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Publicación de formularios web interactivos en PDF

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Última actualización el 13 dic 2023 | También se aplica a Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020

Antes de empezar

Estamos implementando una nueva experiencia de producto más intuitiva. Si la pantalla que aparece aquí no coincide con la interfaz del producto, cambie a la ayuda para su experiencia actual.

Acerca de los formularios web

Los formularios en PDF son una forma útil de recopilar y enviar información en línea. Funcionan mediante acciones de botón que realizan funciones similares a las macros de secuencias de comandos de HTML. Para recopilar y enviar los datos a una base de datos, necesitarás una aplicación Common Gateway Interface (CGI) en el servidor web. Se puede usar cualquier aplicación CGI existente que recopile los datos de formularios (en formato HTML, PDF o XML).

Antes de preparar los formularios para la web, asegúrate de que los nombres de los campos de formulario coincidan con los de la aplicación CGI.

Nota:

Adobe Acrobat no cubre la creación de scripts CGI y se deben crear por separado fuera del software de Acrobat.

Crear formularios web

Para enviar datos de formulario, como imágenes o archivos digitalizados, por correo electrónico o a un servidor web, utiliza la acción “Enviar un formulario” proporcionando una dirección URL. El botón Enviar permite enviar fácilmente todos los datos del formulario junto con los archivos adjuntos a un servidor o base de datos.

Si el formulario PDF contiene un botón de envío por correo electrónico, puedes utilizar el flujo de trabajo Distribuir para facilitar la distribución del formulario a terceros.

Sigue estos pasos para habilitar el botón “Enviar un formulario”:

Abre el documento PDF y, a continuación, en el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario.
En la página que se abre, selecciona Crear formulario.
En el panel izquierdo, selecciona Botón y, a continuación, coloque las coordenadas del botón donde desees colocar el botón.
Haz doble clic en el botón y, a continuación, define las propiedades del botón de la siguiente manera:
1. Selecciona la pestaña Acciones y, a continuación, desde el menú desplegable Seleccionar activador, selecciona Ratón arriba.
2. Desde el menú desplegable Seleccionar acción, elige Enviar un formulario.
3. Selecciona Añadir.
En el cuadro de diálogo Enviar selecciones de formulario, introduce una URL en el campo Indique una URL para este vínculo.
- Para enviar los datos del formulario a un servidor web, escribe la dirección URL de destino.
- Para enviar los datos de formulario a una dirección de correo electrónico, escribe mailto: seguido de la dirección. Por ejemplo, escribe mailto:nobody@adobe.com.
Selecciona una de las siguientes opciones de formato de importación:
- FDF: puede seleccionar una o más de las opciones disponibles: datos introducidos por el usuario, comentarios y cambios incrementales al archivo PDF. La opción Cambios incrementales en el PDF es útil para exportar una firma digital de modo que sea fácil de leer y reconstruir por un servidor.
  Nota: Si el servidor devuelve datos al usuario en formato FDF o XFDF, la URL del servidor debe acabar con el sufijo #FDF; por ejemplo, http://miservidor/cgi-bin/miarchivo#FDF.
- HTML: exporta el archivo al formato HTML.
- XFDF: exporta el archivo al formato XML. Puedes exportar los datos de los campos de formulario, los comentarios, o ambos elementos.
- El documento completo en PDF: exporta todo el archivo de PDF que es el formulario. Aunque con esta acción se crea un archivo mayor que con la opción FDF, es útil para conservar las firmas digitales.
Nota:

Si los usuarios que rellenan el formulario PDF utilizan Adobe Reader, debes elegir FDF o XFDF para la opción de Formato de exportación.
Especifica la Selección de campo y el formato de fecha según sea necesario. Una vez hecho esto, selecciona Aceptar.
- Todos los campos: exporta todos los campos del formulario, incluso si no contienen valores.
- Solo estos: exporta solo los campos de formulario que especifica haciendo clic en Seleccionar campos e indicando los que deseas incluir y además, incluir los campos vacíos.
- Convertir fechas a formato estándar: exporta todas las fechas del formulario en un formato único, con independencia de cómo se introdujeran en él.
Cambia los valores de las demás fichas del cuadro de diálogo Propiedades del botón según sea necesario y, a continuación, haz clic en Cerrar.

