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Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs

Présentation

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs fournit des instructions sur l’utilisation des modèles et sur la configuration de la fonctionnalité Mappage de données et de fusion.

Acrobat Sign vous permet d’utiliser des formulaires interactifs pour collecter les données de vos signataires, placer la signature et les champs de paraphe dans vos documents, recueillir les informations bipartites des expéditeurs et des signataires, et bien plus encore.

Vous pouvez créer votre propre bibliothèque de modèles Acrobat Sign en stockant les formulaires et modèles Acrobat Sign dans votre onglet Documents Salesforce.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide des modèles et des mappages de champs fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Créer des formulaires et des balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ d’objet SFDC à un champ de formulaire Acrobat Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

data-map-test
data-map-test

Vous pouvez utiliser des balises de texte Acrobat Sign pour :

  • Définir des emplacements spécifiques sur les documents pour que les clients puissent y ajouter des signatures et des paraphes
  • Recueillir les données des signataires et les renvoyer vers votre compte Salesforce ultérieurement 
  • Fusionner les données de Salesforce dans les champs de document avant de les envoyer pour signature 

Vous pouvez créer des formulaires Acrobat Sign en ajoutant des balises de texte spéciales à tout document (Word, PDF, Texte, etc.) que vous envoyez via Acrobat Sign. 

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une compréhension approfondie de la création des formulaires peut améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Avec la fonction de raccourcissement des balises de texte, vous pouvez créer des formulaires avec mappage de champs, en établissant une convention standardisée pour les noms de champ récurrents dans les documents. Cette fonctionnalité offre les avantages suivants :

  • Gagnez du temps en évitant d’avoir à recréer des balises formelles.
  • Améliorez la cohérence du mappage des données dans plusieurs formulaires et définissez des références pour les formulaires futurs.

Pour plus de détails, reportez-vous au Guide des balises de texte d’Adobe Acrobat Sign.

Configurer des mappages de données et de fusion

Vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour configurer des mappages de données et de fusion dans votre compte Sign pour Salesforce :

Paramètres facultatifs

  • Activer notification d’erreur du mappage (activé par défaut) : activez ce paramètre pour envoyer des notifications par e-mail au propriétaire des mappages de données ou de fusion en cas d’erreur d’exécution des mappages.
  • Afficher le nom de l’API du champ (désactivé par défaut) : activez cette option pour afficher le nom de l’API de chaque champ, ainsi que la relation des objets Salesforce tout en définissant des mappages de données et de fusion.

Paramètre suggéré

  • Charger des noms de champ dans des formulaires Salesforce : vous pouvez renseigner les champs d’objet SFDC avec les noms de champ de mappage de fusion et de données en les chargeant dans Salesforce. En effet, cela vous permet de sélectionner les noms des champs dans une liste au lieu de saisir manuellement ces noms dans un champ de texte. 
    Suivez les étapes ci-dessous pour charger les noms de champ dans des champs d’objet Salesforce :
    1. Créez un formulaire avec tous les champs définis.
    2. Envoyez le formulaire pour signature via Salesforce avec un nom d’accord évident, par exemple Modèle de champ W4. Vous trouverez ainsi le modèle approprié lors du mappage des champs.
    3. Saisissez du contenu dans chaque champ que vous souhaitez mapper, puis signez l’accord pour qu’il soit enregistré comme terminé dans Salesforce.
      Vous pouvez désormais sélectionner le modèle lorsque vous utilisez la fonctionnalité Importer du mappage de données/fusion.

Utiliser des mappages de fusion pour générer des documents avec les données Salesforce

Vous pouvez utiliser les mappages de fusion d’Acrobat Sign pour fusionner les données des champs de Salesforce dans les champs de vos documents avant de les envoyer pour signature.

Par exemple, vous pouvez renseigner automatiquement l’adresse et le numéro de téléphone d’un prospect extraits d’un enregistrement Salesforce dans l’accord avant de l’envoyer pour signature. Vous pouvez également modifier l’état d’une opportunité une fois que l’accord est entièrement signé et exécuté. Les champs de données fusionnées peuvent être mis à jour par les signataires si vous choisissez de rétablir les correspondances des mises à jour du signataire dans Salesforce.

