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Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur

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Dernière mise à jour le 18 mai 2023 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign

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Documentation du développeur Acrobat Sign

Présentation

L’application Adobe Acrobat Sign pour Salesforce offre des workflows de signature simples qui sont faciles à adopter et à mettre en œuvre pour les particuliers et les entreprises. Vous pouvez utiliser l’application pour :

obtenir des signatures électroniques ou des validations Adobes légitimes pour n’importe quel document directement depuis Salesforce ;
accéder à l’historique des contrats en temps réel et afficher les contrats enregistrés à partir de tout objet ;
suivre les transactions en temps réel dans toute l’entreprise ;
obtenir des mises à jour lorsque les accords sont affichés, signés, annulés ou refusés ;
signer électroniquement dans plus de 20 langues et obtenir un service de télécopie dans plus de 50 pays dans le monde ;
fusionner automatiquement les données Salesforce dans des documents avant de les envoyer pour signature ;
générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce et les envoyer en tant que pièces jointes d’accord à l’aide de Document Builder ;
mapper les données des signataires aux objets Salesforce ;
créer des modèles d’accord réutilisables pour les options d’envoi et activer les boutons d’envoi pour signature afin d’envoyer des accords personnalisés à partir de tout objet Salesforce ;
accéder aux intégrations natives avec Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora Emptoris, etc.

Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur fournit des instructions sur les opérations suivantes :

Création d’accords
- Création d’accords à partir de l’onglet Accords
- Création d’accords à partir des objets Salesforce
Création de modèles d’accord pour des groupes d’utilisateurs spécifiques
Configuration et envoi d’accords
(Pour les administrateurs uniquement) Gestion des accords

Remarque :

Vous utilisez le profil Salesforce Classic ? Voir Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Classic) : Guide de l’utilisateur.

Pour personnaliser les processus afin d’automatiser davantage l’application, consultez le document Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de personnalisation. Pour obtenir de l’aide, vous pouvez contacter votre administrateur Salesforce.

Pour savoir comment générer automatiquement des documents à l’aide des données Salesforce, consultez Acrobat Sign Document Builder pour Salesforce : Guide de l’utilisateur.

Navigateurs pris en charge

Navigateurs	Pris en charge	Limites
Microsoft® Edge	Oui	Oui
Google Chrome™	Oui	Non
Mozilla® Firefox®	Oui	Non
Apple Safari®	Oui	Non

Problèmes connus liés à Microsoft® Edge :

Lors du chargement de la page Accord, une erreur peut s’afficher (semblable à celle illustrée ci-dessous) : « Cette page comporte une erreur. Il est possible que vous deviez l’actualiser. L’action a échoué. »
Lorsque vous procédez à l’envoi puis fermez l’onglet « Réussite » après l’envoi, la page Accord n’est pas actualisée automatiquement pour refléter le statut de l’accord. Elle peut indiquer l’erreur suivante : « Aucune nouvelle fenêtre détectée. Vérifiez les paramètres de blocage des fenêtres contextuelles du navigateur avant de tenter une autre action. Cette page peut maintenant être rechargée. »
Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.
Lorsque vous sélectionnez l’option Rappeler ou Mettre à jour pour les accords en transit, la page de l’accord ne s’actualise pas automatiquement. L’erreur suivante s’affiche : « Cette page comporte une erreur. Vous devrez peut-être l’actualiser. »
Vous pouvez accéder à la page Accord à partir de la liste des accords.

Problèmes connus avec l’application Acrobat Sign pour Salesforce :

Si vous avez activé le partage de comptes dans votre compte Acrobat Sign, les utilisateurs qui ne sont pas inclus dans l’accord ne peuvent pas afficher l’accord dans l’environnement Salesforce, sauf si :

L’accord a été créé à partir d’un modèle de bibliothèque partagée dans la bibliothèque Adobe Acrobat Sign.
Le modèle de bibliothèque est partagé de manière à inclure le lecteur via les paramètres (a) Partagé pour tous les utilisateurs du compte ou (b) Partagé au niveau du groupe, où l’expéditeur et le lecteur se trouvent dans le même groupe.

