Empfangenden aus laufenden Vereinbarungen entfernen

Entfernen Sie empfangende Personen aus Vereinbarungen, die bereits in Bearbeitung sind, ohne die Vereinbarung abzubrechen oder neu zu erstellen. Dies spart Zeit und verhindert doppelte Transaktionen.

Bei Vereinbarungen, die sich bereits „in Bearbeitung“ befinden, können eine oder mehrere empfangende Personen vollständig aus dem Signaturzyklus entfernt werden.

• "Jeder Empfänger, der noch nicht an der Vereinbarung teilgenommen hat, kann entfernt werden.
• "Einzelne Empfänger in Empfängergruppen können entfernt werden, wobei die anderen Gruppenmitglieder erhalten bleiben.
• Wenn die empfangende Person eine von mehreren ist, die ihre Aktion noch nicht abgeschlossen haben, werden sie stillschweigend entfernt und ihre zugewiesenen Felder (falls vorhanden) gelöscht.
• Wenn die entfernte empfangende Person die letzte Partei ist, auf die die Vereinbarung wartet, wird die Vereinbarung auf den Status „Abgeschlossen“ aktualisiert und jegliche Automatisierung nach Abschluss wird normal ausgelöst.

Die Option, mit der Absendende Benutzende entfernen können, ist Teil der Steuerelemente von Vereinbarungen bearbeiten und wird unabhängig von der Option zum Ändern der Dateien der Vereinbarung aktiviert.

Vorteile

• Vermeiden Sie das Stornieren und Neuerstellen von Vereinbarungen, um Änderungen an Empfangenden vorzunehmen.
• "Bewahren Sie die Prüfungsintegrität beim Entfernen nicht mehr benötigter Empfänger.
• Verbessern Sie die Effizienz der absendenden Person und reduzieren Sie die Transaktionsnutzung.
• "Behalten Sie Empfängerinformationen und Formularfeldzuweisungen über Revisionen hinweg bei.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt
• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
• Acrobat Sign für Behörden: Nicht unterstützt

Konfigurationsumfang:

Diese Einstellung kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden. Erfahre mehr über Admin-Zugriffssteuerungen.

Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenüaufgerufen werden, und zwar über Sendeeinstellungen > Vereinbarungen bearbeiten.

Und so funktioniert's

Wenn Sie Vereinbarung bearbeiten auf der Verwalten-Seite auswählen, wechselt die Vereinbarung in den Status In Revision.
"In diesem Status:

• Der absendene Person kann Empfangende auf der Seite Verfassen löschen, indem er das Löschsymbol auswählt.
  • "Empfänger, die bereits unterschrieben haben, bleiben gesperrt und können nicht entfernt werden.
  • Empfänger, die noch nicht unterschrieben haben, können gelöscht werden, solange die Änderung nicht den Kern-Workflow (sequentiell, parallel oder hybrid) verändert.
• "Entfernte Empfänger verlieren sofort den Zugriff auf die Vereinbarung.
• Alle Felder, die der entfernten empfangenden Person zugewiesen wurden, werden aus der Vereinbarung entfernt.
• Aktualisierte Empfangende sehen die Fortsetzung der Vereinbarung, sobald die Revision abgeschlossen ist.

Die Vereinbarung kehrt nach dem Speichern der Revision in den Status In Bearbeitung zurück.

Vereinbarungsverhalten

• Status In Revision: Zeigt an, dass doe ansemdemde Person eine laufende Vereinbarung aktiv ändert.
• "Kern-Workflow-Einschränkungen: Änderungen, die den Workflow-Typ ändern (zum Beispiel von sequentiell zu parallel), werden aus rechtlichen und technischen Gründen blockiert.
• Benachrichtigungen:
  • "Empfänger, die bereits unterschrieben haben, erhalten keine neuen Benachrichtigungen.
  • Empfangende, die ihre „Bitte Signieren“-E-Mail erhalten und anschließend entfernt haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ihr Zugriff auf die Vereinbarung beendet ist.
  • Empfangende erhalten Benachrichtigungen, wenn sich die Unterzeichnungsreihenfolge ändert und sie als „nächster Unterzeichner" vorgesehen sind.
  • Wenn der letzte Empfänger entfernt wird und die Vereinbarung in einen abgeschlossenen Status übergeht, wird eine Abschlussbenachrichtigung an den Absender gesendet.

