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Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : guide de dépannage

Vous ne parvenez pas à envoyer des accords depuis Salesforce ? Les mappages de données ne mettent pas à jour les champs Salesforce ?

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de dépannage est conçu pour vous aider à résoudre les problèmes d’envoi d’accords à partir de Salesforce, de mappage de données ou de mise à jour du statut automatique. Découvrez comment :

Résoudre les problèmes de mappage de données

Les mappages de données Acrobat Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Acrobat Sign est signé ou à une étape spécifique du workflow de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source de données et le champ Salesforce cible qu’elle doit mettre à jour. Pour plus d’informations, voir Mappage de données Salesforce.

Si le mappage de données ne met pas à jour un champ Salesforce, exécutez les étapes de dépannage suivantes pour identifier et résoudre le problème :

Utilisation des mappages de données et de fusion pour envoyer des accords : Exemple de scénario 

Exemple d’utilisateur :

John Smith

Exemple de cas d’utilisation :

John veut :

  • envoyer des accords à partir d’un objet personnalisé appelé Demo 1 à l’aide d’un modèle d’accord ;
  • extraire les informations d’un autre objet personnalisé appelé Demo 2 associé à l’objet Demo 1 et les envoyer vers l’accord ; et
  • transférer les informations vers l’enregistrement d’objet Demo 2 une fois l’accord signé. 

 Procédure à suivre pour obtenir le cas d’utilisation :

  1. Dans l’objet Accord d’Acrobat Sign, créez un champ de recherche pour l’objet Demo 1.
  2. Dans l’objet Demo 1, créez un champ de recherche pour l’objet Demo 2.
    Vous ne pouvez pas extraire ou envoyer des informations depuis/vers une liste associée. 
  3. Créez un modèle de mappage de données comme suit :
    1. Indiquez un nom de modèle unique.
    2. Sous Mappages de champs, sélectionnez Objet sélectionné, puis dans le menu déroulant, sélectionnez Demo 1
    3. Dans la deuxième liste déroulante qui se charge, sélectionnez ID Demo 2.
    4. Dans la troisième liste déroulante qui s’affiche, laissez Aucun(e) et sélectionnez Sélectionner.
    5. Dans Quel champ Salesforce mettre à jour ?, choisissez le nom du champ que vous devez mettre à jour. 
    6. Pour terminer la configuration du mappage de données, suivez les étapes de la section Utiliser des mappages de données pour transférer les données et les fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce du Guide des modèles et des mappages de champs.
  4. Créez un modèle de mappage de fusion comme suit :
    1. Indiquez un nom de modèle unique.
    2. Sélectionnez Ajouter le mappage des champs
    3. Sous Valeur source, sélectionnez Objet sélectionné, puis dans le menu déroulant, sélectionnez Demo 1
    4. Dans la deuxième liste déroulante qui se charge, sélectionnez ID Demo 2.
    5. Dans la liste déroulante suivante qui se charge, sélectionnez le nom du champ avec la valeur que vous devez extraire, puis sélectionnez Terminé.
    6. Pour terminer la configuration du mappage de fusion, suivez les instructions de la section Utiliser des mappages de fusion pour générer des documents avec les données Salesforce du Guide des modèles et des mappages de champs.
  5. Créez un modèle d’accord en suivant les étapes décrites dans la section Créer des workflows de modèles.
  6. Dans le modèle d’accord que vous avez créé ci-dessus, assurez-vous que les modèles de mappage de fusion et de mappage de données sont inclus dans la section Mappage de données.
  7. Dans la section Informations sur le modèle du modèle d’accord, sélectionnez l’objet Salesforce comme Demo 1.
  8. Sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord, puis, dans la boîte de dialogue qui s’affiche :
    1. Sélectionnez l’option Sélectionner à partir de l’objet.
    2. Sous Type de source, sélectionnez ID Demo 1.
    3. Sous Champ d’accord cible, sélectionnez l’objet Demo 1 dans le champ de recherche.
    4. Sélectionnez Enregistrer.
  9. Dans le modèle d’accord, sélectionnez Enregistrer.
    Cela crée un modèle d’accord lié à l’objet Demo 1 avec le mappage de fusion et le mappage de données activés. 
  10. Ouvrez un enregistrement d’objet Demo 1 et sélectionnez  > Modifier la page. Ensuite, à partir de la section Gestion personnalisée du panneau de gauche, faites glisser et déposez AgreementPanel et sélectionnez Enregistrer.
  11. Sélectionnez Activation et attribuez la page d’enregistrement en fonction de vos besoins. À des fins de test, choisissez Affecter comme valeur par défaut de l’organisation, qui expose AgreementPanel à tous les utilisateurs. 
  12. Sélectionnez Suivant et Enregistrer.
  13. Accédez à l’enregistrement d’objet Demo 1 et actualisez la page. Le panneau AgreementPanel que vous avez ajouté doit apparaître.
  14. Sélectionnez Envoyer un accord pour signature. Le modèle d’accord que vous avez créé s’affiche.
  15. Sélectionnez le modèle d’accord et suivez les étapes à l’écran pour envoyer l’accord. Vérifiez que l’accord inclut les données fusionnées de l’objet Demo 2. 
  16. Signez l’accord. L’enregistrement Demo 2 mis à jour avec la valeur de l’accord s’affiche. 

