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Fluxos de trabalho do Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics: guia do usuário

Visão geral

O sistema de fluxos de trabalho do Microsoft Dynamics permite uma string altamente personalizável de objetos relacionados para automatizar processos no ambiente do Dynamics.Esses processos podem ser acionados manualmente por um usuário ou configurados para acionar quando ocorrerem eventos definidos.

Este documento destina-se a expor e explicar os objetos do Adobe Acrobat Sign que foram adicionados na versão 7 do pacote CRM do Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics.

Ele não pretende ser uma explicação detalhada do sistema de fluxo de trabalho personalizado no Dynamics.

O Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM é compatível com a criação de fluxos de trabalho personalizados no pacote de instalação da versão 7 somente para a solução 365 CRM.

Este pacote contém:

  • Sete Atividades, as ações específicas que podem ser usadas para criar seus próprios processos personalizados
  • Duas Ações, prontas para uso. Excelentes processos reutilizáveis para vários fluxos de trabalho
  • Um Fluxo de trabalho, um exemplo funcional (com status de rascunho) que envia automaticamente um contrato quando uma oportunidade é definida como “Ganha”

A versão anterior do Dynamics (2011/2013/2016) não é compatível com a versão 7 do pacote do Adobe Acrobat Sign.

Observação:

Antes de criar um fluxo de trabalho, você precisa ter um bom conhecimento do formulário a ser assinado e do número/ordem dos destinatários a serem incluídos no processo de assinatura.

Há várias opções que podem alterar a ordem de assinatura, geralmente, inserindo-se um destinatário na primeira posição e empurrando os outros destinatários para a parte inferior da pilha.


Atividades

Atividades são os blocos de construção das Ações e do Fluxo de trabalho, cada uma definindo uma tarefa diferente que pode receber entradas de atividades ou eventos anteriores, bem como gerar saídas para atividades subsequentes.

Encadear uma série de Atividades cria uma Ação ou um Fluxo de trabalho.

Há sete Atividades do Adobe Acrobat Sign disponíveis:


Ações

As Ações são um tipo de Processo que vincula atividades para obter um produto, mas não estão diretamente disponíveis para os usuários. 

Em vez disso, elas podem ser consideradas como módulos reutilizáveis que podem ser incluídos nos fluxos de trabalho. Algumas Ações criadas cuidadosamente podem ser incluídas em uma vasta gama de fluxos de trabalho diferentes, sem que seja necessário reconfigurar essas etapas comuns.

 

Duas Ações pré-configuradas estão disponíveis e prontas para uso.

São processos simples e amplamente usados que você poderá aproveitar quando estiver criando os seus próprios fluxos de trabalho personalizados:


Fluxo de trabalho

 Fluxos de trabalho são um tipo de Processo que pode ser executado pelo sistema ou sob demanda pelos usuários.

Os fluxos de trabalho normalmente são criados com uma ou mais Ações, Condições ou Atividades.

Os fluxos de trabalho podem responder a alterações no nível dos campos ou ser iniciados pelos usuários por meio do menu Mais opções (...) em cada Entidade, dependendo de como tiverem sido configurados.

O pacote Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM v7 tem um fluxo de trabalho pré-configurado com status de rascunho. esse fluxo de trabalho foi desenvolvido com Atividades para ilustrar a estrutura, mas poderia facilmente ter sido criado com o único evento de acionamento condicional e uma Ação contendo as Atividades:


Criação de um processo de fluxo de trabalho personalizado (exemplo)

Confira a seguir um exemplo de como criar um processo simples para enviar um contrato de confidencialidade a um Contato no sistema do Dynamics.

Para os fins deste exemplo, há alguns aspectos que fornecem uma estrutura para tomar decisões sobre o fluxo de trabalho:

  • Qualquer pessoa que recebe um contrato de confidencialidade estará como um Contato no sistema do Dynamics
  • A versão do documento do contrato de confidencialidade é controlada, e o contrato é anexado por meio das Notas do processo, não da Entidade
  • O proprietário do Contato precisa contra-assinar o contrato
  • O contrato deve ser enviado a um arquivo de email

 

Caso ainda esteja se familiarizando com a ideia de passar a saída de uma atividade como os valores de entrada para uma outra subsequente, pode valer a pena revisar o processo.

 

Para criar o processo:

  • Navegue até Administrador do Adobe Acrobat Sign > Criar novo fluxo de trabalho
    • Uma nova sobreposição de Criar Processo aparecerá
  • Dê um nome intuitivo ao processo. O nome do processo é visto apenas por administradores
  • Selecione Ação na lista de seleção Categoria
  • Selecione a Entidade primária na lista de seleção Entidade
    • Qualquer Entidade no Dynamics pode ser selecionada e fornece os objetos que o processo pode usar no fluxo de trabalho
    • Nenhuma (global) é uma opção para fluxos de trabalho não vinculados a Entidades

 

Este exemplo supõe que qualquer pessoa que tenha recebido um Contrato de Confidencialidade é um Contato, portanto, usamos Contato como a entidade primária.

