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Guia do usuário do Adobe Acrobat Sign para Microsoft Power Apps e Power Automate

Visão geral

O Adobe Acrobat Sign pode ser integrado ao Microsoft Power Automate e ao ambiente do PowerApps para oferecer uma experiência de assinatura digital fluida. É possível usar o Adobe Acrobat Sign for Microsoft Power Apps e Power Automate para:

  • Preparar e revisar contratos antes de enviar para assinatura.
  • Iniciar um processo de assinatura a partir de um acionador de serviço.
  • Verificar o status do processo de assinatura.
  • Enviar e receber notificações.
  • Mover documentos do serviço de assinatura para outros repositórios. 
  • Arquivar os documentos depois que os contratos forem assinados.
  • Obter dados de um fluxo de trabalho de aprovação.

Sobre o Microsoft Power Automate: ele conecta diferentes aplicativos e serviços em fluxos de trabalho coordenados de várias etapas para automatizar tarefas repetitivas sem a necessidade de uma codificação complexa de API. Os fluxos de trabalho do Power Automate são baseados em três conceitos principais: 

  • Conectores: todos os serviços podem expor sua API por meio de um conector. 
  • Acionadores: os conectores podem ter acionadores que iniciam os fluxos de trabalho. 
  • Ações: os conectores devem ter ações que direcionam o que acontece no fluxo de trabalho. Há conectores lógicos comuns entre ações que controlam os fluxos de trabalho com base em parâmetros gerados por ações anteriores.

Sobre o Microsoft Power Apps: é um conjunto de aplicativos, serviços, conectores e plataformas de dados que oferece um ambiente de desenvolvimento rápido para criar aplicativos personalizados e atender necessidades comerciais. Você pode conectar os aplicativos personalizados aos dados de negócios armazenados na plataforma de dados subjacente (Serviço de dados comuns) ou em fontes de dados online e locais (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server etc.).

Os aplicativos desenvolvidos com o Power Apps fornecem uma lógica de negócios avançada e recursos de fluxo de trabalho que podem automatizar e digitalizar seus processos manuais. Esses aplicativos também têm um design responsivo e podem ser executados perfeitamente em qualquer navegador ou dispositivo. O PowerApps permite criar aplicativos comerciais personalizados e ricos em recursos sem precisar gerar códigos.

Suporte à Microsoft® Government Community Cloud (GCC)

A maioria dos recursos do Adobe Acrobat Sign é compatível com o ambiente da GCC, com apenas algumas limitações da GCC impostas pela Microsoft®.

Devido às limitações da GCC, todos os modelos do Acrobat Sign que estão disponíveis ao público no conector comercial do Acrobat Sign não estão disponíveis sob as regras da GCC. Consulte a lista de modelos disponível no conector comercial para o domínio público com relação ao domínio da GCC.

Observação:

O conector Adobe Acrobat Sign Government está disponível somente em regiões da Microsoft GCC. Ele tem as mesmas funcionalidades que o conector comercial do Adobe Acrobat Sign, no entanto, o conector da Government Cloud oferece suporte apenas a conexões no nível do usuário.

Os ambientes GCC High e DoD não são compatíveis.

Suporte à sandbox do Adobe Acrobat Sign

O conector “Sandbox do Adobe Acrobat Sign” foi desenvolvido para ser usado no ambiente de sandbox do Adobe Acrobat Sign.

Essa sandbox é uma conta de nível empresarial personalizada que opera separadamente do ambiente de produção principal. É o lugar perfeito para admins testarem configurações, chamadas de API, modelos de biblioteca e futuros recursos antes que sejam disponibilizados. 

Saiba mais sobre a sandbox do Adobe Acrobat Sign.

Pré-requisitos

Para habilitar e usar o Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Power Automate e o Adobe Acrobat Sign para Microsoft® PowerApps, você deve: 

Plataformas compatíveis:

  • Office 365: usando as versões atuais do Chrome, Firefox, Safari ou Edge.

