Utilisation d’Acrobat Sign Document Builder pour Salesforce

Connectez-vous au compte Salesforce avec vos identifiants d’administrateur.

Dans la page d’Installation d’Acrobat Sign Document Builder qui s’affiche : 

1. Sélectionnez Installer pour les administrateurs.
2. Cochez la case pour valider l’installation.
3. Sélectionnez Installer.
4. Une boîte de dialogue Approuver l’accès de tiers s’affiche. Cochez la case de consentement, puis sélectionnez Continuer.

Une notification indiquant que le processus d’installation prendra un certain temps s’affiche.

Pour authentifier les informations d’identification de l’utilisateur, sélectionnez App Center et recherchez Document Builder. Dans la liste des résultats qui s’affiche, sélectionnez Administrateur Document Builder.

Dans la page d’administration de Document Builder qui s’ouvre, sélectionnez Se connecter.

Dans la page de compte Adobe Acrobat Sign qui s’ouvre, saisissez vos informations de connexion et sélectionnez Se connecter.

Vous pouvez vous connecter à l’aide de vos identifiants de compte pour le package de base Adobe Acrobat Sign.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez Autoriser l’accès.

Dans la page de connexion Salesforce qui s’ouvre, saisissez vos informations de connexion au compte Salesforce et sélectionnez Connexion.

Un message s’affiche pour confirmer que votre compte Adobe Acrobat Sign est lié à Document Builder pour Adobe Acrobat Sign dans Salesforce.

Sélectionnez Terminé. 
La page d’administration de Document Builder affiche un message confirmant que l’extension Document Builder est connectée à votre compte utilisateur.

Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.

Sélectionnez Ajouter un fichier en pièce jointe dans la liste. L’objet « Ajouter un fichier en pièce jointe » s’ouvre.

Dans le panneau de gauche, sélectionnez Champs et relations.

Sélectionnez Type de pièce jointe (avec le nom de champ echosign_dev1__Type__c).

Faites défiler la page jusqu’à la partie Valeurs et vérifiez la liste. Si la liste n’inclut pas la valeur « Modèle Document Builder », sélectionnez Nouveau.

Saisissez la nouvelle valeur Type de pièce jointe « Modèle Document Builder ».

Sélectionnez Enregistrer.

Pour localiser la nouvelle valeur Type de pièce jointe via la console de traduction :

1. Accédez à Configuration > Outils de la plateforme > Interface utilisateur > Console de traduction > Traduction.
2. Si vous êtes invité à activer la console de traduction, sélectionnez Activer.
3. Sélectionnez la langue vers laquelle vous souhaitez traduire.
4. Dans Composant de configuration, sélectionnez Valeur de liste déroulante.
5. Dans Objet, sélectionnez Ajouter un fichier en pièce jointe.
6. Sous Libellé de valeur de la liste déroulante principale, sélectionnez + Type de pièce jointe pour étendre le menu. 
7. Ensuite, double-cliquez sur l’espace de la colonne à côté de Modèle Document Builder pour ouvrir le champ de texte où la traduction peut être saisie, et entrez la valeur localisée appropriée.
8. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Dans l’onglet Modèles d’accord de la page Lightning d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, ouvrez un modèle d’accord existant.

Ou sélectionnez Modèles d’accord > Nouveau modèle d’accord pour lancer le processus de création d’un modèle d’accord. Pour en savoir plus, consultez la section Création d’un modèle d’accord.

Dans l’onglet Informations sur le modèle :

1. Donnez un nom au modèle d’accord.
2. Dans le champ Objet Salesforce, sélectionnez un objet. 
   
   Remarque : le modèle Document Builder utilise l’objet Salesforce sélectionné comme source de données principale. Vous devez donc sélectionner l’objet principal Salesforce avant d’utiliser Document Builder.
   
   
3. Renseignez les autres détails, selon vos besoins.
4. Sélectionnez l’onglet Pièce jointe.

Sélectionnez Créer un nouveau modèle.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez un nom de modèle, puis sélectionnez Créer.

Dans la page qui s’ouvre, sélectionnez un exemple de données d’enregistrement dans la liste déroulante. Ensuite, sélectionnez Suivant.

