新版適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 使用手冊,讓使用者能熟悉傳送合約的主要物件和工作流程

概覽

Adobe Sign 適用於 Salesforce,是緊密整合的應用程式 ,有助於為任何需要合法簽名或可稽核文件處理的文件取得簽名或核准。

傳送文件以供簽署的整個過程與傳送電子郵件的過程極為類似,對大部分使用者來說採用此方式既快速又簡便。

Adobe Sign 可透過以下方式協助您和貴公司立即獲得文件和簽名工作流程的優勢:

  • 免除曠日費時的郵寄、傳真或隔夜遞送服務, 省下時間與金錢
  • 直接從 Salesforce 傳送合約以供電子簽名或核准、即時存取合約歷史紀錄,以及從任何物件檢視已儲存的合約
  • 即時追蹤整個組織的交易,還可以在合約接受檢視、進行簽署、遭到取消或拒絕時透過 Chatter 取得更新
  • eSign 提供超過 20 種語言版本,支援全球超過 50 個地區的傳真回覆服務
  • 將簽署者資料傳送並對應到 Salesforce 物件前,流暢地自動將 Salesforce 資料合併到文件
  • 建立包含傳送選項的可重複使用合約範本,並啟用「傳送以供簽署」單鍵按鈕,以從任何 Salesforce 物件傳送自訂合約
  • 運用 Conga Composer、Apttus、Selectica、Drawloop、Zuora、Emptoris 等原生整合
  • Salesforce 中所有 Adobe Sign 物件和頁面均由 Salesforce.com 支援轉換成 16 國語言版本,以便讓 Salesforce 使用者可以母語傳送和追蹤所有合約

註解:

Salesforce 是可高度自訂的環境,而 Adobe Sign 內含一系列可以加快正常商業流程的選項。  本手冊將呈現基本預設功能以及使用此應用程式的流程。  不過,Salesforce 管理員可以為您自訂程序,以進一步自動化您的互動,藉此變更在此所述的程序。

本文件說明使用適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 第 19 版的使用者程序,此版本中包含使用 Adobe Sign Lightning 頁面版面配置 (第 19 版的預設頁面版面配置) 的 Salesforce Classic 設定檔和 Salesforce Lightning 設定檔。

 

支援的瀏覽器

瀏覽器

支援

限制

Microsoft® Edge

Google Chrome™

Mozilla® Firefox®

Apple® Safari®

Microsoft Edge 的已知問題:

  • 合約頁面載入時可能會出現錯誤 (類似以下的錯誤訊息):
    • 「此頁面發生錯誤。您可能只需要重新整理即可。動作失敗」
  • 傳送並關閉傳送後「成功」標籤後,合約頁面不會自動重新整理反映合約狀態 。頁尾可能出現錯誤:
    • 「未偵測到新視窗。請檢查瀏覽器快顯封鎖程式設定後再嘗試其他動作。本頁面現在可以重新載入。」
    • 接著就可以從合約清單存取合約頁面
  • 在傳送當中的合約上按一下「提醒」「更新」動作後,合約頁面不會自動重新整理,且頁尾可能會出現錯誤 (類似以下的錯誤訊息):
    • 「此頁面發生錯誤。您可能只需要重新整理即可。」
    • 接著就可以從 「合約清單」存取合約頁面


使用適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 傳送合約

「合約」是 Adobe Sign 安裝在 Salesforce 中的物件,傳送文件給收件者的載具。籠統表示傳出進行簽署的交易或文件。

「收件者」一詞泛指合約的任何簽署者、核准者或委派者 (基本上就是您為了某個動作而傳送文件的對象)。

您可以透過下列幾種方式建立合約,視您的管理員如何部署套件而定。常見選項包括:

  • 合約索引標籤
  • Salesforce 物件 (連絡人、商機、機會、帳戶等)
  • Chatter (僅限 Classic 設定檔)

使用 Lightning 設定檔

建立合約

從合約索引標籤建立合約

1. 按一下畫面左上角的應用程式啟動器圖示

2. 選取 Adobe Sign 應用程式

啟動 Adobe Sign 應用程式

3. 按一下「合約」索引標籤

4. 按一下「新增」按鈕

註解:

