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Verwalten der Inhaltsüberprüfung und Zusammenarbeit

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Zuletzt aktualisiert am 24. Januar 2024

Erfahren Sie, wie Sie Ihren gesamten Überprüfungsprozess mithilfe eines integrierten cloudbasierten Workflows nahtlos verwalten.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie einen kollaborativen, inhaltszentrierten Workflow für die Live-Zusammenarbeit mit Prüfern und Fachexperten durch eine sichere cloudbasierte Überprüfung erstellen können. Erstellen Sie mehrere Schritte in Ihrem Überprüfungsprozess, implementieren Sie einen Workflow mit verschiedenen Schritten, die jeweils auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

Mithilfe der Onlineüberprüfungsplattform können Sie aus Best Practices in einen robusten, skalierbaren und verteilten Prozess machen.

Weisen Sie mehrere Prüfer für die Zusammenarbeit mit einer sicheren webbasierten Umgebung zu.
Einfache Steuerung zum Teilnehmen an und Erstellen, Teilen sowie Verwalten von Prüfern.
Erleben Sie browserbasierte Zusammenarbeit in Echtzeit von allen Prüfern und Fachexperten.

Voraussetzungen

Um eine Onlineüberprüfung zu erstellen oder daran teilzunehmen, müssen Sie Ihr Adobe-Konto einrichten, um loszulegen.Der Inhalt, den Sie zur Überprüfung freigeben, wird in dem Cloudspeicher gespeichert, der mit Ihrem Adobe-Konto verknüpft ist. Um Inhalte erfolgreich freigeben zu können, müssen Sie die Creative Cloud-Desktop-Applikation auf Ihrem System installieren.

Hinweis:

Für optimale Leistung empfehlen wir Ihnen, zu überprüfen, ob der Cloudspeicher in Ihrem Konto aktiviert ist.

Der Überprüfungsworkflow

Adobe RoboHelp erleichtert die synchrone Zusammenarbeit und hilft dabei, den Prozess bezüglich Feedback von Prüfern und Fachexperten zu einem gemeinsamen Thema zu automatisieren.

Der Autor kann einen Überprüfungszyklus starten, indem er eine Reihe von Themen aus dem Projekt auswählt und einen privaten oder öffentlichen Weblink für denselben erstellt. Prüfer werden dazu aufgefordert, auf den Link zuzugreifen, um Anmerkungen zum freigegebenen Thema mit ihrem Feedback hinzuzufügen. Autoren können das freigegebene Feedback dann anzeigen, angeforderte Änderungen vornehmen und den Zyklus schließlich fortsetzen.

Der Workflow ist in zwei Phasen unterteilt:

Der Autorenworkflow, in dem neue Überprüfungen erstellt werden, während sie Prüfern und KMUs zugewiesen werden.
Der Prüferworkflow, in dem die Peerüberprüfung stattfindet, sowie alle für den Autor erforderlichen Überarbeitungen.

Der Autorenworkflow

Um den Überprüfungsprozess so freundlich und effizient wie möglich zu gestalten, finden Sie hier die Schritte, die folgende Maßnahmen umfassen:

Erstellen einer Bewertung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Überprüfung in RoboHelp zu erstellen:

Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Registerkarte Überprüfung. Die Registerkarte Überprüfung wird geöffnet.
In der linken Symbolleiste auf der Registerkarte „Überprüfen“ wird die Überprüfungsgruppe Aktiv angezeigt.

Auf der Registerkarte Aktive Überprüfung wird eine Liste der laufenden Überprüfungen angezeigt.
Klicken Sie im Fenster Aktive Überprüfungen auf , um eine Überprüfung zu erstellen.
Geben Sie im Dialogfeld Überprüfung erstellen im Feld Überprüfungstitel einen beschreibenden Namen.
Klicken Sie auf „Fertig“.

Die Überprüfung wird im Fenster Aktive Überprüfungen erstellt.

Registerkarte „Aktive Überprüfung“

Sie können das rechte Fenster verwenden, um die Liste der Themen herauszufiltern, die Sie der Überprüfung hinzufügen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise von Überprüfungsfiltern.

Auswählen von Inhalten zur Überprüfung

Sie können entweder alle Themen auswählen, indem Sie das obere Kontrollkästchen aktivieren, oder nur die gewünschten.Nachdem Sie die zu überprüfenden Themen ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol für Freigeben oben rechts im Autorenbildschirm.

Ihre Themen zur Überprüfung wählen
Klicken Sie auf Link erstellen, um die ausgewählten Inhalte in den Cloudspeicher hochzuladen und einen Weblink zum Freigeben zu erstellen.

Überprüfungslink erstellen
Sobald ein Weblink zur Überprüfung erstellt wurde, können Sie zur Review-URL wechseln und Prüfer zuweisen.

Review-URL
Nachdem Sie die Review-URL aufgerufen haben, wird die Liste der ausgewählten Themen standardmäßig auf der linken Seite erweitert. In den Kommentaren können Sie @-Erwähnungen verwenden, um andere Prüfer anzusprechen. Prüfer erhalten eine Benachrichtigung für diesen Kommentar. Eine neue Überprüfungsoption zum Ersetzen von Text wird hinzugefügt, um Prüfer zu unterstützen.

Liste der Themen und Prüfer
Rufen Sie ein Thema im linken Bereich auf. Sie sehen eine Fortschrittsleiste, während die Überprüfung und die Themen geladen werden. Außerdem wird Ihnen ein hilfreicher Vorschlag im Themenbereich angezeigt, wenn kein Thema geöffnet ist.