Vous pouvez également utiliser les mappages de fusion pour ajouter automatiquement les listes de produits liées à une opportunité. Vous pouvez définir les attributs de produit (par exemple, la quantité et le prix) inclus dans vos accords et spécifier le mode de tri et de filtrage des produits associés. 

À propos des mappages de fusion

Le type de source de données pour un mappage de fusion peut être une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Acrobat Sign. La cible de chaque élément de mappage de fusion est un champ désigné d’un accord Acrobat Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour les champs de document Acrobat Sign pour « Prénom » et « Nom » avec les données du champ Destinataire (Contact) de Salesforce. Il remplit également le champ Société du document avec le nom du compte.

field-mappings

Remarque :

lorsque vous sélectionnez un objet à mapper, vous partez de l’objet Accord pour aller vers un objet parent/de référence. L’association entre les objets doit déjà être établie au moment de l’exécution.

Pour utiliser le mappage de fusion afin de générer des documents avec des données Salesforce, vous devez apprendre à effectuer les actions suivantes :

Utiliser des mappages de données pour transférer les données et les fichiers des signataires vers les enregistrements Salesforce

Les mappages de données de champs de formulaire d’Acrobat Sign vous aident à définir comment Acrobat Sign met à jour les objets Salesforce avec les données des signataires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour l’enregistrement des coordonnées du signataire dans Salesforce.com avec l’adresse et le numéro de téléphone fournis lors du remplissage et de la signature de votre document. De plus, vous pouvez renvoyer l’accord signé Acrobat Sign, le journal d’audit et tous les documents d’accompagnement chargés émanant des destinataires dans les objets Salesforce, en configurant des mappages de fichiers. 

À propos des mappages de données

Les mappages de données Acrobat Sign mettent à jour les objets Salesforce lorsqu’un accord Acrobat Sign est signé ou à une étape spécifique du workflow de l’accord. Chaque mappage de données est configuré à l’avance et inclut des règles de mappage de données. Chaque règle de mappage de données définit la source de données et le champ Salesforce cible qu’elle doit mettre à jour.

La source de données d’un mappage peut être un champ de formulaire Acrobat Sign, une valeur constante spécifique ou une valeur issue d’un champ d’accord Adobe Sign. La cible de chaque élément de mappage de données peut être tout champ de tout objet Salesforce pouvant être référencé à partir de l’accord Acrobat Sign.

Par exemple, le mappage ci-dessous met à jour le prénom et le nom du signataire (tel qu’il a été saisi par le signataire) dans l’objet Contact. Il met également à jour l’étape d’opportunité et ajoute l’accord signé et une piste de vérification à l’opportunité une fois l’accord signé. 

Autres exemples d’utilisation des mappages de données pour mettre à jour Salesforce :

  • mise à jour des coordonnées du destinataire ;
  • ajout d’un numéro de bon de commande à l’opportunité ;
  • mise à jour des informations de paiement dans le compte ;
  • changement de l’étape d’opportunité une fois le contrat signé ;
  • ajout du PDF signé et de la piste de vérification au contact. 

Pour utiliser les mappages de données pour transférer des données et des fichiers de signataires vers des enregistrements Salesforce, vous devez apprendre à effectuer les actions suivantes :

Créer des modèles d’accord et de workflows

Les modèles d’accord Adobe Acrobat Sign vous permettent de configurer à l’avance les valeurs et paramètres par défaut de vos accords. Vous pouvez également lier un modèle d’accord à un bouton Envoyer pour signature.

À propos des modèles d’accord

Les modèles d’accord vous permettent de prédéfinir les champs de l’accord, notamment le nom, le message, la langue, les dates d’expiration et les options de sécurité. Vous pouvez également associer un mappage de données, un mappage de fusion ou un objet spécifique (par exemple, Opportunité, Compte, Contact, Prospect, Contrat) au modèle d’accord. En outre, vous pouvez prédéfinir des définitions de destinataire, mapper des champs aux champs de l’accord et prédéfinir des pièces jointes.

Vous pouvez également configurer un bouton Envoyer pour signature qui s’affiche dans l’enregistrement d’un objet connexe (par exemple Opportunité) afin qu’il soit associé à un modèle d’accord par défaut. Pour générer un accord à l’aide d’un modèle d’accord, vous pouvez sélectionner Envoyer pour signature.

Connectez-vous à Salesforce, lancez l’application Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, puis sélectionnez l’onglet Modèles d’accord.