Navegadores Edge compatíveis:

Para que o Microsoft® Power Automate e o PowerApps funcionem perfeitamente nos navegadores Edge, você deve adicionar os sites descritos abaixo à lista de sites confiáveis nas configurações de segurança do navegador:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • Se estiver usando um sistema de gerenciamento de identidade de terceiros, você deve adicionar esse URL.

Conecte o Acrobat Sign com o Microsoft® Power Automate

  1. Faça logon na sua conta do Microsoft 365 e clique no ícone do iniciador de aplicativos no canto superior esquerdo.

    Selecione Power Automate ou Power Apps no iniciador de aplicativos

  2. Na lista de aplicativos, selecione Power Automate

    Você será redirecionado(a) à página inicial do Power Automate.

    Nota: se a opção Power Automate não estiver disponível, entre em contato com a equipe de administração do Microsoft 365.

  3. No painel esquerdo, selecione Conectores. Em seguida, pesquise por Adobe Acrobat Sign no campo de pesquisa.

    Conector comercial do Acrobat Sign para Microsoft Power Automate

  4. Para se conectar à Commercial Cloud:

    1. Selecione Adobe Acrobat Sign.
    2. Na caixa de diálogo exibida, selecione Criar.
    3. Na caixa de diálogo Conectar-se como, selecione o nível de usuário com o qual deseja se conectar:
      • Usuário do Adobe Acrobat Sign: todos os usuários podem criar esse tipo de conexão.
      • Admin de grupo do Adobe Acrobat Sign: admins de grupo e de conta do Adobe Acrobat Sign podem criar esse tipo de conexão. 
      • Admin de conta do Adobe Acrobat Sign: somente admins de conta do Adobe Acrobat Sign podem criar esse tipo de conexão.
        Nota: você pode ver todos os três níveis de usuário, mas um erro é gerado se você tentar criar uma conexão acima do seu nível de autoridade.
    4. Na caixa de diálogo de logon do Acrobat Sign, faça logon usando as credenciais da sua conta.
    Selecione o nível de usuário para conectar o Acrobat Sign ao PowerApps

  5. Para conectar-se à Government Cloud:

    1. Selecione Adobe Acrobat Sign Government.
    2. Na caixa de diálogo exibida, selecione Criar.
    3. Na caixa de diálogo Conectar-se como, faça logon usando suas credenciais.

    Nota: para o conector Acrobat Sign Government, só é possível criar conexões no nível do usuário.

    Conector Acrobat Sign Government para Microsoft Power Automate

    Faça logon no conector do Acrobat Sign para Government Cloud

Conecte o Acrobat Sign com o Microsoft® Power Apps

  1. Acesse a página inicial do Microsoft Power App e, no painel esquerdo, selecione Dados > Conexões > + Nova conexão.

    Nota: você deve ter uma licença apropriada do PowerApps. Caso tenha a licença, entre em contato com a equipe de administração do Microsoft 365 para obter ajuda.

  2. No campo Pesquisar, digite Adobe Acrobat Sign e selecione o conector Adobe Acrobat Sign nos resultados da pesquisa.

    Conectar o Acrobat Sign ao Microsoft Power Apps

  3. Na caixa de diálogo exibida:

    1. Selecione Criar.
    2. Na caixa de diálogo Conectar-se como, selecione um dos seguintes níveis de usuário com os quais deseja se conectar:
      • Usuário do Acrobat Sign
      • Admin de grupo do Acrobat Sign
      • Admin de conta do Acrobat Sign 
        Nota: você pode ver todos os três níveis de usuário, mas um erro é gerado se você tentar criar uma conexão acima do seu nível de autoridade.
    3. Na caixa de diálogo de logon do Acrobat Sign, faça logon usando as credenciais da sua conta.

    Depois que a conexão é criada, o Adobe Acrobat Sign aparece na lista de conexões.

