Panoramica

Questo documento illustra ai clienti di Workday i passaggi necessari per integrare Adobe Sign nel titolare di Workday. Il documento è una guida all'installazione e non un manuale di formazione completo per Workday.

Per utilizzare Adobe Sign in Workday è necessario essere in grado di creare e modificare elementi di Workday quali: framework di processi aziendali, installazione e configurazione del titolare, creazione di report e integrazione di Workday Studio.

I principali passaggi per completare l'integrazione sono:

  • Attivazione dell'account amministrativo in Adobe Sign (solo per i nuovi clienti)
  • Configurazione di un gruppo in Adobe Sign per ottenere l’utente di autenticazione Workday
  • Definizione della relazione OAuth tra Workday e Adobe Sign


Attivazione dell’account Adobe Sign

I clienti esistenti con account confermati possono saltare al passaggio Configurazione di Adobe Sign per Workday.

Un esperto delle procedure di on-boarding di Adobe Sign fornirà un account per Workday (in Adobe Sign) ai nuovi utenti di Adobe Sign che non hanno ancora effettuato l'accesso. Una volta completata la procedura, riceverai un'e-mail di conferma:

Immagine dell'e-mail di benvenuto da Adobe Sign

Seguendo le indicazioni riportate nell’e-mail, potrai inizializzare il tuo account e verrai indirizzato alla pagina Home di Adobe Sign.

Pagina home di Adobe Sign


Configurare Adobe Sign per Workday

Per configurare Adobe Sign per Workday, è necessario creare due oggetti dedicati nel sistema di Adobe Sign:

  • Un gruppo di Workday
    Per abilitare la funzionalità di integrazione, è necessario un gruppo Workday all'interno dell'account Adobe Sign. Il gruppo di Adobe Sign viene utilizzato per controllare esclusivamente l'uso di Workday da parte di Adobe Sign. Altri potenziali usi (Salesforce.com, Arriba ecc.) non saranno influenzati.
    Esempio: le notifiche tramite e-mail per il gruppo di Workday vengono eliminate e gli utenti di Workday ricevono le notifiche solo all'interno della posta in arrivo di Workday.

  • Un utente che si autentica per stabilire la relazione OAuth
    All’interno del gruppo deve essere presente un amministratore a livello di gruppo. Questo è l’utente autorizzato che mantiene la relazione OAuth tra Workday e Adobe Sign. Si consiglia di fornire un indirizzo e-mail professionale (ma reale), ad esempio HR@MyDomain.com. Utilizzare un indirizzo e-mail professionale anziché personale consente di ridurre il rischio che l'utente venga disabilitato in futuro, disabilitando di conseguenza anche l'integrazione.


Creare un utente e un gruppo in Adobe Sign

Per creare un utente in Adobe Sign:

  • Accedere ad Adobe Sign come amministratore dell'account.
  • Accedere ad Account > Utenti.
  • Fare clic sul simbolo + (più) racchiuso in un cerchio per creare un nuovo utente.
Immagine del percorso di navigazione per creare un nuovo utente

Verrà visualizzata una finestra pop-up in cui inserire i dettagli sul nuovo utente:

  • Immetti un indirizzo e-mail professionale a cui hai accesso.
    • Questo utente stabilisce e mantiene la relazione OAuth.
    • L'indirizzo e-mail deve essere un indirizzo effettivo per la verifica.
  • Immetti un valore valido per il nome e il cognome.
  • Seleziona [Crea un nuovo gruppo per questo utente] dall'elenco a discesa Gruppo utenti.
  • Inserisci un nome intuitivo in Nome nuovo gruppo, ad esempio "Workday".
  • Fai clic su Salva.
Riquadro Crea un utente

La finestra pop-up verrà chiusa e verrai reindirizzato alla pagina Utenti. Il nuovo utente verrà visualizzato con lo stato CREATO.  

Schermata del nuovo utente creato

Lo stato "Creato" indica che l'indirizzo e-mail dell'utente non è stato ancora verificato.

  • Effettua l'accesso alla casella e-mail del nuovo utente.
  • Individua l'e-mail "Benvenuto in Adobe Sign".
  • Fai clic sull'indicazione Fai clic qui per impostare la tua password.
  • Imposta la password.
    • In seguito a questa azione lo stato dell'utente passerà ad ATTIVO.
Immagine del nuovo utente attivato


Definire l’utente per l’autenticazione

Per promuovere il nuovo utente nel gruppo di Workday:

  • Accedi alla pagina Utenti (se non vi sei già).
  • Fai doppio clic sull'utente nel gruppo di Workday.
    • Verrà aperta la pagina di modifica delle autorizzazioni utente.
  • Seleziona la casella L'utente è l'amministratore di un gruppo.
  • Fai clic su Salva.
Immagine del riquadro delle proprietà che mostra come definire un amministratore per il gruppo.