Résoudre les problèmes d’envoi des accords à partir de Salesforce

Si vous ne parvenez pas à envoyer des accords à partir de Salesforce, exécutez les étapes de dépannage suivantes :  

  1. Assurez-vous que vous utilisez une version prise en charge d’Adobe Acrobat Sign. Voir Versions prises en charge.

  2. Assurez-vous de disposer des autorisations requises en tant qu’expéditeur.
    Voir Comment accorder l’accès requis aux utilisateurs. Outre les objets et les champs mentionnés dans le guide, l’expéditeur doit avoir accès aux autres objets Salesforce utilisés dans le workflow.

  3. Vérifiez si votre objet Accord ou d’autres objets Acrobat Sign dans Salesforce ont des personnalisations telles que des déclencheurs, des workflows ou des règles. Si c’est le cas, désactivez toutes les personnalisations et envoyez un accord de test pour voir s’il est transmis.
    Si l’accord est envoyé avec succès après la désactivation des personnalisations, consultez notre guide du développeur pour obtenir des instructions.

    Remarque :

    nous ne proposons pas de support pour le dépannage des personnalisations.

  4. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour identifier le type d’erreur que vous avez reçu lors de l’envoi de l’accord :

    • Ouvrez l’enregistrement de l’accord affecté dans Salesforce et recherchez une bannière rouge avec un message d’erreur. Cette erreur doit indiquer la cause première.
    • Cochez le champ Message d’erreur sur l’objet Notification d’accord.
    • Pour vérifier via Developer Console et exécuter la requête SOQL suivante :

    Select echosign_dev1__Error_Message__c from

    echosign_dev1__Agreement_Notification__c where

    echosign_dev1__Agreement__c = ‘<saisir l’id d’accord>

  5. Reportez-vous au tableau suivant répertoriant les erreurs et les étapes de résolution :

    Erreur

    Résolution

    Adresse e-mail ou ID d’utilisateur non valide spécifié dans l’en-tête x-api-user
    Ou

    Vous ne possédez pas de compte d’utilisateur Adobe Acrobat Sign valide

    Ces erreurs indiquent que l’expéditeur n’a pas de licence Acrobat Sign valide. Pour résoudre le problème :

    1. Cochez le champ Expéditeur enregistré sur l’enregistrement de l’accord pour identifier l’expéditeur de l’accord.
      Si un utilisateur figurant dans le champ Expéditeur enregistré est introuvable dans Salesforce, le package Acrobat Sign utilise le champ Créé par comme expéditeur de l’accord.
    2. Accédez à la page Détails de l’utilisateur correspondant à l’expéditeur dans Salesforce et assurez-vous que le champ E-mail possède une adresse e-mail valide et une licence Sign Entreprises active. Pour vérifier si l’adresse e-mail possède une licence Sign Entreprises active :
      1. Connectez-vous à Acrobat Sign à l’aide d’identifiants administrateur.
      2. Accédez à Compte > Utilisateurs et recherchez l’adresse électronique.
      3. Le statut de l’utilisateur doit être Actif. Les utilisateurs qui n’ont pas le statut Actif ne peuvent pas envoyer d’accords. Si l’utilisateur n’est pas actif, découvrez comment ajouter et gérer des utilisateurs et reportez-vous aux étapes de la section L’adresse électronique est en cours d’utilisation, mais le statut de l’utilisateur n’est pas Actif.
      4. Si l’option Envoyer au nom de (SOB) est utilisée, validez l’adresse électronique en cochant le champ Envoyer au nom de de l’objet Accord. Assurez-vous que l’adresse électronique de cet utilisateur dispose d’une licence Sign valide en vous connectant à Acrobat Sign. Assurez-vous que le champ Autoriser envoi comme autre utilisateur est activé à la page Détails de l’utilisateur de l’utilisateur SOB. Ce champ peut ne pas être visible par défaut sur la mise en page de l’objet Utilisateur.
    3. Vérifiez les autorisations utilisateur comme indiqué dans l’étape 2 ci-dessus. Voir Comment accorder l’accès requis aux utilisateurs.