Remarque : vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Sign pour afficher l’accord.

Création d’accords

Les « accords » sont les objets installés par Acrobat Sign dans Salesforce. Ils permettent de remettre votre document à vos destinataires.

« Destinataire » est le terme générique utilisé pour tout signataire, approbateur ou délégant d’un accord. Toute personne à qui vous envoyez le document pour une action est destinataire.

Les accords peuvent être créés de plusieurs façons différentes, selon le déploiement du package par l’administrateur. Les options courantes sont les suivantes :

Onglet Accords
Objets Salesforce (Contact, Prospect, Opportunité, Compte, etc.)

Pour créer un accord à partir de l’onglet Accords :

Dans le coin supérieur droit de la page Lightning pour Salesforce, sélectionnez l’icône Lanceur d’applications.
Sélectionnez Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.
Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Accords.

L’onglet Accords répertorie tous vos accords.
Sélectionnez Nouveau.

Pour créer un accord à partir d’un objet Salesforce :

Ouvrez l’objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez envoyer l’accord. L’exemple ci-dessous utilise l’objet Contacts pour envoyer l’accord.
Remarque :
Si vous ne voyez pas la liste des accords associés, vous devez l’ajouter comme suit :

Accédez à Configuration > Gestionnaire d’objets, puis recherchez et sélectionnez le libellé Contact.

Dans le panneau de gauche de la page Contact qui s’ouvre, sélectionnez Mises en page.

Dans la liste des mises en page, sélectionnez Mise en page du contact.

Sous la section Mise en page du contact (vente), sélectionnez Listes associées dans le menu de gauche, puis faites glisser les accords vers la section Listes associées.

Une fois le panneau Accords ajouté, sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez revenir à la page Contact de l’objet Salesforce et l’actualiser. La liste associée à l’accord s’affiche à présent.
Dans l’onglet Associé, sélectionnez Nouveau dans la section Accords.

Création de modèles d’accord pour des groupes d’utilisateurs spécifiques

Les administrateurs Acrobat Sign pour Salesforce peuvent créer des modèles d’accord pour des groupes d’utilisateurs spécifiques au sein de leur organisation. Ils peuvent ainsi définir et dicter les propriétés liées à l’accord, telles que les documents disponibles, les workflows, le branding, les rôles des destinataires, les méthodes d’authentification, la sécurité des PDF et bien plus encore, pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Un modèle d’accord associé à un groupe d’utilisateurs ne peut être utilisé que par les membres de ce groupe.

Les membres de groupes d’utilisateurs peuvent également créer et envoyer des accords au nom de l’un de leurs groupes ou en tant qu’expéditeur individuel.

Étape 1 : les administrateurs Acrobat Sign doivent remplir les conditions préalables suivantes :

Le paramètre Prise en charge des groupes Acrobat Sign est activé. Pour ce faire, connectez-vous à votre compte Acrobat Sign à l’aide de vos identifiants d’administrateur, puis accédez à Compte > Paramètres du compte > Paramètres généraux. Sur la page Paramètres généraux, recherchez le paramètre Utilisateurs dans plusieurs groupes et assurez-vous qu’il est activé.
Le compte d’administrateur Acrobat Sign comporte des groupes d’utilisateurs existants auxquels des utilisateurs sont affectés. Découvrez comment procéder à la Création et modification de groupes d’utilisateurs.
Les administrateurs sont membres des groupes d’utilisateurs auxquels ils souhaitent associer les modèles d’accord spécifiques.

Étape 2 : activez la prise en charge des groupes Acrobat Sign dans l’environnement Salesforce. Pour ce faire, procédez comme suit :

Dans le coin supérieur droit de la page Salesforce Lightning, sélectionnez Configuration.
Sur la page Configuration, sélectionnez Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
Recherchez Paramètres de groupe Adobe Acrobat Sign, puis sélectionnez Gérer.
Sur la page Paramètres de groupe Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Nouveau.
Sur la page qui s’ouvre, cochez la case Prise en charge des groupes Acrobat Sign.

Pour verrouiller votre organisation dans un seul groupe Sign, saisissez un nom de groupe dans le champ Nom du groupe Acrobat Sign verrouillé.

