概覽

Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。該整合適用於 Microsoft SharePoint 2013 或 2016 內部部署的 SharePoint 執行個體。此解決方案是做為 Microsoft SharePoint 的伺服器陣列方案而開發,並提供:

  • 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分,以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約
  • 從 SharePoint 文件庫傳送合約以進行簽署
  • 在傳送文件以供簽署後,可從 SharePoint 清單透過 SharePoint 清單和對應資料,將文件傳送至單一收件者或多位收件者
  • 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約

在文件中,「合約」此詞彙概括用於描述已傳送 (或即將傳送) 以供簽署/核准的交易或文件。

「收件者」是一廣義用語,指合約的任何簽署者、核准者或委派者 (基本上等於您傳送文件以進行某種動作的對象)。

對於從舊版進行更新的使用者

如果您從舊版的適用於 SharePoint 的 eSign (或 EchoSign) 進行更新,請注意,您需要根據「定義您的個人設定」區段所述重新建立任何舊版合約範本的預值設。


存取 Adobe Sign 功能

Adobe Sign 是一種由 SharePoint 管理員所安裝的伺服器陣列方案套件。身為「使用者」,您可以在 SharePoint 網站上方看到「Adobe Sign」索引標籤。

按一下「Adobe Sign」索引標籤就會出現功能區,並顯示所有可用的 Adobe Sign 功能。

功能區 Adobe Sign 圖示的影像

功能區包含五個圖示:

  • 傳送以供簽署
  • 合約狀態
  • 文件庫範本
  • 管理合約
  • 設定

其中,前四項為您可能經常用於建立及傳送合約所使用的動作。

在最後一個圖示「設定」中,您自行可以定義您的合約範本。在定義後,除非您要調整範本,否則無法返回頁面。  因此,我們將從這個部分開始說明。


定義您的個人設定

個人設定可讓您針對使用 Adobe Sign 應用程式從 SharePoint 傳送的所有合約,定義預設的合約名稱與訊息。

 

Adobe Sign 設定頁面

「合約名稱」欄位可讓您輸入任何可識別合約的字串。  此字串會填入收件者電子郵件的「主旨」行中 (下方以黃色醒目顯示的部分),也會做為「管理」頁面上的名稱值。提供唯一且有意義的合約名稱,可協助收件者更容易找到您的電子郵件,也可以在必要時提升您搜尋合約的能力。

「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋 (下方以綠色醒目顯示的部分)。訊息會出現在傳送至所有收件者的「請簽署」電子郵件中,且不應以可針對每位收件者附加個人意見的方式使用此訊息欄位。

檢閱並簽署電子郵件


自訂清單文件範本

在預設合約名稱與訊息欄位下方,有兩項設定可控制從「清單」傳送合約時附加文件的方式。

預設行為是為了要讓傳送者從 SharePoint 內部選取文件。

使用者可使用兩個選項來變更預設體驗:

針對自訂清單,使用 SharePoint 外部的文件範本 – 啟用此選項時,傳送者便會忽略從 SharePoint 內部附加文件的選項。傳送者看到的會是在 Adobe Sign 系統中設定的檔案附件選項。  此選項可包含下列一或多項作業:

o 從本機系統附加

o 從 Adobe Sign 範本文件庫附加

 

            若尚未啟用選項,系統會提示您從 SharePoint 文件清單中選取一個文件範本。

send_from_list

► 針對自訂清單,一律使用指定的文件範本 – 啟用此選項時,SharePoint 將會記住您附加的檔案,同時自動在您從清單建立的下一份合約中附加該檔案,並忽略檔案選取步驟。  若您多次使用相同檔案,則此選項就非常實用。


傳送合約

啟動合約

Adobe Sign 專門用來傳送合約與取得簽名,且在 SharePoint 環境中,有三種方法可以啟動該程序:

  • 從功能區傳送
  • 透過按一下滑鼠右鍵傳送
  • 從「清單」傳送

這三個選項都會開啟設定頁面,可讓您在需要多個簽名時定義「收件者」以及簽署順序。

註解:

從 SharePoint 內部傳送的文件不可超過 50 MB。 

從功能區傳送

如果您需要附加多個 SharePoint 文件時,可使用從功能區傳送的方式

  1. 按一下文件名稱左側的核取選項,選取要傳送的文件
  2. 按一下頁面上方功能區中的索引標籤
    • 系統會自動附加所有選取的文件
  3. 按一下「傳送以供簽署」圖示
從功能區的「傳送以供簽署」圖示傳送

透過按一下滑鼠右鍵傳送

按一下滑鼠右鍵傳送可讓您快速傳送文件清單中的任何文件,但只能將該的檔案附加至合約:

  1. 在您要傳送以供簽署的文件上按一下滑鼠右鍵
  2. 選取省略號 (…) 以開啟上下文功能表
  3. 從選單選取「傳送以供簽署」
從右鍵的上下文功能表傳送

從「清單」傳送

從清單傳送的程序與從功能表或使用按一下滑鼠右鍵的方式傳送文件的程序是相同的。

它們之間有兩個重要差異:

  • 系統不會自動附加文件。您可以根據您的個人設定執行以下操作:
  • 系統將傳回的已簽署副本 (可能也會有稽核記錄) PDF 附加到清單,而不是傳送至新的資料夾。
    • 除非 SharePoint 管理員已定義「文件儲存」資料夾,而在此情況下,該 PDF 會改為傳送至該資料夾。

設定合約

開啟新合約後,您將會看到可在四個特定工作區段中進行檢視的設定頁面:

A. 收件者 – 簽署或核准合約的人

B. 訊息詳細資訊 – 合約的名稱與公開訊息

C. 選項 – 與合約相關的選擇性功能

D. 檔案 – 實際上需要簽署/核准的文件/檔案

○ 請注意,您用於開啟合約的文件會自動附加到合約中。

「傳送」頁面的區段定義

「收件者」區段

在「收件者」區段,最上方的切換鍵能讓您選取基本的簽名順序工作流程:

• 當「依照順序完成」啟用後 (如以上所示),系統會將收件者編號,以表示參與順序,而您也可觀察到按順序進行之簽署程序的每一個簽署步驟。

○ 在按順序進行之步驟中,您可以根據以下條件來定義「容器」步驟:

► 由簽署者子集進行並行簽署 (混合式工作流程)

► 由一群人進行簽署,其中任何一人都可以代表整個群組簽署 (收件者群組)

• 當「以任何順序完成」啟用時,系統將不會針對收件者進行編號,並可採用並行簽署作業。

收件者區段範例

在簽名順序切換鍵的右側,您會看到兩個連結:

  • 加我 – 按一下此連結可將您插入至簽名順序中做為下一個簽署者
  • 新增收件者群組 – 按一下此連結以建立「容器」步驟,您可以在此步驟中定義一群簽署者,群組中任何人都可以簽署文件。例如,為 HR 團隊建立一個群組,但實際上只有 HR 團隊的其中一人會簽署。

每位收件者皆由五項要素構成:

每個收件者區段的識別

A. 簽名步驟 – 定義收件者在程序的哪個步驟中會取得合約的存取權 (「依照順序完成」啟用後)

B. 角色 – 定義收件者與文件互動的方式

○ 簽署者 (預設) – 必須套用至少一個簽名的收件者

○ 核准者 – 負責審閱與核准文件的收件者,但在法律上不需要簽署

○ 委派者 – 不會簽署或核准的收件者,他們會將簽署或核准的功能委派給另一方

C.電子郵件地址 – 收件者是誰? 此處應為個人電子郵件地址

D. 驗證程序 – 應透過什麼方式審核收件者?

○ 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證

○ 密碼 – 由傳送者產生的英數字元密碼,須可透過頻外的方式傳播給收件者

○ 社交 – 對 Facebook 或 LinkedIn 等第三方社交網路進行驗證

○ KBA (僅限美國) – 知識式驗證會要求收件者輸入其社會安全碼,然後根據公開的資料庫產生多個非無關要緊的問題,要求收件者回答

○ 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼,以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼

E. 私人註解 (選擇性) – 傳送者可以對每位收件者提供個別指示,這些指示會在收件者檢視合約時顯示

位在收件者清單下方的「顯示副本」連結會出現一個欄位,您可以在其中新增要傳送副本 (CC) 的任何電子郵件地址,使其能檢視合約內容,但不賦予其可簽署/核准的存取權限。

 

混合式工作流程

「混合式」工作流程是連續簽名順序的例項,且該簽名順序中,有一個或一個以上的簽名步驟中,可由兩個或兩個以上的簽署者在同一時間存取文件。「並行」步驟的所有簽署者需要完成他們的部分,後續流程才可以移到下一個簽名步驟。

收件者清單範例

例如,以上影像顯示了一個三步驟的簽署週期:

第 1 步是 fclarke@gmail.com。當合約傳出以進行簽署,系統只會通知 fclarke。當 fclarke 簽署文件後,我們就會繼續執行下一步。

第 2 步是混合式步驟。您會發現這三位收件者的編號 (2) 相同,這表示 Adobe Sign 將會同時通知這三位收件者。  他們可以依任何順序套用其簽名,但他們必須完成他們應負責的部分,簽名週期才會移到下一步。

第 3 步是另一位個別收件者,不過這次他們定義是核准者 (打勾圖示與筆尖的差異)。「第 3 步」收件者套用其核准後,合約便完成,文件也完整執行,系統會以 PDF 格式的文件複本通知所有當事人。

若要建立混合式群組,請如同個別收件者一樣輸入每位當事人的電子郵件地址,然後按一下收件者欄位,將其拖曳至混合式群組中的另一位收件者之上。您會在畫面上看到一則訊息,告知您正在建立並行群組

拖放欄位以建立混合式群組的方式之插圖

收件者群組

當您需要組織簽署,而不是該群組的特定個人簽署時,「收件者群組」就相當實用。  

收件者群組範例

例如,您可以在以上影像中看到三步驟=簽署週期:

第 1 步(JohnDoe) 是簽署者,系統會通知他們合約傳送後,需要他們在其上簽名。  該使用者套用簽名後,合約會移至第 2 步

第 2 步是名為「HR 群組」的核准者「收件者群組」。群組中共有四位簽署者,每位都有不同的驗證程序 (僅為範例)。任何一位經識別的收件者套用其核准後,合約便會繼續執行第三步

第 3 步是個別簽署者。完成最後簽署後,文件便完整執行,系統會以 PDF 格式的文件複本通知所有當事人。

若要建立「收件者群組」,請按一下收件者欄位右上方的「新增收件者群組」連結。這會建立一個容器,系統會要求您輸入群組名稱和潛在的收件者

註解:

無論「收件者群組」的成員是否實際簽署文件,所有成員都會收到已簽署文件的最終 PDF 複本。


訊息區段

「訊息」區段包含兩個欄位,可大幅提升您成功完成簽署的機會,且如果您已設定個人範本,這些欄位將會自動填入您所定義的值。

「合約名稱」欄位 (最多 255 個字元) 可讓您輸入任何可識別合約的字串。

注意: 在傳送合約之前您都可以編輯這些值。

「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋。

  • 如果您的帳戶已設定為使用「訊息範本」,存取範本的連結會顯示在訊息區段的右上方

選項區段

「選項」區段可讓您更妥善地掌握已傳送的文件:

  • 密碼保護 – 要求收件者輸入密碼,才能開啟與檢視已簽署的 PDF 檔案。  此密碼由傳送者定義,並會以頻外的方式傳播。Adobe Sign 不會記錄此密碼,因此請牢記密碼!
  • 完成截止日期 - 設定合約將在幾天後過期,且無法完成。
    •  「完成截止日期」須經管理員啟用後才會顯示
  • 設定提醒 - 設定在合約完成前傳送提醒的頻率。只有目前的收件者會收到通知
  • 收件者的語言 - 選取傳送給收件者的電子郵件中以及簽署體驗期間要使用的語言
「選項」區段的插圖