    Format de fichier non pris en charge

    Cette erreur se produit lorsque le document que vous tentez d’envoyer pour signature n’est pas dans un format pris en charge.

    Reportez-vous à la section Formats de document pris en charge de la page Configuration requise pour Acrobat Sign pour vérifier les formats de fichier pouvant être chargés dans Acrobat Sign.

    ID d’objet incorrect utilisé dans le bouton de signature

     Cette erreur se produit lorsque l’ID de modèle du bouton Envoyer au nom de ou l’ID principal de l’objet n’est pas valide.

    Nous vous suggérons de saisir l’ID d’objet correct, puis de réessayer le processus.

Résoudre les problèmes de mise à jour du statut automatique 

Si un accord n’est pas mis à jour avec le statut correct, exécutez les étapes de dépannage suivantes :

  1. Vérifiez que vous respectez les conditions préalables et les configurations post-installation (obligatoire) mentionnées dans le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide d’installation

  2. Sur la page Lightning de Salesforce, accédez à Administrateur Adobe Acrobat Sign > Activer les mises à jour du statut automatiques et assurez-vous que le message Les mises à jour du statut automatiques sont activées pour cette organisation s’affiche.

    salesforce-faq-status-update-enabled

    Si le message ne s’affiche pas, procédez comme suit :

    1. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous en tant qu’administrateur système.
    2. Accédez à Administrateur Adobe Acrobat Sign > Activer les mises à jour du statut automatiques et sélectionnez Activer.
    3. Dans la boîte de dialogue Autoriser l’accès à Acrobat Sign qui s’affiche :
      1. Notez l’adresse électronique au bas de la boîte de dialogue.
      2. Assurez-vous que cette adresse électronique dispose d’une licence Sign valide et qu’elle est un administrateur système dans Salesforce.
      3. Assurez-vous que l’utilisateur dispose des autorisations Utilisateur de l’intégration Adobe Sign. 
      4. Sélectionnez Autoriser.

    Le message suivant devrait s’afficher : Les mises à jour du statut automatiques sont activées pour cette organisation.

  3. Dans l’objet Notification d’accord, consultez le champ Message d’erreur. Pour vérifier la valeur du champ, exécutez la requête SOQL ci-dessous sur Developer Console : 

    SELECT Id, echosign_dev1__Agreement_Event_Type__c, echosign_dev1__Agreement_Status__c, echosign_dev1__Document_Key__c, echosign_dev1__Error_Message__c, echosign_dev1__Notification_Type__c, echosign_dev1__Status__c FROM echosign_dev1__Agreement_Notification__c where echosign_dev1__Agreement__c='<agreementId>'

  4. Si l’accord est un accord push qui a été créé en dehors de l’environnement Salesforce, assurez-vous de suivre les recommandations du document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide du service Documents volumineux et accords push.

  5. Accédez à Configuration > Paramètres personnalisés > Paramètres de mise à jour des accords Adobe Sign > Gérer > Nouveau (ou Modifier). Sur la page qui s’ouvre, assurez-vous que la case Mettre à jour le statut de l’accord (située sous Valeur par défaut au niveau de l’organisation) est cochée. 

  6. Accédez à l’onglet Accords, sélectionnez tous les accords qui n’ont pas pu être mis à jour, puis dans le coin supérieur droit, sélectionnez Mettre à jour l’accord

    salesforce-faq-update-agreement

  7. Vérifiez si le statut de ces accords est mis à jour. S’ils sont mis à jour, vérifiez si le problème est toujours reproductible avec un nouvel accord de test. S’il est reproductible, suivez les étapes de dépannage ci-dessous.

    Si le problème ne se reproduit pas, il peut s’agir d’une instance unique et nous vous suggérons de vous référer à ce guide de dépannage si le problème survient de nouveau. 

  8. Vérifiez si votre objet Accord ou d’autres objets Acrobat Sign dans Salesforce ont des personnalisations telles que des déclencheurs, des workflows ou des règles.

    Si c’est le cas, désactivez toutes les personnalisations et envoyez un accord de test selon la procédure habituelle pour voir s’il est transmis. Le statut doit passer de Brouillon à Émis pour signature.