Remarque : pour pouvoir associer des modèles d’accord à des groupes Sign spécifiques, ne verrouillez pas votre organisation à un seul groupe Acrobat Sign.
Sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : associez les modèles d’accord aux groupes Acrobat Sign selon vos besoins :

Création d’un modèle d’accord.
Sous Détails du modèle, sélectionnez le menu déroulant Qui peut envoyer le présent accord, puis sélectionnez un groupe auquel vous souhaitez associer votre accord.
Remarque : l’option par défaut Tout utilisateur du compte Sign lié permet à tout utilisateur d’envoyer l’accord à partir de n’importe quel groupe dont il est membre.
Définissez d’autres propriétés pour le modèle auquel vous souhaitez que le groupe d’utilisateurs adhère et enregistrez le modèle d’accord.

Vous associez ainsi le modèle d’accord au groupe d’utilisateurs sélectionné. Le modèle ne peut être utilisé que par les membres du groupe sélectionné. L’accord est ensuite envoyé au nom de l’ensemble du groupe.

Configuration et envoi d’accords

Une fois que vous avez ouvert l’accord en mode Brouillon, vous devez le configurer pour définir le groupe d’expéditeurs, les destinataires, la nature de l’accord, les documents à envoyer pour signature et d’autres paramètres, si nécessaire.

A. Ordre de signature du destinataire B. Rôle du destinataire C. Type de destinataire D. Champ Recherche de destinataire E. Outil de message privé

Dans le menu déroulant Envoyer depuis, sélectionnez l’expéditeur de votre choix parmi les options disponibles.
- Si vous êtes membre de plusieurs groupes d’utilisateurs, la liste Envoyer depuis affiche tous vos groupes et le groupe par défaut de votre organisation.
- Si vous n’êtes membre d’aucun groupe d’utilisateurs, la liste Envoyer depuis affiche uniquement le groupe par défaut.
- Si vous utilisez un modèle d’accord ayant un groupe d’expéditeurs prédéfini, vous ne pouvez envoyer l’accord qu’au nom de ce groupe spécifique.
Sous Destinataires, configurez les champs suivants :
- A indique l’ordre de signature du destinataire. Une fois tous les destinataires ajoutés, vous pouvez faire glisser une ligne vers le haut ou le bas pour modifier l’ordre de signature.
- B indique le rôle des destinataires. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez le rôle souhaité pour le destinataire :
  
  Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature à valeur légale.
  
  Approbateurs : destinataires qui doivent réviser et approuver le document, mais qui ne sont pas tenus de le signer légalement.
  
  Accepteurs : destinataires qui doivent accuser réception de l’accord sans le signer formellement.
  
  Chargés du remplissage des formulaires : destinataires qui doivent remplir le contenu de formulaires pendant le processus de signature.
  
  Destinataires certifiés : destinataires qui n’ont pas besoin de signer ou de remplir les champs de formulaire, mais qui peuvent être invités à déléguer, refuser ou accuser réception de l’accord.
  
  Délégants : destinataires qui doivent déléguer leur rôle à une autre partie. Il existe une option de délégant pour chacun des rôles ci-dessus (lorsque cette option est activée par l’administrateur SFDC).
- C indique le type de destinataire. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez l’une des options suivantes :
  
  Contact : tout contact dans Salesforce.
  
  Prospect : tout prospect dans Salesforce.
  
  Utilisateur : tout utilisateur de Salesforce dans votre organisation Salesforce.
  
  Groupe : ensemble d’utilisateurs d’un rôle Salesforce devant signer ou approuver. Les administrateurs doivent définir les groupes disponibles.
  