    Acrobat Sign conectado ao Power Apps

Adicionar o Acrobat Sign a fluxos de trabalho de aplicativos

Você pode usar o Microsoft® Power Apps para criar qualquer um destes tipos de aplicativos: aplicativos de tela, aplicativos orientados por modelo ou aplicativos do Portal. Veja como criar aplicativos no Microsoft® Power Apps.

Ao criar seu aplicativo, você pode adicionar um fluxo de trabalho ou uma tarefa com o Adobe Acrobat Sign usando a integração nativa do Power Automate no PowerApps. Para fazer isso:

  1. Na interface de design de aplicativo, selecione um objeto do aplicativo.

    Conectar o Acrobat Sign aos fluxos do Power Apps

  2. Selecione Ação.

  3. Para configurar o fluxo de trabalho, selecione Fluxo.

    Nota: quando os aplicativos são adicionados a um fluxo de modelo ou em um fluxo em branco, você deve criar uma conexão autenticada com esse aplicativo.

    fluxo

  4. Para adicionar uma tarefa do conector comercial do Acrobat Sign:

    1. Procure o conector do Acrobat Sign.
    2. Selecione um acionador ou uma ação. 
    3. Selecione   e clique em uma conexão existente ou em +Adicionar nova conexão.
    4. Na caixa de diálogo exibida, selecione um nível de usuário com o qual deseja se conectar e insira suas credenciais de usuário.
    Adicionar acionadores do Acrobat Sign

    connect-sign-to-flow-trigger

    Depois que a conexão é criada, os(as) admins do Acrobat Sign podem executar o fluxo para outros usuários no escopo de sua autoridade da seguinte maneira:

    • Admins de grupo podem executar fluxos em nome de qualquer usuário cujo grupo principal esteja sob a autoridade do(a) admin.
    • Admins de nível de conta podem executar fluxos em nome de qualquer usuário na conta.
  5. Para adicionar uma tarefa do conector Acrobat Sign Government:

    1. Selecione o conector Acrobat Sign Government.
    2. Selecione um acionador ou uma ação.
    3. Selecione   e clique em uma conexão existente ou em + Adicionar nova conexão.
    4. Na caixa de diálogo exibida, faça logon usando as credenciais de usuário.
    Selecione acionadores ou ações para o conector Acrobat Sign Government.

Habilitar o envio em nome de outros usuários

Para o conector comercial do Acrobat Sign

O Conector comercial do Adobe Acrobat Sign inclui um campo "Em nome de" que permite enviar documentos em nome de outro usuário na mesma conta ou grupo.

Requisito: o usuário autenticado deve ser administrador ou administrador de grupo.

Para habilitar o envio em nome de outro usuário no conector comercial do Acrobat Sign:

  1. Adicione uma nova etapa a um fluxo e procure por Adobe Acrobat Sign.

  2. Selecione uma ação, como “Criar um contrato a partir de um URL de documento e enviar para assinatura”.

  3. Insira os detalhes necessários e selecione Mostrar opções avançadas.

  4. Selecione o campo “Em nome de” e insira um valor.
    É possível adicionar um valor dinâmico (email de usuário) ou uma string literal neste formato: email:adobeuser@domain.com

    Campo “Em nome de”

  5. Selecione Salvar.

Para o conector Acrobat Sign Government

O conector Adobe Acrobat Sign Government inclui o campo “Executar como usuário compartilhado” que habilita ações em nome de qualquer usuário que compartilhou a conta com o usuário autenticado, independentemente de grupo ou conta.

Requisito: o compartilhamento avançado de conta deve estar habilitado.

Para habilitar o envio em nome de outro usuário no conector Acrobat Sign Government:

  1. Adicione uma nova etapa a um fluxo e procure por Adobe Acrobat Sign Government.

  2. Selecione uma ação, como “Cancelar um contrato”.

  3. Insira os detalhes conforme necessário e selecione Mostrar opções avançadas.

  4. Selecione Executar como usuário compartilhado e, em seguida, insira um valor.
    É possível adicionar um valor dinâmico (email de usuário) ou uma string literal neste formato: email:adobeuser@domain.com

    Habilite o envio em nome do uso do conector Acrobat Sign Government.