Création d’un modèle d’accord

Pour créer un modèle d’accord :

  1. Accédez au lanceur d’applications, puis, dans le coin supérieur droit, sélectionnez Adobe Acrobat Sign.

  2. Sélectionnez l’onglet Modèles d’accord.

  3. Dans la page d’accueil Modèles d’accord, sélectionnez Nouveau.

    new-agreement-template

  4. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez un nom de modèle et sélectionnez un workflow pour le modèle, si vous le souhaitez.
    Remarque : l’option permettant de sélectionner un workflow s’affiche uniquement si les workflows sont activés et si les workflows actifs du compte Sign lié sont configurés.
    Pour plus d’informations, voir Activation des workflows.

    Attribution d’un nom au modèle

  5. Sélectionnez Enregistrer.

    La nouvelle page Modèle de l’accord s’affiche, le nom du modèle étant indiqué en haut de celle-ci. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’icône de liste déroulante pour modifier les options suivantes :

    • Modifier le nom : permet de modifier le nom du modèle actif.
    • Modifier le propriétaire : permet de modifier le propriétaire du modèle actif. Le propriétaire doit être un utilisateur actif de l’organisation Salesforce.
    • Cloner : permet de dupliquer le modèle actif avec un numéro d’identification Salesforce unique.
    • Supprimer : permet de supprimer le modèle actif de Salesforce.
    template-edit-options

    Sous le bouton Enregistrer, la page affiche l’ID de modèle, ainsi que les métadonnées relatives au créateur, au propriétaire et à la dernière modification du modèle. Vous pouvez cocher/décocher la case Actif pour rendre le modèle disponible ou non. Les modèles nouvellement créés ont l’état Actif.

    template-metadata

Indiquez les informations sur le modèle

template-details

Cette opération inclut les informations de base relatives aux accords créés par le modèle en référençant un objet Salesforce. Pour fournir les informations sur le modèle, renseignez les champs suivants :

  • Nom de l’accord : définissez le nom par défaut de l’accord. Tous les accords créés portent ce nom.
    Les champs de texte, tels que Nom de l’accord, peuvent utiliser les variables Salesforce dans le cadre de la définition afin de générer de manière dynamique des valeurs de champ significatives. Par exemple, vous pouvez personnaliser le Nom de l’accord pour inclure le nom d’un destinataire lors de la génération de l’accord, par exemple Accord Acme Corp - {!Name}.
  • Objet Salesforce : sélectionnez l’objet principal Salesforce à utiliser comme principale référence pour certaines définitions facultatives dans le modèle d’accord.
    Par exemple, vous pouvez spécifier Destinataires, Mappages de champs ou Pièces jointes dans l’accord, à l’aide des champs et des données de l’objet principal ou des objets de recherche associés. Si vous avez défini un objet principal dans le modèle d’accord, vous pouvez commencer l’accord en cliquant sur un bouton Envoyer pour signature situé sur l’objet principal. 
    Pour plus d’informations, voir Activer le bouton Envoyer pour signature.
  • Données mappées : sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord et sélectionnez une méthode de mappage :
    • Sélectionner à partir de l’objet : nécessite un Objet Salesforce à définir. En fonction de l’objet principal configuré, sélectionnez un champ Source et un champ d’accord cible. Par exemple, si l’objet principal est « Opportunité », dans l’écran suivant, sélectionnez le champ source de l’objet principal, ainsi que le champ d’objet Accord cible dans lequel les données sont mappées.
    • Saisir une valeur spécifique : insérez une valeur littérale dans un champ Accord cible.
      Tous les champs mappés sont répertoriés sur le modèle, d’où ils peuvent être modifiés ou supprimés individuellement.
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Remarque :

