En Acrobat, elija Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad.
Última actualización el
19-12-2023
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También se aplica a Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
Nota:
Para ver una lista completa de artículos sobre seguridad, consulte Información general sobre la seguridad en Acrobat y contenido PDF.
Tipos de normativas de seguridad
Si aplica a menudo la misma configuración de seguridad a varios archivos PDF, puede guardar su configuración como una normativa para volver a utilizarla. Las normativas de seguridad ahorran tiempo a la vez que garantizan un flujo de trabajo seguro de forma coherente. La creación de normativas para seguridad mediante contraseña y certificado le permite reutilizar la misma configuración de seguridad para un gran número de documentos PDF. Se ofrecen dos tipos de normativas de seguridad:
Las normativas de la organización resultan especialmente útiles si se desea que otros usuarios tengan acceso a archivos PDF durante un tiempo limitado. Adobe Experience Manager: Forms Server (Document Security) las normativas de se almacenan en un servidor. Los usuarios deben tener acceso al servidor para poder utilizar estas normativas. La creación de estas normativas requiere la especificación de los destinatarios del documento de una lista de Adobe Experience Manager: Forms Server (Document Security). Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) controla el acceso a los PDF y a los eventos de auditoría tal y como se especifica en las normativas de seguridad. Puede usar Experience Manager - Forms Server (Document Security) si su empresa ha licenciado el software y lo ha puesto a su disposición.
Las normativas de usuario son creadas y aplicadas por personas. Si aplica la misma configuración de seguridad a varios documentos, puede ahorrar tiempo creando una normativa de usuario. Después, aplique la normativa de usuario a los documentos. Las normativas de usuario para contraseñas y certificados de clave pública se almacenan en el equipo local. Con acceso a Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), puede crear una normativa de usuario que se almacena en el servidor de formularios. Esa normativa sólo se le ofrece a usted.
Cómo se autentican las normativas de la organización
Además de reutilizar la configuración de seguridad, las directivas almacenadas en Adobe Experience Manager Forms Server (Document Security) le permiten caducar y revocar documentos. También puede mantener un control mediante el seguimiento de los usuarios que abren los documentos protegidos.
A. Las normativas se almacenan en el servidor. B. Las normativas se aplican a un PDF. C. Los usuarios pueden abrir, editar e imprimir un documento sólo si lo permite la normativa.
La configuración de normativas de seguridad basadas en servidor incluye cuatro fases:
Configurar Adobe Experience Manager - Forms Server
El administrador del sistema de su empresa o grupo suele configurar Adobe Experience Manager Forms Server (Document Security), administra las cuentas e instaura las normativas de la organización. Para obtener más información sobre cómo configurar Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), consulte el sitio web de Adobe.
Publicar un documento con una normativa de seguridad
Un autor crea un PDF y le aplica una normativa almacenada en Adobe Experience Manager Forms Server al PDF. El servidor genera una licencia y una clave de codificación exclusiva para el PDF. Acrobat incrusta la licencia en el PDF y lo codifica utilizando la clave de codificación. El autor o el administrador pueden utilizar esta licencia para evaluar y realizar el seguimiento del PDF.
Ver un documento con una normativa aplicada
Cuando los usuarios intenten abrir el PDF protegido en Acrobat, deben autenticar sus identidades. Si se ha concedido al usuario el acceso al PDF, éste se decodifica y se abre con independencia de los permisos especificados en la normativa.
Administrar sucesos y modificar el acceso
Al iniciar sesión en la cuenta de Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), el autor o administrador puede realizar un seguimiento de los eventos y cambiar el acceso de los PDF protegidos mediante normativas. Los administradores pueden ver todos los sucesos de los PDF y del sistema, modificar los valores de configuración y cambiar el acceso a los PDF protegidos mediante normativa.
Crear una normativa de seguridad de usuario
Las normativas de usuario pueden utilizar contraseñas, certificados o Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) para autenticar documentos.
Las normativas para seguridad mediante contraseña y certificado pueden almacenarse en el equipo local. Las políticas de seguridad creadas con Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) se almacenan en un servidor. Puede realizar un seguimiento de las acciones y cambiar la configuración de seguridad de forma dinámica. Puede utilizar Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) si su empresa ha adquirido la licencia de software y la ha puesto a su disposición.
Creación de una normativa de contraseña
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Haga clic en Nuevo.
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Seleccione Mediante contraseña y haga clic en Siguiente.
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Escriba un nombre y una descripción para la normativa, lleve a cabo una de las siguientes acciones y, a continuación, haga clic en Siguiente:
Para especificar contraseñas y restricciones cuando aplique esta normativa a un documento, desactive la opción Guardar contraseñas con la normativa.
Para guardar contraseñas y valores de restricción con la normativa, seleccione Guardar contraseñas con la normativa.