  Adresses e-mail : destinataires qui ne sont pas répertoriés actuellement dans Salesforce en tant que l’un des autres types d’objets.
- D indique le champ de recherche de destinataire. Une fois que vous avez sélectionné un type de destinataire, saisissez le nom ou l’identifiant approprié pour rechercher le destinataire ou entrez les détails.
- E indique l’outil permettant d’écrire un message privé pour le destinataire. Sélectionnez pour tout destinataire, puis, dans la boîte de dialogue qui s’affiche, rédigez un message et sélectionnez Enregistrer.
  Un message privé est remis uniquement au destinataire marqué. En l’absence d’ajout, le destinataire reçoit le message d’accord par défaut.
- Pour supprimer une entrée de destinataire, sélectionnez X pour le destinataire que vous souhaitez supprimer.
- Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire et remplissez les informations requises dans la ligne qui s’affiche.
- Pour vous ajouter en tant que destinataire, sélectionnez M’ajouter. Une ligne contenant vos informations est ajoutée.
- Pour envoyer une copie de l’accord à d’autres personnes, sélectionnez Ajouter Cc, puis, dans le champ Cc qui s’affiche, ajoutez les adresses e-mail souhaitées.
Sélectionnez le menu déroulant Vérification de l’identité, puis l’un des types de vérifications ci-dessous que vous souhaitez inclure pour tous les destinataires :
- Adresse e-mail (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.
- Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué séparément aux destinataires.
- KBA (États-Unis uniquement) : l’authentification fondée sur les connaissances exige que le destinataire saisisse son numéro de sécurité sociale, puis réponde à quelques questions non triviales en fonction de la base de données publique.
- Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui reçoit alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.
- Pièce d’identité officielle : oblige le destinataire à fournir une image d’un passeport, d’une pièce d’identité officielle ou d’un permis de conduire. L’option Pièce d’identité officielle demande à l’utilisateur de faire un selfie pour le comparer à la photo du document d’identité fourni.
Remarque :

Vous pouvez configurer Adobe Acrobat Sign pour activer une méthode de vérification unique pour chaque destinataire. Une fois cette option activée, l’option de vérification pour chaque destinataire s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
Pour modifier le nom de l’accord, sélectionnez le champ sous Détails et indiquez un autre nom.
Dans le champ Message, saisissez un message que vous souhaitez envoyer à tous les destinataires.
Pour associer explicitement l’accord à un compte, une opportunité ou un contrat, recherchez le contact dans les champs appropriés, comme indiqué ci-dessous.
Pour inclure d’autres options de workflow, configurez les champs suivants sous Options :
- Protéger document signé par mot de passe : cochez la case, puis saisissez un mot de passe dans les champs qui s’affichent. Le mot de passe donné est obligatoire pour afficher le PDF final.
- Échéance : sélectionnez l’icône de calendrier et définissez une date d’expiration du document (annulation automatique).
- Créer des rappels : choisissez une option de fréquence de rappel dans le menu déroulant pour envoyer des rappels par e-mail aux destinataires. Un e-mail de rappel est envoyé uniquement aux destinataires actuels.
- Langue du destinataire : ouvrez le menu déroulant et sélectionnez une langue pour le modèle d’e-mail et les instructions à l’écran pour l’accord.
- Type de signature : sélectionnez l’une des options suivantes :
  
  Signature électronique pour obtenir des signatures électroniques.
  
  Signature par écrit pour envoyer l’accord avec une page de garde et des instructions pour imprimer, signer et charger l’accord de nouveau vers Adobe Acrobat Sign.
Pour inclure un ou plusieurs fichiers à faire signer :
1. Sélectionnez Charger des fichiers. Vous pouvez également glisser-déposer le fichier dans le champ sous Fichiers.
2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des fichiers qui s’ouvre, sélectionnez un fichier à faire signer. Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à partir des emplacements sources suivants :
  
  Fichiers et gestion de la relation client Salesforce
  
  Documents Salesforce
  
  Bibliothèque Acrobat Sign (doit être activée par l’administrateur SFDC)
  
  Votre ordinateur (Salesforce limite la taille des fichiers chargés à ~ 700 Ko)
3. Sélectionnez Ajouter des fichiers.
Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs documents à l’accord. Les accords comptant plusieurs documents les présentent aux destinataires dans l’ordre dans lequel vous les avez répertoriés. Pour réorganiser la pile, faites glisser la sélection vers le haut ou vers le bas.
Pour prévisualiser l’accord et ajouter des champs de signature, cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.