檔案區段

「檔案」區段是您附加文件至交易的地方。您應已附加用於開啟合約的原始文件。

Adobe Sign 針對簽署程序,將所有文件結合在單一內含型 PDF,並根據列出文件的順序建立該 PDF。按一下並將文件拖曳至新的清單位置即可重新排列文件。

檔案可從 Adobe Sign 文件庫、Google 文件、Box.net、Dropbox 附加,或者使用檔案搜尋或拖放功能從您的本機系統上傳。

允許的檔案類型: Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF, JPG, GIF, TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

「選取檔案」面板的影像

預覽和新增簽名欄位

在「檔案」清單下方,您會看到「預覽和新增簽名欄位」核取方塊。  此選項可讓您開啟上傳的文件,並視需要在文件上添加表單欄位。

您應至少放置簽名欄位,但如有需要,有許多其他欄位可供您用來建立複雜的表單。

註解:

若未放置任何簽名欄位,則 Adobe Sign 會自動在文件底部放置簽名區塊。  如果文件沒有空間,則會新增頁面以容納簽名。

追蹤合約

合約狀態

合約傳送後,最好在「合約狀態」頁面上追蹤合約進度,並透過 Adobe Sign 功能區上的「合約狀態」圖示加以存取

功能區的「合約狀態」圖示

「合約狀態」頁面會顯示所有您有權檢視且從 SharePoint 環境中傳送的合約。

預設清單順序依傳送日期而定,最新的日期會排列在清單上方。

合約狀態頁面

若要在您的檢視中篩選合約,您可以使用頁面右上角的「搜尋」欄位。  此搜尋欄位會搜尋任何欄位中的任何字串項目,然後傳回所有相符的項目:

搜尋字串項目範例

依文件或清單搜尋合約狀態

透過以下步驟,您便可使用 SharePoint 文件或清單輕鬆搜尋所有傳送的合約:

  1. 找到並選取您要搜尋的文件/清單
  2. 按一下「合約狀態」選項 (在功能區或右鍵內容選單中)
依文件搜尋結果

重新整理合約狀態

「合約狀態」表格最右欄為「重新整理」動作,會主動查詢 Adobe Sign 是否有合約狀態的更新。  SharePoint 將會自動定期更新所有仍等待收件者動作的合約。如果您需要瞭解即時狀態,可以利用「重新整理」動作不定期更新合約。

刪除合約記錄

「合約狀態」頁面最右側的最後一個圖示為「刪除」圖示。  此動作將會刪除 SharePoint 中的合約記錄,但不會取消或刪除 Adobe Sign 中的合約。  請謹慎使用此動作,因為使用後將無法復原。

註解:

  • 合約完成後 (已簽署或已核准),合約名稱的連結隨即啟用,並會在按一下以後顯示完成的文件。
  • 如果合約處於終止狀態 (已簽署、已取消/已拒絕、已過期),則會停用「重新整理」動作
  • 如果合約不是處於終止狀態,會停用「刪除」圖示


已簽署的文件

依 SharePoint 管理員對 Adobe Sign 套件的設定方式而定,系統會將已簽署的文件推回至以下任一位置:

  • 全域資料夾 – 若為此設定,則所有完成的文件都會在這個資料夾中
  • 來源文件庫中的新資料夾 – 如果系統沒有識別出任何全域資料夾,則會在建立/傳送合約的「文件庫」中建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。所有從相同文件庫傳送的已完成合約都會將完成的 PDF 傳回至相同的「已簽署合約」資料夾。
  • 附加至清單項目 – 如果您從清單項目傳送合約,則附件會包含在清單中
附加已完成文件至清單的範例

管理合約

「管理合約」圖示可讓您以不同且更方便好用的方式檢視與您的使用者相關的合約。  在「合約狀態」頁面會顯示所有合約的簡易檢視,並且包含更新其狀態的選項;「管理合約」檢視則可讓您深入瞭解合約,同時提供可修改合約屬性的其他選項。