  • Clique em OK
    • A página PowerApps abrirá, exibindo a página de Informações do processo 

 

O processo passo a passo é criado na parte inferior da página. Role para baixo até a seção Adicionar etapa

  • Clique em Adicionar etapa
  • Role para baixo até o item da lista de seleção Adobe Acrobat Sign e expanda o submenu
    • As sete Atividades do Adobe Acrobat Sign são expostas:
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

O processo completo para obter a assinatura de um documento inclui pelo menos três destas opções, aproximadamente nesta ordem:

Criar um contrato: o “Contrato” é o objeto de container que guarda todos os valores de configuração para a transação completa por meio do sistema do Adobe Acrobat Sign.

Há duas opções ao criar o contrato

  • Criar contrato a partir do modelo: usa um Modelo de contrato que precisa já estar definido, importando todo o valor do campo
  • Criar contrato: forneça os valores dos campos do Contrato apenas para este processo

 

Adicionar documento: anexa os arquivos a serem enviados

  • Há um limite de 5 MB para o tamanho do arquivo que você pode fazer upload para o Dynamics
  • Os documentos são adicionados por meio do campo Notas da Entidade primária ou do Processo, dependendo das suas necessidades
    • Os documentos anexados às entidades primárias tendem a ser documentos personalizados, como um contrato individualizado que seria anexado a uma oportunidade
    • Documentos anexados a um processo podem ser documentos padrão com controle de versão, como um contrato de confidencialidade
Observação:

É possível adicionar os destinatários antes do documento.

O raciocínio linear sugere que adicionar o documento primeiro melhora a compreensão do processo, pois, na maioria dos casos, o tipo de documento indica quem são os destinatários e em que ordem eles precisam ser envolvidos no processo de assinatura.

 

Adicionar destinatário: os destinatários são as pessoas incluídas no caminho de conclusão do contrato. Podem incluir:

  • Signatários: qualquer pessoa que precisa aplicar uma assinatura legal
  • Aprovadores: destinatários que só precisam aprovar o documento, mas não necessariamente assiná-lo
  • CCs: meros observadores, os destinatários no campo CC não podem influenciar o contrato
    • Uma ótima opção para arquivar automaticamente um tipo de documento em um endereço de email

Há duas opções para adicionar destinatários:

  • Adicionar destinatário usando uma pesquisa: utiliza o Dynamics para importar um email de destinatário de uma entidade do Dynamics
  • Adicionar destinatário: permite a inclusão de um destinatário que não está associado a nenhuma entidade do Dynamics, configurando o email explicitamente
Observação:

Há duas maneiras de criar um processo no qual nenhuma atividade de AddRecipient é necessária:

  • O único destinatário é importado como o email primário da entidade principal na atividade de CreateAgreement
  • O único destinatário é o signatário que usa a opção Somente eu assino no campo de Opções de assinatura do remetente da atividade de CreateAgreement

 

Enviar contrato: a atividade que pega o Contrato configurado e o envia ao serviço do Adobe Acrobat Sign, iniciando o processo de assinatura

 

O nosso exemplo de contrato de confidencialidade usa cinco das seis atividades (só pode haver um tipo de atividade de “Criar contrato”), em um processo de cinco etapas:

1. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • Clique em Definir propriedades no registro de etapas para abrir as propriedades da atividade

  • Defina o Nome do contrato: o nome do contrato é exibido nos emails de notificação aos destinatários e representa o contrato em todo o sistema do Dynamics. Use um nome intuitivo que indique a natureza do documento que os seus destinatários esperam
  • Clique em Salvar e fechar ao concluir

 

Valores dos campos neste exemplo:

  • A Mensagem do contrato foi alterada para fornecer instruções significativas em relação ao documento
  • Um valor de expiração de 5 foi inserido para garantir que este documento legal não seja deixado em aberto por um período inaceitável
    • O contrato expirará e será cancelado automaticamente após cinco dias corridos
  • O Email primário da entidade principal será importado como o primeiro destinatário
  • Um lembrete está programado para iteração diária (considerando-se que o contrato vence em cinco dias)

Observação:

À medida que você configura as atividades com sucesso, o X vermelho é removido dos registros das etapas

 

2. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddDocument

  • Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
    • Insira o valor da ID do contrato no campo Entrada da ID do contrato
    • Defina o campo Adicionar documentos a partir de
    • Defina o campo Selecionar processo, se estiver anexando o arquivo a partir de um processo
    • Configure outros campos necessários
  • Clique em Salvar e fechar

