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Zusammenarbeit mithilfe von SharePoint

  1. Benutzerhandbuch zu RoboHelp
  2. Einführung
    1. Erste Schritte im RoboHelp-Arbeitsbereich
    2. Neuerungen bei RoboHelp (2022 release)
      1. Neuerungen in Update 3
      2. Neuerungen in Update 2
      3. Neuerungen in Update 1
    3. Behobene Probleme in RoboHelp
    4. Systemanforderungen für RoboHelp
    5. Herunterladen von RoboHelp für Windows und macOS
    6. Herunterladen und Installieren der Adobe-App
    7. Häufig gestellte Fragen zu RoboHelp
    8. Neuerungen bei RoboHelp (2020 release)
      1. Neuerungen in Update 8
      2. Neuerungen in Update 7
      3. Neuerungen in Update 6
      4. Neuerungen in Update 5
      5. Neuerungen in Update 4
      6. Neuerungen in Update 3
      7. Neuerungen in Update 2
      8. Neuerungen in Update 1
  3. Projekte
    1. Planen Ihres RoboHelp-Projekts
    2. Erstellen eines Projekts
    3. Arbeiten mit Themen und Ordnern
    4. Generieren von Berichten
    5. Arbeiten mit kontextsensitiver Hilfe
    6. Verwalten von Verweisen
    7. Festlegen von Einstellungen in RoboHelp
  4. Zusammenarbeit mit Autoren
    1. Zusammenarbeit mithilfe von Git
    2. Zusammenarbeit mithilfe von SharePoint Online
    3. Zusammenarbeit mit von Azure DevOps (Team Foundation Server)
  5. PDF-Layout
    1. PDF-Vorlagen
    2. Designen eines Seitenlayouts
    3. PDF-Ausgabe veröffentlichen
    4. Arbeiten mit den gängigen Inhaltsstilen
    5. Komponenten einer PDF-Vorlage
    6. Unterstützung für Sprachvariablen
    7. Anpassen von PDFs
  6. Bearbeiten und Formatieren
    1. Formatieren Ihres Inhalts
    2. Erstellen und Verwalten von Querverweisen
    3. Erstellen und Verwalten von Verknüpfungen
    4. Snippets als Einzelquellenelemente
    5. Arbeiten mit Bildern und Multimedia
    6. Erstellen und Verwenden von Variablen für einfache Updates
    7. Arbeiten mit Variablensätzen
    8. Verwenden des Tools „Suchen und Ersetzen“
    9. Automatisches Speichern Ihrer Inhalte
    10. Bearbeitung nebeneinander in der geteilten Ansicht
    11. Verwenden der Rechtschreibprüfungsfunktion
    12. Erstellen und Bearbeiten von Lesezeichen
    13. Einfügen und Aktualisieren von Feldern
    14. Wechseln zwischen mehreren Ansichten
    15. Automatische Nummerierung in CSS
  7. Importieren und Verknüpfen
    1. Importieren von Markdown-Dateien in ein Projekt
    2. Importieren von Word-Dokumenten in ein Projekt
    3. Importieren von FrameMaker-Dokumenten in ein Projekt
  8. Inhaltsverzeichnisse, Indizes, Glossare und Zitate
    1. Erstellen und Verwalten von Inhaltsverzeichnissen
    2. Erstellen und Verwalten von Indizes
    3. Erstellen und Verwalten eines Glossars
    4. Erstellen und Verwalten von Zitaten
    5. Abfolgen erstellen und verwalten
    6. Arbeiten mit „Siehe auch“ und verwandten Themen
  9. Bedingter Inhalt
    1. Was ist bedingter Inhalt?
    2. Bedingungs-Tags erstellen und anwenden
    3. Konfigurieren von Ausgabevorgaben für bedingten Inhalt
    4. Bedingten Inhalt optimieren und verwalten
  10. Microcontent
    1. Microcontent
  11. Überprüfung und Zusammenarbeit
    1. Überprüfung und Zusammenarbeit
  12. Übersetzung
    1. Übersetzen von Inhalten in mehrere Sprachen
    2. Konfigurieren eines Übersetzungsframeworks für einen Dienstleister
  13. Generieren der Ausgabe
    1. Generieren der Ausgabe
    2. Generieren einer Frame-los-Ausgabe
    3. Generieren der Wissensdatenbankausgabe
    4. Generieren von PDF-Ausgabe
    5. Generieren einer interaktiven HTML5-Ausgabe
    6. Generieren einer Worddokument-Ausgabe
    7. Generieren einer „Nur Inhalt“-Ausgabe
    8. Generieren einer E-Book-Ausgabe
    9. Generieren einer Microsoft HTML Help-Ausgabe in RoboHelp
    10. Generieren einer App-Ausgabe
  14. Ausgabe veröffentlichen
    1. Veröffentlichen auf einem RoboHelp-Server
    2. Veröffentlichen auf einem FTP-Server, einem sicheren FTP-Server oder einem Dateisystem
    3. Veröffentlichen in SharePoint Online
    4. Veröffentlichen im Zendesk-Hilfe-Center
    5. Veröffentlichen in der Salesforce-Wissensdatenbank
    6. Veröffentlichen in der ServiceNow-Wissensdatenbank
    7. Veröffentlichen in der Zoho-Wissensdatenbank
    8. Veröffentlichen in Adobe Experience Manager
    9. Veröffentlichen in der Atlassian Confluence-Wissensdatenbank
  15. Anhang
    1. Adobe RoboHelp Scripting-Referenz
    2. RoboHelp-Tastaturbefehle