Pour pouvoir mapper des données vers ou depuis un objet secondaire lié à l’objet principal, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Sur l’objet principal, vérifiez qu’il existe un champ de recherche pour l’objet secondaire. Les données ne peuvent pas être mappées vers ou depuis une liste associée.
  2. Sur l’objet Accord, vérifiez qu’il existe un champ de recherche pour l’objet secondaire.
  3. Dans le modèle d’accord, sélectionnez Mapper les données dans les champs de l’accord et sélectionnez Sélectionner à partir de l’objet.
  4. Pour le champ Type de source, sélectionnez le champ de recherche pour l’objet secondaire.
  5. Pour le champ Accord cible, sélectionnez le champ de recherche pour l’objet secondaire.
  6. Sélectionnez Enregistrer.
  7. Dans le modèle d’accord, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos paramètres.
  8. Suivez les étapes de configuration du mappage de données ou du mappage de fusion comme décrit dans les sections ci-dessous.
  • Envoi automatique : activez cette option afin d’utiliser des workflows automatisés pour déclencher l’envoi des accords ou d’envoyer un accord automatiquement lorsqu’un utilisateur sélectionne le bouton Envoyer pour signature dans un enregistrement Salesforce. Pour que l’option Envoi automatique fonctionne, au moins un destinataire et une pièce jointe doivent être définis dans le modèle d’accord.
  • Type d’accord : à sélectionner dans la liste des types d’accords définis.
  • Langue : permet de définir la langue utilisée dans les communications avec le destinataire, y compris les e-mails et les instructions à l’écran.
  • Sélectionnez le type de signature pour cet accord :
    • Signature électronique : pour collecter des signatures électroniques par défaut.
    • Signature par écrit : sélectionnez cette option pour demander aux destinataires de télécharger le document, de le signer physiquement, d’analyser le document signé et de le charger sur Acrobat Sign.

Joignez des documents

Vous devez joindre un ou plusieurs documents que le modèle est censé remettre. Si aucun document n’est joint au modèle, l’expéditeur devra sélectionner le document lorsqu’il configure l’accord.

Si le modèle est défini sur Envoi automatique, un document au moins doit être joint au modèle.

Remarque :

l’option Document Builder est désactivée pour les clients Government Cloud.

template-attachments

Pour joindre des documents :

  1. Sélectionnez Charger des fichiers, puis chargez un fichier via un assistant piloté par menu.
    Vous pouvez également glisser-déposer un fichier à partir du bureau.
    Remarque : tous les fichiers chargés sont ajoutés au fichier Fichiers et gestion de la relation client Salesforce et sont la propriété du chargeur.
  2. Sous Sélectionnez pour ajouter des documents, sélectionnez l’une des options ci-dessous et recherchez un document par bibliothèques spécifiques à l’aide de la barre de recherche :
    • Fichiers et gestion de la relation client Salesforce : votre bibliothèque personnelle. Les documents que vous chargez à partir du système sont stockés dans cette bibliothèque pour une utilisation ultérieure.
    • Documents Salesforce : bibliothèque Salesforce partagée entre les utilisateurs.
    • Bibliothèque Acrobat Sign : désigne le contenu de bibliothèque stocké dans le système Acrobat Sign.
    • Recherche avancée : interface présentant toutes les options ci-dessus disponibles.
  3. Sous Options avancées, sélectionnez éventuellement Choisir la source du document. Vous pouvez ainsi sélectionner un document ou un objet à partir d’un objet Salesforce ou d’une variable d’exécution. Certains objets principaux Salesforce offrent des options supplémentaires pour la source du document. Par exemple, si la section Objet Salesforce de l’onglet Informations sur le modèle affiche Opportunité, vous disposez d’une option de source supplémentaire Ajouter à partir du devis d’opportunité. Trois options sont disponibles :
    • Ajouter à partir d’un objet Salesforce
      • Type de source : sélectionnez le type d’objet du document : Fichier ou Pièce jointe.
      • Sélection du document : sélectionnez le document à joindre en fonction de l’un de ces critères : Document le plus récent (date de création la plus récente), Document le plus ancien (date de création la plus ancienne) ou Tous les documents (tous les documents trouvés).
      • Document (Date de création la plus ancienne) ou Tous les documents (Tous les documents disponibles).
    • Ajouter à partir du devis d’opportunité
      • Type de devis : Devis le plus récent ou Devis le plus ancien.
      • Type de devis déterminé par : Date de dernière modification ou date associée.
      • Type de document de devis : Document le plus récent, Document le plus ancien ou Tous les documents.
    • Variable d’exécution
      • Ajouter de manière dynamique une pièce jointe à partir d’un objet.
      • Ajouter un nom de variable d’exécution : spécifiez le type de variable et d’ID de votre objet Salesforce.
  4. Pour importer un modèle de champ à partir de la bibliothèque Adobe Sign, utilisez la barre de recherche située sous le champ Ajouter le modèle de champs de formulaire.
doc-source-add-salesforce-object

add-from-opportunity-quote

runtime-variable

Ajoutez des détails sur les destinataires

Vous pouvez utiliser l’onglet Destinataires pour ajouter des destinataires et contrôler la pile de destinataires de l’accord. Pour ce faire, renseignez les détails suivants :

