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Adobe Sign pour SharePoint Online : Guide de mappage des formulaires web

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Dernière mise à jour le 1 mars 2024 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign

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Documentation du développeur Acrobat Sign

Attention :

la prise en charge de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour SharePoint Online est prévue pour juin 2024. Par conséquent, vous ne pourrez plus envoyer d’accords via cette intégration après cette date. Vous pourrez toujours envoyer des accords à partir de SharePoint à l’aide d’autres intégrations, telles qu’Acrobat Sign pour Power Automate.

Nous vous recommandons de supprimer le plug-in Acrobat Sign de votre site SharePoint et de transférer les workflows vers d’autres applications.

Présentation

Adobe Acrobat Sign pour SharePoint Online vous permet de mapper les données entre les listes SharePoint (en ligne) et les champs placés sur les formulaires web. Il permet d’extraire automatiquement les données des champs de formulaire web d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.

Le mappage des champs entre les formulaires web Adobe Acrobat Sign et les listes SharePoint est disponible uniquement pour les installations Online et non pour les installations On-Premises. Pour mettre en œuvre le mappage des champs, vous devez installer un package Adobe Acrobat Sign pour SharePoint Online v2.0 ou version ultérieure.

Conditions préalables

Pour réussir à mapper les champs de formulaires web, vous devez vérifier que les conditions préalables suivantes sont remplies :

Vous devez vous assurer que la connexion Adobe Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint Online est active.
Remarque : les administrateurs doivent accéder à la page Paramètres d’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour SharePoint Online au moins une fois tous les 30 jours pour éviter la désactivation de la connexion.
Vous devez avoir créé des formulaires web avec des noms de champ définis pouvant être logiquement associés aux champs des listes. Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes pour créer des formulaires pouvant être chargés dans Acrobat Sign :
- Utilisation de l’environnement de création d’Adobe Acrobat Sign qui dispose de la fonctionnalité de détection automatisée des champs. Les champs de formulaire placés automatiquement possèdent un nom générique (Champ personnalisé 1) que vous devez renommer de manière logique par rapport à l’utilisation du champ.
- Création de formulaires avec Acrobat. Les formulaires Acrobat peuvent détecter automatiquement le placement des champs à l’aide d’un nom de champ dérivé du texte qui précède sur le document. Ces noms sont souvent obscurs ou ont un sens large et doivent être remplacés par des noms intuitifs correspondant à l’utilisation du champ.
- Utilisation de balises de texte si la génération de votre document produit un document texte modifiable.
Vous devez disposer de formulaires web créés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ Liste à un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign. Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes pour créer des formulaires pouvant être chargés dans Adobe Acrobat Sign :
Les champs de formulaire doivent avoir un nom logique et identifiable, car le mappage des champs repose sur l’association logique du nom d’un champ du formulaire au nom d’une colonne dans SharePoint.
Le mappage des champs de formulaire prend en charge les types suivants de colonnes SharePoint et de champs Acrobat Sign :

Type de colonnes SharePoint	Type de champ Adobe Sign
Ligne de texte unique	Texte
Nombre	Texte
Plusieurs lignes de texte	Texte sur plusieurs lignes
Oui/Non (case à cocher)	Case à cocher

Configuration du mappage des formulaires web

Suivez les étapes de l’exemple ci-dessous qui montre comment un administrateur SharePoint peut capturer des données d’un formulaire web pour remplir une liste de clients dans SharePoint.

Créez un formulaire web Adobe Acrobat Sign ou identifiez un formulaire web existant à utiliser.

Une fois que vous avez créé et enregistré le formulaire web, copiez l’URL ou intégrez le code pour publier ce formulaire sur un site web, sur votre site SharePoint ou partout où ailleurs, afin de commencer à collecter des réponses. Si vous utilisez un formulaire web préexistant, passez à l’étape 2.

L’interface utilisateur web d’Adobe Acrobat Sign vous permet de créer un formulaire web réutilisable et intégrable. Découvrez comment créer un formulaire web.
Remplissez le formulaire web et veillez à terminer le processus de signature pour que l’accord final s’affiche dans la section Terminé de la page Gérer.

Le formulaire web doit être signé au moins une fois pour que les champs du formulaire soient placés dans un contexte auquel SharePoint peut accéder.

Si vous utilisez un formulaire préexistant qui a été signé, passez à l’étape 3.
Créez une liste dans SharePoint pour que, à chaque nouvel accord de formulaire web terminé, un nouvel élément de ligne contenant les données associées à cet accord soit ajouté à votre liste.

Vous devez inclure une colonne pour chaque champ du formulaire web que vous souhaitez capturer.
Pour créer des mappages de formulaires web, accédez à Adobe Sign > Paramètres, puis sélectionnez l’onglet Mappages de formulaires web.