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Especifique un valor de compatibilidad y opciones de contraseña. Si ha seleccionado Guardar contraseñas con la normativa, especifique la contraseña y las restricciones. Haga clic en Aceptar.
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Revise los detalles de la normativa y, haga clic en Finalizar y después, en Cerrar.
Creación de una normativa de certificado
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En Acrobat, elija Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad.
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Haga clic en Nuevo.
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Seleccione Mediante certificados de clave pública y haga clic en Siguiente.
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Escriba un nombre y una descripción para la normativa y especifique los componentes del documento que desea codificar.
Los certificados deben ser actuales y contar con un uso de clave que permita la codificación.
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Determine cómo aplicar la normativa:
Para crear una normativa asociada a destinatarios individuales, no seleccione Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa.
Para crear una normativa asociada a documentos individuales, seleccione Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa.
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Seleccione un algoritmo de codificación en el menú que sea compatible con la versión de Acrobat de los destinatarios y haga clic en Siguiente.
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Realice una de las acciones siguientes:
Si ha seleccionado Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa, revise la configuración de la normativa y haga clic en Finalizar.
Si no ha seleccionado Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa, especifique los destinatarios seleccionando ID digitales (incluido su ID digital). A continuación, haga clic en Siguiente.
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Haga clic en Finalizar.
Crear normativas para proteger archivos adjuntos
Puede agregar seguridad a uno o varios documentos incrustándolos en un sobre de seguridad y enviándolo como un archivo adjunto de correo electrónico. Este método resulta útil si desea enviar un archivo adjunto protegido sin codificar los archivos. Puede incrustar los documentos como archivos adjuntos en un sobre de seguridad y codificar y enviar el sobre a los destinatarios. Cuando los destinatarios abren el sobre, estos pueden extraer los archivos adjuntos y guardarlos. Los archivos guardados son idénticos a los archivos adjuntos originales y dejan de estar codificados cuando se guardan.
Por ejemplo, al enviar documentos confidenciales, incluidos archivos no PDF, desea que sólo el destinatario vea los documentos. Es posible incrustar estos documentos como archivos adjuntos en un sobre de seguridad, codificar dicho sobre y enviarlo por correo electrónico. Cualquiera puede abrir el sobre, ver su página de cubierta e incluso ver una lista de su contenido. No obstante, sólo el destinatario podrá ver los archivos adjuntos incrustados y extraerlos.
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Crear sobre de seguridad.
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Haga clic en Agregar archivo para enviar, seleccione los documentos que desee adjuntar y haga clic en Abrir. Haga clic en Siguiente.
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Seleccione una plantilla de sobre y haga clic en Siguiente.
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Seleccione un método de entrega y haga clic en Siguiente.
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Si se ha creado una normativa de sobre, selecciónela o seleccione Nueva normativa. Después, siga los pasos para crear una normativa.
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Revise la información y haga clic en Finalizar.
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Para algunas normativas, se le pide que escriba la información que desee que se muestre en el sobre. Introduzca información suficiente para permitir a los destinatarios identificar al remitente del sobre.
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Complete la información de seguridad (contraseña, certificado o normativa).
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Cuando se muestre el sobre, escriba los nombres de los destinatarios. A continuación, haga clic en el icono Guardar o Correo en la barra de herramientas.
Si hace clic en el icono de correo, se abrirá el programa de correo electrónico predeterminado con el sobre de seguridad como archivo adjunto. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y envíe el mensaje de correo electrónico.
Creación de una normativa de seguridad de usuario con Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security)
Si tiene acceso a Adobe Experience Manager Document Security, puede restringir el acceso a los documentos y los derechos de los individuos registrados con el servidor. Al crear una normativa de usuario con Adobe Experience Manager Forms Server, se le redirigirá a la página web de Experience Manager Forms Server.
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Realice una de las acciones siguientes:
Para un único PDF o un PDF que forme parte de una cartera PDF, abra el PDF.
Para una Cartera PDF, abra la Cartera PDF y seleccione Ver > Cartera > Hoja de cubierta.
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad.
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Haga clic en Nuevo.
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Seleccione Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), y haga clic en Siguiente.
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En la página web Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), haga clic en Normativas y después en Nuevo.
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Escriba un nombre y una descripción, defina el periodo de validez y seleccione las opciones que desee.
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Seleccione los usuarios o grupos, defina los permisos para ellos y haga clic en Aceptar.
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Especifique los componentes del documento que desee codificar e indique si desea agregar una marca de agua.
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Cuando haya terminado, haga clic en Guardar en la parte superior de la página.
Aplicación de normativas de seguridad a documentos PDF
Puede aplicar una normativa de organización o una normativa de usuario a un PDF. Para aplicar una normativa de servidor a un documento, conéctese a Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security). Las normativas de seguridad de Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) deben estar almacenadas en un servidor, pero no es necesario que los archivos PDF a los que se aplican las directivas también lo estén. Puede aplicar normativas a archivos PDF utilizando Acrobat, secuencias por lotes en el servidor u otras aplicaciones como Microsoft Outlook.
