概覽

Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。

本文件為針對 SharePoint 的 Microsoft Online 執行個體 (本手冊中通常稱為「SharePoint」) 所撰寫,旨在從使用者的角度提供增益集的使用指南。您可以在這裡找到安裝指南。

此解決方案是做為 SharePoint 的增益集應用程式而開發,並提供:

  • 從任何 SharePoint 文件庫或清單傳送合約以進行簽署
  • 可從文件庫或自訂的 SharePoint 清單將文件傳送給單一收件者或收件者群組
  • 在傳送文件傳以供簽署後,可透過合併對應從 SharePoint 清單以及文件庫將資料對應到文件
  • 當文件已經過簽署且其狀態為已自動或已手動重新整理時,可透過資料對應從已簽署合約的表單欄位將資料對應到 SharePoint 清單的文字欄與文件庫
  • 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約
  • 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分,以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約


支援的瀏覽器

Chrome、Firefox 和 Safari 瀏覽器皆已支援


Internet Explorer 11 和更新版本 (包含 Edge)

為了能使 SharePoint 增益集正常運作,您必須在 Internet Explorer/Edge 中對信任的網站進行一些設定。  支援 Internet Explorer 10 和較早版本。

此外,IE 11/Edge 使用者需要確實編輯信任的網站設定,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

若要編輯信任的網站:

1. 開啟 IE 11

► Edge 使用者請按 Windows + S

2. 按一下「工具」(齒輪) 圖示,然後從下拉式選單選取「網際網路選項」

► Edge 使用者請輸入「網際網路選項」,然後按下 Enter

IE11 Options

3. 「網際網路選項」選單隨即開啟。選取「安全性」索引標籤

4. 按一下「信任的網站」圖示

5. 按一下「網站」按鈕

6. 輸入上述其中一個 URL,然後按一下「新增」

7. 重複以上作業以便逐一處理每個 URL

8. 完成後,請關閉「網際網路選項」選單

Trusted Sites


存取 Adobe Sign 功能

Adobe Sign 是一種由 SharePoint 管理員所安裝的增益集應用程式。身為「使用者」,您可以在 SharePoint 網站上方看到「Adobe Sign」索引標籤。

按一下「Adobe Sign」索引標籤就會出現功能區,並顯示所有可用的 Adobe Sign 功能。

您必須按一下網頁的「文件」或「清單」部分,才能夠存取功能區。  當您在網頁部分按一下後,功能區會隨即呈現作用中狀態。

ribbon

註解:

在新型使用者介面中,功能區已由選單列所取代。透過選單列,可以提供所有相同的功能項目:

MEnu

功能區/選單包含五個圖示:

  • 傳送以供簽署
  • 合約狀態
  • 文件庫範本
  • 管理合約
  • 設定

其中,前四項為您可能經常用於建立及傳送合約所使用的動作。

在最後一個圖示「設定」中,您自行可以定義個人的合約範本。在定義後,除非您要調整範本,否則無法返回頁面。  因此,我們將從這個部分開始說明。


定義您的個人設定

個人設定可讓您針對使用 Adobe Sign 應用程式從 SharePoint 傳送的所有合約,定義預設的合約名稱與訊息。

註解:

個人設定頁面的右側,您可以找到學習與支援區段,包含使用者指南主題的直接連結,以及更廣泛 Adobe Sign 內容的連結。

個人設定

「合約名稱」欄位 (最多 255 個字元) 可讓您輸入任何可識別合約的字串。此字串會填入收件者電子郵件的「主旨」行中 (下方以黃色醒目顯示的部分),也會做為「管理」頁面上的名稱值。提供唯一且有意義的合約名稱,可協助收件者更容易找到您的電子郵件,也可以在必要時提升您搜尋合約的能力。

「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋 (下方以綠色醒目顯示的部分)。訊息會出現在傳送至所有收件者的「檢閱並簽署」電子郵件中,且不可當成個人意見來附加給每位一收件者。