Dans l’onglet Mappages de formulaires web, vous pouvez parcourir la liste des formulaires web que vous avez créés et choisir le formulaire web à utiliser pour le mappage de données.
Chaque formulaire web fournit des informations de base via les en-têtes des colonnes :
- Formulaire web : nom du formulaire web tel qu’il a été importé depuis Adobe Sign.
- Liste : nom de la liste SharePoint sur laquelle le formulaire web est mappé. Si cet en-tête est vide, aucune relation n’existe.
- Nombre de champs mappés : nombre de relations de champs mappées.
  Un signe Plus indique qu’aucun champ n’a été mappé. Vous pouvez sélectionner l’icône Plus pour ouvrir l’interface de mappage.
  Un nombre indique le nombre de relations de champ qui ont été mappées. Vous pouvez sélectionner l’icône de crayon pour modifier le mappage des champs.
- Copier le formulaire web signé dans SharePoint : détermine si une copie de l’accord de formulaire web terminé est enregistrée dans SharePoint. Lorsque vous sélectionnez Ne pas enregistrer, aucune copie n’est enregistrée dans SharePoint et la copie est conservée dans Adobe Sign. Lorsque vous sélectionnez Enregistrer, une copie de l’accord signé est stockée dans SharePoint, ainsi que dans Adobe Sign.
Remarque :

si aucun formulaire web n’est disponible pour l’utilisateur (ce qui signifie que vous ignorez l’étape 1 ci-dessus), un lien indique Vous n’avez pas encore de formulaires web. Accédez à l’application Adobe Sign pour en créer un.

Cliquez sur le lien pour ouvrir votre page d’accueil Adobe Sign, où vous pouvez créer un formulaire web.
Dans la colonne Nombre de champs mappés, sélectionnez l’icône Plus correspondant au formulaire web pour lequel vous souhaitez configurer le mappage de données.
Sur la page Créer un mappage qui se charge :
1. Vérifiez que le formulaire web est déjà sélectionné.
2. Sélectionnez la liste à utiliser pour accepter le contenu du champ à partir du formulaire web. Les règles de mappage s’affichent.
3. Pour afficher une nouvelle relation de champ, sélectionnez Ajouter une règle.
4. Sélectionnez un nom de champ dans la colonne des champs de formulaire web, ainsi que le nom de la colonne SharePoint correspondante.
5. Pour ajouter un autre mappage de champs vide, sélectionnez Ajouter une règle.
6. Configurez tous les champs de formulaire web que vous souhaitez transmettre à la liste SharePoint.
Dans la mesure où les champs de formulaire web sont mappés aux champs SharePoint, ils ne peuvent plus être sélectionnés, ce qui vous empêche de mapper le même champ de formulaire web à un autre champ de destination SharePoint.
Remarque :
si le formulaire web comporte plusieurs destinataires (par exemple : un ou plusieurs contre-signataires), les champs de formulaire web incluent un numéro d’index permettant d’identifier le destinataire auquel le champ est affecté.

Tout champ possédant l’index [1] est affecté au premier destinataire (le signataire d’origine)

Les champs avec l’index [2] sont affectés au deuxième destinataire (le premier contre-signataire)

Les champs avec l’index [3] sont affectés au troisième destinataire (le deuxième contre-signataire)
Une fois tous les champs mappés, sélectionnez Enregistrer.

La page Mappages de formulaires web s’ouvre. Le nombre de champs mappés s’affiche sur le formulaire web configuré.

Pour modifier le mappage existant, sélectionnez l’icône de crayon en regard du nombre de champs mappés, puis activez le bouton Enregistrer pour copier le formulaire web signé dans SharePoint.
Vérifiez si le mappage de formulaires web fonctionne.

Lorsque les signataires remplissent les formulaires web que vous avez mappés, les données de formulaire sont automatiquement renseignées avec les informations correctes en fonction des informations de liste SharePoint. Vous pouvez vérifier que chaque champ mappé importe les valeurs correctes.
Sélectionnez éventuellement Paramètres de signature des fichiers pour les formulaires web.

Les accords de formulaires web sont acheminés vers un dossier dédié. Si vous ne choisissez pas de dossier, Acrobat Sign pour SharePoint crée automatiquement un dossier « Formulaires web signés » dans lequel stocker les accords de formulaires web. Vous pouvez également enregistrer des accords dans votre propre dossier afin de stocker des accords de formulaires web en les sélectionnant dans l’onglet Paramètres de signature des fichiers.
Vérifiez éventuellement les accords de formulaires web stockés dans SharePoint.

Vous pouvez désormais accéder au dossier désigné de votre choix (ou au dossier « Formulaires web signés » par défaut) pour voir les accords de formulaire web terminés. Si vous choisissez d’activer le journal d’audit, le fichier PDF du journal d’audit de chaque accord est également copié dans le même dossier dans SharePoint.