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Una guía de los ajustes personalizados disponibles en el paquete Adobe Sign para Salesforce.
Información general
Adobe Sign para Salesforce incluye una amplia gama de funciones personalizables que le permiten definir el proceso de firma de documentos para que se adapte a la perfección a su flujo de trabajo general.
Este documento complementa la Guía de instalación de Salesforce y muestra todas las funciones de personalización y los procesos de servidor disponibles para los administradores. Los desarrolladores que deseen conectar sus aplicaciones a Adobe Sign deben consultar la Documentación para desarrolladores.
La mayoría de los ajustes que se describen aquí solo requieren la configuración de Salesforce para hacerse efectivos. Los pocos que requieren configurar Adobe Sign así se indican.
Pestañas de Adobe Sign
Pestañas
Adobe Sign instala once pestañas personalizadas, todas ellas activas de forma predeterminada (suponiendo que la instalación se realizara con acceso a Todos los usuarios). Se recomienda revisar estas pestañas y sus funciones para determinar si todos, algunos o ninguno de sus usuarios deben tener acceso a ellas, y desactivar las que no sean necesarias para simplificar el ruido del lado del usuario.
Pestañas de Adobe Sign |
||
---|---|---|
Acuerdos |
Asignaciones de datos |
Asignaciones en grupo |
Plantillas de acuerdo |
Gestor de Adobe Sign |
Gestionar acuerdos |
Acuerdos en lote |
Administrador de Adobe Sign (x2) |
Asignaciones de combinación |
Tipos de acuerdo |
Hay dos pestañas de Administración de Adobe Sign en la interfaz de Lightning.
Una es para la página de Visualforce y la otra para Lightning, pero no es posible ocultar la pestaña de Visualforce en la interfaz de Lightning, por tanto ambas aparecen.
Pestañas por función
Usuario:
- Acuerdos: uno de los principales objetos para permitir a los usuarios crear y revisar sus acuerdos. Debe habilitarse para todos los usuarios de la aplicación.
- Gestor de Adobe Sign: se utiliza principalmente si se implementa Adobe Sign en Salesforce1. Si no se utiliza Salesforce1, conviene suprimir esta pestaña.
- Gestionar acuerdos: esta pestaña abre un portal a la página de Adobe Sign Manage, que contiene herramientas que permiten al usuario manipular completamente el acuerdo de forma directa en el espacio web de Adobe Sign. Por lo general, los clientes de Salesforce desean controlar la manipulación de acuerdos y documentos exclusivamente dentro del entorno de Salesforce de modo que todos los eventos queden registrados en el sistema CRM. Por tanto, esta pestaña puede ocultarse a los usuarios no administradores.
Usuario avanzado
- Acuerdos en lote: la utilizan los usuarios que deben generar un gran número de acuerdos basados en una plantilla de Adobe Sign y una consulta de Salesforce (que defina a los destinatarios). Muestre esta pestaña únicamente a los usuarios/perfiles que envíen muchas veces el mismo documento (p. ej., acuerdos anuales de directrices o documentos de renovación de contrato).
Administrador
- Administrador de Adobe Sign: muestre esta pestaña únicamente al perfil de administrador de Salesforce. No hay razón para que los usuarios no administradores tengan acceso a este contenido.
- Asignaciones en grupo: estos ajustes permiten al administrador de Salesforce indicar a Adobe Sign que incluya automáticamente a los usuarios en grupos en función de los perfiles SFDC. Solo resulta útil para administradores.
- Tipos de acuerdo: ayuda a identificar y localizar todos los acuerdos de una categoría específica.
- Plantillas del acuerdo: para el diseño de plantillas de acuerdo. En la mayoría de los casos, debería ser solo para administradores.
- Asignaciones de datos: se usa exclusivamente para definir asignaciones de datos que devuelvan a Salesforce los documentos. La mayoría de los clientes no administradores no la utilizarán.
- Asignaciones de combinación: esta pestaña, la contrapartida de Asignaciones de datos, define qué contenido de Salesforce puede combinarse en un documento antes de enviarlo para su firma. Como antes, probablemente sea solo para administradores.
Personalizaciones para Salesforce
Los ajustes le permiten cambiar el comportamiento de Adobe Sign para Salesforce y adaptarlo a las necesidades de su negocio. Los valores predeterminados reflejan las configuraciones que más comúnmente prefieren los clientes y están en efecto salvo que se cambien de manera explícita.
Adobe Sign para Salesforce admite distintos ajustes personalizados:
- Ajustes de Adobe Sign determina qué funciones se muestran a los usuarios de Adobe Sign y también establece el comportamiento de la aplicación. Es el conjunto principal de ajustes básicos de la aplicación.
