Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide d’installation (version 24)

L’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce est conçue pour vous offrir une expérience de signature électronique fluide présentant de nombreux avantages :

• Suivez et gérez facilement les accords.
  
• Concluez plus rapidement des contrats grâce à l’intégration d’Acrobat Sign et de Salesforce.
• Simplifiez les processus de signature avec Process Builder pour atteindre plus rapidement le succès. Acrobat Sign fonctionne dans tous les clouds Salesforce et prend en charge les dernières technologies telles que les applications mobiles Lightning et Salesforce1.
  
• Suivez les accords avec Acrobat Sign intégré dans votre client de messagerie et intégrez-le dans Salesforce CPQ et dans les portails cloud de la communauté.
  
• Les documents signés sont automatiquement renvoyés à votre équipe dans Salesforce, ce qui vous permet de recouvrer des paiements de manière sécurisée dans Salesforce avec Acrobat Sign.
  
• Limitez les risques juridiques et commerciaux grâce à l’automatisation des processus de signature et de l’authentification.

Acrobat Sign pour Salesforce fonctionne à partir de tous les navigateurs et appareils mobiles. L’application est disponible sur AppExchange et prend en charge les éditions de Salesforce suivantes :

• Professional
• Enterprise
• Unlimited
• Developer
• Performances

Conditions préalables

Avant de télécharger le package Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, vous devez contacter l’équipe d’assistance technique d’Acrobat Sign pour vous assurer que les conditions ci-dessous sont réunies :

• Le compte Adobe Acrobat Sign est correctement configuré dans le canal Salesforce.
• L’ID utilisateur (adresse e-mail) correct est indiqué en tant qu’administrateur dans le système Acrobat Sign.
• Tous les domaines d’utilisateur potentiels (que vos utilisateurs utilisent dans leurs adresses e-mail) sont inclus. N’incluez pas de domaines publics tels que gmail.com ou yahoo.com.
• Vous disposez de la liste de tous les utilisateurs du système Adobe Acrobat Sign qui utilisent les domaines dont vous êtes propriétaire. Vous devrez peut-être demander de déplacer les utilisateurs valides dans le compte Adobe Acrobat Sign.

Remarque : l’adresse e-mail de l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign doit être son adresse e-mail principale. Dans le cas contraire, vous devez modifier l’adresse e-mail pour Adobe Acrobat Sign.

Pour installer et utiliser Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, vous devrez peut-être procéder aux ajustements suivants dans l’environnement Salesforce :

• Désactiver tous les bloqueurs de pop-up lors de l’installation et de la configuration.
• Activer les cookies sur le navigateur. 
• Activer les cookies tiers, qui sont requis sur certains navigateurs.
• Permettre à Mon domaine d’utiliser Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Lightning.
• Accéder à Configuration > Paramètres > Sécurité > Paramètres de session et vérifier que le paramètre Verrouiller les sessions sur l’adresse IP d’où elles sont issues est désactivé.
• Attribuer une licence valide aux utilisateurs et administrateurs Adobe Acrobat Sign.
• Vérifier la taille des fichiers chargés. Cette taille est limitée à ~700 Ko dans Salesforce Lightning. Vous pouvez configurer Salesforce pour envoyer en arrière-plan des documents d’une taille maximale de 9 Mo depuis la bibliothèque.
  Voir Configuration de Salesforce pour l’envoi de documents volumineux.

Navigateurs pris en charge

• Chrome - version actuelle
• Firefox - version actuelle
• Safari - version actuelle
• Edge - version actuelle

Remarque : les administrateurs Salesforce ne peuvent pas lancer l’assistant de configuration dans les navigateurs Edge.

Problèmes connus

Problème connu avec l’application Acrobat Sign pour Salesforce :

Si vous avez activé le partage de comptes dans votre compte Acrobat Sign, les utilisateurs qui ne sont pas inclus dans l’accord ne peuvent pas afficher l’accord dans l’environnement Salesforce, sauf si :

• L’accord a été créé à partir d’un modèle de bibliothèque partagée dans la bibliothèque Adobe Acrobat Sign.
• Le modèle de bibliothèque est partagé de manière à inclure le lecteur via les paramètres : (a) Partagé pour tous les utilisateurs du compte, ou (b) Partagé au niveau du groupe, où l’expéditeur et le lecteur se trouvent dans le même groupe.

Remarque : vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Sign pour afficher l’accord.

Assistance Adobe Acrobat Sign

Pour toute question ou assistance supplémentaire, contactez l’assistance technique d’Adobe Acrobat Sign ou le gestionnaire de succès client (CSM) qui vous a été désigné.