 

Valores dos campos neste exemplo:

  • O campo Adicionar documentos a partir de foi configurado para recuperar o arquivo do contrato de confidencialidade das Notas do processo
  • Selecionar processo: como estamos recuperando o arquivo de um Processo, precisamos indicar qual Processo contém o arquivo
    • Este exemplo de pesquisa refere-se ao mesmo Processo que estamos desenvolvendo no momento
  • O Nome do documento é deixado em branco: como o foco deste Processo é muito restrito, referindo-se somente aos contratos de confidencialidade, não se espera que qualquer outra coisa além do arquivo do contrato de confidencialidade seja anexado ao processo
  • Adicionar somente a versão mais recente do documento foi configurado como Verdadeiro. Se houver versões iterativas do contrato de confidencialidade, não enviaremos todas as versões, apenas a mais recente

 

3. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (usuário)

  • Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
    • Insira o valor da ID do contrato no campo de Entrada da ID do contrato
    • Como estamos adicionando um destinatário via pesquisa, defina a Entidade que identifica o destinatário: lead, contato ou usuário
    • Defina a Função do destinatário: este destinatário é um signatário, aprovador ou CC
    • Defina a Ordem de destinatários: como este é o segundo destinatário, insira 2
      • Porque a atividade de CreateAgreement foi configurada como Adicionar email primário da entidade principal como o primeiro destinatário
    • Defina a Verificação de identidade: email é a opção padrão. Se quiser adicionar a verificação de dois fatores, ajuste o campo devidamente
    • Configure outros campos necessários
  • Clique em Salvar e fechar

 

Valores dos campos neste exemplo:

  • Como este é o segundo destinatário, Usuário é selecionado como o tipo de Entidade. As contra-assinaturas internas geralmente ocorrem depois que o destinatário externo aplica sua assinatura
  • Adicionar um usuário como destinatário foi configurado para pesquisar o Usuário
  • O Signatário padrão foi mantido no lugar, porque uma assinatura é necessária
  • 2 é inserido no campo de Ordem de destinatários. O signatário interno sempre segue o signatário externo

 

4. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.AddRecipient

  • Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
    • Insira o valor da ID do contrato no campo de Entrada da ID do contrato
    • Se houver, forneça o Nome completo do destinatário (opcional)
    • Adicione o Endereço de email do destinatário
    • Defina a Função do destinatário: este destinatário é um signatário, aprovador ou CC
    • Defina a Ordem de destinatários: como este é o terceiro destinatário, insira 3
    • Configure outros campos necessários
  • Clique em Salvar e fechar

 

Valores dos campos neste exemplo:

  • Este destinatário é o CC do nosso endereço de email do arquivo do contrato de confidencialidade interno
  • Em vez do nome de uma pessoa, uma descrição apropriada é inserida no campo Nome completo do destinatário
  • Adiciona-se o endereço de email completo
  • A opção de CC é selecionada, pois este destinatário só está coletando os nossos contratos de confidencialidade para manutenção de registros de backup
  • 3 é inserido no campo Ordem de destinatários. O destinatário tecnicamente não está no ciclo de assinatura, mas o campo é obrigatório
    • Os destinatários no campo CC devem sempre ser listados após os destinatários que participam do processo de assinatura/aprovação

 

5. Adicionar etapa: AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
    • Insira o valor da ID do contrato no campo Entrada da ID do contrato
  • Clique em Salvar e fechar

 

Quando todas as etapas tiverem sido configuradas:

  • Role até a parte superior da página e clique na guia Notas.
  • Na guia Notas, clique no campo que diz: Insira uma nota
    • O conteúdo da guia mudará novamente para expor o botão Anexar arquivo
  • Clique em Anexar arquivo

 

 

Uma nova janela pop-up é gerada com o botão Procurar, para que você possa procurar o arquivo e anexá-lo.

  • Clique em Procurar...
  • Localize o arquivo e clique em Abrir 
    • Isso importa o caminho do arquivo para o campo Nome do arquivo e fecha a janela Procurar...
  • Clique no botão Anexar
  • Clique no botão Fechar

 

O arquivo agora está corretamente anexado às Notas do processo

 

Com o arquivo anexado à seção de notas do processo, só falta ativar o processo.

  • Clique no botão Ativar, na parte superior da janela

 

Quando a janela de confirmação da ativação for exibida, clique em Ativar

 

Se não houver erros, a página será atualizada, mostrando o botão Desativar em sua parte superior (no lugar do botão Ativar)

 

A ação foi concluída.

