Adobe Acrobat Sign pour Salesforce (profil Lightning) : Guide de l’utilisateur

Sous Destinataires, configurez les champs suivants :

• A indique l’ordre de signature du destinataire. Une fois tous les destinataires ajoutés, vous pouvez faire glisser une ligne vers le haut ou le bas pour modifier l’ordre de signature. 
• B indique le rôle des destinataires. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez le rôle souhaité pour le destinataire : 
  • Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature à valeur légale.
  • Approbateurs : destinataires qui doivent réviser et approuver le document, mais qui ne sont pas tenus de le signer légalement.
  • Accepteurs : destinataires qui doivent accuser réception de l’accord sans le signer formellement.
    
  • Chargés du remplissage des formulaires : destinataires qui doivent remplir le contenu de formulaires pendant le processus de signature.
    
  • Destinataires certifiés : destinataires qui n’ont pas besoin de signer ou de remplir les champs de formulaire, mais qui peuvent être invités à déléguer, refuser ou accuser réception de l’accord.
  • Délégants : destinataires qui doivent déléguer leur rôle à une autre partie. Il existe une option de délégant pour chacun des rôles ci-dessus (lorsque cette option est activée par l’administrateur SFDC).

• C indique le type de destinataire. Ouvrez le menu déroulant et sélectionnez l’une des options suivantes : 
  • Contact : tout contact dans Salesforce.
  • Prospect : tout prospect dans Salesforce.
  • Utilisateur : tout utilisateur de Salesforce dans votre organisation Salesforce.
  • Groupe : ensemble d’utilisateurs d’un rôle Salesforce devant signer ou approuver. Les administrateurs doivent définir les groupes disponibles. 
  • Adresses e-mail : destinataires qui ne sont pas répertoriés actuellement dans Salesforce en tant que l’un des autres types d’objets.

• D indique le champ de recherche de destinataire. Une fois que vous avez sélectionné un type de destinataire, saisissez le nom ou l’identifiant approprié pour rechercher le destinataire ou entrez les détails.
• E indique l’outil permettant d’écrire un message privé pour le destinataire. Sélectionnez  pour tout destinataire, puis, dans la boîte de dialogue qui s’affiche, rédigez un message et sélectionnez Enregistrer. 
  Un message privé est remis uniquement au destinataire marqué. En l’absence d’ajout, le destinataire reçoit le message d’accord par défaut.
  
• Pour supprimer une entrée de destinataire, sélectionnez X pour le destinataire que vous souhaitez supprimer.
• Pour ajouter d’autres destinataires, sélectionnez Ajouter un destinataire et remplissez les informations requises dans la ligne qui s’affiche.
• Pour vous ajouter en tant que destinataire, sélectionnez M’ajouter. Une ligne contenant vos informations est ajoutée.
• Pour envoyer une copie de l’accord à d’autres personnes, sélectionnez Ajouter Cc, puis, dans le champ Cc qui s’affiche, ajoutez les adresses e-mail souhaitées. 

Sélectionnez le menu déroulant Vérification de l’identité, puis l’un des types de vérifications ci-dessous que vous souhaitez inclure pour tous les destinataires : 

• Adresse e-mail (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.
• Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué séparément aux destinataires.
• Identité sociale : authentification auprès d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.
• KBA (États-Unis uniquement) : l’authentification fondée sur les connaissances exige que le destinataire saisisse son numéro de sécurité sociale, puis réponde à quelques questions non triviales en fonction de la base de données publique.
• Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui reçoit alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.
• Pièce d’identité officielle : oblige le destinataire à fournir une image d’un passeport, d’une pièce d’identité officielle ou d’un permis de conduire. L’option Pièce d’identité officielle demande à l’utilisateur de faire un selfie pour le comparer à la photo du document d’identité fourni.

Pour modifier le nom de l’accord, sélectionnez le champ sous Détails et indiquez un autre nom.

Dans le champ Message, saisissez un message que vous souhaitez envoyer à tous les destinataires.

Pour associer explicitement l’accord à un compte, une opportunité ou un contrat, recherchez le contact dans les champs appropriés, comme indiqué ci-dessous.

Pour inclure d’autres options de workflow, configurez les champs suivants sous Options :

• Protéger document signé par mot de passe : cochez la case, puis saisissez un mot de passe dans les champs qui s’affichent. Le mot de passe donné est obligatoire pour afficher le PDF final.
• Échéance : sélectionnez l’icône de calendrier et définissez une date d’expiration du document (annulation automatique). 
• Créer des rappels : choisissez une option de fréquence de rappel dans le menu déroulant pour envoyer des rappels par e-mail aux destinataires. Un e-mail de rappel est envoyé uniquement aux destinataires actuels.
• Langue du destinataire : ouvrez le menu déroulant et sélectionnez une langue pour le modèle d’e-mail et les instructions à l’écran pour l’accord.
• Type de signature : sélectionnez l’une des options suivantes :
  • Signature électronique pour obtenir des signatures électroniques.
  • Signature par écrit pour envoyer l’accord avec une page de garde et des instructions pour imprimer, signer et charger l’accord de nouveau vers Adobe Acrobat Sign.

Pour inclure un ou plusieurs fichiers à faire signer :

1. Sélectionnez Charger des fichiers. Vous pouvez également glisser-déposer le fichier dans le champ sous Fichiers.
   
2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des fichiers qui s’ouvre, sélectionnez un fichier à faire signer. Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers à partir des emplacements sources suivants :
   • Fichiers et gestion de la relation client Salesforce
   • Documents Salesforce
   • Bibliothèque Acrobat Sign (doit être activée par l’administrateur SFDC)
   • Votre ordinateur (Salesforce limite la taille des fichiers chargés à ~ 700 Ko)
3. Sélectionnez Ajouter des fichiers.

Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs documents à l’accord. Les accords comptant plusieurs documents les présentent aux destinataires dans l’ordre dans lequel vous les avez répertoriés.  Pour réorganiser la pile, faites glisser la sélection vers le haut ou vers le bas.

Pour prévisualiser l’accord et ajouter des champs de signature, cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.

Le bouton Envoyer se transforme alors en bouton Suivant.

Sélectionnez Suivant. 

Dans la fenêtre d’aperçu de l’accord qui s’ouvre :

1. Sous Destinataire, sélectionnez un nom de destinataire, puis glissez-déposez le champ de signature requis sur l’accord.
2. De même, ajoutez des champs de signature pour chaque destinataire.
3. Si nécessaire, ajoutez des champs d’informations sur le signataire, des champs de données ou d’autres champs.
4. Vérifiez les détails de l’accord.
5. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer pour envoyer l’accord aux destinataires.