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Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault

Contacto con el Soporte técnico de Adobe Acrobat Sign

Este documento está diseñado para ayudar a los clientes de Veeva Vault a aprender a utilizar la integración de Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault con el fin de enviar un acuerdo.

Información general

La integración de Adobe Acrobat Sign con Veeva Vault facilita el proceso de obtención de una firma o aprobación para cualquier documentación que requiera firmas legales o procesamiento auditable de documentos.

El proceso general de envío de documentos para su firma es similar al envío de un correo electrónico, por lo que es fácil de adoptar para la mayoría de los usuarios.

La integración de Adobe Acrobat Sign con Veeva Vault agiliza y acelera los flujos de trabajo de documentos y firmas. El utilizar el flujo de trabajo de integración:

  • Ahorra tiempo y recursos empleados en correo ordinario o nocturno o faxes.
  • Envía contratos para su firma electrónica o aprobación desde Veeva Vault, accede al historial en tiempo real y consulta los contratos guardados.
  • Realiza el seguimiento de los acuerdos en tiempo real en toda su organización y obtiene actualizaciones cuando se visualizan, firman, cancelan o rechazan acuerdos.
  • eSign en más de 20 idiomas y compatibilidad con el servicio de fax en más de 50 regiones de todo el mundo.
  • Crea plantillas de acuerdo reutilizables para las opciones de envío.

Envío de un acuerdo mediante Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault

Para enviar un acuerdo con Adobe Acrobat Sign para Veeva:

  1. Vaya a la Página de inicio de sesión de Veeva Vault y escriba su nombre de usuario y contraseña. Se abre la página de inicio de Vault, como se muestra a continuación.

    vault-home

  2. Seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, en la esquina superior derecha, Crear.

    create-library

  3. Seleccione Cargar y continuar.

  4. Cargue cualquier documento de la unidad local.

  5. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Tipo como Clínico y, a continuación, un Subtipo y una Clasificación, si es necesario.

    choose-document-type

  6. Para cerrar el cuadro de diálogo, seleccione Aceptar.

  7. Seleccione Siguiente.

  8. En la ventana que aparece, rellene todos los campos obligatorios en la sección de metadatos y seleccione Guardar.

    metadata-details

  9. Crea un documento de prueba en estado Borrador, como se muestra a continuación.

    document-draft

  10. En la esquina superior derecha, seleccione el menú desplegable icono de engranaje e Iniciar revisión.

    start-review

  11. Seleccione el Revisor y la Fecha límite de revisión.

  12. Seleccione Inicio. Cambia el estado del documento a EN REVISIÓN.

    in-review

  13. Complete la tarea asignada en nombre de los revisores. Una vez que haya terminado, cambia el estado del documento a REVISADO.

    reviewed-status

  14. Seleccione el menú desplegable icono de engranajeAdobe Sign.

    select-adobe-sign

  15. Si la función UMG (Usuarios en varios grupos) está activada en la cuenta de Adobe Acrobat Sign y el remitente pertenece a varios grupos, verá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación. En el cuadro de diálogo, seleccione el grupo y, a continuación, Siguiente.

    umg-dialog

  16. En la ventana iFrame que se abre en Vault, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y seleccione Siguiente.

    iframe

    Nota: Si no existe una cuenta de usuario de Adobe Acrobat Sign para el correo electrónico del remitente, la ventana de iFrame muestra un mensaje, como se puede ver a continuación. También envía al usuario un correo electrónico con las instrucciones para activar la cuenta.

    iFrame-registration-message

    iFrame-confirm-email

    Sin embargo, si la función Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign está desactivada, la creación de usuarios de Adobe Acrobat Sign falla y la ventana de iFrame muestra un mensaje que solicita al usuario que se ponga en contacto con su administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign. El administrador de cuentas de Adobe Acrobat Sign puede llevar a cabo una de las siguientes acciones:

    • Activar la función Aprovisionamiento automático de usuarios de Sign para la cuenta.
    • Crear el usuario en Adobe Acrobat Sign antes de utilizar la integración de Veeva Vault y Adobe Acrobat Sign.
    iFrame-contact-administrator

  17. Una vez procesado el documento, arrastre y suelte los campos de firma del panel derecho y seleccione Enviar.

    add-signature-fields

  18. Envía el documento a los destinatarios para que lo firmen. Una vez que el destinatario recibe el correo electrónico del documento, el estado del documento cambia de Revisado a Firma en Adobe.

    in-adobe-signing

  19. Una vez que todas las firmas se capturan y se completan en Adobe Acrobat Sign, el estado del documento en Vault cambia a Aprobado.

  20. Seleccione Archivos de documento y expanda la sección Representaciones en Vault. Crea automáticamente una copia denominada “Representación de Adobe Sign” una vez que el documento se encuentra en estado Aprobado.

    document-files

  21. Descargue la Representación de Adobe Sign para validar la firma del destinatario.

    verify-signature

Cancelación de un acuerdo con Adobe Acrobat Sign para Veeva Vault

  1. Vaya a la Página de inicio de sesión de Veeva Vault y escriba su nombre de usuario y contraseña.
    Se abre la página de inicio de Vault, como se muestra a continuación.

    vault-home

  2. Seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, el documento.
    El estado del documento puede ser: En borrador de Adobe Sign, En creación de Adobe Sign o En firma de Adobe.

    document-adobe-sign-authoring

  3. Seleccione Cancelar Adobe Sign.

    cancel-document

    Activa la acción web y carga la ventana de iFrame en Vault.

    cancelled-document

    El estado del documento cambia automáticamente a Revisión.

    cancel-reviewed

    Cuando el estado del documento cambie a Revisar, podrá enviarlo de nuevo para que se firme.

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