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Guia de instalação do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Online

  1. Integrações do Adobe Acrobat Sign
  2. Novidades
  3. Versões e ciclo de vida do produto
  4. Acrobat Sign para Salesforce
    1. Instalar o pacote
    2. Configurar o pacote
    3. Guia do usuário
    4. Manual do desenvolvedor
    5. Manual avançado de personalização
    6. Guia de mapeamento de campo e modelos
    7. Guia do usuário do aplicativo móvel
    8. Guia de automação de fluxos
    9. Guia do Document Builder
    10. Configurar documentos grandes
    11. Guia de atualização
    12. Notas de versão
    13. Perguntas frequentes
    14. Manual de solução de problemas
    15. Artigos adicionais
  5. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      1. Guia de instalação
    2. Acrobat Sign para Outlook
      1. Guia do usuário
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      1. Guia do usuário
    4. Acrobat Sign para Teams
      1. Guia do usuário
      2. Guia do Live Sign
      3. Guia Usuário de dispositivo móvel
      4. Notas de versão
      5. Aprovações do Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
      1. Guia do usuário
      2. Notas de versão
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
      1. Guia do usuário
      2. Notas de versão
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      1. Visão geral
      2. Dynamics Online: guia de instalação 
      3. Dynamics Online: guia do usuário 
      4. Dynamics local: guia de instalação 
      5. Dynamics local: guia do usuário
      6. Guia de fluxo de trabalho do Dynamics
      7. Dynamics 365 para Talent
      8. Guia de atualização
      9. Notas de versão
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Visão geral
      2. SharePoint local: guia de instalação
      3. SharePoint local: guia de mapeamento de modelo
      4. SharePoint local: guia do usuário
      5. SharePoint local: notas de versão
      6. SharePoint Online: guia de instalação
      7. SharePoint Online: guia de mapeamento de modelo
      8. SharePoint Online: guia do usuário
      9. SharePoint Online: guia de mapeamento de formulário web
      10. SharePoint Online: notas de versão
  6. Acrobat Sign for ServiceNow
    1. Visão geral
    2. Guia de instalação
    3. Guia do usuário
    4. Notas de versão
  7. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    1. Guia de instalação
  8. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    1. Manual de instalação do cockpit (Descontinuado)
    2. Guia Instalação de recrutamento (descontinuado)
    3. Guia do usuário de Recrutamento
    4. Guia de instalação do Cloud Foundry
    5. Notas de versão
  9. Acrobat Sign for Workday
    1. Guia de instalação
    2. Guia de início rápido
    3. Tutorial de configuração
  10. Acrobat Sign for NetSuite
    1. Guia de instalação
    2. Notas de versão
  11. Acrobat Sign for SugarCRM
  12. Acrobat Sign for VeevaVault
    1. Guia de instalação
    2. Guia do usuário
    3. Guia de atualização
    4. Notas de versão
  13. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
    1. Guia de instalação
  14. Documentação do desenvolvedor do Acrobat Sign
    1. Visão geral
    2. Webhooks
    3. Tags de texto

Visão geral

O Acrobat Sign oferece uma solução de integração plug-and-play para o Microsoft Dynamics CRM que conta com os seguintes benefícios:

  • Acelera o processo “quote-to-cash” (“da cotação ao recebimento”) por meio do envio de acordos, tais como documentos e contratos de venda.
  • Mescla automaticamente os dados de entidades do Dynamics (como contas e contatos) em contratos e envia os dados coletados de signatários(as) durante o processo de assinatura de volta ao Dynamics.
  • Habilita a funcionalidade móvel por meio da central de vendas. Essa funcionalidade está disponível somente para instalações do Dynamics 365 9.x e posterior.
  • Permite que os destinatários assinem facilmente de qualquer lugar, de qualquer dispositivo e a qualquer momento.
  • Permite que remetentes rastreiem documentos enviados para assinatura do Dynamics.
  • Elimina as etapas manuais em todo o processo.

O guia de instalação do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Online fornece instruções sobre como:

Recursos adicionais

Para atualizar o seu pacote já instalado do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 para a versão mais recente, consulte o Guia de atualização.

Entre em contato com o Suporte ao cliente se tiver dúvidas ou preocupações sobre o processo de instalação.