  • Sous Workflow de signature, sélectionnez l’une des deux options suivantes :
    • Signature de tous les destinataires : tous les destinataires définis dans le modèle sont tenus de participer au processus, en fonction des rôles qui leur sont attribués. Sélectionnez cette option pour tous les accords qui ne doivent pas obligatoirement être signés par l’expéditeur uniquement.
    • Uniquement les signatures de l’expéditeur : activez cette option pour ajouter au modèle la fonctionnalité « Je suis le seul à signer ». Vous devez sélectionner le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement pour utiliser cette option. Le cas échéant, cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.
  • Sous Destinataires, sélectionnez un rôle de destinataire dans la liste déroulante Signataire.
  • Dans le champ Rechercher des contacts, recherchez le contact du destinataire. Sinon, sélectionnez E-mail dans la liste déroulante et ajoutez l’adresse e-mail du destinataire. Les destinataires peuvent être ajoutés par :
    • Objet Salesforce : contact, utilisateur, prospect ou groupe.
    • Adresse e-mail : toute adresse e-mail est acceptable.
    • Variable d’exécution : insérez dynamiquement un destinataire en fonction d’une valeur importée à partir d’une variable de l’objet principal (comme défini dans l’onglet Informations sur le modèle).
  • Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire.
  • Pour vous ajouter en tant que signataire, sélectionnez M’ajouter. Sélectionnez Signer en dernier ou Signer en premier pour définir l’ordre de signature par vous-même. Sélectionnez Héberger la signature pour le premier signataire si nécessaire.
  • Pour modifier la méthode de vérification de l’identité, sélectionnez E-mail pour ouvrir le menu Vérification de l’identité. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’une des méthodes de vérification suivantes, selon vos besoins : Mot de passe, KBA, Téléphone ou Pièce d’identité officielle.
  • Vous pouvez éventuellement ajouter un message pour les destinataires de l’accord.
  • Sous Options avancées :
    • Pour faciliter la signature en personne hébergée, sélectionnez Activer la signature hébergée (signature en personne).
    • Pour prévisualiser l’accord et y glisser-déposer des champs de formulaire avant de l’envoyer pour signature, sélectionnez Autoriser l’aperçu et le positionnement des champs.
    • Pour envoyer l’accord au nom d’un utilisateur spécifique, sélectionnez Envoyer au nom de et indiquez un ID d’enregistrement utilisateur. Découvrez comment activer la fonctionnalité Envoyer au nom d’autres personnes.
    • Sélectionnez éventuellement Méthodes de vérification avancées pour configurer les méthodes de vérification des destinataires si vous contrôlez la vérification de signataire en fonction du statut des destinataires internes ou externes.
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Ajoutez des mappages de données

Dans l’onglet Mappage de données, vous avez la possibilité de spécifier le mappage de données et/ou le mappage de fusion à exécuter automatiquement lors de l’envoi d’accords basés sur ce modèle d’accord.

  • Mappage de fusion : sélectionnez un mappage de données pour fusionner des champs Salesforce dans un accord avant de l’envoyer.
  • Mappage de données : sélectionnez un mappage de données à utiliser pour rétablir la correspondance des entrées d’un accord signé dans Salesforce.
data-mapping

Configurez des règles supplémentaires

Vous pouvez configurer des règles supplémentaires pour automatiser les tâches d’accord courantes. Pour ce faire, remplissez les champs suivants, selon vos besoins :