Installation d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce v24

Nouveau client effectuant des tests et une installation pour la première fois : les nouveaux utilisateurs d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce peuvent installer l’application et commencer à envoyer des accords de test en quelques minutes. Une installation de base dure 15 minutes seulement.

Clients effectuant une mise à niveau depuis des versions précédentes : nous conseillons vivement aux clients d’effectuer une mise à niveau vers la dernière version du package pour tirer parti des dernières fonctionnalités et obtenir également un meilleur support. Si vous effectuez une mise à niveau vers la version 23.x d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, consultez le Guide de mise à niveau pour obtenir des informations supplémentaires.

L’expérience Lightning est entièrement prise en charge par le package Adobe Acrobat Sign, et ces instructions sont écrites à l’aide de l’interface Lightning.

Notes importantes concernant les tests dans un environnement Sandbox

Lorsque vous effectuez des tests dans un environnement Sandbox Salesforce, vous n’utilisez souvent pas d’adresse électronique réelle à laquelle vous avez accès (utilisateur@entreprise.com.nomsandbox, par exemple). Si tel est le cas, nous vous recommandons vivement de remplacer votre adresse e-mail Sandbox Salesforce par une véritable adresse avant de commencer les tests afin que votre compte Adobe Acrobat Sign soit associé à une adresse e-mail réelle. Sinon, cela risque de poser un problème lorsque vous souhaiterez modifier votre adresse e-mail ultérieurement lors du passage à l’environnement de production, car votre compte Adobe Acrobat Sign sera associé à une adresse e-mail inexistante qui ne pourra pas être vérifiée.

Installation du package Adobe Acrobat Sign

Vous devez disposer d’un compte Salesforce pour installer le package Adobe Acrobat Sign. Si vous ne possédez pas de compte, vous pouvez en créer un pendant l’installation, comme décrit ci-après.

Configurations post-installation (requis)

Vous devez effectuer les étapes de configuration suivantes avant de pouvoir envoyer des accords Adobe Acrobat Sign à partir de Salesforce :

Application de jeux d’autorisations Adobe Acrobat Sign

Acrobat Sign installe quatre jeux d’autorisations pour faciliter l’attribution de l’accès au niveau du champ aux objets personnalisés :

• Utilisateur Adobe Acrobat Sign : autorisations minimales requises pour un utilisateur expéditeur d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce. Comprend un accès limité aux composants requis inclus dans le package géré : objets, champs, onglet, classes et pages.
• Utilisateur de la communauté d’Adobe Acrobat Sign : autorisations minimales requises pour un utilisateur de la communauté d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce. Comprend un accès limité aux composants requis inclus dans le package géré : objets, champs, onglet, classes et pages.
• Administrateur Adobe Acrobat Sign : autorisations minimales requises pour un utilisateur administrateur d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce. Comprend l’accès complet à tous les composants inclus dans le package géré : objets, champs, onglet, classes et pages.
• Utilisateur de l’intégration Adobe Acrobat Sign : toutes les autorisations requises pour un utilisateur de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce. Comprend tous les accès d’administrateur, ainsi qu’un accès à toutes les données de l’organisation.

Attribuez le jeu d’autorisations Utilisateur de l’intégration Adobe Acrobat Sign à vous-même et à tous les autres administrateurs disposant d’un accès complet.

Tous les utilisateurs du package Adobe Acrobat Sign devront appliquer Utilisateur Adobe Acrobat Sign avant de pouvoir utiliser le service.

Lancement de l’Assistant de configuration d’Adobe Acrobat Sign

Ajout de l’objet Accords aux mises en page

Vous pouvez améliorer la convivialité d’Adobe Acrobat Sign en ajoutant l’objet Accord aux mises en page. Les utilisateurs doivent surtout interagir avec l’objet Accord lors de l’envoi de documents pour signature.

Configurations post-installation (facultatif)

Adobe Acrobat Sign offre un large éventail d’options de configuration facultatives susceptibles d’améliorer votre expérience de signature électronique.

Pour en savoir plus sur les configurations facultatives et utiles, consultez le document Guide de configuration avancée.

Activation des rôles Délégant pour les destinataires

Les rôles Délégant sont des rôles réservés pour les situations où vous savez que quelqu’un devra interagir avec l’accord, mais ne pouvez pas déterminer qui sera le client au moment de l’envoi de l’accord.  Le délégant n’est pas tenu d’effectuer une action. Aucun champ n’est donc disponible lorsqu’il reçoit le document.  Une fois l’accord délégué, le délégué aura un accès complet à tous les champs désignés pour son accès.