Erfahren Sie, wie Sie Projekte aus SharePoint in RoboHelp hinzufügen oder herunterladen können.

Voraussetzungen für die Verbindung zu SharePoint Online

Wenn Sie hinter einer Firewall eines Unternehmens arbeiten, geben Sie die folgenden URLs in die Positivliste ein:

Konfigurieren eines Veröffentlichungsprofils

Ein Verbindungsprofil enthält alle Details zu einem Server, z. B. einen Serverpfad, eine Versionskontrolle und zugehörige Benutzerinformationen. Sie können mehrere Verbindungsprofile für verschiedene Serverpfade erstellen.

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Zusammenarbeit > Neue Verbindung.

    Dadurch wird das Einstellungsdialogfeld für Verbindungsprofile geöffnet.

  2. Klicken Sie auf +, um ein neues Profil zu erstellen.

    neues Profil
    Neues Profilfenster anzeigen

  3. Ändern Sie bei Bedarf im Feld Name den Namen. Standardmäßig wird „Profilenummer“ festgelegt, abhängig von der Anzahl der vorhandenen Profile.

  4. Wählen Sie im Feld Versionskontrolle die Auswahl aus Git, SharePoint Online und Azure DevOps. Hier ist SharePoint Online standardmäßig ausgewählt.

  5. Geben Sie im Feld SharePoint-Site-URL die vollständige SharePoint-Site-Adresse ein, die für die Zusammenarbeit erforderlich ist.

    Beispiel:

    <tenant>.sharepoint.com
    
    <tenant-my>.sharepoint.com
    

    Wenn Ihre SharePoint-Website die Unterwebsite einer größeren Website ist, lautet Ihre URL möglicherweise

    <tenant>.sharepoint.com/sites/<sUnterwebsite>
    
  6. Klicken Sie auf Anmelden, um auf die SharePoint-Website zuzugreifen.

    Damit gelangen Sie zur SharePoint-Anmeldeseite Ihres Unternehmens. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihr SharePoint-Konto zu überprüfen, um Berechtigungen zu akzeptieren und Robohelp die Veröffentlichung auf der Site zu gestatten.

    SharePoint-Berechtigungen

    Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie Ihren Benutzernamen und Ihre ID im Dialogfeld Verbindungsprofile in RoboHelp anzeigen.

    Hinweis:

    Die Schaltfläche „Speichern“ ist nur aktiviert, wenn die Suche erfolgreich war und Ihr Benutzerkonto über ausreichende Berechtigungen für den Zugriff auf die Website verfügt. 

  7. In der rechten unteren Ecke wird ein Fortschrittsfenster mit dem Speicherort der SharePoint-Website angezeigt.

    Fortschrittsbalken
    Finden des SharePoint-Fortschrittsbalkens

    Sobald die Suche erfolgreich ist und das Benutzerkonto über ausreichende Berechtigungen verfügt, können Sie Ihre Profildetails unter den Anmeldeinformationen sehen. Wenn die angegebene SharePoint-Website-URL nicht gefunden wurde, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  8. Klicken Sie auf Speichern, um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern. 

Herunterladen eines Projekts aus SharePoint Online

  1. Wählen Sie in RoboHelp Zusammenarbeit > Verbindung öffnen und wählen Sie ein SharePoint Online-Verbindungsprofil aus.

  2. Wählen Sie eine RoboHelp-Projektdatei aus und klicken Sie auf Auswählen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Repository-Details den lokalen Pfad an, unter dem Sie das Projekt herunterladen möchten, und klicken Sie auf Öffnen. RoboHelp lädt die Datei herunter und öffnet das Projekt.

    Hinweis:

    Wenn Sie ein RoboHelp-Projekt zum ersten Mal anhand dieser Schritte öffnen, werden die Verbindungsinformationen für die spätere Verwendung im Projekt gespeichert. Beim nächsten Mal können Sie das Projekt also direkt anhand einer der unter Öffnen eines Projekts beschriebenen Arten öffnen. 

Arbeiten mit Dateien unter Versionskontrolle

  1. Standardmäßig werden Dateien schreibgeschützt heruntergeladen. Um eine Datei beschreibbar zu machen, klicken Sie im Inhaltsbereich mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Auschecken.RoboHelp zeigt den Status einer Datei nach dem Auschecken als  an. 

