Automatizar processos de contrato

Automatize processos de contrato

Um processo de contrato comercial é um sistema de etapas interconectadas com vários estágios, desde o início de um contrato até as etapas finais do fechamento de um negócio. As tarefas envolvidas durante os diferentes estágios de um contrato são vitais para o gerenciamento de contratos, mas, em vez de rastrear manualmente cada tarefa, você pode automatizar essas tarefas configurando Fluxos no Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

Os processos são criados em torno de fluxos lógicos e contêm um evento de Acionamento, pelo menos uma condição , e pelo menos uma ação que possam acontecer em tempo real e/ou como um evento agendado.

O Adobe Acrobat Sign para Salesforce suporta os dois seguintes tipos de ação: Atualizar Registros e Ação do Apex.

Veja como:

• Configurar fluxos com “Atualizar registros” como o tipo de Ação.
• Configurar fluxos com "Ação do Apex" como o tipo de Ação.

Configurar Fluxos com Atualizar registros

Você pode usar o tipo de ação Atualizar registros nos fluxos do Salesforce para definir o campo da lista de seleção Ação de plano de fundo no registro do contrato para chamar uma ação.

O Adobe Acrobat Sign permite criar um novo processo que é acionado com base em eventos de alteração de registro e então invoca uma ação no contrato do Adobe Acrobat Sign relacionado. Você pode controlar quando a ação ocorrerá (ou seja, após a atualização de campo escolhida no registro mestre) e quais contratos relacionados serão selecionados para a ação.

O tipo de ação Atualizar registros é compatível com as seguintes ações: Enviar, Cancelar, Excluir, Lembrar e Atualizar.

Você pode criar fluxos de ação Atualizar registros para contratos do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo.

O elemento Iniciar, do fluxo 'Atualizar registros', define quando o fluxo automatizado é acionado para iniciar. Na caixa de diálogo Configurar Início , certifique-se de que especificou o objeto do Salesforce cujos registros devem acionar o fluxo, de que definiu quando o fluxo deve ser acionado e as condições de entrada para um ou mais campos.

A Ação em segundo plano Atualizar registros define uma ação em segundo plano para atualizar os registros selecionados que atendem à condição. Para modificar uma Ação em segundo planoAtualizar registros, selecione a ação Atualizar registros e então selecione Editar elemento.

Na caixa de diálogo Editar Atualizar registros:

1. Você escolhe como deseja que o fluxo localize registros. Se quiser atualizar todos os registros relacionados ao registro de Oportunidade, por exemplo, selecione Atualizar registros relacionados ao registro de oportunidade que acionou o fluxo, e, em seguida, em Selecionar Registros Relacionados, forneça a ID do registro.
   
   Observação: A ID do registro deve conter o namespace “echosign_dev1”. O objeto echosign_dev1 está associado aos objetos comuns do Salesforce, como Conta ou Oportunidade. Se os Contratos estiverem relacionados a um objeto personalizado, esse nome será exclusivo para a organização.
2. Defina as condições do filtro conforme necessário.
3. Especifique a ação em segundo plano atribuindo um valor para o campo "echosign_dev1_Background_Action_c".
4. Selecione Concluído.

Configurar fluxos com Ação do Apex

Você pode usar o tipo de Ação do Apex nos fluxos do Salesforce para chamar um Método invocável incluído com o pacote gerenciado para realizar a ação correspondente. 

Você pode criar um novo processo que é acionado com base em eventos de alteração de registro e, em seguida, invocar uma ação em um contrato relacionado ao Adobe Acrobat Sign.

A Ação do Apex é compatível com as seguintes ações: Enviar, Cancelar, Excluir, Lembrar, Atualizar e Carregar (Modelo).