Les exemples de données d’enregistrement vous permettent de prévisualiser les champs dans les données du modèle.

Pour ajouter les champs que vous souhaitez inclure dans votre modèle d’accord, sélectionnez + Ajouter et sélectionnez un nom de champ dans la liste déroulante. Après avoir ajouté et vérifié tous les champs requis, sélectionnez Suivant.

Dans l’onglet Document de balise, copiez le texte d’ancrage pour chaque champ et collez-le dans votre modèle Word. Ou sélectionnez Télécharger JSON pour télécharger l’intégralité du fichier JSON. 

Une fois le fichier téléchargé, un message confirmant le téléchargement s’affiche. Vous pouvez utiliser le fichier JSON téléchargé pour importer toutes les balises dans votre modèle Microsoft Word à l’aide du complément gratuit Adobe Document Generation Tagger. 

Sélectionnez Suivant.

Pour baliser le modèle, ouvrez le document Microsoft Word et générez des balises à l’aide du module externe Document Generation.

Découvrez comment installer et utiliser le module externe Adobe Document Generation pour Microsoft Word.

Voir Comment ajouter des balises de texte au modèle Microsoft Word à l’aide d’Adobe Document Generation Tagger.

Une fois que vous avez balisé le document, revenez à la page de l’assistant Document Builder et sélectionnez Télécharger le fichier pour télécharger votre modèle Word balisé. Une fois le fichier chargé, sélectionnez Terminé pour fermer la boîte de dialogue.

Un nom de modèle est automatiquement attribué au fichier téléchargé. Vous pouvez modifier le fichier Nom du fichier généré pour renommer le fichier modèle. 

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Suivant. Dans la page qui s’affiche, sélectionnez Aperçu.

Remarque : vous pouvez sélectionner des données d’enregistrement différentes ou modifier les informations des étapes précédentes, si nécessaire.

Vérifiez votre modèle avec les données d’enregistrement d’exemple sélectionnées, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Accédez à l’onglet Pièce jointe pour afficher le modèle Document Builder. 

Remarque : lorsqu’un modèle Document Builder est ajouté à un modèle d’accord, vous ne pouvez pas créer ou sélectionner un autre modèle Document Builder.

Dans le menu supérieur de la page Lightning d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, sélectionnez Accords.

Dans la page Accords , sélectionnez Nouveau. 

La fenêtre Brouillon de l’accord s’ouvre, comme indiqué ci-dessous.

Dans la page de brouillon du nouvel accord qui s’ouvre, renseignez les informations suivantes selon vos besoins :

1. Sous Destinataires, sélectionnez un rôle de destinataire dans le menu déroulant Signataire.
2. Dans le champ Rechercher des contacts, recherchez le contact du destinataire. Sinon, sélectionnez E-mail dans le menu déroulant et ajoutez l’adresse e-mail du destinataire.
3. Sélectionnez Je dois signer pour vous ajouter en tant que signataire. Sélectionnez Signer en dernier ou Signer en premier pour définir l’ordre de signature par vous-même. Sélectionnez Héberger la signature pour le premier signataire si nécessaire.
4.  Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire.
   
5. Pour définir un mot de passe pour la vérification de l’identité des destinataires, sélectionnez Mot de passe dans le menu déroulant sous Vérification de l’identité. Ensuite, saisissez et confirmez votre mot de passe. 
   Remarque : l’ID de messagerie du destinataire est la méthode par défaut de vérification de l’identité.
6. Vous pouvez éventuellement ajouter un message pour les destinataires de l’accord.
7. Pour ajouter le modèle d’accord Document Builder, sélectionnez Ajouter des fichiers. Dans la boîte de dialogue Ajouter des fichiers qui s’ouvre, cochez la case correspondant au fichier à inclure, puis sélectionnez Ajouter des fichiers.
   Pour ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur, vous pouvez également sélectionner Télécharger depuis mon ordinateur et suivre le workflow.

Sous Options :

1. Pour protéger votre document signé par mot de passe, sélectionnez Protéger par mot de passe le document signé. Attribuez ensuite un mot de passe dans les champs correspondants.
2. Pour définir une échéance, sélectionnez l’icône du calendrier et choisissez une date d’achèvement. 
3. Pour envoyer des rappels aux signataires, sélectionnez une option appropriée du menu déroulant Créer des rappels.  
4. Le cas échéant, sélectionnez une autre langue de destinataire pour l’accord.
5. Sélectionnez le type de signature Signature électronique ou Signature par écrit, selon les besoins.