Pré-requisitos

Para instalar e usar o Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 com sucesso, é preciso se certificar de que:

  • Os pacotes de idiomas necessários estão instalados no Dynamics 365.
  • O usuário tem uma conta licenciada de nível corporativo no Acrobat Sign ou uma conta de avaliação de nível corporativo.
    O endereço de email do(a) admin do Acrobat Sign deve ser o mesmo da instalação do Dynamics CRM para admins. Se um(a) admin de nível de grupo criar uma chave de integração, os usuários deverão estar associados ao grupo principal desse(a) admin para acessar o aplicativo.  
  • Todos os domínios de usuário possíveis estão incluídos. Não inclua domínios públicos, como gmail.com, yahoo.com e outros.
  • Você deve obter uma lista de todos os usuários no sistema do Acrobat Sign que estão usando os domínios de sua propriedade e solicitar que usuários válidos sejam movidos para a sua conta do Acrobat Sign vinculada ao CRM. 
    Observação: todos os endereços de email do usuário devem corresponder ao seu email principal no CRM. Além disso, você deve alterar o valor do email do Acrobat Sign.
  • Usuários e admins do Acrobat Sign recebem permissões de leitura/gravação no ambiente do Dynamics por meio de uma CAL (licença de acesso de cliente) do CRM.
  • O limite de tamanho de upload de arquivos é configurável no CRM (o valor padrão é 5 MB). Os usuários recebem uma mensagem de erro ao tentar anexar um arquivo maior do que o valor configurado. Se o PDF assinado é maior do que o valor configurado, o Dynamics impede que o arquivo seja anexado à entidade principal (ou mapeada).

Navegadores compatíveis

  • Chrome — versão atual
  • Firefox — versão atual
  • Safari — versão atual
  • Edge — versão atual

Navegadores Edge

Para que o Microsoft Dynamics funcione perfeitamente nos navegadores Edge, você deve adicionar os sites descritos abaixo como confiáveis nas configurações de segurança do navegador:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Se estiver usando um sistema de gerenciamento de identidade de terceiros, esse URL também precisa ser adicionado

Instalar o Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Online

  1. Acesse a página do Microsoft AppSource, localize o pacote Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 e selecione Obter agora.

    app-store-get-it-now

  2. Na caixa de diálogo Confirme seus detalhes, revise os detalhes de usuário e da permissão. Após concluir, selecione Obter agora.

    get-it-now-confirm-details

  3. Na caixa de diálogo Instalar o Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365:

    1. No menu suspenso “Selecionar um ambiente”, selecione o ambiente apropriado no qual deseja instalar o Acrobat Sign.
    2. Marque a caixa de seleção “Eu concordo com os Termos legais e a Declaração de privacidade da Microsoft”.
    3. Marque a caixa de seleção “Concordo com a Declaração de privacidade e os Termos legais referentes à importação de pacotes para o Dynamics 365”.
    4. Selecione Instalar.
    Observação:

    Se já houver um pacote anterior do Adobe Acrobat Sign for Dynamics instalado, ele será atualizado para a nova versão.

    dynamics-install

  4. Na página Centro de administração da Power Platform, verifique o andamento da instalação. Isso pode levar cerca de 30 minutos. Recarregue a página para atualizar o status.

    package-installed

Configurar o Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365

Após instalar o pacote do Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365, você deve implementar as seguintes configurações:

Ao instalar o Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Online pela primeira vez, você deve gerar uma chave de integração no Acrobat Sign e inseri-la no ambiente online do Dynamics 365. Esta chave de integração é o token de acesso que estabelece um relacionamento de confiança entre os ambientes do Acrobat Sign e do Dynamics, permitindo o compartilhamento de conteúdo.

Para gerar uma chave de integração no Acrobat Sign:

  1. Faça logon no Microsoft Dynamics 365 usando suas credenciais de admin.
    A conta de admin no Acrobat Sign possui acesso à chave de integração.

  2. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Página inicial.

  3. No campo Chave de integração, selecione Acessar o Adobe Acrobat Sign para gerar a chave de integração.

  4. Na página de logon do Acrobat Sign, faça logon usando suas credenciais de admin. 

    O email da conta de admin deve ser o mesmo endereço de email de admin do Dynamics.

