Робота з усіма файлами в Analyzer в Acrobat

Усі файли – це повний реєстр файлів для ваших файлів в обліковому записі. Він включає файли, передані безпосередньо до Analyzer, і файли, доступні через колекції, до яких ви маєте доступ (спільні файли не відображаються). Файл може з’являтися в Усі файли і в кількох колекціях одночасно. 

На відміну від колекції, Усі файли не є окремим організаційним контейнером. Видалення файлу з колекції залишає файл доступним в Усі файли. Видалення переданого файлу з Усі файли остаточно вилучає його з Analyzer і з кожної колекції, яка його містить.

Відкрити всі файли

Виберіть Усі файли в головній навігації.

Сторінка відображає загальну кількість доступних вам файлів і таблицю з файлами в Усі файли.

Що таке таблиця файлів

Таблиця завжди відображає Назва файлу як перший стовпець. Ви не можете приховати цей стовпець.

За замовчуванням таблиця також відображає:

• Дата додавання — дата додавання файлу до Analyzer.
• Джерело — походження файлу. Файли, передані безпосередньо, показують Настільний комп’ютер. Пов’язані файли ідентифікують своє зовнішнє джерело, як-от SharePoint.

Ви можете відобразити до семи стовпців, включаючи Назва файлу.

Коли ви наводите курсор на файл, Analyzer відображає елементи керування для відкриття або позначення файлу.

Передавання файлів безпосередньо до «Усі файли»

Виберіть Передати файли, щоб додати файли без попереднього створення чи відкриття колекції.

1. Виберіть Передати файли.
2. Перетягніть файли на панель передавання або виберіть Переглянути файли, щоб знайти їх у локальній системі.
3. Додайте файли.

Аналізатор обробляє файли та додає їх до Усі файли. Файли, передані безпосередньо, показують Настільний комп’ютер у стовпці Джерело.

Пізніше ви можете додати ці файли до будь-якої колекції, якою можете керувати.

Пошук файлів за назвою

Виберіть Пошук, щоб знайти файли в повному каталозі.

Виберіть опцію для пошуку зіставлення за назвами файлів або вмістом файлів. 

Оновити атрибути

Виберіть Оновити атрибути, щоб оновити атрибути документів у Усі файли.

Повідомлення про підтвердження вказує, що деякі атрибути могли бути додані або оновлені, і що оновлення може зайняти час залежно від кількості залучених документів.

Виберіть:

• Оновити все, щоб почати оновлення.
• Пропустити зараз, щоб закрити повідомлення та оновити пізніше.

Оновлення застосовується до повного набору атрибутів.

Налаштувати таблицю файлів

Виберіть Налаштувати перегляд атрибутів, щоб вибрати, які метадані та витягнуті атрибути відображаються у вигляді стовпців.

Назва файлу завжди залишається видимою. Ви можете додати до шести інших стовпців з:

• Джерело
• Дату додано
• Доступні вам атрибути

Ви також можете перетягнути вибрані значення, щоб змінити їх порядок. Елементи, розташовані вище в списку, з’являються ліворуч у таблиці.

Виберіть Застосувати, щоб зберегти конфігурацію, або Скасувати, щоб відмовитися від змін.

Вибір стовпців та їх порядок зберігається, коли ви залишаєте Усі файли і повертаєтесь пізніше.

Фільтрація реєстру файлів

Виберіть Фільтрувати дані, щоб звузити відображені файли, використовуючи витягнуті значення атрибутів та умови.

Фільтрація Усіх файлів використовує ту ж саму модель фільтрації, доступну в колекціях.

Робота з окремими файлами

Наведіть вказівник на файл, щоб відобразити дії для:

• Відкрити файл — відкрийте документ для перегляду його вмісту, витягнутих значень та посилань.
• Позначити документ — застосувати або видалити мітку файлу.

Мітка належить самому файлу, тому її позначений стан слідує за файлом, коли він з’являється в колекціях.

Робота з вибраними файлами

Виберіть прапорець для одного або кількох файлів, щоб відобразити дії, які застосовуються до вибраного.

Лічильник змінюється, щоб показати кількість вибраних та загальну кількість доступних файлів. Наприклад, 3 з 2 000 документів вибрано означає, що три файли вибрано з переліку 2 000.

Доступні дії:

• Додати до колекції — додати вибрані файли до нової або існуючої колекції без повторного передавання.
• Завантажити — завантажити копії вибраних файлів на локальний комп’ютер.
• Експортувати витягнуті дані — експортувати вибрані значення атрибутів до файлу CSV.
• Видалити – назавжди видаляє придатні файли з Analyzer.

Як працює видалення в розділі «Усі файли»

Видалення файлу з усіх файлів відрізняється від його вилучення з колекції.

Видалення переданого файлу з розділу Усі файли:

• Остаточно видаляє файл із програми Analyzer.
• Видалення файл з усіх колекцій, що містять його.
• Не можна скасувати.

Файли, зв’язані із зовнішнім джерелом, наприклад SharePoint, неможливо видалити з розділу Усі файли. Analyzer блокує видалення, оскільки зовнішня система залишається джерелом для файлу.

Поділитися всіма файлами

Відкрийте меню з трьома крапками й виберіть Поділитися, щоб надати іншому користувачу доступ до розділу Усі файли своєї колекції.

Для надання спільного доступу використовується та сама модель доступу, що й у разі спільного використання колекції. Одержувач отримує доступ до активного реєстру, тому зміни у файлах, доступних в розділі Усі файли, відображаються автоматично.