Planen Ihres RoboHelp-Projekts

Es ist immer empfehlenswert, zuerst etwas Zeit in die Planung Ihres Projekts zu investieren und nicht direkt mit dem Authoring zu beginnen. Machen Sie sich klar, welches Geschäftsziel Sie erreichen und welches Publikum Sie ansprechen möchten. Auch die zum Erstellen und Bereitstellen des Inhalts verfügbaren Ressourcen sind ein Faktor für Ihre Entscheidungen während der Planung des Projekts. Wenn Sie mehrere Autoren an einem Projekt zusammenarbeiten sollen, ist die Planung des Projekts besonders wichtig, um die Qualität und einen optimalen Einsatz der Ressourcen sicherzustellen.

Die Größe Ihres Autorenteams ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl der zu verwendenden Prozesse und Werkzeuge. Wenn beispielsweise mehrere Autoren gemeinsam Inhalte erstellen und bereitstellen müssen, empfiehlt es sich in jedem Fall, ein Versionskontrollsystem zu integrieren. Gleichermaßen trägt das Erstellen und Pflegen von Glossaren, gemeinsamen Assets sowie Richtlinien für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten dazu bei, in Umgebungen mit mehreren Autoren die Qualität des Inhalts sicherzustellen.

Setup mit mehreren Rollen

Wenn Ihre Veröffentlichungsanforderungen umfangreich und vielfältig sind, müssen möglicherweise verschiedene Gruppen von Teammitgliedern das Authoring und die Erstellung der Ausgabe übernehmen. Planen Sie in diesem Fall Prozesse und Protokolle, die dem Team die Nutzung der Leistungsfähigkeit und integrierten Funktionen von RoboHelp ermöglichen, sodass ein effizientes, reibungsloses System der Bereitstellung entsteht. 

Ausgabestile und -bereitstellung

Identifizieren Sie die verschiedenen Ausgabetypen, die Sie benötigen. Benötigen Sie später eventuell weitere Ausgabetypen? Wenn dies der Fall ist: Wie können Sie das nachträgliche Hinzufügen eines Ausgabetyps erleichtern? Wenn die Ausgabe auf einem Server gehostet werden soll: Benötigen Sie die Unterstützung Ihres IT-Administrators? Wenn Sie planen, eine Ausgabe für Mobile Apps zu erstellen: Müssen Sie Richtlinien zum Verfassen kurzer, übersichtlicher Themen festlegen? Müssen Sie Inhalte für mehrere Versionen eines Produkts pflegen oder Inhalte für zwei nebeneinander existierende Erfahrungen derselben Funktion bereitstellen? Planen Sie, ob Bedingungs-Tags und Ausdrücke definiert werden müssen, damit bedingte Inhalte in unterschiedlichen Ausgabetypen einbezogen werden können. Planen Sie Variablensätze für verschiedene Ausgabetypen.

Darstellung der Ausgabe

Um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe die Inhalte ihren Erwartungen entsprechend erlebt, sollten Sie sich Zeit nehmen, um das Erscheinungsbild der Ausgabe zu visualisieren. Sehen Sie sich die in RoboHelp enthaltenen Skins an und entscheiden Sie, ob verfügbare Skins abgewandelt oder ausgestaltet werden müssen oder neue Skins benötigt werden. Planen Sie die Entwicklung einer wirklich hervorragenden Formatvorlage ein, damit sich die Nutzung des Inhalts für die Endbenutzer wirklich angenehm gestaltet.

Nutzung externer Inhalte

Stehen Ihnen Inhalte in anderen Formaten zur Verfügung? Zum Beispiel könnten FAQs, Lösungen, Fallstudien und andere Arten von qualitativ hochwertigen Inhalten vorhanden sein, die von Fachexperten in Microsoft Word verfasst wurden. In diesem Fall können Sie diesen Inhalt problemlos in RoboHelp importieren. Achten Sie jedoch darauf, die verschiedenen Word-Importeinstellungen zu überprüfen und über den Stil, die Formatierung und verschiedene andere Aspekte des importierten Inhalts zu entscheiden. Wenn für die von Ihnen bereitgestellten Inhalte Adobe Captivate-Videos vorhanden sind, können Sie diese in Ihre Inhalte integrieren und den Nutzern ein reichhaltiges, immersives Content-Erlebnis bieten.