  5. Navegue até Conta > API do Acrobat Sign > Informações da API. Em seguida, selecione Chave de integração.

    Observação:

    Caso o link da chave de integração não esteja disponível na página Informações da API, entre em contato com o Suporte ao cliente para modificar as configurações da conta e habilitar essa funcionalidade.

    sign-integration-key

  6. Na interface Criar chave de integração:

    • Forneça um nome intuitivo para a chave, como Dynamics CRM.
    • Habilite os seguintes elementos:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Selecione Salvar.
    create-integration-key

  7. Na página Tokens de acesso:

    1. Selecione a chave recém-criada. O link da chave de integração será exibido, conforme mostrado abaixo.
    2. Selecione a chave de integração.
    3. Copie esta chave e salve-a para a etapa seguinte.
    4. Selecione OK.
    access-integration-key

    copy-integration-key

  8. Retorne ao ambiente do Dynamics CRM e conclua as seguintes etapas:

    1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Página inicial.
    2. No campo Chave de integração, cole a chave copiada anteriormente e selecione Validar.
  9. Na Página inicial do Acrobat Sign:

    1. Cole a chave no campo Chave de integração.
    2. Selecione Validar.
    Assim que a página é atualizada, a chave de integração é bloqueada (com uma marca de seleção verde indicando que a instalação foi bem-sucedida) e o botão Validar muda para Iniciar o Adobe Acrobat Sign.
  10. Selecione Iniciar o Adobe Acrobat Sign.

  11. Na caixa de diálogo Habilitar feeds de atividades do Adobe Acrobat Sign, selecione Habilitar para ativar os feeds de atividades do Adobe Acrobat Sign.

    Você pode habilitar ou desabilitar manualmente os feeds de atividades na página Configurações de admin > Configuração.

Você deve desabilitar a renderização de formulário herdada para usar o Acrobat Sign. Para fazer isso:

  1. Na página do Dynamics 365 CRM, selecione Configurações > Administração (em Sistema).

  2. Na caixa de diálogo Configurações do sistema, certifique-se que a configuração Usar renderização de formulário herdada está definida como Não. Depois, selecione OK.

Cada usuário do Dynamics que usará o aplicativo do Acrobat Sign deve ter uma das seguintes funções de segurança configuradas no ambiente do Dynamics:

  • Acrobat Sign Reader: concede ao usuário o acesso somente leitura aos registros do contrato.
  • Usuário do Acrobat Sign: permite que o usuário trabalhe com contratos e outras entidades do aplicativo. Essa função permite que o usuário veja apenas seus próprios registros e autoriza o acesso do usuário aos registros do CRM incorporados, como contatos, contas, clientes em potencial, oportunidades, pedidos, faturas e cotações.
  • Admin do Acrobat Sign - Esta função inclui privilégios adicionais além da função de usuário do Acrobat Sign, como o ajuste de configurações globais, migração de dados e visibilidade sobre todos os contratos do aplicativo.

Para configurar as funções de segurança:

  1. Na página do Dynamics 365 CRM, selecione Configurações > Segurança (em Sistema).

  2. Na página Segurança, selecione Usuários.

  3. Na página Usuários:

    1. Selecione todos os usuários que você deseja promover para um tipo de função de segurança.
    2. No menu superior, selecione Gerenciar funções.
    3. Na caixa de diálogo Gerenciar funções de usuário, marque a caixa de seleção correspondente à função de segurança desejada.
    4. Selecione OK.
    manage-user-roles

Você pode habilitar o recurso “Atualizações automáticas de status em tempo real”, que utiliza os webhooks do Acrobat Sign para acionar um fluxo do Power Automate sempre que o status de um contrato é alterado.

Para habilitar as atualizações de status do contrato em tempo real:

  1. Na página do Dynamics 365, selecione o iniciador de aplicativos no canto superior direito e clique em Power Automate.

    power-automate-1

  2. Na página do Power Automate:

    1. No painel esquerdo, selecione Conectores.
    2. Na barra de pesquisa de conectores, procure por Adobe Acrobat Sign e selecione Adobe Acrobat Sign na lista de opções disponíveis.

    Isso adicionará o conector do Adobe Acrobat Sign à sua lista de conectores do Power Automate.

    Conectores

  3. No painel esquerdo, selecione Modelos e use a barra de pesquisa para localizar e adicionar a opção Atualizar registro de contrato do Dynamics a cada alteração de estado do contrato no Adobe Acrobat Sign.

  4. Autentique-se nos seguintes serviços de modelo:

    • Common Data Service - Este é o serviço de dados comum no Dynamics. Admins podem se autenticar selecionando o ícone de + ao lado do nome do serviço.
      Você deve se autenticar com sua ID de admin do Dynamics caso a autenticação não ocorra automaticamente.
    • Adobe Acrobat Sign - Abre a autenticação OAuth no serviço do Adobe Acrobat Sign. Certifique-se de autenticar com o mesmo email de admin no nível de conta que foi usado para criar a chave de integração.

