Crea raccolte mirate e utili scegliendo i contenuti di origine appropriati, mantenendoli nel tempo e gestendo l'accesso e l'utilizzo da parte degli utenti.
Utilizza queste pratiche per creare e mantenere le raccolte in Knowledge Base in Acrobat.Possono aiutarti a organizzare i contenuti di origine, rendere i file più facili da trovare, gestire l'accesso e fornire agli utenti un corpo di conoscenze chiaro con cui lavorare.
Utilizza contenuti di origine autorevoli e aggiornati
Considera i documenti in una raccolta come materiale di origine su cui gli utenti possono formulare richieste tramite Assistente IA.
Preferisci contenuti che siano:
- Attuali e approvati per l'uso.
- Pertinenti allo scopo della raccolta.
- Sufficientemente completi da fornire un contesto utile.
- Privi di versioni duplicate obsolete o non necessarie.
Quando un documento di origine cambia, aggiorna il contenuto nella raccolta in modo che gli utenti non si affidino a una versione precedente.
Utilizza nomi di file descrittivi
Scegli nomi di file che rendano facile identificare l'argomento del documento.
La ricerca all'interno di Collections cerca solo nei nomi dei file, non nel contenuto dei documenti. I nomi descrittivi rendono più facile localizzare e gestire i file man mano che una raccolta cresce.
Evita nomi generici come document.pdf, final.pdf, o updated-version.pdf quando il nome non identifica cosa contiene il file.
Mantieni le raccolte nel tempo
Rivedi le raccolte periodicamente invece di considerare l'acquisizione come un'attività singola.
Rimuovi i contenuti che non sono più utili, aggiorna i documenti che sono cambiati e cerca materiale duplicato o obsoleto. Mantenere la raccolta allineata al suo scopo previsto la rende più facile da gestire per i proprietari e più facile da comprendere per gli utenti riguardo alle informazioni che contiene.
Condividi le raccolte con criterio
Condividi una raccolta con le persone che hanno bisogno di accedere al suo contenuto.
Prima di ampliare l'accesso, considera le informazioni contenute nella raccolta, chi dovrebbe poterla utilizzare e dove è possibile accedere alla raccolta. Le impostazioni organizzative possono influire anche sull'accesso tramite esperienze come chatbot e PDF Spaces.
Per i requisiti di configurazione e autorizzazione, consulta la documentazione relativa all'accesso e alla condivisione anziché gestire questi requisiti dalla raccolta stessa.
Usa gli allegati chat per contenuti specifici della conversazione
Usa file e immagini allegati a una chat Assistente IA quando il contenuto è principalmente rilevante per quella conversazione.
Quando le informazioni devono diventare parte di un dominio di conoscenza riutilizzabile, aggiungile e gestiscile come contenuto della raccolta.Questo mantiene il contesto conversazionale temporaneo separato dal materiale di origine conservato nella raccolta.
Verifica le citazioni quando la fonte è importante
Usa le citazioni fornite con le risposte dell'Assistente IA per ispezionare il materiale di origine di supporto.
Verificare la fonte è particolarmente utile quando la risposta influisce su una decisione importante, quando la formulazione esatta è importante o quando hai bisogno di contesto aggiuntivo oltre alla risposta generata.
Le citazioni ti aiutano a verificare quali informazioni supportano una risposta; non sostituiscono la revisione del documento di origine quando l'accuratezza è critica.
Pianifica per integrazioni e consumo di crediti
Considera come le persone useranno una raccolta prima di espandere il suo pubblico o collegarla ad altre esperienze.
Le integrazioni dei chatbot, l'acquisizione di documenti, l'attività API e le query possono avere requisiti di accesso e crediti diversi.Rivedi le informazioni applicabili di configurazione e consumo di crediti prima di grandi progetti di acquisizione o implementazioni più ampie.
Questo è particolarmente utile quando una raccolta supporta utenti al di fuori del gruppo che l'ha originariamente creata e mantenuta.
Rivedi prima di espandere una raccolta
Prima di aggiungere più contenuto o rendere una raccolta disponibile a un pubblico più ampio, conferma che:
- La raccolta ha ancora uno scopo chiaro.
- I suoi documenti di origine sono attuali e rilevanti.
- I nomi dei file identificano chiaramente i loro contenuti.
- I contenuti obsoleti e duplicati sono stati rimossi.
- Il pubblico previsto dovrebbe avere accesso alle informazioni.
- Tutte le integrazioni e autorizzazioni richieste sono configurate.
- L'uso previsto è allineato con il modello di crediti della tua organizzazione.