  5. Selecione Salvar.

Habilitar usuários em vários grupos

O conector comercial do Adobe Acrobat Sign e o conector Acrobat Sign Government são compatíveis com a funcionalidade Usuário em vários grupos. Esse recurso permite que os usuários selecionem o contexto de grupo relevante sob o qual uma ação/acionador será executado.

Para o conector comercial do Acrobat Sign

Para habilitar usuários em vários grupos no conector comercial do Acrobat Sign:

  1. Verifique se a opção Usuário em vários grupos está habilitada em sua conta do Adobe Acrobat Sign.

  2. Estabeleça uma nova conexão para admitir novas permissões de acesso.

    Observação:

    Depois de habilitar a opção Usuários em vários grupos e estabelecer uma nova conexão, as ações são atualizadas com um novo campo avançado “Nome do grupo/ID”.

  3. Preencha o campo “Em nome de” com o endereço de email apropriado do usuário. 

    Crie um contrato com usuários em vários grupos.

  4. Na lista suspensa Nome do grupo/ID de grupos aos quais o usuário pertence, selecione o grupo relevante.

    Isso aplica o contexto do grupo selecionado à execução da ação ou do acionador.

    Usuários em vários grupos.

  5. Para executar ações em nome de outros usuários e acessar uma lista de grupos aos quais pertencem, insira um valor personalizado no campo “Em nome de”.

Para o conector Acrobat Sign Government

Para habilitar usuários em vários grupos no conector Acrobat Sign Government:

  1. Preencha o campo Executar como usuário compartilhado com o endereço de email apropriado do usuário. 

    Observação:

    Por padrão, o campo Executar como usuário compartilhado lista o usuário autenticado no momento. Você deve definir esse campo com o grupo apropriado para poder selecionar o grupo no campo ID do grupo.

    Habilitar usuários em vários grupos no conector comercial do Acrobat Sign

  2. Na lista suspensa Nome do grupo/ID de grupos aos quais o usuário pertence, selecione o grupo relevante.

    Isso aplica o contexto do grupo selecionado à execução da ação ou do acionador.

    Selecione o Nome do grupo/ID para habilitar usuários em vários grupos no conector Acrobat Sign Government.

Novo acionador:

Quando o contrato é enviado e um evento (como “contrato”, “Mega Sign” e “formulário web”) ocorre para um grupo selecionado, um novo acionador chamado “Quando ocorre um evento de grupo” é ativado. 

  • O campo “ID do grupo” é opcional. Se não for inserido, o grupo principal do usuário será usado automaticamente.
  • O campo fornece uma lista de grupos para facilitar a seleção.

Observe que a opção genérica “Quando um evento ocorre” também pode especificar um recurso de grupo, porém, semelhante aos contratos, a lista suspensa não será preenchida.

Novo acionador para usuários em vários grupos.
Novo acionador para usuários em vários grupos chamado “Quando ocorre um evento de grupo”.

Nova ação:

Há uma nova ação disponível chamada “Obter uma lista de todos os grupos aos quais o usuário pertence”. Esta ação retorna a lista de grupos aos quais o usuário pertence.

  • Por padrão, o campo “ID do usuário” está definido como “eu”, o que significa que a ação retornará os grupos aos quais o usuário do Adobe Acrobat Sign conectado pertence.

Restrições de compartilhamento de conexão

Nos aplicativos Power Automate, Power Apps e Logic, é possível compartilhar fluxos por:

Os fluxos com um tipo de conexão de Admin devem ser compartilhados somente com permissões de execução que exigem que o usuário forneça suas próprias credenciais de conexão.

Caso os(as) proprietários(as) do fluxo queiram permitir o uso de suas credenciais de conexão, o fluxo deve ser definido com um valor dinâmico no campo Em nome de.

