Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning)

Bajo Destinatarios, configure los siguientes campos:

• A indica el orden de firma del destinatario. Una vez que agregue todos los destinatarios, puede arrastrar una fila hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de las firmas. 
• B indica la función de los destinatarios. Abra el menú desplegable y seleccione una función deseada para el destinatario: 
  • Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma legal.
  • Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.
  • Aceptante: destinatarios que necesitan reconocer el acuerdo sin firmarlo formalmente.
    
  • Rellenador del formulario: destinatarios que necesitan rellenar el contenido del formulario durante el proceso de firma.
    
  • Destinatario certificado: destinatarios que no necesitan firmar ni rellenar campos de formulario, pero a los que se les puede pedir que deleguen, rechacen o reconozcan el acuerdo.
  • Delegadores: destinatarios que necesitan delegar su función a otra parte. Existe una opción de delegador para cada una de las funciones anteriores (cuando la activa el administrador de SFDC).

• C indica el tipo de destinatario. Abra el menú desplegable y seleccione una de las opciones: 
  • Contacto: cualquier contacto de Salesforce.
  • Posible cliente: cualquier posible cliente de Salesforce.
  • Usuario: cualquier usuario de Salesforce dentro de su organización de Salesforce.
  • Grupo: un conjunto de usuarios con una función de Salesforce que deben firmar o aprobar. Los administradores deben definir los grupos disponibles. 
  • Correo electrónico: destinatarios que no aparecen en Salesforce como uno de los otros tipos de objeto.

• D indica el campo de búsqueda del destinatario. Una vez que seleccione un tipo de destinatario, introduzca el nombre o el identificador correspondiente para buscar el destinatario o introduzca los detalles.
• E indica la herramienta de un mensaje privado para el destinatario. Seleccione  para cualquier destinatario y, a continuación, en el cuadro de diálogo que aparece, escriba un mensaje y seleccione Guardar.
  Envía un mensaje privado solo al destinatario marcado. Si no se añade a nadie, el destinatario recibe el mensaje de acuerdo predeterminado.
  
• Para eliminar una entrada de destinatario, seleccione X para el destinatario que desea quitar.
• Para agregar más destinatarios, seleccione Agregar destinatario y rellene los detalles necesarios en la fila que aparece.
• Para agregarse como destinatario, seleccione Agregarme. Agregue una fila con sus detalles.
• Para enviar una copia del acuerdo a otras personas, seleccione Agregar CC y, a continuación, en el campo CC que aparece, agregue las direcciones de correo electrónico que desee. 

Seleccione el menú desplegable Verificación de identidad y el tipo de verificación de los siguientes que desea incluir para todos los destinatarios: 

• Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.
• Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente que debe comunicarse por separado a los destinatarios.
• KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos requiere que el destinatario escriba su número de la Seguridad Social y, a continuación, responda algunas preguntas no triviales basadas en la base de datos pública.
• Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.
• Identificación oficial: requiere que el destinatario proporcione una imagen de un pasaporte, una identificación oficial o un permiso de conducir. El documento de identificación oficial o el permiso de conducir también solicita al usuario que proporcione un selfi que coincida con la imagen del documento identificativo.

Para modificar el nombre del acuerdo, seleccione el campo en Detalles y proporcione un nombre alternativo.

En el campo Mensaje, escriba un mensaje que desee enviar a todos los destinatarios.

Para asociar explícitamente el acuerdo a una Cuenta, Oportunidad o Contrato, busque el contacto en los campos correspondientes, como se muestra a continuación.

Para incluir otras opciones de flujo de trabajo, configure los siguientes campos en Opciones:

• Proteger con contraseña el documento firmado: seleccione la casilla de verificación e introduzca una contraseña en los campos que aparecen. Se requiere la contraseña especificada para ver el PDF final.
• Fecha límite de finalización: seleccione el icono del calendario y establezca una fecha en la que el documento debe caducar (cancelarse automáticamente). 
• Crear recordatorios: elija una opción de frecuencia de recordatorio en el menú desplegable para enviar recordatorios por correo electrónico a los destinatarios. Solo envía un correo electrónico de recordatorio a los destinatarios actuales.
• Idioma del destinatario: abra el menú desplegable y seleccione un idioma para la plantilla de correo electrónico y las instrucciones en pantalla del acuerdo.
• Tipo de firma: seleccione una de las siguientes opciones:
  • Firma electrónica para obtener firmas electrónicas.
  • Firma escrita para enviar el acuerdo con una portada e instrucciones para imprimirlo, firmarlo y cargarlo de nuevo en Adobe Acrobat Sign.

Para incluir uno o varios archivos que desee que se firmen, haga lo siguiente:

1. Seleccione Cargar archivos. O bien, arrastre y suelte el archivo en el campo en Archivos.
   
2. Desde el cuadro de diálogo Agregar archivos que se abre, seleccione un archivo que necesite que se firme. Puede adjuntar uno o varios archivos de las siguientes ubicaciones de origen:
   • CRM y archivos de Salesforce
   • Documentos de Salesforce
   • Biblioteca de Acrobat Sign (debe habilitarla el administrador de SFDC)
   • Desde su equipo (Salesforce limita el tamaño de los archivos cargados a ~700 KB)
3. Seleccione Agregar archivos.

Nota: Puede añadir varios documentos al acuerdo. Los acuerdos con varios documentos presentan los documentos a los destinatarios en el orden en que se enumeran.  Para reordenar la pila, arrastre la selección hacia arriba o hacia abajo.

Para obtener una vista previa del acuerdo y añadir campos de firma, seleccione Previsualizar y agregar campos de firma.

Cambia el botón Enviar a Siguiente.

Seleccione Siguiente. 

En la ventana de previsualización del acuerdo que se abre, haga lo siguiente:

1. En Destinatario, seleccione un nombre de destinatario y, a continuación, arrastre y suelte el campo de firma necesario en el acuerdo.
2. Del mismo modo, añada campos de firma para cada destinatario.
3. También puede agregar campos de información del firmante, de datos u otros, según sea necesario.
4. Revise los detalles del acuerdo.
5. Una vez hecho esto, seleccione Enviar para enviar el acuerdo a los destinatarios.