「合約」索引標籤也會列出您的合約,而且如果您需要找到合約,這也是很好的搜尋來源。

從合約索引標籤導覽至新建按鈕

從 Salesforce 物件建立合約

如要從常見的 Salesforce 物件建立合約:

1. 開啟傳送來源的 Salesforce 物件 (下圖為連絡人)

2. 向下捲動至「合約」區段

3. 按一下「新建」按鈕

從連絡人索引標籤導覽至新建按鈕

註解:

從 Salesforce 物件 (如下列的連絡人) 建立的前一個合約將列在合約清單中。找到合約的好方法就是查看與合約相關的 Salesforce 物件 (連絡人、帳戶等等) 。

設定合約

您在開啟新合約後,就必須進行設定,以正確反映下列內容:

  • 收件者身分、驗證方式,以及相對於文件其所擁有的授權
  • 合約的性質,包括名稱、要在通知程序中包括的訊息,以及要在 Salesforce 中建立的其他關係
  • 您必須取得批准或簽名的實際文件
  • 要設定的其他選項 (如果有的話)
合約頁面

定義您的收件者

合約頂端是定義收件者的位置。您必須至少有一個收件者,但系統也支援多個收件者。

收件者記錄

要設定的主要欄位:

1.簽署索引 - 此數字表示收件者在簽署週期中的位置。  1 是第一位簽署者,2 是第二位簽署者,以此類推。 

• 如果設定讓多位簽署者使用同一個簽署索引, 將會建立並行簽名步驟,讓該步驟中的所有方同時收到通知,且除非並行簽署步驟中所有收件者均已簽署/獲得核准,否則系統不會將合約移至下一個索引點

2.收件者角色 – 決定收件者與合約的互動方式:

•簽署者 (預設) – 必須套用至少一個合法簽名的收件者

• 核准者 – 負責審閱與核准文件的收件者,但在法律上不需要簽署

• 委派者 – 不需要簽署或核准的收件者。委派者會將簽署或核准能力指派給另一方

3.收件者類型 – 這個下拉式選項可讓您從 Salesforce 查閱欄位中選取可能的收件者:

• 連絡人 – Salesforce 中的任何連絡人

• 商機 – Salesforce 中的任何商機

• 使用者 – 您 Salesforce 組織中任何 Salesforce 使用者。

• 群組 – Salesforce 中定義的使用者群組。只有其中一位 (任何一位) 必須簽署或核准。管理員必須定義可用群組。

• 電子郵件 – 目前 Salesforce 中沒有將其列為某個其他物件類型的收件者

4.電子郵件地址 – 顯示與您選取的收件者相關聯的電子郵件地址

5.私人訊息 – 係指一種訊息,僅傳送給控制文件的個別收件者。如果未新增任何項目,此欄位預設為合約訊息 (請參閱以下詳細資料區段)。

註解:

若要變更收件者的順序,您可以按一下收件者並將其拖曳至正確的堆疊順序

變更收件者順序

其他控制項:

  • 「新增收件者」 – 按一下此連結,將其他收件者新增至簽署鏈
  • 「加我」 – 按一下此連結,將「自己」插入簽署鏈
  • 「新增副本」 (CC) – 允許您納入其他收件者,他們無權限與合約互動,僅能在文件通過簽署週期時檢視文件
  • 我需要簽署 – 勾選此方塊,將收件者 (您) 插入簽署週期,做為第一位或最後一位收件者。與「加我」 十分類似,只是您必須是第一位或最後一位。
  • 為第一位簽署者主控簽署 - 此核取方塊會打斷正常電子郵件傳送程序,改為直接在寄件者的本機系統上顯示合約供簽署。  針對親自簽名的情況而設計,通常是在行動裝置上。

 

身分驗證 – 在收件者之下的下拉式方塊中定義您要使用哪一類型的驗證。在美國和許多歐盟國家,只要擁有電子郵件信箱的存取權 (作為經過驗證的物件) 就足以取得具有法律約束力的簽名。  但如果客戶要求較高標準的驗證,則有以下幾種選項:

  • 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證
  • 密碼 – 由傳送者產生的英數字元密碼,必須透過頻外的方式傳送給收件者
  • 社交身分 – 對 Facebook 或 LinkedIn 等第三方社交網路進行驗證
  • KBA (僅限美國) – 知識式驗證會要求收件者輸入其社會安全碼,然後根據公開的資料庫產生數個非無關要緊的問題,要求收件者回答
  • 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼,以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼

註解:

您可以設定 Adobe Sign,允許為每位收件者設定個別的驗證方法。  啟用此選項後,您將可在電子郵件地址和私人訊息之間看到驗證選項

已啟用個別驗證的收件者記錄


定義名稱、訊息以及其他關係

收件者區段之下就是合約詳細資料。這個區段最有可能透過範本或其他設定自動進行。

詳細資料區段

您可以在詳細資料區段看到:

1.合約名稱 – 這是合約名稱,顯示在傳送給收件者的電子郵件以及 Salesforce 的合約清單中 (下方以黃色螢光標示的部分)

2.合約訊息 – 此訊息將套用在傳送給所有收件者的電子郵件範本。可用在適用於所有收件者的一般資訊或指示 (下方以綠色螢光標示的部分)

a. 如果收件者需要個人化的指示,請使用收件者區段中的私人訊息

3.其他關係查詢 – 這些欄位讓您可明確建立合約與帳戶、機會或合約的關聯

電子郵件範例


合約選項

右下角的合約頁面提供一些您可能想要加入的工作流程選項:

  • 密碼保護已簽署文件 – 如果套用,則需要此密碼才能檢視最終版 PDF。
  • 完成截止日期 – 設定文件的到期日 (自動取消)。非常適合用於限時優惠。
  • 建立提醒 – 指示 Adobe Sign 每天或每週傳送電子郵件提醒,直到目前的收件者核准或簽署合約。僅對目前的收件者傳送電子郵件。
  • 收件者語言 – 為合約的電子郵件範本和畫面上的指示/環境指定語言。
  • 簽名類型 – 指定您需要的簽名類型:

電子簽名會設法取得電子式簽名

書面簽名會提供合約封面,以及列印、簽署和傳真合約回 Adobe Sign 的指示。

► 書面簽名也可以設定為在無法取得或無合適的電子郵件地址時傳送至某個電話號碼

 

合約選項面板

附加檔案

第三個必填區段就是您希望取得簽署的檔案之附加位置:

1. 按一下「新增檔案」連結 (此區段右上方)

新增檔案連結

2. 您可以從多個來源位置附加一或多個檔案:

► Salesforce CRM 檔案

► Salesforce 文件

► 從電腦上傳 (Salesforce 上傳檔案大小限制是 700KB)

新增檔案頁面

3. 從來源位置選取檔案後,按一下右下角的「新增檔案」按鈕

4. 若有需要,請重覆步驟 1 到步驟 3,直到完成附加所有文件為止

註解:

附加多個文件時,系統會按照您安排的順序將文件顯示給收件者。  按一下並拖移文件即可重新排列堆疊,其做法與變更收件者順序相同。

 

預覽和新增簽名欄位 – 勾選後,此選項會在您點選「下一步」按鈕 (傳送按鈕會變更其標籤) 時開啟編寫環境。  如果您有臨機文件需要由收件者新增特定資訊,或如果您有合約需要依特定條款新增縮寫簽名欄位,則編寫欄位就相當適合。 

編寫核取方塊

編寫環境會在視窗中呈現整份合約,讓您將表單欄位拖放至定位。呈現的合約內容包括:

  • 簽名/縮寫簽名
  • 簽署者名稱 – 排版簽名欄位 (即印刷體名稱)
  • 職稱/公司
  • 簽名日期
  • 收件者電子郵件地址
  • 開啟文字欄位
  • 核取方塊/選項按鈕
編寫環境

完成新增欄位後,您就可以傳送合約並開始簽名程序。

尋找和管理合約

合約索引標籤

與 Salesforce 的整合幾乎可以確保您的合約會與合約內容中某個有意義的物件相關。  如果您傳送 NDA 給某位連絡人,則系統會將合約列在該連絡人頁面上。  同理,如果您在「機會」中傳送合約給某位收件者,則該收件者和「機會」的清單中都會顯示該合約。