簽署者電子郵件


自訂清單文件範本

在預設合約名稱與訊息欄位下方,有兩項設定可控制從「清單」傳送合約時附加文件的方式。

預設行為是為了要讓傳送者從 SharePoint 內部選取文件。

使用者可使用兩個選項來變更預設體驗:

針對自訂清單,使用 SharePoint 外部的文件範本 – 啟用此選項時,傳送者便會忽略從 SharePoint 內部附加文件的選項。傳送者看到的會是在 Adobe Sign 系統中設定的檔案附件選項。此選項可包含下列一或多項作業:

o 從本機系統附加

o 從 Adobe Sign 範本文件庫附加

Attach Files in AS

► 針對自訂清單,一律使用指定的文件範本 – 啟用此選項時,SharePoint 將會記住您附加的檔案,同時自動在您從清單建立的下一份合約中附加該檔案,並忽略檔案選取步驟。若您多次使用相同檔案,則此選項就非常實用。


傳送合約

啟動合約

Adobe Sign 專門用來傳送合約與取得簽名,且在 SharePoint 環境中,有四種方法可以啟動該程序:

  • 從功能區或選單傳送
  • 透過按一下滑鼠右鍵傳送
  • 透過功能區或選單從「清單」傳送
  • 透過按一下滑鼠右鍵從「清單」傳送

這四個選項都會開啟設定頁面,可讓您在需要多個簽名時定義「收件者」以及簽署順序。

註解:

從 SharePoint 內部傳送的文件不可超過 5 MB。

如需傳送超過 5 MB 的文件,您可以將文件上傳到您的 Adobe Sign 資料庫 (在 SharePoint 整合以外),並從此處附加文件。

從功能區/選單傳送

如果您需要附加多個 SharePoint 文件時,可使用從功能區傳送的方式

1. 按一下文件名稱左側的核取選項來選取要傳送的文件

2. 按一下頁面上方功能區中的索引標籤

3. 按一下「傳送以供簽署」圖示

○ 系統會自動附加所有選取的文件

New List - MEnu
新型介面

SEnd from Ribbon
傳統介面

透過按一下滑鼠右鍵傳送

按一下滑鼠右鍵傳送可讓您快速傳送文件清單中的任何文件,但只能將該的檔案附加至合約:

1. 在您要傳送以供簽署的文件上按一下滑鼠右鍵

2. 從快顯選單選取「進階」

3. 從子選單選取「傳送以供簽署」

New Library - Right Click
新型介面

 

傳統選單結構有些微不同:

1. 在所需的清單記錄上按一下滑鼠右鍵

2. 從選單選取「進階」,然後從子選單選取「傳送以供簽署」

Send via rightClick
傳統介面

從「清單」傳送

從「清單」傳送可透過使用功能區或右鍵內容選單來完成


透過功能區或選單從「清單」傳送

1. 按一下所需的清單記錄

2. 按一下功能區或選單上的「Adobe Sign」

3. 從下拉式選單選取「傳送以供簽署」

Send From list using Ribbon
新型介面

Classic List - Ribbon
傳統介面

透過在內容選單上按一下滑鼠右鍵從「清單」傳送

1. 在所需的清單記錄上按一下滑鼠右鍵

2. 從選單選取「傳送以供簽署」

List select
新型介面

 

傳統選單結構有些微不同:

1. 在所需的清單記錄上按一下滑鼠右鍵

2. 從選單選取「進階」,然後從子選單選取「傳送以供簽署」

Classic List - Right Click
傳統介面

 

頁面重新整理至「檔案選取」檢視畫面:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. 選取檔案

4. 按一下「附加」

 

如果啟用「針對自訂清單,使用 SharePoint 外部的文件範本」,您將會忽略 SharePoint 檔案附件視窗,並直接移至合約頁面以進行設定。  在此情況下,您將需要使用「檔案選取」來新增要進行簽署的文件。

 

請牢記兩項重要功能:

► 如果啟用「針對自訂清單,一律使用指定的文件範本」,則系統會自動附加上次用於此清單的檔案。

O 如需附加不同的檔案,您必須停用「針對自訂清單,一律使用指定的文件範本」

► 系統將傳回的已簽署副本 (可能也會有稽核記錄) PDF 做為附件附加到清單項目,而不是傳送至新的資料夾。

O 如果 SharePoint 管理員已定義「文件儲存」資料夾,則該 PDF 就會改為傳送至該資料夾。


設定合約

開啟新合約後,您會看到可在四個特定工作區段中進行檢視的設定頁面:

A. 收件者 – 與合約進行互動的人

B. 訊息 – 合約的名稱與公開訊息

C. 選項 – 與合約相關的選擇性功能

D. 檔案 – 實際上需要簽署/核准的文件/檔案

O 請注意,您用於啟動傳送程序的文件會自動附加到合約中。

send page


「收件者」區段

每位收件者皆由五項要素構成:

Recipients

A. 簽署索引 – 當選取後續的工作流程時,此數字表示收件者在簽署週期中的相對位置。

B. 角色 – 定義收件者與文件互動的方式角色由帳戶管理員負責啟用,因此您可能看不到所有列出的選項:

○ 簽署者 (預設) – 必須套用至少一個簽名的收件者

○ 核准者 – 負責審閱與核准文件的收件者,但在法律上不需要簽署

○ 受理者 – 就機制而言,受理者和核准者的功能相同,主要的差異在於「稽核報告」將兩者各自識別為「接受合約」以及「核准文件」。

○ 認證收件者 – 認證收件者可不具任何 (零個) 獲指派的表單欄位。在其「簽署」過程中,系統會要求認證收件者委派、拒絕或認可合約。

○ 表單填寫者 – 這是適用於在簽名過程中需要填寫表單內容,但沒有可用的系統能以編程方式建立自訂文件,或者從文件庫將欄位內容推送至表單的客戶的專門選項。

委派者 – 委派者是專為需要有人判定誰是下一位應簽署或核准文件之正確人選而設計的角色。其他各個角色都有其特定的委派者。

C.電子郵件地址 – 收件者是誰? 此處應為個人電子郵件地址

○ 新增我 – 按一下「收件者」區段右上方的「新增我」連結,傳送者便可將自己安插在簽署週期中

○ 新增收件者群組 – 有時,簽署週期中的收件者可能是一群人當中的某一位。例如,如果您需要法律團隊的人員進行簽署,但這名簽署者可以是五位當中任何一位。收件者群組可讓傳送者列出所有五名可能的簽署者,但只需要其中一位進行簽署。(請參閱以上影像中的收件者 3)

D. 驗證程序 – 應透過什麼方式審核收件者?

○ 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證

○ 密碼 – 由傳送者產生的英數字元密碼,應可透過頻外的方式傳播給收件者

○ 社交 – 對 Facebook 或 LinkedIn 等第三方社交網路進行驗證

○ KBA (僅限美國) – 知識式驗證會要求收件者輸入其社會安全碼,然後根據公開的資料庫產生數個非無關要緊的問題,要求收件者回答

○ 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼,以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼

E. 私人訊息 (選擇性) – 傳送者可以對每位收件者提供個別指示,這些指示會在收件者檢視合約時顯示必須由帳戶管理員在 Adobe Sign 使用者介面中啟用此選項。

 

位在收件者清單下方的「顯示副本」連結會出現一個欄位,您可以在其中新增要傳送副本 (CC) 的任何電子郵件地址,使其能檢視合約內容,但不賦予其可進行互動的存取權限。

註解:

若要變更收件者的順序,您可以按一下收件者並將其拖曳至正確的堆疊順序,並適當調整索引號碼。

收件者清單上方有個開關,要求您選取基本的簽名順序工作流程。

○ 當「依照順序完成」啟用後 (如以上示),系統會將收件者編入索引,您將可觀察到按順序進行之簽署程序的每一個簽署步驟。

○ 當「以任何順序完成」啟用時,系統將不會針對收件者進行編號,並可採用平行簽署作業。

Complete in any order


訊息區段

「訊息」區段包含兩個欄位,可大幅提升您成功完成簽署的機會,且如果您已設定個人範本,這些欄位將會自動填入您所定義的值。

「合約名稱」欄位可讓您輸入任何可識別合約的字串。

「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋。

註解:

在傳送合約之前您都可以編輯這些值。


選項區段

「選項」區段可讓您更妥善地掌握已傳送的文件:

► 密碼保護 – 要求收件者輸入密碼,才能開啟與檢視已簽署的 PDF 檔案。此密碼由傳送者定義,並會以頻外的方式傳播。Adobe Sign 不會記錄此密碼,因此請牢記密碼!

PDF password

完成期限 – 在「完成日期」欄位中按一下以顯示行事曆介面。選取合約的到期日,期限一到合約將無法完成。要使用此功能之前,必須由帳戶管理員啟用「文件到期」。

NEw Complete date- Marked

設定提醒 – 設定在合約完成前傳送提醒的頻率 (每日或每週)。只有目前的收件者會收到通知

Set Reminder

►簽名類型 – 此選項可定義預期的簽署程序:

電子簽名 - 此選項會嘗試收集所有合約簽署者的電子簽名。

書面簽名 – 當您需要取得親筆簽名時,此選項會提示簽署者列印文件並親自簽署文件,然後再將其上傳至 Adobe Sign 系統。(合約開啟時給傳送者的指示) 在可使用書面簽名之前,必須由帳戶管理員啟用「書面」簽名工作流程。

Sig Type

收件者的語言 - 選取傳送給收件者的電子郵件中以及簽署體驗期間要使用的語言。

o 如果您的帳戶設定為使用可見的「訊息範本」,則此設定同時也定義這些範本。

Recip Language


檔案區段

如果您的 SharePoint 帳戶設定為允許外部文件,則您必須在「檔案」區段將文件附加至交易。如果您使用 SharePoint 文件啟動程序,則該檔案應已附加其中。

Adobe Sign 針對簽署程序,將所有文件結合在單一內含型 PDF,並根據列出文件的順序建立該 PDF。按一下並將文件拖曳至新的清單位置即可重新排列文件。

檔案可從 Adobe Sign 文件庫附加,或者使用檔案搜尋或拖放功能從您的本機系統上傳。

允許的檔案類型: Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF, JPG, GIF, TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

Attach Files in AS - Copy


預覽和新增簽名欄位

在「檔案」清單下方,您會看到「預覽和新增簽名欄位」核取方塊。此選項可讓您開啟上傳的文件,並視需要在文件上添加表單欄位。

如果您沒有使用已經設計完成的範本,您至少應該添加簽名欄位。如果需要,有許多其他欄位可供您用來建立複雜的表單。

註解:

如果沒有添加任何簽名欄位,Adobe Sign 將會自動將頁面新增至合約,並針對每一位簽署者在該頁面上添加簽名區塊。


追蹤合約

註解:

  • 合約完成後 (已簽署或已核准),合約名稱的連結隨即啟用,並會在按一下以後顯示完成的文件。
  • 如果合約處於終止狀態 (已簽署、已取消/已拒絕、已過期),則會停用「重新整理」動作
  • 如果合約不是處於終止狀態,會停用「刪除」圖示


合約狀態

合約傳送後,最好在「合約狀態」頁面上追蹤合約進度,並透過 Adobe Sign 功能區上的「合約狀態」圖示加以存取.