  • Sous Rappels automatiques, sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant : JamaisTous les jours, jusqu’à la signatureToutes les semaines, jusqu’à la signature.
  • Sous Jours avant l’expiration, saisissez le nombre de jours avant l’expiration de l’accord. Pour calculer la date d’expiration de façon dynamique, le nombre de jours saisi est ajouté à la date en cours lors de la génération de l’enregistrement d’accord à partir du modèle d’accord.
    Remarque : si vous utilisez le package, version 21.x ou antérieure, le champ Jours avant l’expiration s’affiche comme champ numérique. Pour les clients utilisant le package version 21.x ou ultérieure, le champ s’affiche comme un champ de texte, ce qui lui permet de référencer d’autres champs dans Objet principal, tels que {!Expiry Date}. Les clients qui ont effectué une mise à niveau à partir d’une version antérieure à la version 21 disposent des deux champs.
  • Sous URL de redirection post-signature, saisissez une URL pour rediriger automatiquement les signataires d’un accord vers l’URL spécifiée après leur signature. Le paramètre Activer les options de post-signature doit être activé pour pouvoir utiliser cette option.
  • Si vous avez activé le paramètre Options de post-signature et spécifié une URL de redirection post-signature, sous Délai de redirection post-signature (secondes), saisissez le nombre de secondes qui doivent s’écouler avant l’exécution de la redirection.
  • Cochez la case Protéger par mot de passe le document signé pour chiffrer le document PDF signé envoyé aux signataires.
  • Cochez la case Définir comme modèle par défaut pour tous les accords pour définir ce modèle comme modèle d’accord par défaut pour vos nouveaux accords. Vous pouvez également définir un modèle d’accord spécifique à associer à d’autres accords, qui peut remplacer le modèle d’accord par défaut. Par exemple, vous pouvez créer un bouton Envoyer pour signature personnalisé pour l’objet Compte associé à un modèle d’accord spécifique. Pour plus d’informations sur les boutons personnalisés, voir Activer le bouton Envoyer pour signature.
  • Sélectionnez Activé comme actions d’éditeur Chatter pour activer ce modèle d’accord si vous avez activé les actions d’éditeur Chatter dans votre organisation. Les actions d’éditeur Chatter permettent aux utilisateurs d’envoyer des accords à partir de Chatter. Cochez cette case pour activer ce modèle d’accord pour les actions Chatter associées aux objets principaux suivants : Contact, Compte ou Opportunité. Par exemple, si l’objet principal est Opportunité et que cette case est cochée, les utilisateurs peuvent envoyer ce modèle d’accord à partir d’un flux d’opportunité Chatter. Si vous laissez l’objet principal vide, vous pouvez activer le modèle d’accord dans le flux de page d’accueil Chatter.
    Pour plus d’informations, consultez le document Action de l’éditeur Chatter Adobe Acrobat Sign.
Remarque :

l’option Activé en tant qu’actions Chatter publiées n’est pas visible pour les clients Government Cloud, car Chatter est actuellement pris en charge uniquement sur Commerce Cloud.

template-rules

Activer des workflows Acrobat Sign

Salesforce peut facilement être configuré pour importer des workflows à partir d’Acrobat Sign, ce qui donne aux agents la flexibilité de faire des envois à partir des deux environnements avec la même structure de destinataires, les mêmes méthodes d’authentification, la même liste de distribution, etc.

L’utilisation de workflows comme sources des modèles Salesforce permet également d’employer des modèles de documents universels qui peuvent, selon les besoins, inclure ou ignorer des destinataires.

Choix d’un processus

La définition du modèle Salesforce est légèrement différente lorsqu’un processus est connecté, car ce processus modifie l’onglet Destinataires pour l’aligner sur le processus et intègre certains éléments configurés, que vous définiriez normalement dans le modèle Salesforce.

La liste ci-dessous pointe les différences dans le processus de configuration :

Remarque :

les modifications apportées à un modèle Salesforce ne sont pas enregistrées automatiquement.

Veillez à cliquer sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit de l’écran pour enregistrer vos modifications.

Activer le bouton Envoyer pour signature

Le bouton Envoyer pour signature est associé au modèle d’accord par défaut ou à tout modèle d’accord spécifique que vous configurez. Par défaut, l’intégration Acrobat Sign pour Salesforce inclut un bouton Envoyer pour signature que vous pouvez ajouter à vos mises en page d’opportunité, de compte, de contact, de prospect ou de contrat. Vous pouvez également créer plusieurs boutons Envoyer pour signature personnalisés, les ajouter à d’autres objets et les associer à différents modèles d’accord.

Voici un exemple d’activation du bouton Envoyer pour signature pour l’objet Opportunité :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

  2. Sélectionnez l’objet à modifier (Opportunité dans cet exemple) dans la liste des objets figurant sur la gauche.

  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mises en page.