    Hinweis:

    Wenn Sie versuchen, Änderungen in einer schreibgeschützten Datei zu speichern, werden Sie von RoboHelp aufgefordert, diese zuerst auszuchecken. Akzeptieren Sie die Aufforderung, um Ihre Änderungen speichern zu können. 

    Wenn Sie im Dialogfeld Anwendungseinstellungen > Registerkarte Versionskontrolle das Feld Datei automatisch beim Speichern auschecken auswählen, werden Dateien beim Speichern automatisch ausgecheckt. In diesem Fall zeigt RoboHelp die Aufforderung zum Auschecken nicht an. Wählen Sie Bearbeiten > Voreinstellungen, um das Dialogfeld Anwendungseinstellungen zu öffnen.

  2. Um die Änderungen an SharePoint online einzuchecken, wählen Sie Zusammenarbeit > Einchecken. Das Dialogfeld Einchecken wird geöffnet.

    Hinweis:

    Wenn Sie das Dialogfeld Einchecken bei jedem Schließen eines Projekts automatisch starten möchten, wählen Sie das Feld Dateien einchecken, wenn Projekt geschlossen wird im Dialogfeld Anwendungseinstellungen > Registerkarte Versionskontrolle.  

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Einchecken aus der Liste der ausgecheckten, neu hinzugefügten und gelöschten Dateien diejenigen aus, die Sie einchecken möchten.

  4. Sie können optional eine Check-In-Beschreibung angeben. 

  5. Klicken Sie auf Einchecken

    Nach erfolgreichem Einchecken zeigt RoboHelp eine entsprechende Meldung an.Ihre Version der Datei wird zur aktuellen Version in SharePoint Online. 

  6. Bei jedem Ein- und Auschecken wird der Dateistatus in SharePoint Online automatisch aktualisiert. Um den aktuellen Status manuell abzurufen, wählen Sie Zusammenarbeit > Status aktualisieren.

    Hinweis:

    Der Aktualisierungsvorgang kann lange dauern, wenn das Laufwerk auf Ihrer SharePoint-Website viele Dateien enthält. Entfernen Sie regelmäßig nicht verwendete Dateien von Ihrer SharePoint-Website, um Verzögerungen zu vermeiden.

  7. Um Ihre lokalen Dateien mit der neuesten Version vom SharePoint Online zu synchronisieren, wählen Sie Zusammenarbeit > Aktuelle Version abrufen

Hinzufügen eines Projekts zu SharePoint Online

  1. Erstellen Sie in SharePoint Online einen Ordner, dem Sie Ihr aktuelles Projekt hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie in RoboHelp Zusammenarbeit > Projekt hinzufügen und wählen Sie ein SharePoint Online-Verbindungsprofil aus.

  3. Wählen Sie im Dateibrowser den in Schritt 1 erstellten Ordner aus. Das Dialogfeld Einchecken wird geöffnet.

  4. Checken Sie die erforderlichen Dateien ein, wie unter Arbeiten mit Dateien unter Versionskontrolle beschrieben. 

    Hinweis:

    Um den Pfad des hinzugefügten Projekts auf dem Server zu bestätigen, können Sie es jetzt unter Datei > Projekteinstellungen > Versionskontrolle anzeigen, um den anderen Verzeichnispfad als Einchecken anzuzeigen.

    Projektpfad
    Überprüfen des Projektpfads in der Versionskontrolle

Aktualisieren Ihrer Anmeldung bei SharePoint

Wenn während der Netzwerkkommunikation zwischen RoboHelp und SharePoint Online Ihre Anmeldung abläuft, wird das Microsoft-Anmeldefenster geöffnet. Melden Sie sich erneut an und aktualisieren Sie Ihre Sitzung, damit die Netzwerkkommunikation erfolgreich ist. Möglicherweise müssen Sie Ihre Anmeldeinformationen nicht jedes Mal eingeben. Wenn Sie Ihre Benutzer-ID auswählen, wird auch die Sitzung aktualisiert.

Entfernen einer SharePoint Online-Verbindung

  1. Um die SharePoint Online-Projektverbindung aus dem aktuellen RoboHelp-Projekt zu entfernen, wählen Sie Zusammenarbeit > Verbindung entfernen.

    Vorsicht:

    Checken Sie alle Änderungen ein, bevor Sie die Verbindung trennen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Bestätigen auf OK, um die Verbindung zu trennen.

    Nachdem die Verbindung entfernt wurde, öffnet RoboHelp das Projekt erneut und die Option Projekt hinzufügen im Menü Zusammenarbeit wird verfügbar. Um das Projekt erneut hinzuzufügen, gehen Sie wie unter Hinzufügen eines Projekts zu SharePoint Online beschrieben vor.

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