    Si le statut de l’accord passe à Émis pour signature après la désactivation des personnalisations, consultez notre Guide du développeur pour obtenir des instructions.

    Si le statut n’est pas mis à jour, envoyez un accord de test directement à partir de l’onglet Accords avec les personnalisations désactivées et vérifiez s’il est transmis. Si le statut ne change toujours pas, vérifiez les étapes 1 et 2 mentionnées ci-dessus.

    Remarque :

    nous ne proposons pas de support pour le dépannage des personnalisations.

    Objets Acrobat Sign
    Ajouter des pièces jointes Mappages de fichiers Mapper les données dans les champs de l’accord
    Ajouter les modèles de champs de formulaire Importations de champs de formulaire Mappages de fusion
    Ajouter des destinataires Mappage enfant des champs de formulaire Mutex
    Accords Entrée de mappage enfant des champs de formulaire Mappages d’objets
    Evénements d’accord Mappages de champs de formulaire Destinataires
    Modèles d’accord Entrées de mappage des champs de formulaire Accord signé
    Mappages de données Mappages de groupes Déclencheurs
    Mappages de champs Modèles de bibliothèque Résultats de synchronisation des utilisateurs
    Type d’accord    

Résoudre les problèmes pouvant survenir après l’activation des domaines améliorés

Les domaines améliorés de Salesforce sont désormais activés par défaut dans toutes les organisations, ce qui n’a aucune incidence sur le package Acrobat Sign pour Salesforce. Toutefois, les clients qui configuraient leurs sites pour le téléchargement de fichiers volumineux et les accords Push rencontrent des problèmes lorsque leurs domaines améliorés sont activés, ce qui entraîne une modification des URL du site et des accords rompus.

Pour garantir le bon fonctionnement des accords, les clients doivent mettre à jour les paramètres personnalisés pour les téléchargements de fichiers volumineux afin de refléter l’URL du site mise à jour.

Pour mettre à jour l’URL de rappel des accords Push, les clients doivent Contacter l’assistance technique et founir les informations requises. Pour en savoir plus, consultez la section Obtenir des services configurés individuels pour votre compte Acrobat Sign.

Résoudre les problèmes de recherche de prospects dans l’environnement Government Cloud

Acrobat Sign pour Salesforce vous permet de rechercher et d’ajouter des prospects en tant que destinataires de l’accord lorsque l’option Prospects est sélectionnée comme type de destinataire. Cependant, si les utilisateurs Government Cloud créent des prospects, des contacts ou des utilisateurs, mais ne parviennent pas à les trouver à l’aide du champ Rechercher, les administrateurs d’organisation Saleforce peuvent suivre ces étapes de résolution :

  1. Accédez à Configuration > Gestionnaire d’objets et recherchez ensuite Prospect.
  2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Champs et relations.
  3. Pour tous les champs requis (tels que Nom, E-mail, Mobile, etc.), vérifiez l’accessibilité pour les utilisateurs. Pour cela, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez un champ que vous souhaitez vérifier. Par exemple, sélectionnez Mobile.
    2. Pour tous les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez activer l’accès au champ, cochez la case Visible.
    3. Sélectionnez Enregistrer.
Envoyez des contrats à vos prospects depuis Acrobat Sign pour Salesforce sur Government Cloud.

Envoyez des contrats à vos prospects depuis Acrobat Sign pour Salesforce sur Government Cloud.

Contacter l’assistance technique

Si le problème n’est pas résolu, même après avoir suivi les étapes de dépannage ci-dessus, contactez l’assistance technique et fournissez-nous les informations suivantes :

  • Description du problème
  • Adresse électronique de l’administrateur du compte Acrobat Sign utilisé pour configurer l’intégration
  • Adresse électronique de l’administrateur du compte Acrobat Sign utilisé pour activer les mises à jour du statut automatiques :
  • Version du package Acrobat Sign installée dans Salesforce
  • ID d’organisation Salesforce
  • ID des enregistrements Salesforce pour les accords affectés
  • Adresse électronique de l’utilisateur concerné
  • Le problème est-il systématiquement reproductible, intermittent ou ponctuel ?
  • Date de la dernière occurrence : <Indiquer les informations de date/heure/fuseau horaire de la dernière occurrence connue>
  • Étapes à suivre pour reproduire le problème
  • Comportement attendu : <Décrire le comportement attendu lorsque vous suivez les étapes>
  • Notes de dépannage : <Fournir des informations sur le dépannage effectué jusqu’à présent à l’aide de cette documentation>

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