Pour envoyer l’accord sans prévisualisation, sélectionnez Envoyer. 

Pour prévisualiser l’accord et ajouter des champs de signature, sélectionnez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature. Ensuite, sélectionnez Suivant pour ouvrir l’aperçu.

Dans la fenêtre d’aperçu qui s’ouvre, effectuez une ou plusieurs des actions suivantes, selon vos besoins :

• Pour ajouter les champs de signature pour tous les destinataires, sélectionnez chaque destinataire, puis faites glisser les champs depuis le menu Champs de signature dans le panneau de droite.
• Pour ajouter le titre du signataire, le nom de l’entreprise ou d’autres champs associés, ouvrez le menu déroulant Champs d’infos signataires et ajoutez le champ approprié.
• Pour ajouter des champs de données, ouvrez le menu déroulant Champs de données et ajoutez le type de champ de données souhaité.
• Pour insérer une pièce jointe, ouvrez le menu déroulant Autres champs et faites un glisser-déposer de Pièce jointe. Double-cliquez sur le champ Pièce jointe et remplissez les informations requises dans la boîte de dialogue. Vous pouvez ajouter un hyperlien si nécessaire.
• Pour inclure un tampon de participation ou ajouter un numéro de transaction, ouvrez le menu déroulant Champs de transaction et ajoutez l’option souhaitée.

Une fois que vous avez ajouté tous les champs requis et prévisualisé l’accord, sélectionnez Envoyer.
Vous pouvez sélectionner Enregistrer comme modèle pour enregistrer le modèle en vue de son envoi ultérieur.

Un message s’affiche pour confirmer que votre accord a été envoyé pour signature, comme indiqué ci-dessous. Sélectionnez OK pour revenir à la page Accords.

Dans la page Lightning d’Adobe Acrobat Sign pour Salesforce, sélectionnez l’icône Applications et recherchez l’objet que vous avez utilisé pour créer le modèle Document Builder.

Pour créer un modèle Document Builder dans les instructions ci-dessus, nous avons utilisé l’objet Opportunité.

Dans le résultat de la recherche, sélectionnez Opportunités pour ouvrir la page d’objet Opportunités.

Sous Récemment consultés, double-cliquez sur l’opportunité que vous avez créée pour ouvrir l’enregistrement d’opportunité.

Dans le panneau Accords, ouvrez le menu déroulant Envoyer un accord pour signature et sélectionnez l’accord que vous souhaitez envoyer pour signature.

Dans le brouillon de l’accord, renseignez les informations requises et envoyez l’accord pour signature.

Remarque : pour plus d’informations, suivez les étapes 3 à 8 des instructions d’envoi d’accords via le panneau Accords. 

Accédez au package Adobe Acrobat Sign Document Builder sur l’AppExchange Salesforce et connectez-vous à l’aide de vos identifiants de compte Salesforce.

Sélectionnez Obtenir maintenant.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez l’une des options suivantes :

• Installer dans Production
• Installer dans Sandbox

Remarque : nous vous recommandons vivement de tester chaque installation ou mise à niveau dans l’environnement sandbox.

Lisez les informations sur l’installation et les conditions générales : Cochez ensuite la case J’ai lu et j’accepte les conditions générales, puis sélectionnez Confirmer et installer.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, connectez-vous au compte Salesforce à l’aide de vos informations d’identification.

Dans la page Mettre à niveau Acrobat Sign Document Builder qui s’affiche, sélectionnez Installer pour les administrateurs, puis Mettre à niveau.

Si la fenêtre contextuelle Approuver l’accès de tiers s’affiche, sélectionnez Oui, accorder l’accès à ces sites web tiers, puis Continuer.

Si un message indique que la mise à niveau de cette application prend beaucoup de temps, sélectionnez Terminé pour continuer.

Une fois la mise à niveau terminée, la page Packages installés s’affiche. Vous pouvez consulter la liste d’Acrobat Sign Document Builder pour vérifier la version installée.