Para disponibilizá-la aos usuários, é necessário vinculá-la a um fluxo de trabalho:

  • Clique no botão “Fechar”, no canto superior esquerdo da janela, para fechar a página PowerApp
  • Retorne à página Administrador do Adobe Acrobat Sign e clique em Criar novo fluxo de trabalho novamente
    • A sobreposição de Criar processo aparecerá
  • Selecione Fluxo de trabalho na lista de seleção de Categoria
  • Selecione a mesma Entidade primária na lista de seleção de Entidade que você selecionou para o processo
    • Trata-se da entidade na qual os remetentes podem encontrar o fluxo de trabalho listado
  • Clique em OK

 

A página Informações do processo é carregada.

Como este exemplo se refere a um contrato de confidencialidade, devemos habilitá-lo como uma opção sob demanda.

  • Marque a caixa ao lado de Como um processo sob demanda
  • Clique no botão Adicionar etapa do criador de processos
  • Selecione Realizar ação na lista de opções

 

  • No campo Ação, selecione o processo que acabou de ser criado
    • O campo Entidade é preenchido automaticamente com base no processo selecionado
  • Clique em Definir propriedades no registro das etapas para abrir as propriedades da atividade
    • Defina a configuração de destino
  • Clique em Salvar e fechar
  • Quando todas as etapas tiverem sido configuradas, role até o topo da página e clique em Ativar
    • Clique em Ativar novamente quando solicitado

 

O fluxo de trabalho foi concluído e está relacionado à entidade primária (“Contato”, neste exemplo).

Teste o fluxo de trabalho:

  • Navegue até qualquer Contato
  • Clique na lista Mais opções, localizada na faixa (...)
  • Clique em Executar fluxo de trabalho

 

Uma lista de fluxos de trabalho relacionados à Entidade aparecerá

  • Marque a caixa ao lado do fluxo de trabalho que deseja acionar
  • Clique em Adicionar, na parte inferior do painel, para iniciar o fluxo de trabalho

 

  • Clique em OK quando solicitado, se quiser executar o fluxo de trabalho


Roteamento híbrido para fluxos de assinatura

Um roteamento híbrido de assinaturas é uma combinação de um processo de assinatura sequencial que tem um ou mais estágios nos quais o processo de assinatura torna-se paralelo. 

Mais que qualquer outro tipo de fluxo de assinatura, o roteamento híbrido exige um forte entendimento do  formulário  e da ordem na qual as assinaturas devem ser aplicadas.

 

A atribuição de campos (signer1, signer2 etc.) depende da ordem na qual os destinatários são listados no processo ou na interface.Dentro de um estágio de assinatura paralelo, todos os destinatários têm o mesmo número na Ordem de destinatários, portanto, o posicionamento físico no processo/interface é o único indício de qual campo do formulário o destinatário pode acessar.

O primeiro destinatário no processo/interface é o signer1.

O segundo destinatário listado no processo/interface é o signer2, mesmo que o fluxo de assinatura seja paralelo e ambos os destinatários indiquem uma ordem dos destinatário de 1.


Requisitos e limitações do roteamento híbrido

  • O roteamento híbrido só funciona se estiver habilitado na conta do Adobe Acrobat Sign
    • Faça logon no Adobe Acrobat Sign como um administrador de conta
    • Navegue até Conta > Configurações de envio > Ordem de assinatura > Permitir que os remetentes especifiquem a ordem de roteamento híbrido
    • Salve a configuração
  • Os modelos de contratos não podem ser configurados para utilizar o roteamento híbrido
  • O roteamento híbrido não é permitido quando o Tipo de assinatura é Manuscrita
  • O roteamento híbrido não permite um processo no qual a Ordem de assinatura do remetente seja 
    • Eu assino primeiro
    • Eu assino por último
    • Somente eu assino
  • A inclusão do Email primário da entidade principal identifica o destinatário com uma Ordem de destinatários de 1. Se houver outros destinatários com uma Ordem de destinatários de 1, as regras híbridas serão aplicadas
  • Se um processo for definido de modo que a Ordem inserida = Falso (indicando um fluxo de assinatura paralelo), mas os destinatários não tiverem o mesmo valor da Ordem de destinatários (indicando um fluxo de assinatura sequencial), as regras de roteamento híbrido serão aplicadas.


Causas comuns de falhas no processo

Às vezes, um processo que não mostra nenhum erro na configuração falha durante o tempo de execução.

Os motivos comumente identificados que podem surgir são:

  • Não há nenhum arquivo anexado à seção Nota da qual você está tentando obter o arquivo
  • O método de Verificação de identidade, conforme definido na atividade AddRecipient ou CreateAgreement, não é permitido pelas configurações da sua conta do Adobe Acrobat Sign
  • Não há nenhum contato na entidade primária, e a sua atividade de CreateAgreement definiu a opção Adicionar email primário da entidade principal como destinatário como “Verdadeiro”

 

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