O Adobe Acrobat Sign fornece as seguintes ações invocáveis configuradas para fluxos de Ação do Apex:

• Cancelar contrato [AgreementCancelInvocableAction]
• Excluir contrato [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Carregar modelo de contrato [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Enviar contrato [AgreementSendInvocableAction]
• Enviar lembrete do contrato [AgreementRemindInvocableAction]
• Atualizar contrato [AgreementUpdateInvocableAction]

Você pode criar fluxos de Ação do Apex para contratos do Adobe Acrobat Sign, conforme mostrado abaixo.

O elemento Iniciar é configurado para um objeto do Salesforce cujos registros devem acionar o fluxo quando os contratos são criados, atualizados ou excluídos. Você pode configurar o acionador de fluxo e definir as condições de entrada. Por exemplo, o fluxo de ação do Apex abaixo está configurado para ser acionado quando um registro é atualizado, sob a condição de que o contrato esteja na etapa de negociação/revisão.

O elemento Atribuição define as variáveis de tempo de execução do modelo de contrato. Você deve criar um novo recurso “variável” que armazene valores a serem usados durante o fluxo. No elemento Atribuição, você pode selecionar a variável e definir valores usando um operador apropriado.

Você pode definir múltiplos valores para uma variável. Por exemplo, defina sua variável para selecionar os valores da ID de destinatário e ID de anexo usando o operador Adicionar: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Para que uma variável aceite múltiplos valores, certifique-se de habilitar a opção “Permitir múltiplos valores (coleção)” nas configurações do recurso da variável. Para verificar ou alterar as configurações da variável:

1. Selecione  para abrir a Toolbox.
2. Em Variáveis de coleção, selecione a variável que deseja verificar ou editar.
3. Na caixa de diálogo Editar variável, verifique as configurações.
4. Para alterar as configurações da variável, selecione 
5. Na caixa de diálogo Editar variável, altere as configurações conforme necessário e selecione Concluído.

O elemento Ação do Apex define os valores de entrada para o fluxo do contrato, conforme mostrado abaixo.

• No campo ID do modelo de contrato, você deve fornecer a ID do modelo de contrato para o qual deseja definir o fluxo. 
• No campo Variáveis de tempo de execução do modelo de contrato, você deve inserir a variável que definiu usando o elemento Atribuição acima.

Observação: o campo Variáveis de tempo de execução do modelo de contrato não aceita múltiplos valores. Uma tentativa de inserir múltiplos valores em um formato separado por vírgulas pode resultar em um erro no fluxo.  

• No campo Processamento assíncrono, você pode definir o valor como verdadeiro ou falso.
• No campo ID do registro principal, você deve informar a ID do registro principal.

Os fluxos de ação do Apex oferecem as seguintes funcionalidades:

• Compatibilidade com ações programadas.
• Compatibilidade com envio automático de modelos de contrato, ou seja, os contratos podem ser gerados e enviados automaticamente.
• Todas as ações podem aceitar várias solicitações em uma chamada.
• Todas as exceções são capturadas e armazenadas no registro de resultados e documentadas como erro no log de depuração do Apex, para evitar o bloqueio da execução do processo.
• O parâmetro da função Carregamento de modelo (Processamento assíncrono) controla se o processamento do modelo ocorre no modo síncrono ou assíncrono. O autor da chamada precisa especificar se o carregamento do modelo deve ser executado no modo síncrono ou assíncrono.
  • O processo padrão é executado no modo síncrono. A volume dos processos deve ser executado de forma síncrona.
  • Se o envio automático estiver habilitado, o processo deve estar no modo síncrono.
  • Um processo assíncrono notável pode ser o de carregar um documento da biblioteca do Adobe Acrobat Sign.

Os fluxos de ação do Apex têm as seguintes limitações:

• Incompatibilidade com a combinação de modelos de envio automático e documentos da biblioteca do Adobe Acrobat Sign devido a uma limitação no Salesforce, na qual um thread não consegue iniciar outro.
  
• Para quaisquer parâmetros transmitidos para a ação invocável, você pode fazer referência somente a campos principais. Não é possível executar ações nos contratos secundários de um registro principal.
• Ele não é compatível com ações que retornam um valor, como obter informações do documento ou obter um URL de assinatura.