Zur Überprüfung mit privaten Einladungen freigeben

Um die Überprüfung für angegebene Prüfer und KMUs freizugeben, wählen Sie die Standardzugriffseinstellung Nur mit Einladung. Sobald der Zugriff Nur mit Einladung für Ihren Weblink konfiguriert ist, kann jeder mit einer Einladung den Inhalt anzeigen.

Nur mit Einladung
Klicken Sie auf der Registerkarte Mitglieder auf die Schaltfläche Personen hinzufügen, um ein neues Mitglied zur Überprüfung einzuladen. Sie können auch mehrere E-Mail-Adressen angeben, um Einladungen zu versenden und ggf. eine beliebige Nachricht beizufügen.

Klicken Sie auf Einladen.

Einladungen freigeben
Alle Prüfer erhalten eine E-Mail mit den Details der Bewertung, der Nachricht und dem URL-Link, unter dem sie ihre Antworten anklicken und veröffentlichen können.
Um einen Prüfer zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Mitglieds und klicken Sie auf Entfernen.

Prüfer entfernen

Zur Überprüfung mithilfe eines öffentlichen Links freigeben

Um die Überprüfung für eine breitere Zielgruppe freizugeben, klicken Sie auf die Dropdown-Liste unter Zugriffseinstellungen und wählen Sie Öffentlich aus. Sobald für den Zugriff auf Ihren Weblink Öffentlich konfiguriert ist, kann jeder, der den Link hat, Ihren Inhalt anzeigen.

Öffentlich
Sie können die Option Kennwort erforderlich aktivieren, um dem freigegebenen öffentlichen Link eine Sicherheitsebene hinzuzufügen, die erfordert, dass der Teilnehmer das richtige Kennwort eingibt, um Zugriff auf das freigegebene Thema zu erhalten.

Der Prüferworkflow

Nachdem Sie eine Einladung zur Überprüfung erhalten haben, öffnen Sie den Link in einem Browser und verwenden Sie die Kommentartools, um Kommentare hinzuzufügen, Text hervorzuheben, Text einzufügen und eine Formen zu zeichnen. Mehrere Prüfer können in Echtzeit zur gleichen Version eines freigegebenen Themas beitragen. Durch Kommentare in Echtzeit wissen Sie sofort, wann Ihre Überprüfung abgeschlossen ist.

Wenn das freigegebene Thema durch ein Kennwort geschützt ist, müssen Sie das Kennwort eingeben, um es anzuzeigen.

Klicken Sie auf den Bewertungslink, um die Bewertung in Ihrem Browser zu öffnen. Möglicherweise werden Sie dazu aufgefordert, sich bei Ihrem Konto anzumelden.
Klicken Sie auf den Winkelstreifen neben dem freigegebenen Thema im linken Fenster. Doppelklicken Sie, um das ausgewählte Thema zu öffnen.

Bildschirm des Prüfers
Verwenden Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ die folgenden Anmerkungstools, um Feedback zu geben:
- Pin platzieren – Hiermit können Sie Kommentare zum Thema einfügen. Jedem Kommentar mit Pin wird eine Nummer zugewiesen. Die Kommentare im Kommentarbereich spiegeln diese Zahlen wider, um den Kontext des Kommentars zu identifizieren.
- Text hervorheben – Dem freigegebenen Thema wird ein Anmerkungselement hinzugefügt.
- Text durchstreichen – Gibt das Löschen des Textes mit einer horizontalen Linie durch den Text an.
- Text einfügen – Zum Hinzufügen von Text.
- Form zeichnen – Ermöglicht das Zeichnen einer freien Formatform, z. B. Dreieck, Rechteck.
Klicken Sie auf das gewünschte Tool und kommentieren Sie den ausgewählten Inhalt in der Mitte.
Klicken Sie auf Senden.

Funktionsweise von Überprüfungsfiltern

Wenn Sie eine Überprüfung erstellen, erscheint die gesamte Liste der Themen in Ihrem Projekt sowie verschiedene Filter und Optionen für die angezeigten Spalten. Um Ihre Auswahl anzupassen, verwenden Sie die folgenden Optionen im Filterfenster auf der rechten Seite des Bildschirms.

Autor Filtern Sie die Themen basierend auf ihrem Autorennamen, der in den Themenmetadaten bereitgestellt wird.
Inhaltsverzeichnis Filtern Sie die Themen basierend auf dem ausgewählten Inhaltsverzeichnis.
Ordner Filtern Sie Dateien basierend auf den im Projekt vorhandenen Ordnern.
Geändert nach Dateien basierend auf dem Zeitpunkt der letzten Änderung.
Spalten Wählen Sie zwischen verschiedenen Spalten, die in der Dateiliste angezeigt werden sollen.

Feedback anzeigen

Um die Kommentare des Prüfers anzuzeigen, doppelklicken Sie auf das gewünschte Thema, um es in der Mitte zu öffnen. Die Kommentare werden im rechten Fenster zusammen mit den entsprechenden Anmerkungen in der Mitte angezeigt. Sie können auf Kommentare antworten oder Ihren Kommentar verfassen.

Review — Anzeigen der Kommentare des Prüfers

Löschen einer Überprüfung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Überprüfung zu löschen:

Klicken Sie auf der Registerkarte Review auf 'Optionen'.

Überprüfungsoptionen
Klicken Sie auf Löschen. Es wird eine Bestätigungs-Popup-Nachricht angezeigt. Klicken Sie auf Ja.

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