Ribbon - Agreement Status

 

透過以下步驟,您便可使用 SharePoint 文件或清單輕鬆搜尋所有傳送的合約:

1. 找到並選取您要搜尋的文件/清單

○ 可選取多個文件

2. 按一下「合約狀態」選項 (在功能區或右鍵內容選單中)

Agreement Status List-rebranded

如果您沒有選取特定文件或清單項目來搜尋,SharePoint 將會從見庫或清單中由使用者起始的所有文件/項目傳回所有合約。

如果使用者按一下首頁功能區中的「合約狀態」圖示,則 SharePoint 將會傳回由該使用者在整個網站集合中起始的所有文件。

註解:

「合約狀態」頁面具有只會在頁面上傳回 5000 筆記錄的限制。如果您的搜尋結果超過 5000 筆記錄,請使用「管理合約」選項。


篩選

若要在您的檢視中篩選合約,您可以使用頁面右上角的「搜尋」欄位。  此搜尋欄位會搜尋任何欄位中的任何字串項目,然後傳回所有相符的項目:

Status one line


重新整理合約狀態

「合約狀態」表格最右欄為「重新整理」動作,會主動查詢 Adobe Sign 是否有合約狀態的更新。  

註解:

SharePoint 會定期自動更新所有合約。「重新整理」動作可讓您不定期更新個別合約。


刪除合約記錄

「合約狀態」頁面最右側的最後一個圖示為「刪除」圖示。  此動作會刪除 SharePoint 中的合約記錄,但不會取消或刪除 Adobe Sign 中的合約。請謹慎使用此動作,因為使用後將無法復原。


已簽署的文件

依 SharePoint 管理員對「已簽署合約」儲存空間的設定方式而定,系統會將已簽署的文件 (可能也會有稽核記錄) 重新推送至以下任一位置:

► 全域資料夾 – 若為此設定,則所有完成的文件都會在這個資料夾中

► 來源文件庫中的新「已簽署合約」資料夾 – 如果系統沒有識別出任何全域資料夾,則會在建立/傳送合約的「文件庫」中建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。所有從相同文件庫傳送的已完成合約都會將完成的 PDF 傳回至相同的「已簽署合約」資料夾。

► 附加至清單項目 – 如果您從清單項目傳送合約,則附件會包含在清單中


管理合約

「管理合約」圖示可讓您以不同且更方便好用的方式檢視與您的使用者相關的合約。在「合約狀態」頁面會顯示所有合約的簡易檢視,並且包含更新其狀態的選項;「管理合約」檢視則可讓您深入瞭解合約,同時提供可修改合約屬性的其他選項。

Ribbon - Manage Agreements


管理頁面結構

「管理」頁面具有許多可供探索的內嵌功能。簡單來說,此頁面可分為三個功能區域:

A. 內容和篩選器

B. 合約清單

C. 合約工具

「管理」頁面 - 分解

內容篩選器

「管理」頁面有四個內容/篩選器選項:

「您的合約」「管理」頁面上的內容的預設資料集:

  • 選取「您的合約」時,頁面內容只包含您明確參與的合約 (傳送者、簽署者、副本接收方,或透過明確的合約共用)
  • 在使用者之間設定內容共用的帳戶會看到「您的合約」旁邊有下拉式箭頭,這可開啟選單來顯示已與使用者帳戶共用的所有使用者和群組。
    • 選取任何一個使用者或群組會在「管理」頁面填入使用者或群組明確涉入的資料集

無論何時,「管理」頁面中一次只能載入一個使用者/群組資料集。

「管理」頁面「內容」篩選器

沿著左邊欄,您可以找到合約狀態的清單及三個範本類型。 

帳戶中的所有內容可分成以下其中一種類別:

  • 進行中 - 與您有關且仍在通過簽署週期的合約
  • 等候您 - 等候您處理的合約
  • 已完成 - 已成功完成簽署週期的合約
  • 已取消 - 已中止的合約。中止的合約有四種原因:
    • 傳送者取消合約
    • 收件者拒絕處理
    • 收件者未通過驗證
    • 系統因故無法處理合約
  • 已過期 - 截至期限計時器終止尚未完成的合約
  • 草稿 - 安排不完全而尚未傳送的合約

範本類型如下:

  • 範本 - 這些是文件庫中的範本
  • 網頁表單 - 網頁表單是線上表單,可當成 URL 連結或嵌入網頁中傳送。當簽署者存取表單時,將會產生子合約,只在他們自己唯一的合約上擷取其簽名。(例如,網頁上的註冊表單)
  • Mega Sign - Mega Sign 範本可讓傳送者將文件與收件者清單配對。每個收件者取得自己唯一的合約副本由他們 (且只有他們) 簽署。(例如,年度培訓費用)

註解:

執行搜尋時,「狀態」欄頂端會出現一個新選項:「全部」

選取「全部」會將所有內容顯示在一個表格中,而不論合約「狀態」如何。

「管理」頁面「狀態」篩選器

使用文字和/或時間段來縮小「管理」頁面上的資料集。 

以文字搜尋可濾除與您在大多數中繼資料欄位中,與搜尋字串不符的合約。搜尋參數所包含的欄位有:

  • 參與者名稱
  • 電子郵件地址
  • 參與者職稱
  • 參與者公司
  • 合約名稱
  • 合約備註
  • 合約訊息
  • 收件者個人訊息

篩選圖示會開啟選項,讓您選取日期範圍以篩選資料集:

  • 所有日期
  • 過去 24 小時
  • 過去 7 天
  • 過去 30 天
  • 過去 12 個月
  • 自訂日期範圍

註解:

選取篩選器時,篩選圖示旁邊會顯示標籤。傳回資料集之後,按一下任何一個篩選器即可移除該篩選器。

「管理」頁面「搜尋」篩選器

有關文字搜尋如何運作的快速備註:

如果您搜尋字串: "A simple fish"

  • 引號不會指定字面字串值
  • Adobe Sign 搜尋以空格為分隔字元,將字串拆成字符。範例字串拆成三個字符: Asimplefish
  • 移除字符的大小寫差異
  • 然後,搜尋會在任何可查詢的欄位中,嘗試尋找任何字符的全文相符項
  • 傳回的資料集依上一次修改日期排序,最新資料排在頂端

按一下篩選圖示還會有另一個選項可「搜尋隱藏內容」

  • 選取「搜尋隱藏內容」時,傳回的資料集包含隱藏內容
「管理」頁面「隱藏」篩選器

合約清單

合約清單顯示符合您所選內容的個人合約,並依據您設定的篩選器而縮減。

每個合約顯示:

收件者 - 目前收件者 (如果合約在進行中),或第一位收件者 (當合約已完成、已取消或已過期時)。

  • 如果已知收件者「名稱」,則會顯示名稱。「名稱」未知時會顯示收件者的電子郵件

傳送者 - 合約的傳送者。

標題 - 合約的名稱。

狀態 - 合約在簽署週期中所處的狀態。(下列範例使用「全部」選項,所以出現多個狀態)

修改日期 - 合約的上一次修改日期。

「管理」頁面 -「合約」清單

內容的預設排序順序是合約的「上一次修改」日期。

不過,可按一下任何欄標頭,依該值排序資料集。

合約工具

按一下任何一個合約或範本會顯示合約工具:

「管理」頁面 -「合約」工具

右邊欄彈出開啟,顯示工具讓您存取或操作合約 (或文件庫/網頁表單/Mega Sign):