    Após se autenticar nos serviços, uma marca de seleção verde aparecerá ao lado do serviço autenticado. Quando terminar, selecione Continuar.

  5. Na página de detalhes do modelo:

    1. Na seção “Quando o estado do contrato for alterado”, no campo Nome, insira o nome do acionador.
    2. Na seção “Atualizar um registro”, selecione o ambiente correto (com o Acrobat Sign instalado).
    3. Selecione Salvar.
    power-automate-2

    power-automate-3

Implementar configurações personalizadas (opcional)

Você pode gerar modelos, mapear dados e criar fluxos de trabalho personalizados usando as ferramentas de administração e as configurações disponíveis na página Configurações de admin do Acrobat Sign. 

Para acessar e modificar as configurações:

  1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Configurações de admin.

  2. Na página Configurações de admin, acesse as ferramentas necessárias nas diferentes guias, conforme descrito nas etapas a seguir.

  3. Em Conta e configuração, você pode:

    • Acessar a chave de integração para a configuração inicial da conta.
    • Verificar o status de configuração da conta.
    • Veja a seguinte lista de verificação de configurações da conta:
      • Vincular o Adobe Sign ao Dynamics 365 - Mostra uma marca de seleção verde quando a chave de integração é instalada com sucesso.
      • Exibir renderização de formulário herdada no Dynamics 365 - Mostra uma marca de seleção verde quando a renderização de formulário herdada está desabilitada.
      • Atualizações de status automáticas em tempo real com o Power Automate - Mostra uma marca de seleção verde quando as atualizações em tempo real estão configuradas.
    admin-settings

    admin-settings-config

  4. Em Configuração, admins podem habilitar ou desabilitar as seguintes configurações:

    • Habilitar provisionamento automático de usuário - Provisiona automaticamente todos os novos usuários que recebem acesso à entidade do Adobe Acrobat Sign no primeiro uso. O provisionamento é baseado no endereço de email principal dos usuários (não no nome de usuário) e ocorre em segundo plano, sem exigir ações adicionais do usuário ou admin da conta.
      Os novos usuários provisionados automaticamente no Acrobat Sign recebem uma senha aleatória. Visto que a integração funciona como um aplicativo autenticado via API, não há problemas de funcionamento no ambiente do Dynamics. Contudo, se o usuário deseja fazer logon diretamente no Acrobat Sign, primeiro é necessário reastuarar sua senha usando o link “Esqueci minha senha” na página inicial do Acrobat Sign. 
    • Anexar documentos assinados à entidade de contratos - Envia uma cópia em PDF do documento concluído de volta ao Dynamics, anexada ao registro do contrato (na seção Notas). O documento original oficial é mantido nos servidores do Acrobat Sign.
    • Anexar a trilha de auditoria combinada com o contrato assinado - Anexa o PDF da trilha de auditoria do Acrobat Sign ao registro do contrato (na seção Notas) depois que o contrato é assinado/concluído. A trilha de auditoria enumera explicitamente os eventos (visualizados, assinados e delegados) do contrato, a linha do tempo desses eventos e o endereço IP onde os eventos foram promulgados.
    • Anexar a trilha de auditoria - Anexa o relatório de auditoria ao registro do contrato (na seção Notas) como um arquivo distinto.
    • Exibir imagens de visualização do documento - Anexa uma imagem do documento assinado/concluído ao registro para permitir a visualização sem que seja necessário baixar e abrir um arquivo PDF. A imagem anexada aparece na parte inferior do registro do contrato.
    • Habilitar feeds de atividades na entidade do contrato da Adobe - Habilita feeds de atividades para a entidade do contrato.
    • Bloquear acesso ao documento do contrato - Quando habilitado, não permite que uma cópia assinada do documento seja salva no Microsoft Dynamics e impede que os usuários visualizem ou baixem a cópia do ambiente do Dynamics.
    Observação:

    Após habilitar a configuração “Bloquear acesso ao documento do contrato”:

    • As seguintes configurações são desabilitadas automaticamente:
      • Anexar documentos assinados à entidade de contratos
      • Anexar a trilha de auditoria combinada com o contrato assinado
      • Exibir imagens de visualização do documento
    • Isso não altera o status dos contratos existentes. A configuração é aplicada somente aos contratos que são assinados depois que a configuração é habilitada.
    • Isso não exclui os contratos existentes do ambiente do Microsoft Dynamics.
    config-setting-block-doc-access

Para habilitar os métodos de autenticação de identidade necessários em sua conta do Acrobat Sign:  

  1. Faça logon na conta do Acrobat Sign usando suas credenciais de admin.
  2. Navegue até Conta > Configurações de conta > Configurações de envio.
  3. Na página Configurações de envio, role para baixo até a seção Opções de identificação de signatário(a) e marque as caixas de seleção dos métodos de autenticação de identidade que deseja habilitar.
  4. Clique em Salvar.

