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Adobe Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite : Guide d’installation

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Dernière mise à jour le 3 oct. 2022

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Présentation

Le document Adobe Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite : Guide d’installation explique comment configurer votre compte Adobe Sign pour intégrer l’instance Coupa BSM Suite afin d’obtenir des signatures.

Conditions préalables :

Abonnement à Adobe Sign Grands comptes, Adobe Sign Édition Développeurs ou Adobe Sign Grands comptes (version d’essai)
Accès administrateur Adobe Sign
Coupa BSM Suite instance standard ou avancée

Pour installer Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite, vous devez effectuer les opérations suivantes :

Configurer un groupe Adobe Sign pour l’utiliser avec Coupa BSM Suite
Connecter Coupa BSM Suite à Adobe Sign
Créer un webhook Adobe Sign pour notifier votre instance Coupa BSM Suite

Configuration d’un groupe Adobe Sign pour Coupa BSM Suite

Pour qu’Adobe Sign pour Coupa soit utilisé de manière dédiée dans une organisation, les administrateurs doivent créer un groupe Adobe Sign spécifique à l’utilisation de Coupa BSM Suite. Ce groupe Adobe Sign doit disposer d’un seul compte d’utilisateur administrateur de groupe, faisant office de compte de service. Ce compte de service étant utilisé pour toutes les demandes de signature, il doit rester anonyme, par exemple, Legal@xyz.com, Achat@xyz.com ou CoupaCLM@xyz.com, plutôt que personnel, comme Bob.Smith@xyz.com.

Création d’un groupe et d’un utilisateur dans Adobe Sign

Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte.
Accédez à Compte > Utilisateurs.
Pour créer un utilisateur, cliquez sur l’icône .
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez les détails du nouvel utilisateur :
1. Indiquez une adresse e-mail fonctionnelle à laquelle vous avez accès.
  
  Cet utilisateur établit et gère la relation OAuth.
  
  L’adresse e-mail utilisée doit être actuelle afin d’en permettre la vérification.
2. Saisissez les valeurs appropriées pour Prénom et Nom.
3. Dans le champ Groupe principal, sélectionnez Créer un groupe pour cet utilisateur.
4. Dans le champ Nom du nouveau groupe, indiquez un nom de groupe intuitif tel que Coupa BSM Suite.
Sélectionnez Enregistrer.

Une fois que vous avez enregistré les détails, la page Utilisateurs affiche le nouvel utilisateur avec un statut CRÉÉ.
Pour vérifier l’adresse e-mail, procédez comme suit :
1. Connectez-vous à la messagerie électronique du nouvel utilisateur.
2. Recherchez l’e-mail « Bienvenue dans Adobe Sign ». Vérifiez les dossiers de courrier indésirable si nécessaire.
3. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour définir votre mot de passe.
4. Saisissez le mot de passe.
Une fois que vous avez vérifié l’adresse e-mail, le statut de l’utilisateur passe de CRÉÉ à ACTIF.

Définition de l’utilisateur chargé de l’authentification

Une fois que vous avez créé un groupe et un utilisateur dans ce groupe, vous devez faire de l’utilisateur un « Administrateur de groupe ».

Pour promouvoir le nouvel utilisateur dans le groupe Coupa BSM Suite :

Accédez à la page Utilisateurs (si elle n’est pas déjà ouverte).
Double-cliquez sur l’utilisateur.

La page Modifier qui permet de définir les autorisations de l’utilisateur s’ouvre.
Dans la section Appartenance à un groupe, sélectionnez Administrateur de groupe et Envoyer.
Désélectionnez les options L’utilisateur est un administrateur du compte et L’utilisateur peut signer les documents.
Sélectionnez Enregistrer.

Configuration de l’instance Coupa BSM Suite

Pour finaliser la connexion entre l’instance Coupa BSM Suite et Adobe Sign, une relation de confiance doit être établie entre les services.

Pour configurer l’instance Coupa BSM Suite :

Connectez votre instance Coupa BSM Suite au compte de service Adobe Sign que vous avez créé ci-dessus.
Créez une instance de webhook Adobe Sign pour informer votre instance Coupa BSM Suite des mises à jour des accords.

Pour en savoir plus sur la connexion de Coupa Suite et sur la création et l’enregistrement d’un webhook, consultez la Documentation de prise en charge d’Adobe Sign par Coupa BSM Suite.

Création d’un webhook dans Adobe Sign

L’intégration Coupa CLM utilise les notifications du webhook d’Adobe Sign pour envoyer des mises à jour sur l’état de l’accord. Il est essentiel de terminer la configuration du webhook, faute de quoi les accords envoyés pour signature resteront incomplets ou les accords signés ne seront pas renvoyés à Coupa CLM.

Pour créer un webhook dans Adobe Sign :

Connectez-vous à Adobe Sign à l’aide de l’utilisateur administrateur de groupe créé ci-dessus, par exemple coupaclm@MonDomaine.com.
Accédez à Groupes > Webhooks.
Pour créer une connexion, sélectionnez l’icône .
Dans la boîte de dialogue Créer qui s’ouvre, renseignez les champs obligatoires.

Remarque : vous devez obtenir l’URL du gestionnaire de webhook auprès de Coupa.
Sélectionnez les paramètres de notification requis.
Sélectionnez Enregistrer.

Assistance

Assistance de Coupa BSM Suite

Propriétaire de l’intégration, Coupa BSM Suite doit être votre premier point de contact pour toute question concernant la portée de l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

Pour toute question, contactez l’assistance Coupa.

Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir de signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir de l’aide sur l’utilisation ou la configuration d’Adobe Sign, vous pouvez contacter votre gestionnaire de succès client (CSM) ou l’assistance technique d’Adobe Sign.

Les administrateurs Adobe Sign peuvent également ouvrir des tickets et bénéficier d’une assistance via le menu Aide (?) dans le coin supérieur droit du portail Adobe Sign.