檢視並簽署 - 僅適用於「等候您」的合約

開啟合約/範本/網頁表單/Mega Sign - 開啟物件以呈示文件的完整視圖。

  • 「合約」顯示合約在簽署週期中所處的目前狀態。
  • 「範本」顯示用來建置範本的基本文件

使用範本 - 僅限「範本」(元件庫文件)。此選項啟動已附加範本的新合約

取得程式碼 - 僅限「網頁表單」。此選項開啟頁面,讓使用者複製網頁表單的 HTML 或指令碼

編輯範本/網頁表單 - 可讓使用者編輯範本

提醒 - 可讓使用者設定提醒給目前收件者

取消 - 取消合約

下載 PDF - 以合約目前狀態下載合約的 PDF 複本。

  • 父範本將會下載用來製作範本的原始文件 PDF 複本

下載稽核報告 - 下載合約的稽核報告

下載表單欄位資料 - 下載 CSV 檔案,內含已完成的合約的欄位內容

  • 父範本物件下載 CSV 檔案,內含已完成所有子合約的欄位層級內容

修改合約 - 可讓使用者編輯合約上的文件,及/或放在文件上的欄位。

  • 此選項的可用時間只到第一位收件者採取動作為止。

刪除 - 僅限「範本」(元件庫文件)。從系統中刪除範本。這是不可撤銷的動作

隱藏合約/網頁表單/Mega Sign - 在使用者的視圖中隱藏物件。此動作只從視圖中移除物件,不採取其他動作

共用 - 可讓使用者與另一個使用者明確共用物件。此動作無法復原

備註 - 可讓使用者將個人備註套用至物件

下載個別檔案 - 可讓使用者下載個別檔案 (如果是使用多個檔案來建置合約/範本)

檢視活動報告 - 僅限 Mega Sign。此選項產生 Mega Sign 進度的摘要,並依合約的簽名狀態,將收件者清單分成相符的類別

取消目前收件者 - 僅適用於使用者已傳送的合約。可讓使用者取代合約的目前收件者

活動 - 合約已發生的一連串事件。從「建立」事件開始,記錄每位收件者的活動,結束時處於已完成/已取消/已過期狀態


一般工作的快速連結

以下是您可能需要使用之最常見工作的快速參考,隨附管理頁面本身與功能標示的高階調查。


文件庫 (文件) 範本

Adobe Sign 功能區上的「文件庫範本」圖示可讓您將 SharePoint 文件傳送至 Adobe Sign 編寫環境,您可以在其中添加表單欄位,然後將已啟用欄位的表單儲存在 Adobe Sign 資料庫中。

註解:

SharePoint 中的原始文件並未變更。  新的文件範本僅存在於 Adobe Sign 這端,且必須透過合約「檔案」區段中的「文件庫」選項 才能附加。

若要建立文件範本:

1. 在您要內建於範本中的文件上按一下

2. 按一下功能區上的「文件庫範本」圖示 (或按一下滑鼠右鍵,然後從選單選擇)

○ Adobe Sign 編寫環境隨即開啟,並顯示完整的文件

3. 在文件上添加所需的欄位

○ 如果您要建立的範本需要由兩個人輸入內容/簽名,請針對第一位收件者添加所有欄位。  接著,將「收件者」欄位變更為「參與者 2」,然後針對第二位簽署者/核准者添加欄位。

注意: 透過編寫環境建立範本時,您可以針對至多 99 位收件者建立文件。若要插入 3 位以上的參與者,請按一下參與者清單上方的「新增參與者」選項。

Select Recipient

4. 範本完成後,按一下右下角的「儲存」按鈕。

此步驟會將範本儲存至 Adobe Sign 文件庫。  


Adobe Sign 增益集包含兩個您的 SharePoint 管理員可進行設定的自動化功能。如果下方功能對您的簽署程序非常重要,請聯絡您的 SharePoint 管理員以討論這些功能的最佳利用方式。


已簽署合約之整個網站的文件儲存空間

管理員可以設定一個中央資料夾,其中可儲存所有已簽署合約 (以及選擇性的相關稽核記錄)。這個動作會包含來自「文件庫」以及「清單」的文件。

如果定義已簽署文件的中央資料夾,則所有已簽署合約將會回傳至至原來傳出的文件庫。

系統將會在文件庫中建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。

如果是從清單傳送的合約,已簽署合約的 PDF (以及可能的稽核記錄) 將會附加至「清單」項目中。


欄位範本合併

Adobe Sign 支援建立具有可由 SharePoint 清單填入之欄位的文件。 

此外,系統會建立範本,而範本會更新透過在已簽署之合約所擷取之欄位內容所建立之清單的內容。