Cuidado:

Usuários adicionados como proprietários(as) ou coproprietários(as) têm acesso às conexões usadas e autoridade para executar e editar o fluxo.

Fluxos com tipos de conexão de Admin não devem ser compartilhados pela adição de outros(as) proprietários(as) ou listas. O acesso ao campo Em nome de apresenta a oportunidade de representar outros usuários e deve ser rigidamente controlado.

Acionadores do Adobe Acrobat Sign

Um acionador é um evento ou uma alteração usado para iniciar um fluxo de trabalho.

Os acionadores do Adobe Acrobat Sign se baseiam na alteração de valores no aplicativo Adobe Acrobat Sign. Portanto, você deve estabelecer um webhook para fazer a cobertura e transmissão de alterações relevantes.

Cada acionador tem os seguintes elementos importantes:

  • Nome: é qualquer string identificável que o usuário deseja usar.
  • Escopo: limita o número de contratos incluídos no webhook e, como consequência, o número de vezes que o fluxo de trabalho é acionado.
    • Somente admins de conta do Acrobat Sign podem criar um fluxo de trabalho com um escopo de nível de conta. Os fluxos de trabalho de nível de conta acionam cada contrato criado na conta, independentemente de quem o criou originalmente. 
    • Admins de grupo do Acrobat Sign podem criar escopos apenas para os seus grupos no Adobe Acrobat Sign. Esse tipo de fluxo de trabalho aciona cada contrato criado por usuários no grupo do(a) admin.
    • Os fluxos criados por usuários que não sejam admins (no nível da conta ou do grupo) não são acionados.
  • Ao configurar o acionador, o MS® Power Automate gera um URL HTTPS exclusivo para esse fluxo de trabalho e o registra automaticamente com o Adobe Acrobat Sign.
Observação:

Vale ressaltar que as ações do Adobe Acrobat Sign não exigem que um acionador seja usado. 

Caso tenha outra fonte de acionadores, as ações do Adobe Acrobat Sign ainda são úteis nos fluxos de trabalho.

Cuidado:

Para evitar problemas relacionados a webhooks no conector do Adobe Acrobat Sign, use um acionador do Adobe Acrobat Sign como a primeira etapa ao criar um fluxo com acionadores do Acrobat Sign. Se o acionador do Acrobat Sign for adicionado somente na segunda etapa ou em etapas subsequentes, ele será tratado como uma ação. Consequentemente, o webhook registrado para esse acionador não será excluído juntamente com o fluxo.

Acionador do Acrobat Sign Descrição

Quando um novo contrato é criado

Aciona um fluxo de trabalho sempre que um contrato é criado em sua conta/grupo/usuário (dependendo do escopo definido no webhook). 
Quando ocorre um evento de contrato de formulário web Aciona um fluxo de trabalho sempre que um dos eventos de contrato selecionados ocorre no contrato que se originou do formulário web selecionado.

Quando um contrato é enviado a um(a) participante

Aciona um fluxo de trabalho sempre que um contrato relacionado à conta, grupo, usuário ou um contrato específico (dependendo do escopo definido no webhook) é enviado para um destinatário. 

Quando um fluxo de trabalho do contrato é concluído com sucesso

Aciona um fluxo de trabalho sempre que um fluxo de trabalho de contrato é concluído com sucesso em uma conta, grupo, usuário ou em um contrato específico (dependendo do escopo definido no webhook). 

Quando ocorre um evento
Aciona um fluxo de trabalho sempre que o evento ocorre em uma conta, grupo, usuário ou em um recurso específico (dependendo do escopo definido no webhook). 

Quando o estado de um contrato é alterado

Aciona um fluxo de trabalho sempre que o estado de um contrato é alterado em uma conta, grupo, usuário ou em um contrato específico (dependendo do escopo definido no webhook). 

Ações do Adobe Acrobat Sign

Uma ação representa o que você deseja que aconteça depois que o fluxo de trabalho for acionado. As ações permitem que os usuários realizem operações de criação, envio ou avaliação em contratos associados aos usuários de uma conta do Adobe Acrobat Sign.