功能區的「管理合約」圖示

管理頁面結構

「管理」頁面具有許多可供探索的內嵌功能。簡單來說,此頁面可分為三個功能區域:

A. 內容和篩選器

B. 合約清單

C. 合約工具

「管理」頁面 - 分解

內容篩選器

「管理」頁面有四個內容/篩選器選項:

「您的合約」「管理」頁面上的內容的預設資料集:

  • 選取「您的合約」時,頁面內容只包含您明確參與的合約 (傳送者、簽署者、副本接收方,或透過明確的合約共用)
  • 在使用者之間設定內容共用的帳戶會看到「您的合約」旁邊有下拉式箭頭,這可開啟選單來顯示已與使用者帳戶共用的所有使用者和群組。
    • 選取任何一個使用者或群組會在「管理」頁面填入使用者或群組明確涉入的資料集

無論何時,「管理」頁面中一次只能載入一個使用者/群組資料集。

內容選擇

沿著左邊欄,您可以找到合約狀態的清單及三個範本類型。 

帳戶中的所有內容可分成以下其中一種類別:

  • 進行中 - 與您有關且仍在通過簽署週期的合約
  • 等候您 - 等候您處理的合約
  • 已完成 - 已成功完成簽署週期的合約
  • 已取消 - 已中止的合約。中止的合約有四種原因:
    • 傳送者取消合約
    • 收件者拒絕處理
    • 收件者未通過驗證
    • 系統因故無法處理合約
  • 已過期 - 截至期限計時器終止尚未完成的合約
  • 草稿 - 安排不完全而尚未傳送的合約

範本類型如下:

  • 範本- 這些是文件庫中的範本
  • 網頁表單 - 網頁表單是線上表單,可當成 URL 連結或嵌入網頁中傳送。當簽署者存取表單時,將會產生子合約,只在他們自己唯一的合約上擷取其簽名。(例如,網頁上的註冊表單)
  • Mega Sign - Mega Sign 範本可讓傳送者將文件與收件者清單配對。每個收件者取得自己唯一的合約副本由他們 (且只有他們) 簽署。(例如,年度培訓費用)

註解:

執行搜尋時,「狀態」欄頂端會出現一個新選項:「全部」

選取「全部」會將所有內容顯示在一個表格中,而不論合約「狀態」如何。

狀態篩選器

使用文字和/或時間段來縮小「管理」頁面上的資料集。 

以文字搜尋可濾除與您在大多數中繼資料欄位中,與搜尋字串不符的合約。搜尋參數所包含的欄位有:

  • 參與者名稱
  • 電子郵件地址
  • 參與者職稱
  • 參與者公司
  • 合約名稱
  • 合約備註
  • 合約訊息
  • 收件者個人訊息

篩選圖示會開啟選項,讓您選取日期範圍以篩選資料集:

  • 所有日期
  • 過去 24 小時
  • 過去 7 天
  • 過去 30 天
  • 過去 12 個月
  • 自訂日期範圍

註解:

選取篩選器時,篩選圖示旁邊會顯示標籤。  傳回資料集之後,按一下任何一個篩選器即可移除該篩選器。

文字搜尋篩選器

按一下篩選圖示還會有另一個選項可「搜尋隱藏內容」。

  • 選取「搜尋隱藏內容」時,傳回的資料集只包含隱藏內容
搜尋隱藏的內容


合約清單

合約清單顯示符合您所選內容的個人合約,並依據您設定的篩選器而縮減。

每個合約顯示:

收件者 - 目前收件者 (如果合約在進行中),或第一位收件者 (當合約已完成、已取消或已過期時)。

  • 如果已知收件者「名稱」,則會顯示名稱。「名稱」未知時會顯示收件者的電子郵件

傳送者 - 合約的傳送者。

標題 - 合約的名稱。

狀態 - 合約在簽署週期中所處的目前狀態。(下列範例使用「全部」選項,所以出現多個狀態)