Saiba mais sobre os métodos de autenticação do Acrobat Sign.

sign-send-settings

Se o seu processo de trabalho exigir assinaturas compatíveis com o CFR 21 parte 11, você deverá definir as configurações do Bio-Pharma na sua conta do Adobe Acrobat Sign. Para fazer isso:

  1. Faça logon na conta do Acrobat Sign usando suas credenciais de admin.
  2. Navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações do Bio-Pharma.
  3. Na página Configurações do Bio-Pharma, marque as caixas de seleção das configurações que deseja habilitar.
  4. Clique em Salvar.

Para saber mais sobre as configurações do Bio-Pharma, consulte Definir configurações do Bio-Pharma.

bio-pharma-settings

Você pode remover a chave de integração atual do seu ambiente do Dynamics para romper o relacionamento de confiança entre o Dynamics CRM e o Adobe Acrobat Sign, interrompendo assim todas as novas transações e atualizações de transações existentes. Quando a chave é removida, ela pode ser reaplicada a qualquer hora para reiniciar a interação entre os dois sistemas.

Para remover a chave:

  1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Configurações de admin.
  2. Na barra superior, selecione Remover chave.
admin-settings-remove-key

Você também pode revogar a chave de integração da sua conta do Acrobat Sign. Revogar a chave desabilita permanentemente o uso da chave no Acrobat Sign.

Para revogar uma chave:

  1. Faça logon em sua conta administrativa do Adobe Acrobat Sign.
  2. Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso.
  3. Clique na definição da chave de integração que deseja revogar. O link Revogar será exibido.
  4. Selecione Revogar.
  5. Quando solicitado, selecione Sim.
revoke-key

Você pode usar o mapeamento de dados para:

  • Melhorar o processo de geração de contratos e garantir que os campos dos documentos tenham o conteúdo correto, extraindo os valores de campo diretamente do Dynamics CRM.
  • Enviar o novo conteúdo de contratos concluídos de volta ao Dynamics, permitindo atualizar o CRM sem envolver manipulação manual de dados.  

Para que o mapeamento de dados seja bem-sucedido, você deve possuir formulários pré-criados com nomes de campos definidos para permitir a relação lógica entre o campo do CRM e o campo de formulário do Adobe Acrobat Sign. 

Um formulário simples está ilustrado abaixo. Os campos são definidos por pares de chaves em ambos os lados (definindo a largura do campo) e o nome do campo (a sequência de caracteres entre as chaves). 

Exemplo de campos de formulário

Tags de texto podem incluir argumentos adicionais além do nome, como validações, cálculos e expressões regulares.

Descubra como criar formulários e melhore a qualidade dos dados capturados durante o processo de assinatura.

Veja como criar formulários no formato PDF.

Observação:

O recurso Encurtamento de tag de texto pode ser muito útil no design de formulários e no mapeamento de campos, estabelecendo uma convenção para os nomes de campos que se repetem em todos os documentos (e ganha tempo não tendo que recriar a tag formal). Isto melhora com eficácia o mapeamento de dados em múltiplos formulários e constrói uma âncora para os próximos.

É possível definir um modelo de mapeamento de dados de duas maneiras:

  • Por meio da página Mapeamentos de dados
    1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Mapeamento de dados.
    2. Na página Mapeamentos de dados, você pode revisar, editar ou excluir os mapas de dados existentes.
    3. No canto superior direito, selecione +Novo para acessar a página Novo mapeamento de dados.
  • Por meio da página Configurações de admin
    1. Na página Configurações de admin, selecione Criar novo mapeamento de dados.
    2. Digite um nome intuitivo para o mapa de dados.
    3. Você pode optar por definir esse mapeamento de dados como padrão.
    4. No menu suspenso Entidade, selecione a entidade CRM.
      Isso limita os campos disponíveis para mapeamento apenas aos da entidade definida. É possível ter vários mapas de dados por entidade. Quando o valor da entidade é definido, ele não pode ser alterado. Quando o valor da entidade for definido, a guia Mapeamento de dados será exibida.
    5. Selecione Mapeamento de dados para acessar as ferramentas de mapeamento de campo.
new-data-mapping

data-mapping-details


Relaciona os campos de dados do Dynamics CRM aos nomes de campo do Acrobat Sign

Você pode criar relacionamentos entre os nomes de campo do Dynamics CRM e os nomes de campo de formulário definidos no Acrobat Sign. Os mapeamentos de dados são configurados de acordo com o fluxo dos dados:

  • MAPEAR DADOS DO CRM NO CONTRATO DO ADOBE ACROBAT SIGN - Preenche os campos do formulário usando valores de campo associados à entidade do Dynamics definida.
    É possível criar um “grupo de busca” de valores de campo alternativos do CRM para preencher o campo de formulário do Acrobat Sign. Cada membro do grupo é testado em ordem até que um valor não nulo seja encontrado e inserido. (Veja abaixo)
  • MAPEAR DADOS DE CONTRATO DO ADOBE ACROBAT SIGN EM DADOS DO CRM - Preenche os campos vazios da entidade do Dynamics usando os valores de campo de formulário obtidos pelo processo de assinatura (após a conclusão do contrato).
    Por padrão, o Acrobat Sign não insere um novo valor em um campo do CRM já preenchido.
    É possível definir o relacionamento no mapa de dados para ignorar a proteção de conteúdo e substituir valores de campo existentes com o conteúdo novo do formulário assinado.

Tipos de dados compatíveis

  • O mapeamento de dados do Adobe Acrobat Sign é compatível com os seguintes tipos de dados:
  • Texto: campos de formulário de texto são permitidos como uma única linha de texto no CRM.
  • Booleano (duas opções) - As caixas de seleção são aceitas para campos booleanos do CRM.
    Se os campos de formulário suspensos ou botões de opção forem usados para campos de CRM booleanos, o mapeamento do CRM no Acrobat Sign poderá falhar. Entretanto, o mapeamento do Acrobat Sign no CRM deve funcionar.
  • Conjunto de opções: os campos de listas suspensas e botões de opção de formulário são compatíveis com os campos de conjunto de opções do CRM.

Para relacionar campos de dados do CRM com campos de contrato do Acrobat Sign:

  1. No menu suspenso Atributo, selecione o campo CRM.
  2. Na caixa Campo do contrato, digite o nome do campo de formulário do Adobe Acrobat Sign.
  3. (Opcional) Marque a caixa Adicionar mapeamento de direção inversa se também quiser relacionar os mapeamentos destes campos do Acrobat Sign no CRM.
  4. (Opcional) Marque a caixa Ignorar se desejar que o modelo ignore o conteúdo existente no campo CRM e preencha o campo com o novo conteúdo do campo do Acrobat Sign.
  5. Selecione Adicionar.

Depois que o novo relacionamento de campo é processado, ele é exibido nas configurações.  

Se tiver adicionado um mapeamento de direção inversa, você também verá o novo relacionamento preenchido nos campos de configuração do Acrobat Sign para o CRM

Se optou por Ignorar a proteção de conteúdo, isso será indicado no registro de relacionamento.

Para relacionar os campos de contrato do Acrobat Sign aos campos de dados do CRM:

O processo para criar discretamente o mapeamento da Adobe para o CRM é o mesmo descrito acima, exceto que não há a opção Adicionar mapeamento de direção inversa.

Para excluir relacionamentos mapeados

Para excluir um ou mais relacionamentos mapeados:

  1. Selecione os registros a serem excluídos clicando no ícone de seleção próximo ao registro.
  2. Na barra superior, selecione o ícone Mais comandos e escolha Excluir.

Para criar relacionamentos de mapeamento de campos alternativos (grupo de busca)

Ao definir um campo em um formulário do Adobe Acrobat Sign que pode ser preenchido por um dos diversos campos do CRM, é possível criar uma lista ordenada (grupo de busca) de atributos do CRM que preencherão o campo do Adobe Acrobat Sign.

Por exemplo, você pode mapear o campo Nome do CRM em um campo de formulário chamado P.Nome e, em seguida, mapear o campo Nome de Yomi do CRM com esse mesmo nome do campo de formulário. O aplicativo tentará preencher o campo com o conteúdo do campo Nome, e se nenhum conteúdo for encontrado, o Adobe Acrobat Sign tentará usar o conteúdo do campo Nome de Yomi. Se conteúdo algum for encontrado em nenhum elemento do grupo de busca, o campo ficará vazio.