  4. Sélectionnez la mise en page à modifier.

  5. Dans la liste du panneau de gauche, sélectionnez Boutons.

  6. Faites glisser le bouton Envoyer pour signature de la partie supérieure vers la zone Boutons personnalisés de la section Détail de l’opportunité.

Activer les options de post-signature

Vous pouvez activer les options de post-signature pour amener les signataires vers la page de destination de votre choix. Les options URL de redirection post-signature et Délai de redirection post-signature sont alors disponibles dans la page d’envoi. Les signataires d’un accord sont redirigés vers l’URL spécifiée après la signature. Par exemple, vous pouvez les rediriger vers le site web de votre entreprise ou vers une page d’enquête. Cette option peut être définie en lecture seule pour les expéditeurs à l’aide du paramètre Options de post-signature en lecture seule.

Pour activer les options de post-signature, procédez comme suit :

  1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.

  3. Sélectionnez Gérer.

  4. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).

  5. Recherchez Activer les options de post-signature et effectuez les modifications souhaitées.

    Éventuellement, recherchez le paramètre Options de post-signature en lecture seule et effectuez les modifications souhaitées.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Activer l’envoi au nom d’autres personnes

Pour Adobe Acrobat Sign pour Salesforce version 11.7 ou version ultérieure, vous pouvez activer la fonctionnalité « Envoyer au nom de » dans Salesforce pour permettre aux particuliers d’envoyer des accords au nom d’autres personnes. Cette fonctionnalité s’applique à tous les scénarios d’envoi d’accord, y compris les actions en arrière-plan initiées en mettant à jour le champ Actions en arrière-plan ou en utilisant l’option Envoi automatique dans les modèles d’accord. En outre, vous pouvez rationaliser le processus en définissant une recherche d’utilisateur dans un modèle d’accord pour que le remplissage s’effectue automatiquement lors de la génération de l’accord.

Pour activer la fonctionnalité Envoyer au nom de, vous devez attribuer le jeu d’autorisations Administrateur Adobe Acrobat Sign aux administrateurs Salesforce. Cela permet aux utilisateurs administrateurs d’accéder aux deux champs suivants, qui sont requis pour activer la fonctionnalité « Envoyer au nom de » :

  • User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
  • User.EchoSign_Email_Verified__c

Remarque : les autorisations Utilisateur Adobe Acrobat Sign doivent être attribuées à tous les utilisateurs du package Adobe Acrobat Sign afin qu’ils puissent utiliser le service.

Suivez les étapes ci-après pour autoriser l’envoi au nom d’autres utilisateurs :

  1. Ajoutez le champ « Autoriser envoi comme autre utilisateur » à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
    2. Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.
    3. À partir du rail de gauche de la page d’objet Utilisateur, sélectionnez Mises en page utilisateur.
    4. Sélectionnez Mise en page utilisateur.
    5. Sélectionnez Champs, puis Autoriser envoi comme autre utilisateur et faites glisser l’option vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page.
    6. Sélectionnez Enregistrer.
    Acrobat Sign pour Salesforce : activer l’envoi comme autres utilisateurs

  2. Ajoutez le champ E-mail vérifié Adobe Acrobat Sign à la mise en page des enregistrements d’utilisateur :

    1. À partir de la section Champs de la page Mise en page utilisateur, sélectionner E-mail vérifié Adobe Acrobat Sign et faites un glisser-déposer vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page.
    2. Sélectionnez Enregistrer.
    Acrobat Sign pour Salesforce : activer l’envoi au nom d’autres personnes

    Acrobat Sign pour Salesforce : activer l’envoi au nom d’autres personnes

  3. Activez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. en procédant comme suit :

    1. Accédez à : Configuration > Outils de la plateforme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    2. Pour la liste des paramètres Adobe Sign, sélectionnez Gérer.
    3. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).
    4. Recherchez (Ctrl/Cmd+F) le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis. et modifiez-le selon vos besoins.
    5. Sélectionnez Enregistrer.
    allow-sending-as-others-2

  4. Pour l’utilisateur spécifique au nom duquel envoyer l’accord, vous devez activer les deux paramètres comme suit :

    1. Accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
    2. Pour un utilisateur spécifique, sélectionnez Modifier.
    3. Sur la page Modification de l’utilisateur, sous la section Informations supplémentaires, activez les options Adobe Acrobat Sign - Autoriser l’envoi comme autre utilisateur et E-mail vérifié Adobe Acrobat Sign.
    4. Sélectionnez Enregistrer.