Audit-Protokolle und Benachrichtigungen

Um Transparenz und Compliance zu gewährleisten, wird jede Aktion der Empfängerverwaltung im Prüfbericht der Vereinbarung erfasst und ist in der ListeAktivität sichtbar.

Einträge im Audit-Protokoll

Wenn Empfänger entfernt werden, protokolliert das Administratorprotokoll, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie erfolgte und welche Empfänger betroffen waren (z. B. Empfänger Max Mustermann (max-mustermann@beispiel.de) wurde von Melanie Musterfrau entfernt.)

Das Administratorprotokoll bewahrt den gesamten Verlauf aller Teilnehmer, einschließlich der entfernten, auf, um eine vollständige Aufzeichnung der Vereinbarungsaktivitäten zu führen.

Sichtbarkeit der Aktivitätsliste

Der Bereich Aktivität in den Vereinbarungsdetails zeigt dieselben Empfängerverwaltungsereignisse in Echtzeit an und bietet sowohl Absendern als auch Administratoren eine sofortige Bestätigung, dass Änderungen erfolgreich angewendet wurden.

Einschränkungen

Die Empfängerverwaltung für aktive Vereinbarungen gilt nur für Signatur anfordern-Workflows. Folgendes ist nicht zulässig:

• Vereinbarungen mit zwei oder weniger Empfangenden
• Vereinbarungen unter Verwendung von Notarunterzeichnern.
• Vereinbarungen, die über Massenversand und Custom Workflow-Prozesse erstellt wurden.
• Workflows für Ausfüllen und Signieren, Strukturierte Selbstsignatur, Webformulare und Handschriftliche Signaturen.
• Vereinbarungen mit eingeschränkter Dokumentsichtbarkeit.
• Die folgenden Feldtypen werden nicht unterstützt: Kontrollkästchen, Kontrollkästchengruppen, Optionsfelder, Dropdown-Menüs und Signaturblöcke.
  •  Diese Einschränkung gilt nur, wenn diese Felder einer empfangenden Person zugewiesen sind, die ihre Aktion noch nicht abgeschlossen hat. Sobald die empfangende Person ihre Aktion abgeschlossen hat, werden die Felder reduziert und zählen nicht mehr als nicht unterstützte Feldobjekte.   
• Salesforce-Client-Versionen älter als v25.5 sind nicht kompatibel. Integrationen, die ältere Versionen von Salesforce als 25.5 verwenden, werden nicht beeinträchtigt, können jedoch die Funktion nicht nutzen.
  • Kundinnen und Kunden wird empfohlen, auf die neueste Version zu aktualisieren.

Bekannte Probleme und Fehlerbehebung

Kernworkflow-Änderungsfehler
Beim Entfernen von Empfängern prüft Acrobat Sign, ob die Änderung den Workflow der Vereinbarung verändern würde (zum Beispiel die Reduzierung eines sequentiellen Flusses auf einen einzelnen Empfänger). In diesem Fall wird der Vorgang blockiert und eine Information angezeigt. Um fortzufahren, brechen Sie die Vereinbarung ab und legen Sie eine neue mit der korrekten Weiterleitung an.

Sichtbarkeit während der Überarbeitung
Während eine Vereinbarung überarbeitet wird:

• Absender und vorherige Empfänger sehen sie unter dem In Bearbeitung Filter auf der Verwalten-Seite mit dem Status In Revision.
• Empfänger, die auf die Unterzeichnung warten, sehen sie unter Wartet auf mich mit demselben Status.
• Entfernte Empfänger können nicht mehr auf die Vereinbarung zugreifen oder sie herunterladen.

Konflikte bei der Dokumentsichtbarkeit
Vereinbarungen mit eingeschränkter Dokumentsichtbarkeit (LDV) oder empfängerspezifischen Einschränkungen können fehlschlagen, wenn Empfänger entfernt werden. Wenn das Entfernen fehlschlägt, prüfen Sie die Einstellungen für die Dokumentsichtbarkeit oder deaktivieren Sie LDV, bevor Sie es erneut versuchen.

Im Status In Revision feststeckend
Wenn der Browser während der Änderung geschlossen wird, kann die Vereinbarung im Status In Revision verbleiben. Um fortzufahren, suchen Sie die Vereinbarung unter Entwürfe oder In Bearbeitung und wählen Sie Vereinbarung bearbeiten, um die Bearbeitung fortzusetzen oder die Aktualisierung abzuschließen.