修改日期 - 合約的上一次修改日期。

合約清單

內容的預設排序順序是合約的「上一次修改」日期。

不過,可按一下任何欄標頭,依該值排序資料集。


合約清單

按一下任何一個合約或範本會顯示合約工具:

合約工具

右邊欄彈出開啟,顯示工具讓您存取或操作合約 (或文件庫/網頁表單/Mega Sign):

檢視並簽署 - 僅適用於「等候您」的合約

開啟合約/範本/網頁表單/Mega Sign - 開啟物件以呈示文件的完整視圖。

  • 「合約」顯示合約在簽署週期中所處的目前狀態。
  • 「範本」顯示用來建置範本的基本文件

使用範本 - 僅限「範本」(元件庫文件)。  此選項啟動已附加範本的新合約

取得程式碼 - 僅限「網頁表單」。此選項開啟頁面,讓使用者複製網頁表單的 HTML 或指令碼

編輯範本/網頁表單 - 可讓使用者編輯範本

提醒 - 可讓使用者設定提醒給目前收件者

取消 - 取消合約

下載 PDF - 以合約目前狀態下載 PDF 複本。

  • 父範本將會下載用來製作範本的原始文件 PDF 複本

下載稽核報告 - 下載合約的稽核報告

下載表單欄位資料 - 下載 CSV 檔案,內含已完成的合約的欄位內容

  • 父範本物件下載 CSV 檔案,內含已完成的所有子合約的欄位層級內容

修改合約 - 可讓使用者編輯合約上的文件,及/或放在文件上的欄位。

  • 此選項的可用時間只到第一位收件者採取動作為止。

刪除 - 僅限「範本」(元件庫文件)。從系統中刪除範本。這是不可撤銷的動作

隱藏合約/網頁表單/Mega Sign - 在使用者的視圖中隱藏物件。  此動作只從視圖中移除物件,不採取其他動作

共用 - 可讓使用者與另一個使用者明確共用物件。  此動作無法復原

備註 - 可讓使用者將個人備註套用至物件

下載個別檔案 - 可讓使用者下載個別檔案 (如果是使用多個檔案來建置合約/範本)

檢視活動報告 - 僅限 Mega Sign。此選項產生 Mega Sign 進度的摘要,並依合約的簽名狀態,將收件者清單分成相符的類別

取消目前收件者 - 僅適用於使用者已傳送的合約。可讓使用者取代合約的目前收件者

活動 - 合約已發生的一連串事件。從「建立」事件開始,記錄每位收件者的活動,結束時處於已完成/已取消/已過期狀態


一般工作的快速連結

以下是您可能需要使用之最常見工作的快速參考,隨附管理頁面本身與功能標示的高階調查。

文件庫 (文件) 範本

Adobe Sign 功能區上的「文件庫範本」圖示可讓您將 SharePoint 文件傳送至 Adobe Sign 編寫環境,您可以在其中添加表單欄位,然後將已啟用欄位的表單儲存在 Adobe Sign 資料庫中。

註解:

SharePoint 中的原始文件不會變更。  新的文件範本僅存在於 Adobe Sign 網站,且必須透過合約「檔案」區段中的「文件庫」選項才能附加。

若要建立文件範本:

  1. 在您要內建於範本中的文件上按一下
  2. 按一下功能區上的「文件庫範本」圖示 (或按一下滑鼠右鍵,然後從選單選擇)
    • Adobe Sign 編寫環境隨即開啟,並顯示完整的文件
  3. 在文件上添加所需的欄位
    • 如果您要建立的範本需要由兩個人輸入內容/簽名,請針對第一位收件者添加所有欄位。  接著,將「收件者」欄位變更為「參與者 2」,然後針對第二位簽署者/核准者添加欄位。

註解:

透過編寫環境建立範本時,您只可以針對至多兩位收件者建立文件。  如果您需要更多收件者,那麼您需要透過 Acrobat 或利用「文字標籤」來建立文件

收件者清單範例

4. 範本完成後,按一下右下角的「儲存」按鈕。

• 此步驟會將範本儲存至 Adobe Sign 文件庫。  

 


可供下載的 PDF 副本

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