Autoriser uniquement l’expéditeur à signer un accord

Activez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement pour afficher et activer l’option Signatures expéditeur uniquement dans la section Destinataires de la page d’envoi. Lorsque l’option Signatures expéditeur uniquement est utilisée, l’accord ou le document est présenté pour signature à l’expéditeur. Cette fonctionnalité est similaire à l’option Remplir et signer des services Adobe. Cette option peut être définie en lecture seule à l’aide du paramètre Signatures expéditeur en lecture seule.

Pour activer la fonction Signatures expéditeur uniquement, procédez comme suit :

  1. Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

  2. Sélectionnez Paramètres d’Adobe Sign.

  3. Sélectionnez Gérer.

  4. Sélectionnez Nouveau (ou Modifier).

  5. Recherchez le paramètre Activer signatures expéditeur uniquement et effectuez les modifications nécessaires. Éventuellement, recherchez le paramètre Signatures expéditeur en lecture seule et effectuez les modifications souhaitées.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanelWide) et AgreementList

Acrobat Sign pour Salesforce vous permet d’afficher et de gérer des accords via le panneau Accords et la liste des accords. Vous pouvez ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanel-wide) et AgreementList à la page Lightning de n’importe lequel des objets standard Salesforce suivants et les utiliser pour envoyer et gérer des accords pour n’importe quel enregistrement au sein de cet objet :

  • Compte
  • Contact
  • Contrat
  • Piste
  • Opportunité
  • Utilisateur

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter AgreementPanel (ou AgreementPanelWide) et AgreementList à un objet Salesforce :

  1. Assurez-vous que Mon domaine est configuré pour votre compte.
    Découvrez comment configurer Mon domaine pour utiliser Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Salesforce.

  2. Ouvrez un enregistrement correspondant à un objet Salesforce. L’exemple ci-dessous illustre l’ajout de composants à un enregistrement dans l’objet Opportunité.

    add-agreements-panel-1

  3. Dans le coin supérieur droit de la page de l’enregistrement, sélectionnez l’icône Paramètres pour ouvrir le menu, puis sélectionnez Éditer la page.
    La page s’ouvre en mode Édition.

  4. Dans le panneau de gauche, faites défiler vers le bas jusqu’à la liste des composants Gérés de façon personnalisée.

  5. Pour ajouter un panneau Accord, faites glisser le composant AgreementPanel et déposez-le à l’emplacement souhaité, comme illustré ci-dessous. 

    Si nécessaire, vous pouvez ajouter AgreementPanelWide au lieu d’AgreementPanel. Les deux composants présentent des fonctionnalités similaires, mais AgreementPanelWide offre une vue plus large.

    add-agreements-panel-2

  6. Pour ajouter une liste d’accords, faites glisser le composant AgreementList et déposez-le à l’emplacement souhaité, comme illustré ci-dessous. 

    add-agreements-panel-3

  7. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Enregistrer.

    add-agreements-panel-4

  8. Si vous êtes invité à activer la page pour la rendre visible aux utilisateurs, sélectionnez Activer.

    add-agreements-panel-5

  9. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez le format requis, puis sélectionnez Suivant. Ensuite, passez en revue l’affectation et sélectionnez Enregistrer.

    Cela permet d’enregistrer les modifications et d’activer la page pour les utilisateurs.

    add-agreements-panel-6

Utiliser onLoadActions

Salesforce peut déclencher des actions automatiquement via le paramètre d’URL onLoadAction pris en charge par Acrobat Sign pour les actions de bouton d’accord : Envoyer, Rappeler, Supprimer, Annuler, Mettre à jour et Afficher. Le paramètre d’URL respecte les paramètres de barre d’outils (voir le Guide de personnalisation avancée) définis par l’administrateur de sorte que seuls les paramètres activés soient disponibles.

Exemple d’URL avec le paramètre onLoadAction :

  • Envoyer : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Brouillon.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Rappeler : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Supprimer : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Annuler : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Mettre à jour : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Afficher : assurez-vous que votre compte contient un accord défini sur le statut Émis pour signature, Signé ou Annulé.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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