Il existe des options de délégant pour chacun des cinq rôles standard (signataire, approbateur, accepteur, chargé de remplissage des formulaires et destinataire certifié).

Pour activer les rôles Délégant :

Ajout d’accords à d’autres objets Salesforce

Vous pouvez associer des accords Adobe Acrobat Sign à des objets Salesforce de votre choix (objets standard ou personnalisés). Vous pouvez ainsi créer des accords liés à ces objets et afficher tous les accords associés sur la page de ces objets.

Pour associer des accords à un objet, procédez comme suit :

Méthodes avancées d’authentification de l’identité

D’un point de vue juridique, l’authentification auprès d’un compte de messagerie (et donc de l’URL de signature dans le courrier électronique) est suffisante pour capturer une signature obligatoire. Dans de nombreux cas, un second facteur d’authentification est toutefois souhaité pour l’identité du signataire. Adobe Acrobat Sign propose quatre méthodes de vérification de l’identité à deux facteurs (les clients basés aux États-Unis disposent de cinq options lorsque l’authentification KBA est incluse) :

• Mot de passe (méthode activée par défaut) : les destinataires saisissent un mot de passe pour consulter et signer l’accord. Le mot de passe doit être communiqué séparément aux destinataires. Activée par défaut
• Authentification par téléphone : les destinataires reçoivent un SMS ou un appel téléphonique automatique indiquant le code requis.
  • Des frais peuvent s’appliquer par transaction
  • Désactivée par défaut
• Authentification fondée sur les connaissances : les destinataires répondent à des questions provenant de bases de données accessibles au public pour vérifier leur identité.
  • Des frais peuvent s’appliquer par transaction
  • Signataires basés aux États-Unis uniquement
  • Désactivée par défaut
• Authentification par pièce d’identité officielle : les destinataires transmettent l’image d’un passeport, d’un permis de conduire ou d’une pièce d’identité officielle.
  • Des frais peuvent s’appliquer par transaction
  • Doit être activée par votre gestionnaire de succès client (CSM) dans le système Acrobat Sign
  • Désactivée par défaut

Deux options de configuration sont à prendre en compte :

• Quelles méthodes de vérification à deux facteurs (le cas échéant) souhaitez-vous activer ?
  • N’oubliez pas que les authentifications par téléphone, KBA et pièce d’identité officielle engendrent des coûts. Elles ne doivent donc pas être activées, sauf s’il existe un contrat permettant cette utilisation.
• Voulez-vous que tous les signataires utilisent toujours la même méthode de vérification ou souhaitez-vous définir une vérification par destinataire ?
  • L’idée de méthodes de signature internes et externes est également autorisée. Acrobat Sign classe toutes les adresses e-mail incluses dans votre compte Acrobat Sign en tant que signataires internes. Les adresses e-mail ne figurant pas dans votre compte sont quant à elles externes.
  • Cette option est vivement recommandée si vous utilisez une méthode d’authentification payante et que vous collectez des contre-signatures internes.

Activation des méthodes avancées d’authentification d’identité dans Acrobat Sign

Pour activer les méthodes d’authentification avancées dans le compte Adobe Acrobat Sign :

Activation des méthodes avancées d’authentification d’identité dans Salesforce

Pour ajuster les méthodes d’authentification disponibles dans Salesforce :

Activation de l’authentification d’identité avancée par destinataire dans Acrobat Sign

Les clients qui implémentent la vérification à deux facteurs voudront probablement activer des méthodes de vérification d’identité de signataires distinctes, afin que leurs signataires internes ne soient pas testés aussi vigoureusement.

Les paramètres configurables se trouvent au même emplacement que les méthodes de vérification.

Pour activer les options dans le compte Adobe Acrobat Sign :

Activation de différentes méthodes d’authentification d’identité pour les destinataires internes dans Salesforce

Pour ajuster les méthodes d’authentification disponibles dans Salesforce :

Adobe Acrobat Sign pour Salesforce – Professional Edition

Si vous utilisez Salesforce Professional Edition, veillez à suivre les instructions des sections suivantes après avoir effectué les étapes d’installation standard.