Le bouton Envoyer se transforme alors en bouton Suivant.
Sélectionnez Suivant.
Dans la fenêtre d’aperçu de l’accord qui s’ouvre :
1. Sous Destinataire, sélectionnez un nom de destinataire, puis glissez-déposez le champ de signature requis sur l’accord.
2. De même, ajoutez des champs de signature pour chaque destinataire.
3. Si nécessaire, ajoutez des champs d’informations sur le signataire, des champs de données ou d’autres champs.
4. Vérifiez les détails de l’accord.
5. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer pour envoyer l’accord aux destinataires.

Recherche et gestion d’accords

L’intégration Acrobat Sign pour Salesforce associe vos accords à un objet Salesforce de manière significative. Par exemple, lorsque vous envoyez un accord de confidentialité à un contact, cet accord est répertorié sur cette page Contacts. De même, si vous envoyez un accord à un destinataire à partir d’un objet Opportunité, les objets Destinataire et Opportunité affichent l’accord dans leurs listes.

Si un accord est orphelin dans le système, il est répertorié dans l’onglet Accords. La liste figurant sous Accords affiche les accords que vous êtes autorisé à consulter.

Acrobat Sign pour Salesforce vous permet également d’envoyer et de gérer des accords via le panneau Accords et la liste des accords. Vous pouvez ajouter des composants AgreementPanel (ou AgreementPanel-wide) et AgreementList à n’importe quel objet Salesforce et les utiliser pour envoyer et gérer des accords pour n’importe quel enregistrement au sein de cet objet.

Sélectionnez l’onglet Accords dans le menu supérieur.
L’onglet Accords affiche la liste des accords récemment consultés. Pour afficher tous les accords, sélectionnez le menu déroulant Récemment consultés, puis Tous.
Dans la liste des accords, sélectionnez celui que vous souhaitez gérer et effectuez l’une des actions répertoriées ci-dessous dans la barre d’actions supérieure :
- Pour modifier le propriétaire de l’accord, sélectionnez Modifier le propriétaire. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez un autre utilisateur, puis Envoyer.
- Pour importer des données dans l’accord, sélectionnez Importer. Dans la fenêtre qui s’ouvre, fournissez les détails et suivez le workflow.
- Pour annuler l’accord, sélectionnez Annuler l’accord. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Envoyer.
  L’accord est arrêté, et son statut défini sur Annulé.
- Pour supprimer l’accord, sélectionnez Supprimer l’accord. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Envoyer.
  L’enregistrement de l’accord est supprimé de Salesforce.
Pour mettre à jour l’accord ou envoyer un rappel ou l’accord, sélectionnez le menu déroulant dans la barre d’actions supérieure et sélectionnez l’option appropriée.
Pour remplacer les signataires de l’accord :
1. Ouvrez l’accord.
2. Pour le signataire que vous souhaitez remplacer, sélectionnez Remplacer le destinataire.
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez un autre signataire et rédigez un message.
4. Sélectionnez Remplacer.

Sélectionnez l’onglet Gérer les accords pour ouvrir le portail des accords dans votre compte Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous. Tous les accords associés à votre ID utilisateur (adresse e-mail) s’affichent.

Dans certains cas, Salesforce rend les accords consultables en fonction du contexte et des utilisateurs. Toutefois, la plupart des administrateurs suppriment cet onglet pour gérer toutes les activités dans Salesforce.

Vous pouvez afficher et gérer les accords à partir des composants AgreementPanel et AgreementList.

Remarque : si vous ne voyez pas le panneau Accords ou la liste des accords sur la page d’enregistrement d’un objet Salesforce, découvrez comment ajouter des composants AgreementPanel et AgreementList.

Une liste d’accords sur une page d’enregistrement affiche tous les accords envoyés à partir de cet enregistrement.

Vous pouvez gérer les accords à partir du panneau Accords en procédant comme suit :

Pour modifier un accord existant, ouvrez le menu déroulant de l’accord et effectuez l’action souhaitée.
Pour envoyer un nouvel accord à partir de l’enregistrement, ouvrez la boîte de dialogue Envoyer et sélectionnez un modèle parmi ceux disponibles ou sélectionnez Nouvel accord pour créer un accord.

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