Restablecer formularios web

El botón “Restablecer un formulario” puedes borrar todos los datos introducidos en el formulario, al igual que la función “Todas las herramientas > Preparar un formulario > Más > Borrar formulario” disponible al crear y editar formularios en Acrobat. Sin embargo, con el botón Restablecer, puedes borrar campos específicos si es necesario.

Sigue estos pasos para habilitar el botón “Restablecer un formulario”:

Abre un documento de PDF y, a continuación, desde el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario.
En la página que se abre, selecciona Crear formulario.
En el panel izquierdo, selecciona Botón y, a continuación, coloca las coordenadas del botón donde desees colocar el botón.
Haz doble clic en el botón y, a continuación, define las propiedades del botón de la siguiente manera:
1. Selecciona la pestaña Acciones y, a continuación, desde el menú desplegable Seleccionar desencadenador, elige Ratón arriba.
2. Desde el menú desplegable Seleccionar acción, selecciona Restablecer un formulario.
3. Selecciona Añadir.
En el cuadro de diálogo Restablecer un formulario:
1. Activa las casillas de verificación de campos específicos o elige Seleccionar todo.
2. Selecciona Aceptar.
La lista de la pestaña Acciones muestra ahora “Restablecer un formulario” anidado bajo la acción Ratón soltado.
Cambiar otras opciones de configuración en el cuadro de diálogo Propiedades del botón y, a continuación, selecciona Cerrar.

Importar datos de formularios web

Utiliza la acción “Importar datos de formulario” para permitir a los usuarios rellenar los campos de formulario habituales, como el nombre y la dirección de correo electrónico, con datos importados de otro formulario. Además, puedes utilizar la función Importar datos de formulario para rellenar automáticamente esos campos con su información de perfil personal. Solo se actualizan los campos de formulario coincidentes, mientras que se omiten los que no coinciden. Antes de configurar la acción “Importar datos de formulario”, asegúrate de tener un formulario con los campos de información comunes desde los que se exportarán los datos.

Sigue estos pasos para habilitar el botón “Importar datos de formulario”:

Desde el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario y, en la página que se abre, Crear formulario.
En el panel izquierdo, selecciona Botón y, a continuación, coloca las coordenadas del botón donde desee colocar el botón.
Haz doble clic en el botón y, a continuación, define las propiedades del botón de la siguiente manera:
1. Selecciona la pestaña Acciones y, a continuación, en el menú desplegable Seleccionar desencadenador, selecciona Ratón arriba.
2. Desde el menú desplegable Seleccionar acción, selecciona Importar datos de formulario.
3. Selecciona Añadir.
Busca y selecciona un archivo FDF y haz clic en Abrir.
Cambia otras opciones de configuración en el cuadro de diálogo Propiedades del botón según se requiera y, a continuación, selecciona Cerrar.

Nota:

La acción Importar datos de formulario busca el archivo de datos del que se importan los datos en distintas ubicaciones en Windows y en macOS. En Windows, la acción Importar datos de formulario busca en la carpeta Acrobat o Acrobat Reader, la carpeta actual, la carpeta System, la carpeta Windows, Mis documentos\Adobe\Acrobat y las carpetas que figuren en la instrucción PATH. En Mac OS, la acción Importar datos de formulario busca en la carpeta Acrobat o Acrobat Reader y la carpeta Preferencias del sistema.

Valores de exportación CGI

Un valor de exportación es la información que se envía a una aplicación CGI para identificar un campo de formulario seleccionado por el usuario. Es necesario definir un valor de exportación solo si se cumplen los requisitos siguientes:

Los datos se recopilan electrónicamente en una base de datos a través de una intranet de empresa o de la Web.
Los datos no coinciden con el elemento designado por el campo de formulario, o el campo de formulario es un botón de radio.

Al definir valores de exportación, sigue estas instrucciones:

Para las casillas de verificación o los botones de opción, utiliza el valor de exportación predeterminado (Sí) para indicar la selección.
En las listas desplegables, proporciona un valor de exportación solo si debe diferir del elemento de la lista, por ejemplo, si coincide con el nombre de campo de una base de datos. Si no se introduce ningún valor de exportación explícito, el elemento seleccionado servirá como valor de exportación.
Los botones de radio relacionados deben tener exactamente el mismo nombre de campo de formulario, pero valores de exportación diferentes. Esto permite una conmutación adecuada y garantiza la recopilación precisa de datos en la base de datos.

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