Éléments à prendre en compte

Configurations d’Adobe Acrobat Sign

En ce qui concerne le paramètre par défaut de l’organisation, l’accès à tous les objets personnalisés envoyés dans Adobe Acrobat Sign pour Salesforce est défini sur Privé.  Ce garde-fou vise à garantir un niveau de sécurité adéquat, conformément aux recommandations de sécurité de Salesforce.

les administrateurs doivent bien lire et comprendre le partage au niveau des enregistrements (et d’autres modèles d’autorisation) dans Salesforce. Ces pistes peuvent vous servir de rappel.

Si votre entreprise exige un environnement moins restrictif, il est possible de l’obtenir :

• Accédez à Configuration > Sécurité > Paramètre de partage 
• Modifiez l’autorisation de partage sur « Lecture/écriture Public » pour les objets en fonction de vos besoins 
• Cliquez sur Enregistrer une fois terminé

Lorsque les objets sont en accès Public, l’enregistrement peut être consulté/modifié par tous les utilisateurs authentifiés.

À cet effet, nous vous recommandons d’utiliser la hiérarchie des rôles, les groupes, les autorisations de profil, les jeux d’autorisations, etc. au lieu de modifier le paramètre par défaut de l’organisation.

Commandes Salesforce

Les paramètres ci-dessous ne sont pas propres à l’application Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, mais ce sont des ressources qui sont utilisées. 

Étant donné que toute modification de ces paramètres s’applique à l’organisation dans son ensemble (y compris les autres applications installées au sein de l’organisation, ainsi que le code personnalisé), Adobe Acrobat Sign ne souhaite pas remplacer le paramètre configuré de l’administrateur.

Toutefois, nous vous recommandons vivement d’activer ces paramètres pour les raisons suivantes :

Problèmes courants

Octroi d’accès aux profils supplémentaires

Au cours de l’installation, vous avez peut-être autorisé uniquement les administrateurs à accéder à Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.

Pour étendre l’accès à d’autres profils utilisateur, reportez-vous à Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Octroi d’accès à des utilisateurs/profils supplémentaires.

Mise à jour des adresses électroniques ou des mots de passe

Modification du mot de passe du compte Administrateur Salesforce

Si le mot de passe ou le nom d’utilisateur Salesforce a été modifié pour le compte associé à Adobe Acrobat Sign pour votre organisation Salesforce, n’oubliez pas de le mettre à jour afin que les mises à jour d’état continuent à fonctionner correctement pour les accords de votre organisation.

1. Accédez à la page Administrateur Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Activer les mises à jour d’état automatiques.
2. Sélectionnez Activer.
3. À l’invite, autorisez l’accès à Adobe Acrobat Sign.

Mise à jour des adresses e-mail des utilisateurs dans Adobe Acrobat Sign

Si un utilisateur de votre organisation Salesforce voit son adresse e-mail modifiée, celle-ci doit être également changée dans Adobe Acrobat Sign.

Les utilisateurs Acrobat Sign peuvent modifier leurs adresses e-mail. Pour découvrir comment procéder dans l’aide d’Acrobat Sign, cliquez ici.

Les administrateurs de compte Acrobat Sign peuvent également modifier les adresses e-mail des utilisateurs à l’aide de la fonctionnalité de mise à jour par lot. Pour découvrir comment utiliser les mises à jour par lot dans l’aide d’Acrobat Sign, cliquez ici.

Échec de la recherche de pistes dans les éditions Professional et Enterprise

Les éditions Professional et Enterprise ne permettent pas d’effectuer une recherche de pistes si le profil de l’utilisateur n’autorise pas l’accès au champ Mobile de l’objet Piste.

Pour corriger ce problème :

• Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
• Sélectionnez Piste dans la liste des objets à gauche de la fenêtre.
• Sélectionnez Champs et relations dans les options sur le rail de gauche.
• Cliquez sur Etiquette de champ pour le champ Mobile.
• Cliquez sur le bouton Définir la sécurité de niveau champ.
• Définissez les profils appropriés pour activer l’option Visible et Lecture seule.
• Cliquez sur Enregistrer.
  

Activation/désactivation de la collecte de données d’analyse (Analytics)

Un paramètre Analytics facultatif est implémenté pour permettre à Adobe Acrobat Sign de collecter les données d’utilisation afin d’améliorer le produit. Ces données ne sont utilisées qu’à des fins de développement et non à des fins de marketing.

Notez les points suivants :

• Le paramètre Analytics est activé par défaut pour la plupart des clients.
  
• Le paramètre Analytics est désactivé par défaut pour les clients du Canada et de l’Union européenne.
• Vous pouvez désactiver/activer le paramètre Analytics en sélectionnant Paramètres d’Analytics dans l’onglet Administrateur Adobe Acrobat Sign.