Arbeite mit „Alle Dateien“ in Analyzer in Acrobat

Alle Dateien ist das vollständige Datei-Inventar für deine Dateien in deinem Konto.Es enthält Dateien, die direkt in Analyzer hochgeladen wurden, und Dateien, die über Sammlungen verfügbar sind, auf die du zugreifen kannst (freigegebene Dateien sind nicht enthalten).Eine Datei kann in Alle Dateien und gleichzeitig in mehreren Sammlungen erscheinen. 

Im Gegensatz zu einer Sammlung ist Alle Dateien kein separater organisatorischer Container.Das Entfernen einer Datei aus einer Sammlung lässt die Datei in Alle Dateien verfügbar bleiben.Das Löschen einer hochgeladenen Datei aus Alle Dateien entfernt sie dauerhaft aus Analyzer und aus jeder Sammlung, die sie enthält.

Alle Dateien öffnen

Wähle Alle Dateien in der Hauptnavigation aus.

Die Seite zeigt die Gesamtanzahl der verfügbaren Dateien und eine Tabelle mit den Dateien in Alle Dateien an.

Dateitabelle verstehen

Die Tabelle zeigt immer Dateiname als erste Spalte an.Du kannst diese Spalte nicht ausblenden.

Standardmäßig zeigt die Tabelle auch an:

• Hinzugefügt am — Das Datum, an dem die Datei zu Analyzer hinzugefügt wurde.
• Quelle — Wo die Datei ihren Ursprung hat.Direkt hochgeladene Dateien zeigen Desktop an.Verknüpfte Dateien identifizieren ihre externe Quelle, wie SharePoint.

Du kannst bis zu sieben Spalten anzeigen lassen, einschließlich Dateiname.

Wenn du über eine Datei fährst, zeigt Analyzer Steuerelemente zum Öffnen oder Taggen der Datei an.

Dateien direkt in „Alle Dateien“ hochladen

Wähle Dateien hochladen aus, um Dateien hinzuzufügen, ohne zuerst eine Sammlung zu erstellen oder zu öffnen.

1. Wähle Dateien hochladen aus.
2. Ziehe Dateien in das Upload-Bedienfeld oder wähle Dateien durchsuchen aus, um sie auf deinem lokalen System zu finden.
3. Füge die Dateien hinzu.

Analyzer verarbeitet die Dateien und fügt sie zu Alle Dateien hinzu.Direkt hochgeladene Dateien zeigen Desktop in der Spalte Quelle an.

Du kannst diese Dateien später zu jeder Sammlung hinzufügen, die du verwalten kannst.

Dateien nach Namen finden

Wähle Suche aus, um Dateien im gesamten Inventar zu finden.

Wähle die Option aus, um Übereinstimmungen nach Dateinamen oder Dateiinhalt zu suchen. 

Attribute aktualisieren

Wähle Attribute aktualisieren aus, um Attribute für die Dokumente in Alle Dateien zu aktualisieren.

Die Bestätigungsmeldung zeigt an, dass möglicherweise einige Attribute hinzugefügt oder aktualisiert wurden und dass die Aktualisierung je nach Anzahl der beteiligten Dokumente Zeit dauern kann.

Wähle:

• Alle aktualisieren, um die Aktualisierung zu starten.
• Vorerst überspringen, um die Nachricht zu schließen und später zu aktualisieren.

Die Aktualisierung gilt für den gesamten Satz von Attributen.

Dateientabelle anpassen

Wähle Attributansicht anpassen aus, um zu bestimmen, welche Metadaten und extrahierten Attribute als Spalten angezeigt werden.

Dateiname bleibt immer sichtbar.Du kannst bis zu sechs weitere Spalten hinzufügen aus:

• Quelle
• Hinzugefügt am
• Dir zur Verfügung stehende Attribute

Du kannst auch ausgewählte Werte per Drag-and-Drop verschieben, um ihre Reihenfolge zu ändern.Elemente, die weiter oben in der Liste stehen, erscheinen weiter links in der Tabelle.

Wähle Anwenden aus, um die Konfiguration zu speichern, oder Abbrechen, um deine Änderungen zu verwerfen.

Deine Spaltenauswahl und -reihenfolge bleiben erhalten, wenn du Alle Dateien verlässt und später zurückkehrst.

Filtere das Dateiinventar

Wähle Daten filtern aus, um die angezeigten Dateien mithilfe extrahierter Attributwerte und Bedingungen einzugrenzen.

Die Filterung von Alle Dateien verwendet dasselbe Filtermodell, das auch in Sammlungen verfügbar ist.

Arbeiten mit einzelner Datei

Bewege den Mauszeiger über eine Datei, um Aktionen anzuzeigen für:

• Datei öffnen — Öffne das Dokument, um seinen Inhalt, extrahierte Werte und Zitate zu überprüfen.
• Dokument taggen — Wende den Tag auf die Datei an oder entferne ihn.

Ein Tag gehört zur Datei selbst, sodass der Tag-Status der Datei erhalten bleibt, wenn sie in Sammlungen erscheint.

Arbeiten mit ausgewählten Dateien

Aktiviere das Kontrollkästchen für eine oder mehrere Dateien, um Aktionen anzuzeigen, die auf die Auswahl zutreffen.

Der Zähler ändert sich, um die Anzahl der ausgewählten und die Gesamtanzahl der verfügbaren Dateien anzuzeigen. Zum Beispiel zeigt 3 von 2.000 Dokumenten ausgewählt an, dass drei Dateien aus einem Inventar von 2.000 ausgewählt sind.

Verfügbare Aktionen sind:

• Zu Sammlung hinzufügen — Füge die ausgewählten Dateien zu einer neuen oder vorhandenen Sammlung hinzu, ohne sie erneut hochzuladen.
• Herunterladen — Lade Kopien der ausgewählten Dateien auf dein lokales System herunter.
• Extrahierte Daten exportieren — Exportiere ausgewählte Attributwerte in eine CSV-Datei.
• Löschen — Lösche berechtigte Dateien dauerhaft aus Analyzer.

Löschen in „Alle Dateien“

Das Löschen einer Datei aus Alle Dateien ist etwas anderes als das Entfernen aus einer Sammlung.

Löschen einer hochgeladenen Datei aus Alle Dateien:

• Entfernt die Datei dauerhaft aus Analyzer.
• Entfernt sie aus jeder Sammlung, die sie enthält.
• Kann nicht rückgängig gemacht werden.

Dateien, die von einer externen Quelle wie SharePoint verknüpft sind, können nicht aus Alle Dateien gelöscht werden.Analyzer verhindert die Löschung, da das externe System die Quelle für die Datei bleibt.

Alle Dateien freigeben

Öffne das Menü mit dem Auslassungszeichen und wähle Freigeben, um einem anderen Benutzenden Zugriff auf deine Sammlung Alle Dateien zu geben.

Die Freigabe verwendet dasselbe Zugriffsmodell wie die Freigabe einer Sammlung.Der Empfangende erhält Zugriff auf das aktuelle Inventar, sodass Änderungen an den in Alle Dateien verfügbaren Dateien automatisch übernommen werden.