde) o adjuntar un nuevo documento.

Puede añadir varios documentos al acuerdo.
Haga clic en la subpestaña Destinatarios y escriba los siguientes datos:
- Especifique el destinatario seleccionándolo en la lista de contactos o escribiendo una dirección de correo electrónico.
- Asigne una de las siguientes funciones a cada destinatario:
  
  Los firmantes deben firmar el acuerdo.
  
  Los Aprobadores deben aprobar el acuerdo, pero no firmarlo, y pueden añadir datos a un acuerdo de forma opcional.
  
  En CC: se informa a los destinatarios de las actualizaciones del acuerdo y de cuándo se firma y se completa. Los destinatarios en CC no son parte del proceso de firma o aprobación.
Consulte Configuración de preferencias personalizadas para obtener más información.
- Si se habilita la preferencia personalizada Usar contacto de registro principal como firmante sola o con la preferencia Usar transferencia de transacción como firmante , el primer destinatario se establece de forma predeterminada, pero se puede cambiar.
- Después de introducir cada destinatario, seleccione Añadir.
Para guardar el acuerdo, seleccione Guardar.

Enviar acuerdos para firmar

Cuando el acuerdo esté listo para enviarse, haga clic en el botón Enviar para firmar.

Si la opción Vista previa de documento o posición de firmas está habilitada, hacer clic en el icono Enviar para firmar abre una ventana emergente que permite al remitente obtener una vista previa del documento o arrastrar campos de formulario al documento antes de enviarlo. Recuerde hacer clic en el botón Enviar en esa ventana para enviar el acuerdo al destinatario.
Si la opción Firma de host para primer firmante está habilitada, hacer clic en el botón Enviar para firmar abre una ventana emergente para permitir que el firmante firme el documento con el remitente presente.
- También aparece un vínculo Firma de host para el firmante actual junto al campo Firma de host para primer firmante, al que se puede acceder hasta que se firme el documento. Utilice este vínculo para alojar la firma de acuerdos para varios firmantes o para volver a abrir la ventana emergente si se cierra accidentalmente.

Una vez enviado el acuerdo, los destinatarios reciben un correo electrónico para informarles de los documentos pendientes de firma.

Una vez que los destinatarios hayan firmado el documento, el remitente recibe una notificación por correo electrónico en la que se indica que el documento se ha firmado.

Enviar acuerdo desde un presupuesto

Adobe Acrobat Sign se integra directamente con Presupuestos en NetSuite, de modo que un PDF del presupuesto se genera automáticamente y se adjunta al registro del acuerdo.

Al visualizar un presupuesto, haga clic en el botón Enviar para firmar botón. El presupuesto se generará y se adjuntará automáticamente al acuerdo. También puede añadir el botón Enviar para firmar a otros tipos de registros de transacción. (Consulte Objetos y tipos de registro para obtener más información).

Seguimiento del estado y envío de recordatorios

Después de enviar un acuerdo:

El estado del documento cambia a Enviado para firmar en la sección de detalles del acuerdo
El botón Enviar para firmar se sustituye por los botones Actualizar estado, Cancelar acuerdo y Enviar recordatorio , que funcionan de la siguiente manera:
- Actualizar estado: haga clic en este botón para actualizar manualmente el estado si no se han configurado actualizaciones de estado. (Consulte Configuración de actualizaciones de estado automáticas para obtener más información).
- Enviar recordatorio: haga clic en este botón para enviar un recordatorio al firmante actual.
- Cancelar acuerdo: haga clic en este botón para cancelar el acuerdo. Se puede cancelar un acuerdo después de haberlo enviado a firmar si aún no lo han firmado todos los destinatarios.

Una nueva subpestaña Eventos aparece en el registro del acuerdo donde puede realizar un seguimiento del estado del acuerdo.

Puede ver un historial de los eventos del acuerdo, que incluye información sobre cuándo se envió, vio y firmó el acuerdo.

Después de firmar el acuerdo:

Su estado cambia a Firmado.
Puede volver al registro principal de este acuerdo mediante el vínculo.
Puede utilizar los vínculos de “descarga” en Documento firmado y Seguimiento de auditoría para acceder a estos documentos.
La subpestaña adicional Documento firmado se muestra para ver miniaturas del documento firmado.

Nota:

Después de enviar un acuerdo para su firma, no podrá editar el registro. Esto es para preservar el registro de eventos.