萬一合約孤立存在系統中,則所有合約都會顯示在「合約」標籤上 (請按一下「最近檢視過」,然後從選單選取「全部」)。  系統會產生一份清單,顯示您有權檢視的合約 。 您可以自訂該清單的檢視畫面,設定為顯示部分 (或全部) 的合約欄位。

在合約索引標籤上尋找

找到合約後,您可以在合約名稱上按兩下加以開啟,並視需要修正狀態。提供的選項包括:

  • 提醒 – 即時傳送提醒
  • 更新 – 調查 Adobe Sign,查看合約狀態是否已從 Salesforce 認為是 true 的狀態中變更
  • 檢視 – 顯示合約文件的內容
  • 刪除 – 刪除 Salesforce 合約記錄
  • 取消 – 終止合約並將其設定為已取消狀態

 

取代簽署者 – 此可選的設定可讓您使用其他簽署者 (電子郵件地址) 更換目前的簽署者。非常適合用於有人變更電子郵件地址或是離職,您因此必須將合約重新導向至其他簽署者/核准者的情況。

取代簽署者

管理合約索引標籤

顯示後,管理合約索引標籤會開啟登入 Adobe Sign 使用者帳戶的入口網站,並顯示所有與您 userID (電子郵件地址) 相關的合約。  在適用情況下,Salesforce 非常適合協助您在上下文中搜尋和理解合約內容。 多數管理員傾向於隱藏此索引標籤,而保留 Salesforce 中的所有活動。

管理合約頁面

使用 Classic 設定檔

建立合約

從合約索引標籤建立合約

  1. 從螢幕右上角的 Force.com 應用程式功能表選取 Adobe Sign 選項。
  2. 按一下「合約」索引標籤
  3. 按一下「新增」按鈕
導向至「合約」索引標籤

註解:

「合約」索引標籤也會列出您的合約,而且如果您需要找到合約,這也是很好的搜尋來源


從 Salesforce 物件建立合約

如要從常見的 Salesforce 物件建立合約:

  1. 開啟傳送來源的 Salesforce 物件 (下圖為連絡人)
  2. 向下捲動至相關清單區段,然後找到合約物件
  3. 按一下「新合約」按鈕
新合約表單物件

註解:

從 Salesforce 物件 (如下列的連絡人) 建立的前一個合約將列在合約清單中。找到合約的好方法就是查看與合約相關的 Salesforce 物件 (連絡人、帳戶等等) 。


從 Salesforce Chatter 建立合約

此選項將需要您的管理員啟動「Adobe Sign Chatter 設定」。  完成後,Adobe Sign 物件可以嵌入首頁和其他主要的 Salesforce 物件。

如要從 Chatter 傳送:

  1. 顯示動態消息
  2. 按一下「更多」選單以顯示選項清單
  3. 從選項清單選取 Adobe Sign
Chatter 的合約

註解:

使用 Chatter 從物件 (例如連絡人) 傳送,將連絡人做為第一位收件者插入。

設定合約

合約頁面

您在開啟新合約後,就必須進行設定,以正確反映下列內容:

  • 收件者身分、驗證方式,以及相對於文件其所擁有的授權
  • 合約的性質,包括名稱、要在通知程序中包括的訊息,以及要在 Salesforce 中建立的其他關係
  • 您必須取得批准或簽名的實際文件
  • 要設定的其他選項 (如果有的話)

定義您的收件者

合約頂端是定義收件者的位置。您必須至少有一個收件者,但系統也支援多個收件者。

收件者記錄

要設定的主要欄位:

1.簽署索引 - 此數字表示收件者在簽署週期中的位置。  1 是第一位簽署者,2 是第二位簽署者,以此類推。 

• 如果設定讓多位簽署者使用同一個簽署索引, 將會建立並行簽名步驟,讓該步驟中的所有方同時收到通知,且除非並行簽署步驟中所有收件者均已簽署/獲得核准,否則系統不會將合約移至下一個索引點