Para definir o grupo de busca:

  1. Crie um relacionamento entre o atributo principal do CRM e o nome do campo de formulário do Acrobat Sign.
  2. Após posicionar o primeiro registro, mude o atributo do CRM para atributo secundário do CRM, e adicione esse relacionamento. 
  3. Quando solicitado, selecione OK.
  4. Depois do registro ser atualizado no sistema, você verá que eles incluem agora um prefixo na frente do atributo de entidade:

    haverá um # na frente do atributo primário/padrão. Esse campo sempre será o primeiro a ser verificado em busca de conteúdo. Os relacionamentos subsequentes serão numerados 1-N. O primeiro relacionamento alternativo do campo é indicado por (1) e será sempre o primeiro campo alternativo verificado.  (2) seria o segundo campo alternativo e assim por diante. 

Grupo de busca

Para adicionar anexos a entidades relacionadas

Quando um contrato for assinado e executado, o Adobe Acrobat Sign produzirá uma cópia do documento em PDF e uma trilha de auditoria do processo de assinatura. É possível anexar esses documentos como arquivos PDF a qualquer outra entidade do CRM relacionada à entidade principal do modelo.

Na seção MAPEAR CONTRATO ASSINADO E TRILHA DE AUDITORIA PARA ENTIDADE DO CRM da página do modelo, você encontrará três Tipos de documento disponíveis na lista suspensa:

  • PDF assinado: o texto completo do documento assinado. Esta é uma cópia do documento original oficial mantido nos servidores do Acrobat Sign.
  • Trilha de auditoria: uma lista completa de todos os eventos importantes (assinatura, delegação etc.) e os metadados associados (data/hora, endereço IP etc.)
  • PDF combinado: ambos os documentos são combinados em um PDF e anexados

Você pode anexar um ou ambos os arquivos a qualquer Entidade relacionada, mas é necessário mapeá-los individualmente.

Para mapear um anexo:

  1. Selecione o Tipo de documento desejado na lista suspensa
  2. Selecione a entidade para a qual deseja enviar o documento por push usando a lista suspensa Anexar ao registro do CRM. Somente as entidades com um relacionamento definido à entidade principal serão listadas
  3. Selecione Adicionar.

Os relacionamentos dos anexos serão listados nas configurações.

Menu suspenso de opções da entidade

Para excluir um anexo

  1. Marque a caixa de seleção dos registros que deseja excluir.
  2. Clique no ícone Mais comandos e selecione Excluir.

Como admin do Adobe Acrobat Sign no ambiente do Dynamics, você tem autoridade para criar modelos de contrato para predefinir a maioria dos campos do contrato, anexar arquivos e vincular o contrato ao mapeamento de dados relevante.

Os modelos estão vinculados a uma entidade do Dynamics e são disponibilizados para os contratos enviados dessa entidade quando marcados como Ativo.

Observação:

Os mapas de dados são a base dos Modelos de Contrato e devem ser definidos antes que o Modelo de Contrato ser configurado. 

É possível configurar um novo modelo de contrato utilizando um dos seguintes métodos:

Por meio de modelos de contrato

  1. Navegue até Adobe Acrobat Sign > Modelos de contrato.
  2. Isso carrega a página Modelos de contrato, que lista todos os modelos existentes para você revisar, editar ou excluir.
  3. No canto superior direito, selecione +Novo para iniciar um novo modelo.
new-agreement-template

Por meio das configurações de admin

  1. No painel esquerdo, selecione Configurações de admin.
  2. Selecione a guia Configuração e clique em Criar novo modelo de contrato.
  3. Na página Novo modelo de contrato, forneça um nome intuitivo para o modelo e selecione a entidade à qual ele deve ser vinculado.

Observação: a entidade não poderá ser alterada posteriormente. Depois que a entidade for selecionada, o modelo será salvo e o modelo de contrato completo será carregado.

create-template-via-settings

Você pode configurar o modelo de contrato fornecendo as informações necessárias nas quatro guias:

  • Detalhes do modelo - Define o relacionamento entre os objetos primários e se o modelo está ativo.
  • Destinatários - Permite definir um caminho pré-configurado de assinatura para o modelo.
  • Detalhes do contrato - Contém os elementos do contrato individual.
  • Relacionado - Lista de objetos relacionados.