- La configuración de destinatarios de acuerdos de Adobe Sign controla cómo se crean y se actualizan los registros de destinatarios
- La configuración de la actualización de su contrato de Adobe Sign controla las funciones que definen de qué manera se actualiza su contrato en Salesforce
- Ajustes del entorno de Adobe Sign determina las direcciones URL predeterminadas y los ajustes del entorno.
- Ajustes de la barra de herramientas de Adobe Sign determina qué botones aparecen en la barra de herramientas de Adobe Sign.
- Ajustes de asignación de combinación de Adobe Sign determina la gestión de los datos adjuntos cuando se utiliza una asignación de combinación.
- Ajustes de Chatter de Adobe Sign determina qué eventos de acuerdo dan como resultado publicaciones de Chatter y dónde aparecen dichas publicaciones. Estos ajustes solo aparecen si su organización tiene instalada la aplicación Adobe Sign para Chatter.
- Ajustes de conversión de candidatos de Adobe Sign determina cómo se dispone de los acuerdos asociados a un candidato que se convierte en cuenta, contacto u oportunidad.
La configuración se puede realizar para toda la organización de Salesforce o para usuarios y perfiles específicos:
Ajustes personalizables
Los ajustes personalizables se dividen en Salesforce en secciones funcionales, una estructura que se reproduce a continuación. Cada uno de estos ajustes discretos aparece dentro de la configuración funcional.
o Configuración de destinatarios de acuerdos de Adobe Sign
o Configuración de la actualización de su contrato de Adobe Sign
o Ajustes de Chatter de Adobe Sign
o Ajustes del entorno de Adobe Sign
o Ajustes de conversión de candidatos de Adobe Sign
o Ajustes de asignación de combinación de Adobe Sign
o Ajustes de Adobe Sign
o Barra de herramientas de Adobe Sign
Debido al volumen de elementos en la sección Ajustes de Adobe Sign, el contenido se presenta dos veces:
- Por función: para facilitar la consecución de un objetivo funcional y asegurar que se tengan en cuenta todos los ajustes relevantes.
- Alfabéticamente: para encontrar rápidamente un ajuste específico.
Automatización y acciones en segundo plano
Adobe Sign para Salesforce tiene la capacidad de activar acciones en segundo plano para los acuerdos con el fin de automatizar flujos de trabajo. Incluye lo siguiente: envío de acuerdos, envío de recordatorios, actualización de estado de acuerdos, eliminación de acuerdos o cancelación de acuerdos.
Acciones en segundo plano
- Mediante flujos de trabajo o activadores automáticos, Salesforce puede enviar automáticamente un documento para su firma sin intervención adicional del usuario. También es posible configurar activadores o flujos de trabajo para enviar recordatorios y eliminar, cancelar o actualizar acuerdos de manera automática. Es posible que para ello deba permitir a los usuarios o flujos de trabajo enviar en nombre de otro usuario.
- Las acciones en segundo plano se activan mediante un campo de selección de acuerdo llamado “Acciones en segundo plano”. Cuando el campo cambia de un valor a otro, se activa la acción. Asegúrese de activar solo acciones permitidas para el estado del acuerdo. (P. ej., no se puede enviar un recordatorio para un acuerdo que ya tiene el estado cancelado).
- También puede activar el botón “Enviar para firmar” para enviar acuerdos automáticamente mediante una plantilla de acuerdo predefinida sin necesidad de que el usuario vea primero la página del acuerdo. Esto se consigue activando la opción “Envío automático” en la plantilla del acuerdo. Consulte Plantillas de acuerdo para obtener más información.
onLoadActions
Salesforce puede activar acciones automáticamente mediante el parámetro URL de onLoadAction, que Adobe Sign admite para las acciones de botón Acuerdo: Enviar, Recordar, Eliminar, Cancelar, Actualizar y Ver. El parámetro URL respeta la configuración de la barra de herramientas establecida por los administradores, de modo que solo estarán disponibles las opciones habilitadas.
Ejemplos de URL con onLoadAction:
Enviar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
Recordar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
Eliminar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
Cancelar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
Actualizar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
Ver: Compruebe que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar, Firmado o Cancelado.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Integración de Adobe Sign con otras aplicaciones de Salesforce
Adobe Sign se integra con varias aplicaciones de Salesforce que le permiten extender aún más sus flujos de trabajo de Salesforce. Obtenga más información sobre todas estas aplicaciones y consígalas en AppExchange.