Design der Navigation

Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Erstellung großer Mengen von Inhalten ein System entwickeln, das den Endbenutzern die Navigation im Inhalt in der Ausgabe ermöglicht. Wie möchten Sie die Themen und Inhalte in jedem Thema organisieren? Wie viele Ordnerebenen möchten Sie zulassen? Wie viele Ebenen von Überschriften sollten verwendet werden, um den Inhalt in einem Thema zu organisieren? Möchten Sie für verschiedene Ausgabetypen oder -varianten unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse verwenden? Sie können beispielsweise verschiedene Inhaltsverzeichnisse planen, wenn Sie Ausgabevarianten für PDF-Ausgabe und Responsive HTML-Ausgabe oder für verschiedene Hilfesysteme für interne und externe Benutzer generieren möchten. Auf ähnliche Weise benötigen Sie unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse – und die entsprechende Planung – wenn Sie separate Hilfesysteme für Einsteiger und fortgeschrittene Benutzer erstellen möchten.

Wiederverwendbarer Inhalt

Eine der wichtigsten Stärken von RoboHelp ist die Unterstützung der Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Identifizieren Sie die Arten von Informationen, die im gesamten Projekt auf einheitliche Weise verwendet werden müssen. Wenn diese sich häufig oder in einem späten Stadium des Projekts ändern, verwenden Sie beim Authoring Variablen und Snippets, ändern Sie diese zentral an einer Stellen und verwenden Sie sie dann mehrfach im Projekt.

Formatieren und Gestalten von Inhalten

Planen Sie ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild für die verschiedenen Elemente Ihrer Inhalte mithilfe von Stilen. Insbesondere können Sie in RoboHelp die Inline-Formatierung projektweit verbieten. Bevor Sie mit dem Authoring beginnen, sollten Sie daher eine Entscheidung treffen, die Inline-Formatierung zuzulassen oder zu verbieten. Wenn Sie die Inline-Formatierung zulassen möchten, stellen Sie sicher, das Konventionen definiert und eingehalten werden, um eine einheitliche Formatierung des Inhalts zu gewährleisten. Wenn beispielsweise alle im Inhalt erwähnten UI-Begriffe fett gedruckt werden sollen, legen Sie diese Konvention in der Planungsphase des Projekts fest und halten Sie sie beim Authoring konsequent ein.

Glossar

Es ist immer empfehlenswert, in ein Glossar zu investieren. Die Identifizierung und gut verständliche Erläuterung der Begriffe erleichtert Ihnen und den Endbenutzern das Verständnis der Konzepte und Anweisungen. Darüber hinaus hilft das Glossar Autoren dabei, die Wortwahl innerhalb des Projekts konsistent zu halten und den Endbenutzern eine nahtlose und authentische Erfahrung zu vermitteln. Mit RoboHelp können Sie mehrere Glossare in einem Projekt erstellen und pflegen. So können Sie sogar ein Glossar erstellen, das nur für Autoren gedacht ist und nicht in der Projektausgabe enthalten ist. Sie können auch mehrere Glossare für Benutzer erstellen und auswählen, ob Sie sie für bestimmte Ausgabetypen einschließen oder ausschließen möchten.

Governance von Inhalt

Nutzen Sie die integrierten Funktionen von RoboHelp, um ein Governance-Framework für Ihre Inhalte zu definieren. Definieren Sie die Liste der Themenstatus und fordern Sie die Autoren auf, diese konsequent anzuwenden. Verwenden Sie die verschiedenen RoboHelp-Berichte, um effizient Fehler und Inkonsistenzen in verschiedenen Komponenten zu ermitteln und globale Aktualisierungen vorzunehmen. Sorgen Sie für einen sauberen und zuverlässigen Zustand Ihrer Projekte, indem Sie ungenutzte Assets und Projektkomponenten entfernen. Sie können sogar Richtlinien und Autorennotizen in den Themen im Projekt verwalten, aber aus der Projektausgabe ausschließen.