Cada ação tem uma ou mais entradas obrigatórias (e/ou opcionais) que são necessárias para que a ação seja implementada corretamente. Essas entradas vêm de acionadores ou de outras ações anteriores no fluxo de trabalho.

A ação produz uma saída que é um ativo (um contrato baixado na forma de um fluxo de arquivo) ou valores desejados a serem usados em ações subsequentes.

Lista de ações do Adobe Acrobat Sign

Ação Descrição resumida

Fazer upload de um documento e obter uma ID de documento

Faz o upload de um fluxo de arquivo para o Adobe Acrobat Sign e gera uma ID de documento para ações subsequentes.
Criar um contrato a partir de um documento carregado e enviar para assinatura Usa uma ID de documento para criar e enviar um contrato.
Criar um modelo de biblioteca a partir de um documento carregado Usa uma ID de documento para criar um novo modelo de biblioteca no Adobe Acrobat Sign.
Criar um contrato a partir de um URL de documento e enviar para assinatura

Usa um URL fornecido para recuperar um arquivo, criar e enviar um novo contrato.

Criar um modelo de biblioteca de um URL do documento Usa um URL fornecido para recuperar um arquivo e criar um modelo de biblioteca no Adobe Acrobat Sign.
Criar um contrato a partir de um modelo de biblioteca e enviar para assinatura Usa um modelo de biblioteca do Adobe Acrobat Sign para criar e enviar um novo contrato.
Criar um contrato a partir de um conteúdo do arquivo e enviar para assinatura
Isso cria um contrato a partir de um arquivo no Adobe Acrobat Sign e o envia para assinatura.
Criar um contrato a partir de um fluxo de trabalho e enviar para assinatura
Isso cria um contrato a partir de um arquivo no Adobe Acrobat Sign e o envia para assinatura.
Obter uma lista de todos os contratos com base nos critérios de pesquisa
Pesquisa contratos por critérios como a ID do fluxo de trabalho.

Obter uma lista de todos os contratos

Retorna uma lista de todos os contratos do usuário.
Obter uma lista de todos os modelos de biblioteca Retorna uma lista de todos os modelos de biblioteca do Adobe Acrobat Sign em sua conta.
Obter o status de um contrato

Retorna todos os dados associados a um contrato.

Obter uma lista de todas as IDs de documento de um contrato

Retorna uma lista de todas as IDs de documento associadas ao contrato, incluindo as carregadas durante a assinatura.
Obter uma lista de todos os formulários web Retorna uma lista de todos os formulários web do usuário.
Obter um PDF de um contrato assinado Retorna o PDF assinado de um contrato.
Obter um PDF de uma trilha de auditoria do contrato
Faz o upload de um fluxo de arquivo para o Adobe Acrobat Sign e gera uma ID de documento para ações subsequentes.

Obter um documento de um contrato

Retorna um documento específico de um contrato.
Obter dados de campo de formulário do contrato no formato CSV Recupera os dados inseridos nos campos de formulário interativos do contrato.
Obter dados de campo de formulário do contrato no formato JSON
Retorna um arquivo com campos de formulário em formato JSON. O arquivo pode ser analisado para usar os valores do campo de formulário em ações subsequentes.
Recuperar o URL de assinatura Recupera o URL da página de assinatura eletrônica de um ou mais destinatários atuais de um contrato.

Modelos do Acrobat Sign

O Adobe Acrobat Sign oferece vários modelos pré-criados para conectores de documento comuns, como a Creative Cloud e o Microsoft® SharePoint.

Para acessar os modelos, na página inicial Fluxo, selecione Modelos e digite Adobe Acrobat Sign no campo Pesquisar.

Observação:

Atualmente, os modelos do Acrobat Sign não são compatíveis com o conector do Acrobat Sign Government. É necessário estar conectado ao conector comercial para acessar os modelos pré-criados.

Modelos

Exemplos

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