2.收件者角色 – 決定收件者與合約的互動方式:

•簽署者 (預設) – 必須套用至少一個合法簽名的收件者

• 核准者 – 負責審閱與核准文件的收件者,但在法律上不需要簽署

• 委派者 – 不需要簽署或核准的收件者。委派者會將簽署或核准能力指派給另一方

3.收件者類型 – 這個下拉式選項可讓您從 Salesforce 查閱欄位中選取可能的收件者:

• 連絡人 – Salesforce 中的任何連絡人

• 商機 – Salesforce 中的任何商機

• 使用者 – 您 Salesforce 組織中任何 Salesforce 使用者。

• 群組 – Salesforce 中定義的使用者群組。只有其中一位 (任何一位) 必須簽署或核准。管理員必須定義可用群組。

• 電子郵件 – 目前 Salesforce 沒有將其列為其他物件類型的收件者

4.電子郵件地址 – 顯示與您選取的收件者相關聯的電子郵件地址

5.私人訊息 – 係指一種訊息,僅傳送給控制文件的個別收件者。如果未新增任何項目,此欄位預設為合約訊息 (請參閱以下詳細資料區段)。

註解:

若要變更收件者的順序,您可以按一下收件者並將其拖曳至正確的堆疊順序

變更收件者順序

其他控制項:

  • 「新增收件者」 – 按一下此連結,將其他收件者新增至簽署鏈
  • 「加我」 – 按一下此連結,將「自己」插入簽署鏈
  • 「新增副本」 (CC) – 允許您納入其他收件者,他們無權限與合約互動,僅能在文件通過簽署週期時檢視文件
  • 我需要簽署 – 勾選此方塊,將收件者 (您) 插入簽署週期,做為第一位或最後一位收件者。與「加我」 十分類似,只是您必須是第一位或最後一位。
  • 為第一位簽署者主控簽署 - 此核取方塊會打斷正常電子郵件傳送程序,改為直接在寄件者的本機系統上顯示合約供簽署。  針對親自簽名的情況而設計,通常是在行動裝置上。

 

身分驗證 – 在收件者之下的下拉式方塊中定義您要使用哪一類型的驗證。在美國和許多歐盟國家,只要擁有電子郵件信箱的存取權 (作為經過驗證的物件) 就足以取得具有法律約束力的簽名。  但如果客戶要求較高標準的驗證,則有以下幾種選項:

  • 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證
  • 密碼 – 由傳送者產生的英數字元密碼,必須透過頻外的方式傳送給收件者
  • 社交身分 – 對 Facebook 或 LinkedIn 等第三方社交網路進行驗證
  • KBA (僅限美國) – 知識式驗證會要求收件者輸入其社會安全碼,然後根據公開的資料庫產生數個非無關要緊的問題,要求收件者回答
  • 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼,以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼

註解:

您可以設定 Adobe Sign,允許為每位收件者設定個別的驗證方法。  啟用此選項後,您將可在電子郵件地址和私人訊息之間看到驗證選項

已啟用個別驗證的收件者記錄

定義名稱、訊息以及其他關係

收件者區段之下就是合約詳細資料。這個區段最有可能透過範本或其他設定自動進行。

詳細資料區段

您可以在詳細資料區段看到:

1.合約名稱 – 這是合約名稱,顯示在傳送給收件者的電子郵件以及 Salesforce 的合約清單中 (下方以黃色螢光標示的部分)

2.合約訊息 – 此訊息將套用在傳送給所有收件者的電子郵件範本。可用在適用於所有收件者的一般資訊或指示 (下方以綠色螢光標示的部分)

a. 如果收件者需要個人化的指示,請使用收件者區段中的私人訊息

3.其他關係查詢 – 這些欄位讓您可明確建立合約與帳戶、機會或合約的關聯

電子郵件範例

合約選項

右下角的合約頁面提供一些您可能想要加入的工作流程選項:

  • 密碼保護已簽署文件 – 如果套用,則需要此密碼才能檢視最終版 PDF。
  • 完成截止日期 – 設定文件的到期日 (自動取消)。非常適合用於限時優惠。
  • 建立提醒 – 指示 Adobe Sign 每天或每週傳送電子郵件提醒,直到目前的收件者核准或簽署合約。僅對目前的收件者傳送電子郵件。
  • 收件者語言 – 為合約的電子郵件範本和畫面上的指示/環境指定語言。
  • 簽名類型 – 指定您需要的簽名類型:

電子簽名會設法取得電子式簽名

書面簽名會提供合約封面,以及列印、簽署和傳真合約回 Adobe Sign 的指示。

► 書面簽名也可以設定為在無法取得或無合適的電子郵件地址時傳送至某個電話號碼

 

合約選項面板

附加檔案

第三個必填區段就是您希望取得簽署的檔案之附加位置:

1. 按一下「新增檔案」連結 (此區段右上方)

新增檔案連結

2. 您可以從多個來源位置附加一或多個檔案:

► Salesforce CRM 檔案

► Salesforce 文件

► 從電腦上傳的 (Salesforce 上傳檔案大小限制是 700KB)

新增檔案頁面

3. 從來源位置選取檔案後,按一下右下角的「新增檔案」按鈕

4. 若有需要,請重覆步驟 1 到步驟 3,直到完成附加所有文件為止

註解:

附加多個文件時,系統會按照您安排的順序將文件顯示給收件者。  按一下並拖移文件即可重新排列堆疊,其做法與變更收件者順序相同。

 

預覽和新增簽名欄位 – 勾選後,此選項會在您點選「下一步」按鈕 (傳送按鈕會變更其標籤) 時開啟編寫環境。  如果您有臨機文件需要由收件者新增特定資訊,或如果您有合約需要依特定條款新增縮寫簽名欄位,則編寫欄位就相當適合。 

編寫核取方塊

編寫環境會在視窗中呈現整份合約,讓您將表單欄位拖放至定位。呈現的合約內容包括:

  • 簽名/縮寫簽名
  • 簽署者名稱 – 排版簽名欄位 (即印刷體名稱)
  • 職稱/公司
  • 簽名日期
  • 收件者電子郵件地址
  • 開啟文字欄位
  • 核取方塊/選項按鈕
編寫環境

完成新增欄位後,您就可以傳送合約並開始簽名程序。

尋找和管理合約

合約索引標籤

與 Salesforce 的整合幾乎可以確保您的合約會與合約內容中某個有意義的物件相關。  如果您傳送 NDA 給某位連絡人,則系統會將合約列在該連絡人頁面上。  同理,如果您在「機會」中傳送合約給某位收件者,則該收件者和「機會」的清單中都會顯示該合約。

萬一「合約」孤立存在系統中,則所有「合約」會列在顯示在「合約」標籤上 (選取「全部」,然後按「執行」)。  系統會產生一份清單,顯示您有權檢視的合約 。 您可以自訂該清單的檢視畫面,設定為顯示部分 (或全部) 的合約欄位。

在合約索引標籤上尋找

找到合約後,您可以在合約名稱上按兩下加以開啟,並視需要修正狀態。提供的選項包括:

  • 提醒 – 即時傳送提醒
  • 更新 – 調查 Adobe Sign,查看合約狀態是否已從 Salesforce 認為是 true 的狀態中變更
  • 檢視 – 顯示合約文件的內容
  • 刪除 – 刪除 Salesforce 合約記錄
  • 取消 – 終止合約並將其設定為已取消狀態

 

取代簽署者 – 此可選的設定可讓您使用其他簽署者 (電子郵件地址) 更換目前的簽署者。非常適合用於有人變更電子郵件地址或是離職,您因此必須將合約重新導向至其他簽署者/核准者的情況。

取代簽署者

管理合約索引標籤

顯示後,管理合約索引標籤會開啟登入 Adobe Sign 使用者帳戶的入口網站,並顯示所有與您 userID (電子郵件地址) 相關的合約。  在適用情況下,Salesforce 非常適合協助您在上下文中搜尋和理解合約內容。 多數管理員傾向於隱藏此索引標籤,而保留 Salesforce 中的所有活動。

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