Configurare il tenant di Workday

Per completare la connessione tra il tenant di Workday e Adobe Sign, è necessario stabilire una relazione affidabile tra i servizi.

Una volta stabilita tale relazione, per ogni processo aziendale in Workday è possibile aggiungere il passaggio Rivedi documento, che consente di abilitare il processo di firma tramite Adobe Sign.

Nota:

Adobe Sign è indicato come Adobe Document Cloud nell’ambiente di Workday.

Per stabilire la relazione di affidabilità:

  • Accedi a Workday come amministratore dell’account.
  • Cerca Edit Tenant Setup - Business Processes (Modifica configurazione titolare - Processi di business).

Viene aperta la pagina Edit Tenant Setup - Business Processes (Modifica configurazione titolare - Processi di business). 

  • Individua la sezione eSignature Configuration (Configurazione firma elettronica):
Configurazione firma elettronica
  • Fai clic sul pulsante Authenticate with Adobe (Autenticazione con Adobe).
    • Viene avviata la sequenza di autenticazione OAuth2.0, in base alla quale verrà richiesto di:
      • fornire le credenziali dell’amministratore del gruppo Adobe Sign creato durante il passaggio “Definire l’utente per l’autenticazione”;
      • approvare l’accesso ad Adobe Sign richiesto dal tenant di Workday.

Nota:

Prima di procedere, assicurati di uscire completamente da qualsiasi altra istanza di Adobe Sign.

Una volta effettuata la connessione, la casella di controllo Adobe configuration enabled (Configurazione di Adobe attivata) è impostata e puoi iniziare a utilizzare Adobe Sign con Workday.


Configurare il passaggio Rivedi documento

Il documento da sottoporre alla procedura Review Document (Rivedi documento) può essere un documento statico, un documento creato tramite un passaggio Generate Document (Genera documento) all’interno dello stesso processo aziendale o un report formattato creato con Workday Report Designer. Per ognuno dei casi riportati è possibile usufruire dei tag di testo di Adobe per controllare l'aspetto e la posizione di specifici componenti di Adobe Sign. È necessario specificare l'origine del documento nella definizione del processo aziendale. Non è possibile caricare un documento ad hoc durante l'esecuzione del processo aziendale.

Una caratteristica esclusiva dell'utilizzo di Adobe Sign con una procedura Rivedi documento è la possibilità di disporre di gruppi di firmatari serializzati. Ciò consente di specificare gruppi basati su ruoli per la firma in sequenza. I gruppi di firma paralleli non sono supportati.

Per assistenza durante la configurazione del passaggio Review Document (Rivedi documento), consulta la seguente Guida introduttiva:
https://helpx.adobe.com/it/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Supporto

Supporto di Workday

Workday è il responsabile del processo di integrazione e deve essere considerato come il principale riferimento di contatto per domande relative a integrazione, richieste di funzionalità o problemi nelle operazioni quotidiane dell’integrazione.

La comunità di Workday offre una serie di utili articoli su come risolvere i problemi relativi all’integrazione e alla generazione di documenti:

Risoluzione di problemi relativi alle integrazioni di firma elettronica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Passaggio Rivedi documenti
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generazione di documenti dinamici

https://community.workday.com/node/176443

Suggerimenti per la configurazione relativa alla generazione di documenti di offerta

https://community.workday.com/node/183242


Supporto di Adobe Sign

In quanto partner per integrazione, è necessario contattare il supporto di Adobe Sign se l’integrazione non è in grado di ottenere firme o se si verificano problemi di notifica delle firme in sospeso.

I clienti Adobe Sign possono contattare il proprio Customer Success Manager (CSM) per ricevere assistenza. In alternativa, è possibile rivolgersi al supporto tecnico di Adobe telefonando al numero 1-866-318-4100 e digitando 4 in seguito all’elenco dei prodotti, quindi 2 (quando richiesto).


Domande frequenti

Il problema può essere dovuto al fatto che il candidato non ha fatto clic sul pulsante Invia in Workday dopo l’accesso ad Adobe Sign.

Per attività Workday - Controlla lo stato di firma elettronica: “Per avviare il processo, l’utente può inviare l’attività Casella in arrivo associata.”

Per sviluppo Workday - La firma originale completa il processo solo se l’utente invia l’attività Casella in arrivo dopo aver firmato il documento. I firmatari devono sempre inviare l’attività Casella in arrivo in Workday una volta completata la firma in Adobe Sign. Dopo la firma, l’iframe viene chiuso e l’utente viene reindirizzato alla stessa attività dove può fare clic sul pulsante di invio per completare il processo.