Utilización de plantillas de documentos para enviar un acuerdo

Una plantilla de biblioteca es una plantilla reutilizable de los campos que se han colocado. Se guarda como una plantilla de campo de formulario o un documento de biblioteca. El creador de la plantilla de biblioteca puede establecer permisos para determinar quién tiene acceso para utilizar y enviar estas plantillas.


Inicio de una transacción desde la plantilla en la página Administrar

Puede iniciar una transacción utilizando una plantilla de la pestaña Administrar si selecciona la plantilla y hace clic en el vínculo Usar plantilla en las opciones del carril derecho.

Para usuarios con acceso a plantillas en varios grupos:

  • Las plantillas restringidas a un solo grupo cargarán la página Enviar con la plantilla adjunta y el grupo preseleccionado y bloqueado.
  • Las plantillas disponibles para toda la cuenta cargarán la página Enviar con la plantilla adjunta y el archivo Enviar desde seleccionado estará abierto para que el usuario lo configure.
Utilice una plantilla de la página Administrar


Adjuntar una plantilla desde la página de inicio

En la página Inicio existe una opción para Comenzar desde biblioteca.

Al hacer clic en este botón, se abre un selector de archivos que permite al usuario seleccionar una plantilla o un flujo de trabajo con el que iniciar el proceso de envío.

La ficha Recientes muestra las 20 últimas plantillas usadas, estando la más reciente en la parte superior.

Después de seleccionar la plantilla (o flujo de trabajo) y hacer clic en Inicio, el usuario pasa a la página Enviar con la plantilla ya adjuntada.

Adjuntar desde la página de inicio

Las cuentas que tienen activado Usuarios en varios grupos (UMG) ven carpetas para cada grupo del que son miembros, con las plantillas relacionadas dentro. Las plantillas de nivel de cuenta se almacenan en su propia carpeta en la parte inferior de la lista.

  • Al seleccionar una plantilla de las carpetas de grupo, se carga la página Enviar con la plantilla adjunta y el selector de grupo se bloquea con el grupo correcto seleccionado.
Plantillas en anidamientos UMG de grupo

  • Al seleccionar una plantilla de nivel de cuenta, se carga la página Enviar con la plantilla adjunta y el selector de grupo disponible para que el usuario la configure según sea necesario.
Plantillas en anidamientos de cuentas UMG


Adjuntar una plantilla durante el proceso de envío

Nota:

Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo desde el que desea enviar el acuerdo antes de configurarlo.

  • Al definir el valor de Grupo, se cargan las propiedades y plantillas relacionadas con el grupo entre las que elegir.
  • Al cambiar el grupo, verá que la página se actualiza. Cualquier contenido introducido se eliminará en esta actualización.

Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.

Seleccionar el grupo

 

Las plantillas disponibles para el usuario se limitarán a:

  • plantillas que el usuario ha creado
  • plantillas disponibles para toda la cuenta
  • plantillas relacionadas con el grupo desde el que envía el remitente

Para utilizar una plantilla de biblioteca, haga clic en el vínculo Agregar archivos y, a continuación, haga clic en la opción Plantillas en el carril izquierdo.

Se presenta una lista de las plantillas disponibles.

Marque una o más opciones y haga clic en Adjuntar.

Asociación de un documento de la biblioteca a un acuerdo


Plantillas de campo de formulario

  1. Haga clic en la pestaña Enviar, añada las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, asigne un nombre a la transacción, añada un mensaje y cargue o adjunte los documentos que desee enviar.
  2. Seleccione la casilla con la etiqueta Campos Vista previa y Agregar firma.
  3. Haga clic en el botón azul Siguiente.
Opción Vista previa activada

Se abre la pantalla de edición mediante arrastrar y soltar, que le permite colocar varios campos en el documento, o puede aplicar una plantilla de campo de formulario guardada anteriormente.

Para usar una plantilla de campo de formulario, haga clic en el icono de campo y página situado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Opción Plantilla en la página de creación

Elija la plantilla de campo de formulario que va a aplicar y la página en la que comenzará a aplicarse la plantilla.

Cuando termine de ajustar o colocar los campos en el documento, haga clic en el botón azul Enviar de la esquina inferior derecha de la pantalla para enviar el documento con los campos colocados.

Nota:

Puede utilizar varias plantillas de campo de formulario en un solo documento. Solo tiene que repetir los pasos para aplicar una plantilla de campo de formulario para cada plantilla que desee utilizar y se mostrarán todos los campos en el documento.

Nota: Tenga cuidado de que no se superpongan campos cuando aplique varias plantillas de campo de formulario.

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