Adobe Acrobat Sign pour Workday : Guide d’installation

La page Adobe Acrobat Sign pour Workday : Guide d’installation explique comment intégrer Adobe Acrobat Sign à votre client Workday. Pour utiliser Adobe Acrobat Sign depuis Workday, vous devez savoir comment :

• Créer un framework de gestion commerciale
• Configurer le client Workday
• Mettre en place l’intégration entre Acrobat Sign et Workday Studio

Pour pouvoir envoyer des accords à l’aide d’Acrobat Sign à partir de Workday, vous devez suivre les étapes ci-après :

• Activation de votre compte Adobe Acrobat Sign (nouveaux clients uniquement)
  
• Configuration d’Adobe Acrobat Sign pour Workday
• Établissement de la relation OAuth entre Workday et Adobe Acrobat Sign

Activation de votre compte Adobe Acrobat Sign

Les clients existants qui disposent déjà un compte Adobe Acrobat Sign peuvent ignorer l’étape Configuration d’Adobe Sign pour Workday.

Les clients qui découvrent Adobe Acrobat Sign et n’ont pas de connexion préexistante doivent activer l’un des comptes suivants :

• Compte administrateur dans Adobe Acrobat Sign, ou
• Compte d’évaluation Adobe Acrobat Sign

Vous devez contacter un spécialiste de l’intégration Adobe pour configurer votre compte Acrobat Sign pour Workday. Une fois l’opération terminée, vous recevez un e-mail de confirmation, comme indiqué ci-dessous. 

Vous devez suivre les instructions contenues dans l’e-mail pour initialiser votre compte et accéder à votre page d’accueil Adobe Acrobat Sign.

Pour demander une version d’évaluation de 30 jours d’Adobe Acrobat Sign, vous devez remplir ce formulaire d’inscription.

Remarque : nous vous suggérons d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle valide (et non une adresse e-mail temporaire) pour créer la version d’évaluation. Cette adresse e-mail doit être valide, car vous devez y accéder pour vérifier le compte.

Dans un délai d’un jour ouvrable, le spécialiste de l’intégration d’Acrobat Sign configure votre compte (dans Acrobat Sign) pour Workday. Une fois la création du compte effectuée, vous recevrez un e-mail de confirmation. Pour initialiser votre compte et accéder à votre page d’accueil Adobe Acrobat Sign, suivez les instructions fournies dans l’e-mail.

• Pour vous assurer que l’intégration d’Acrobat Sign et de Workday fonctionne correctement, contactez le support Adobe pour désactiver les notifications (e-mail et Acrobat).
• Utilisez l’adresse e-mail de test pendant le test. 
• Une fois les notifications Acrobat supprimées, les accords ne seront pas visibles sur la page Gérer pour les signataires disposant d’un compte actif tant que la signature n’est pas terminée.

Configuration d’Adobe Acrobat Sign pour Workday

Pour configurer Adobe Sign pour Workday, vous devez générer les deux objets dédiés suivants dans le système Acrobat Sign :

• Un groupe Workday : Workday nécessite la création d’un « groupe » dédié dans le compte Acrobat Sign pour activer la fonctionnalité de l’intégration. Le groupe Adobe Acrobat Sign est utilisé pour contrôler uniquement l’utilisation d’Acrobat Sign par Workday. Les autres utilisations potentielles, telles que Salesforce.com ou Arriba, ne sont pas affectées. Les notifications par e-mail sont supprimées dans le groupe Workday afin que les utilisateurs Workday ne reçoivent des notifications que dans leur boîte de réception Workday.

• Un utilisateur chargé de l’authentification pour détenir la clé d’intégration : un groupe Workday ne doit avoir qu’un seul administrateur de niveau groupe, qui est le détenteur faisant autorité de la clé d’intégration. Nous recommandons à l’administrateur d’utiliser une adresse e-mail fonctionnelle telle que RH@MonDomaine.com à la place d’une adresse e-mail personnelle, afin de réduire le risque de désactivation future de l’utilisateur et, par conséquent, de désactivation de l’intégration.

Configuration du client Workday

Pour achever la connexion entre le client Workday et Adobe Acrobat Sign, une relation de confiance doit être établie entre les services. Une fois cette relation de confiance établie, il est possible d’associer chaque processus de gestion commerciale dans Workday à l’étape de révision de document afin d’activer le processus de signature via Adobe Acrobat Sign.

Pour créer une relation de confiance :

Le document soumis à l’étape de révision de document peut être l’un des suivants :

• Un document statique
• Un document généré par une étape de génération de document dans le même processus métier
• Un rapport mis en forme créé à l’aide de Workday Report Designer

Vous pouvez ajouter ces documents avec des balises de texte Adobe afin de modifier l’apparence et le positionnement des composants spécifiques aux signatures Adobe Acrobat.
La source du document doit être spécifiée dans la définition du processus métier. Il n’est pas possible de télécharger un document ad hoc lors de l’exécution du processus métier.

L’utilisation d’Adobe Acrobat Sign lors de l’étape de révision de document permet de disposer de groupes de signataires sérialisés, ce qui est une fonctionnalité propre à cette solution. Vous pouvez ainsi spécifier un ordre de signature en fonction de groupes établis selon des rôles définis. Adobe Acrobat Sign ne prend pas en charge les groupes de signature parallèles.

Pour obtenir de l’aide concernant l’étape de révision de document, consultez le Guide de démarrage rapide.

Assistance

Propriétaire de l’intégration, Workday doit être votre premier point de contact pour toute question concernant l’étendue de l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

Vous pouvez consulter les articles suivants de la communauté Workday sur la résolution des problèmes d’intégration et la génération des documents :

• Dépannage des intégrations de signature électronique
• Étape de révision des documents
• Création de documents dynamiques
• Conseils pour la génération de documents d’offre

Assistance Adobe Acrobat Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Acrobat Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir de signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les clients Adobe Acrobat Sign doivent contacter leur gestionnaire de succès client. Vous pouvez également contacter l’assistance technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

• Ajout de balises de texte Adobe sur des documents
• Configuration et exemples de la fonctionnalité de révision de document

Contacter le support technique d’Adobe Acrobat Sign

Questions fréquentes

• Pourquoi le statut n’est-il pas mis à jour dans Workday même si le document est entièrement signé ?

Le statut du document dans Workday peut ne pas être reflété si le candidat ne clique pas sur le bouton Envoyer après avoir signé dans Adobe Acrobat Sign.

Conforme à la tâche Workday : vérifier le statut de signature électronique : pour démarrer le processus, l’utilisateur peut soumettre la tâche de boîte de réception associée.

Conforme au développement Workday : la signature d’origine ne termine le processus que si l’utilisateur soumet la tâche de boîte de réception après avoir signé le document. Après la signature, l’iframe est fermé, et l’utilisateur est redirigé vers la même tâche où il peut cliquer sur le bouton Envoyer pour terminer le processus.