Sólo el administrador de normativas puede editar o eliminar las normativas organizativas.
Aplicar una normativa de seguridad a un PDF
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Realice una de las acciones siguientes:
Para un único PDF o un PDF que forme parte de una cartera PDF, abra el PDF.
Para una cartera PDF, abra la cartera PDF y seleccione Ver > Cartera > Hoja de cubierta.
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Si está utilizando un servidor de normativas, elija Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad. Seleccione una normativa. Seleccione una normativa de Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) de la lista y, a continuación, haga clic en Actualizar.
La actualización de normativas de seguridad le garantiza la obtención de las normativas de seguridad más actualizadas.
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad. Seleccione una normativa y haga clic en Aplicar al documento.
Aplicación de una normativa a los archivos adjuntos en Outlook
Puede enviar distintos tipos de archivos como adjuntos PDF seguros en Microsoft Outlook. Esta opción solo está disponible si Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) está configurado y disponible en Acrobat.
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En Outlook, elija Nuevo mensaje de correo en la cinta de Inicio.
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Haga clic en el botón Adjuntar como archivo Adobe PDF seguro
en la cinta de Adobe PDF.
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Seleccione el archivo que desee adjuntar. Para ello, escriba la ruta de archivo o haga clic en Examinar.
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Especifique cómo desea proteger el documento y haga clic en Aceptar.
El archivo se convierte a PDF y se codifica con el sistema de seguridad elegido.
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Complete el mensaje de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Enviar.
Eliminar una normativa de seguridad de usuario de un PDF
Puede eliminar una normativa de seguridad de un PDF si cuenta con los permisos necesarios. Normalmente, el propietario de un documento puede eliminar una normativa de seguridad de un PDF.
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Realice una de las acciones siguientes:
Para un único PDF o un PDF que forme parte de una cartera PDF, abra el PDF.
Para una Cartera PDF, abra la Cartera PDF y seleccione Ver > Cartera > Hoja de cubierta.
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Eliminar seguridad.
Exportar la configuración de seguridad
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En Acrobat, seleccione Edición > Preferencias > Seguridad > Exportar.
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Seleccione qué grupos de ajustes desea compartir y haga clic en Aceptar.
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Revise y modifique la configuración de seguridad según convenga y haga clic en Exportar.
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Seleccione el método que desee utilizar para codificar la configuración de seguridad (si lo desea) y haga clic en Aceptar.
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Seleccione Destinatarios y haga clic en Aceptar dos veces.
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Firme el archivo.
Copia, edición o supresión de una normativa
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Administrar normativas de seguridad.
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En el menú Mostrar, elija si desea que se muestren las normativas a las que tiene acceso, las normativas de usuario creadas por usted o las de la organización.
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Seleccione una normativa y después, utilice las opciones que desee:Nota:
Las opciones para editar o eliminar las normativas organizativas no estarán disponibles a menos que tenga derechos de administrador para Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security). Los cambios realizados en estas políticas solo se pueden realizar en Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security), que se abre automáticamente al seleccionar una opción.
Copiar
Utilice esta opción para crear una normativa basada en la configuración de una normativa ya existente.
Editar
La edición de una normativa de usuario guardada en un equipo local sólo afecta a los documentos a los que se aplica la normativa después de ser editada. En las normativas de usuario almacenadas en un servidor, se puede editar la configuración de permisos y otras opciones. Esta opción no está disponible para las normativas de la organización.
Eliminar
Esta opción no está disponible normalmente para las normativas de la organización.
Favorito
Si esta opción está seleccionada, aparece una estrella junto a la directiva. Para quitar una normativa de la lista de favoritos, haga clic de nuevo en Favorito. Se puede aplicar la opción Favorito a varias normativas. Utilice esta opción para facilitar la recuperación de una normativa.
Revocar un PDF protegido mediante normativa
Para restringir el acceso a un PDF protegido mediante normativa que ha facilitado a un grupo de usuarios, puede revocar el documento.
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Realice una de las acciones siguientes:
Para un único PDF o un PDF que forme parte de una cartera PDF, abra el PDF y regístrese en el servidor de normativas LiveCycle ES de Adobe.
Para una Cartera PDF, abra la Cartera PDF, regístrese en Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) y seleccione Ver > Cartera > Hoja de cubierta.
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Seleccione Herramientas > Proteger > Más opciones > Document Security > Revocar.
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En el menú de la página Web, elija una opción que explique por qué revoca el documento o escriba un mensaje. Si va a reemplazar el documento revocado, escriba la dirección URL del nuevo documento.
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Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
