Adobe Acrobat Sign for Workday: Guia de instalação

Adobe Acrobat Sign para Workday: o Guia de instalação explica como integrar o Adobe Acrobat Sign ao cliente Workday. Para usar o Adobe Acrobat Sign no Workday, você precisa saber como:

• criar uma estrutura de processo empresarial
• definir e configurar o cliente Workday
• estabelecer a integração entre o Acrobat Sign e o Workday Studio

Para poder enviar contratos usando o Acrobat Sign de dentro do Workday, você deve concluir as seguintes etapas:

• ative sua conta do Adobe Acrobat Sign (somente novos clientes)
  
• configurar o Adobe Acrobat Sign para Workday
• estabelecer a relação OAuth entre o Workday e o Adobe Acrobat Sign

ativar sua conta do Adobe Acrobat Sign

Clientes com contas do Adobe Acrobat Sign estabelecidas podem pular para a etapa Configurar o Adobe Acrobat Sign for Workday.

Os clientes que são novos no Adobe Acrobat Sign e não têm um logon preexistente devem ativar qualquer uma das seguintes contas:

• Conta administrativa do Adobe Acrobat Sign ou
• conta de avaliação do Adobe Acrobat Sign

Entre em contato com um especialista em integração da Adobe para que ele forneça sua conta do Acrobat Sign para Workday. Após a conclusão, você receberá um email de confirmação, conforme mostrado abaixo. 

Você precisa seguir as instruções no email para inicializar sua conta e acessar a Página inicial do Adobe Acrobat Sign.

Para solicitar uma avaliação de 30 dias do Adobe Acrobat Sign, preencha este formulário de registro.

Observação: sugerimos que você use um endereço de email funcional válido para criar a avaliação, não um e-mail temporário. É necessário acessar este email para verificar a conta, portanto, o endereço deve ser válido.

Em até um dia útil, o especialista em integração do Acrobat Sign providenciará sua conta (no Acrobat Sign) para Workday. Depois de concluído, você receberá um email de confirmação. Para inicializar sua conta e acessar a Página inicial do Adobe Acrobat Sign, siga as instruções no email.

• Para garantir que a integração do Acrobat Sign com o Workday funcione corretamente, entre em contato com o suporte da Adobe para desabilitar as notificações (por email e no Acrobat).
• Use o endereço de email de teste durante o teste. 
• Ao suprimir as notificações do Acrobat, os contratos não ficam visíveis na página Gerenciar para signatários com uma conta ativa até que a assinatura seja concluída.

Configurar o Adobe Acrobat Sign para Workday

Para configurar o  Acrobat Sign para Workday, gere os dois objetos dedicados a seguir no sistema  Acrobat Sign:

• Um grupo Workday: o Workday requer um “grupo” dedicado dentro da conta do  Acrobat Sign para ativar a funcionalidade de integração. O grupo Adobe Acrobat Sign é usado para controlar apenas o uso do  Acrobat Sign pelo Workday. Qualquer outro uso, como Salesforce.com ou Arriba, não será afetado. As notificações por email serão suprimidas no grupo Workday para que os usuários do Workday recebam apenas notificações na caixa de entrada do Workday.

• Um usuário autenticado para manter a chave de integração: o grupo Workday deve ter apenas um administrador no nível de grupo que seja o detentor oficial da chave de integração. Recomendamos que o administrador use um endereço de email funcional, como RH@MyDomain.com, em vez de um email pessoal para reduzir o risco de o usuário ser desativado no futuro e, consequentemente, a integração.

Configurar o cliente do Workday

Para concluir a conexão entre o cliente Workday e o Adobe Acrobat Sign, um relacionamento de confiança deve ser estabelecido entre os serviços. Depois que o relacionamento for estabelecido, cada processo corporativo no Workday pode ter uma etapa de Revisão de documento adicionada para ativar o processo de assinatura por meio do Adobe Acrobat Sign.

Para criar um relacionamento de confiança:

O documento da etapa de Revisão de documento pode ser um dos seguintes:

• Um documento estático
• Um documento gerado por uma etapa de Geração de documento dentro do mesmo processo empresarial.
• Um relatório formatado criado com o Workday Report Designer

Você pode adicionar qualquer um desses documentos com tags de texto da Adobe para controlar a aparência e a posição dos componentes específicos de assinatura do Adobe Acrobat 
. A fonte do documento deve ser especificada na definição do processo corporativo. Não é possível carregar um documento ad-hoc enquanto o processo corporativo está em execução.

A exclusividade de usar o Adobe  Acrobat Sign com uma etapa de revisão do documento é a capacidade de ter grupos de assinantes serializados. Isso permite especificar grupos com base em funções que assinam em sequência. O Adobe Acrobat Sign não oferece grupos de assinatura paralelos.

Para obter assistência ao configurar a etapa de Revisão de documento, consulte o Guia de início rápido.

Suporte

O Workday é o proprietário da integração e deve ser o seu primeiro ponto de contato em caso de dúvidas sobre o escopo da integração, solicitações de recursos ou problemas nas funções diárias da integração.

Consulte os seguintes artigos da comunidade do Workday sobre como solucionar problemas de integração e gerar documentos:

• Solução de problemas de integrações de assinatura eletrônica
• Etapa Revisão de documentos
• Geração dinâmica de documentos
• Dicas de geração do documento de oferta

Suporte ao Adobe Acrobat Sign

O Adobe Acrobat Sign é o parceiro de integração e deve ser contatado se a integração não conseguir obter assinaturas ou se a notificação de assinaturas pendentes falhar.

Os clientes do Adobe Acrobat Sign devem entrar em contato com o gerente de sucesso do cliente (CSM) para obter suporte. Como alternativa, o Suporte técnico da Adobe pode ser contatado pelo telefone 1-866-318-4100. Aguarde a lista de produtos e digite 4, em seguida, 2 (como solicitado).

• Adicionar tags de texto da Adobe aos documentos
• Configuração da revisão de documentos e exemplos

Entre em contato com o suporte ao Adobe Acrobat Sign

Perguntas comuns

• Por que o status não está sendo atualizado dentro do Workday mesmo quando o documento está totalmente assinado?

O status do documento no Workday pode não refletir se o postulante não clicar no botão “Enviar” após fazer logon no Adobe Acrobat Sign.

De acordo com a tarefa Verificar status de assinatura eletrônica do Workday: para iniciar o processo, o usuário pode enviar a tarefa da caixa de entrada associada.

De acordo com o Desenvolvimento do Workday: a assinatura original completa o processo apenas se o usuário enviar a tarefa da caixa de entrada após assinar o documento. Após a assinatura, o iframe é fechado e o usuário é redirecionado para a mesma tarefa onde pode clicar no botão Enviar para concluir o processo.