Desinstalar el paquete

Para desinstalar el paquete, siga los pasos que se indican en la Ayuda de NetSuite. (Consulte el tema Desinstalación de un paquete en el Centro de ayuda de NetSuite para obtener más información.)

Tenga en cuenta que si desinstala el paquete, se eliminarán los acuerdos sin firmar.

Los acuerdos firmados y sus archivos de PDF de auditoría correspondientes no se verán afectados.

NO desinstale el paquete si debe conservar los acuerdos sin firmar.

Solución de problemas

Determinar el progreso de la actualización

Si la actualización parece estar tardando más de lo normal, compruebe la subpestaña Registro de ejecución del script de instalación del paquete de Adobe Acrobat Sign para determinar el progreso de la actualización de la siguiente manera:

Vaya a Personalización > Scripts > Scripts.
En la página Scripts , busque el script Instalación del paquete de Adobe Acrobat Sign y haga clic en Editar.
En la página Script , haga clic para seleccionar la subpestaña Registro de ejecución .
Haga clic en Actualizar.

El registro de ejecución se actualiza para reflejar el estado. La columna Detalles muestra el progreso de las actualizaciones de los acuerdos.

Resolver problemas del token de acceso

Los usuarios pueden encontrar el mensaje “El token de acceso proporcionado no es válido o ha caducado” al interactuar con los acuerdos.

Este problema puede ocurrir por las siguientes razones:

El administrador de NetSuite/Adobe Acrobat Sign que configuró OAuth ha revocado el token de acceso.
El token de acceso ha caducado porque no se ha enviado ningún acuerdo desde NetSuite en los últimos 60 días.
El administrador de NetSuite/Adobe Acrobat Sign no ha completado correctamente la configuración inicial de OAuth.

Puede resolver fácilmente este problema ejecutando otra vez el proceso de configuración de OAuth. Consulte Configuración de OAuth después de instalar o actualizar para obtener más información.

Resolver problemas de estado del documento

Si las actualizaciones de estado automáticas se han configurado, pero el estado del acuerdo no se actualiza después de enviarlo, pruebe lo siguiente:

Compruebe el registro de ejecución de la implementación para la Actualización externa de Adobe Acrobat Sign para ver si está recibiendo llamadas de Adobe Acrobat Sign de la siguiente manera:
1. Vaya a Personalización > Scripts > Implementaciones de scripts.
2. En la página Implementaciones de scripts , busque el script Actualización externa de Adobe Acrobat Sign y, a continuación, haga clic en Editar.
3. En la página Implementación de scripts , haga clic para seleccionar la subpestaña Registro de ejecución.
  
  Debería ver una entrada Registro de acuerdo actualizado para cada ID de acuerdo.
Compruebe el registro de ejecución de la implementación para el script Acuerdos de actualización de Adobe Acrobat Sign para ver si hay algún error de la siguiente manera:
1. Vaya a Personalización > Scripts > Implementaciones de scripts.
2. En la página Implementaciones de scripts , busque el script Acuerdos de actualización de Adobe Acrobat Sign con el estado “Programado” y, a continuación, haga clic en Editar.
3. En la página Implementación de scripts , haga clic para seleccionar la subpestaña Registro de ejecución
4. En Tipo, seleccione Error para filtrar los resultados.
Por último, compruebe el registro de ejecución del Administrador de Adobe Acrobat Sign para buscar errores, siguiendo las instrucciones del paso 2 anterior.

Solucionar errores de tipo MIME

Si recibe un error de tipo MIME al intentar enviar un acuerdo, puede deberse a que el nombre del campo de nombre de archivo no coincide con el nombre de archivo y la extensión del archivo cargado. Si deja el campo del nombre de archivo en blanco, se rellenará automáticamente con el nombre de archivo y la extensión correctos.

Ver registros de scripts

También puede ver los registros de ejecución de la implementación de scripts que no están relacionadas con problemas de estado del documento. (Consulte Resolución de problemas de estado de documentos para obtener más información).

1. Vaya a Personalización > Scripts > Scripts. Se muestra la página de la lista de Scripts. Si es necesario, utilice los filtros para localizar el script adecuado.

2. Seleccione Ver para el script correspondiente.

3. Haga clic para seleccionar la subpestaña Registro de ejecución de la página para mostrar el registro de script.

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