Detalhes do modelo

Os detalhes do modelo mostram o relacionamento entre o modelo, a entidade e o mapa de dados desse modelo. Ele contém os seguintes campos:

  • Nome do modelo: o nome do modelo. É idêntico ao nome expresso na parte superior da página.
  • Entidade principal: os modelos são vinculados a uma única entidade dentro do Dynamics. A entidade declarada é a única entidade que exibirá esse modelo. Esse valor é bloqueado depois que o contrato é criado.
  • Mapeamento de dados: esse campo indica o nome do mapa de dados vinculado ao modelo.
  • Ativo: determina se o modelo está disponível para os usuários selecionarem ao enviar a partir da entidade principal.
  • Envio com um clique: quando habilitado, o modelo enviará o contrato automaticamente quando for selecionado.
    Suponha que você tenha um modelo de NDA no qual o contato está definido como a entidade principal, e a seção do destinatário está configurada para importar o email do contato. Nesse caso, você precisa somente selecionar o modelo de NDA do contato para o qual deseja enviar. A fase de configuração é ignorada e o contrato é enviado sem necessidade de interação adicional.
    Mas se nenhum destinatário estiver configurado, o recurso de Um clique será ignorado e o contrato será aberto para configuração manual.
Detalhes do modelo

Destinatários

A seção Destinatários contém a lista e a ordem de assinatura dos destinatários que você deseja pré-configurar para o modelo.

Lista de recipients

É possível corrigir uma lista de destinatários em um modelo usando a opção + Novo destinatárioPor padrão, a lista de destinatários permanece vazia para que o(a) remetente a preencha manualmente ao configurar o contrato.

É necessário adicionar um destinatário padrão explicitamente por meio da opção + Novo destinatário e, em seguida, salvar os valores padrão apresentados com a opção Criar a partir da entidade principal habilitada.

A opção Ignorar a verificação padrão permite ignorar o método de verificação padrão (definido na seção Segurança) e aplicar um método de verificação diferente somente para este destinatário.

Destinatário rápido - Ignorar autenticação

Para adicionar outros destinatários (para um processo de contra-assinatura interno, por exemplo) ou destinatários que não estão envolvidos no processo de assinatura, você deve desmarcar a caixa de seleção Criar a partir da entidade principal e definir o destinatário. Essa é uma excelente opção para colocar em cópia (CC) as equipes que precisam apenas gerenciar os documentos finais.

Destinatários adicionais

Detalhes do contrato

A seção Detalhes do contrato contém quatro seções:

  • Detalhes da mensagem: o nome do contrato e a mensagem global que cada destinatário vê no email “Assine”.
  • Arquivos anexados: os arquivos enviados para assinatura.
  • Opções do contrato: opções para configurar o contrato.
  • Opções de segurança: a opção de proteger o PDF com uma senha.
new-template-agreement-details

Adicionar entidades personalizadas do CRM ao Acrobat Sign

Você pode associar seus contratos às seguintes entidades incorporadas do CRM incluídas no pacote do Adobe Acrobat Sign:

  • Contatos
  • Contas
  • Clientes em potencial
  • Oportunidades
  • Cotas
  • Faturas
  • Pedidos
  • Contratos

As entidades personalizadas só podem iniciar um contrato a partir do item de menu Solicitar assinaturas. Não é possível usar o sistema Criação rápida para iniciar um contrato a partir de uma entidade personalizada.

Você pode adicionar sua entidade personalizada do CRM ou qualquer outra entidade incorporada do CRM a este escopo usando etapas simples, conforme explicado a seguir. A configuração de exemplo explica como adicionar uma entidade personalizada do CRM chamada “Cliente”.

  1. Navegue até Configurações > Personalização.

  2. Na página Personalização, selecione Personalizar o sistema.

    custom-crm-1

  3. Na página Solução padrão:

    1. No painel esquerdo, em Componentes, expanda a lista Entidades.
    2. Localize a entidade personalizada “Cliente” (neste caso) e a expanda.
    3. Selecione o nome da entidade para exibir os campos e os controles.
    4. Copie o valor do campo Nome. Este é o nome do sistema interno da entidade personalizada.
    custom-crm-2

  4. No painel esquerdo, em Entidade personalizada, selecione Relacionamentos 1:N e, em seguida, selecione Novo relacionamento 1 para N.

    custom-crm-3

  5. Na janela Novo relacionamento:

    1. No campo Entidade relacionada, selecione Contrato.
      O campo Nome muda para exibir {entityName}_adobe_agreement.
    2. No campo Nome de exibição, cole o nome da entidade personalizada (“new_customer” em nosso exemplo).
      O campo Nome muda seu valor para “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)
    3. Selecione Salvar e fechar.
    custom-crm-4

  6. Na página Relacionamentos 1:N, selecione Publicar todas as personalizações.

    custom-crm-5

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