Acrobat Sign pour Salesforce : configuration du package

Présentation

Bienvenue dans le guide complet de configuration du package « Acrobat Sign pour Salesforce ». Ce document vous fournit des instructions pas à pas pour configurer et optimiser facilement l’intégration entre Adobe Acrobat Sign et Salesforce. En tirant parti des puissantes fonctionnalités des deux plateformes, vous pouvez simplifier vos processus de signature documentaire et améliorer votre productivité.

Adobe Acrobat Sign offre un large éventail d’options de configuration facultatives visant à améliorer votre expérience de signature électronique. Reportez-vous aux rubriques suivantes pour en savoir plus :

• Contrôle des accès Adobe Acrobat Sign
• Activation des paramètres Salesforce
• Accès à l’environnement Acrobat Sign Sandbox
• Ajout de l’objet Accords aux mises en page
• Activation des rôles Délégant pour les destinataires
• Ajout d’accords à d’autres objets Salesforce
• Activation des méthodes avancées d’authentification d’identité
  • Dans Acrobat Sign
  • Pour chaque destinataire dans Acrobat Sign
  • Dans Salesforce
  • Pour les destinataires internes dans Salesforce
• Octroi d’accès à des profils supplémentaires
• Mise à jour des adresses e-mail ou des mots de passe
• Activation/désactivation de la collection Analytics (pour Commerce Cloud uniquement)

Pour en savoir plus sur les configurations facultatives et utiles, consultez le document Guide de configuration avancée.

Contrôle des accès Adobe Acrobat Sign

Les objets personnalisés inclus dans le package Adobe Acrobat Sign pour Salesforce ont un niveau d’accès par défaut « Privé » au niveau de l’organisation. Ce paramètre par défaut est mis en œuvre pour garantir le respect des directives de sécurité Salesforce et maintenir des niveaux de sécurité adaptés.

En tant qu’administrateur, il est essentiel de bien lire et comprendre le Partage au niveau des enregistrements de Salesforce et autres modèles d’autorisation. 

Si les exigences de votre entreprise nécessitent un environnement moins restrictif, vous avez la possibilité d’effectuer des ajustements. Voici comment vous pouvez y parvenir :

1. Accédez à Configuration > Sécurité > Paramètres de partage.
2. Modifiez l’autorisation de partage des objets en fonction de vos besoins, en la définissant sur Lecture/écriture publique si nécessaire.
3. Sélectionnez Enregistrer.

En définissant les objets sur l’accès « Public », tous les utilisateurs authentifiés peuvent afficher et modifier les enregistrements. Cependant, au lieu de modifier les paramètres par défaut à l’échelle de l’organisation, nous vous recommandons d’utiliser d’autres mécanismes tels que la hiérarchie des rôles, les groupes, les autorisations de profil et les jeux d’autorisations pour obtenir le contrôle d’accès souhaité.

Ces méthodes alternatives offrent un contrôle plus détaillé de l’accès aux enregistrements, garantissant ainsi un environnement bien structuré et sécurisé au sein de votre instance Salesforce.

Activation des paramètres Salesforce

Les paramètres suivants ne sont pas propres à l’application Acrobat Sign pour Salesforce, mais ce sont des ressources qui y sont utilisées :

• Application vulnérable au détournement de clic
• Attribut HttpOnly non défini sur les cookies sensibles
• HTTPS Strict Transport Security (HSTS) non appliqué
  

Il est important de noter que toute modification apportée à ces paramètres aura un impact sur l’ensemble de l’organisation, y compris sur les autres applications installées dans l’organisation, ainsi que sur le code personnalisé. Par conséquent, Adobe Acrobat Sign ne souhaite pas remplacer les paramètres configurés par l’administrateur.

Toutefois, nous vous recommandons vivement d’activer ces paramètres pour les raisons suivantes :

Lien vers l’environnement Acrobat Sign Sandbox 

Le package Acrobat Sign pour Salesforce a été mis à jour pour inclure la prise en charge de l’environnement Acrobat Sign Sandbox. Cette amélioration permet aux administrateurs de tester les configurations de package et les workflows avant de les déployer en production.

Contactez votre gestionnaire de succès client si votre organisation ne peut pas accéder à Acrobat Sign Sandbox.

Pour créer un lien vers l’environnement Acrobat Sign Sandbox :

Ajout de l’objet Accords aux mises en page

Vous pouvez améliorer la convivialité d’Adobe Acrobat Sign en ajoutant l’objet Accord aux mises en page. Les utilisateurs doivent surtout interagir avec l’objet Accord lors de l’envoi de documents pour signature.

Activation des rôles Délégant pour les destinataires

Les rôles Délégant sont des rôles réservés pour les situations où vous savez que quelqu’un devra interagir avec l’accord, mais ne pouvez pas déterminer qui sera le client au moment de l’envoi de l’accord.  Le délégant n’est pas tenu d’effectuer une action. Aucun champ n’est donc disponible lorsqu’il reçoit le document.  Une fois l’accord délégué, le délégué aura un accès complet à tous les champs désignés pour son accès.

Il existe des options de délégant pour chacun des cinq rôles standard (signataire, approbateur, accepteur, chargé de remplissage des formulaires et destinataire certifié).

Pour activer les rôles Délégant :

Ajout d’accords à d’autres objets Salesforce

Vous pouvez associer des accords Adobe Acrobat Sign à des objets Salesforce de votre choix (objets standard ou personnalisés). Vous pouvez ainsi créer des accords liés à ces objets et afficher tous les accords associés sur la page de ces objets.

Pour associer des accords à un objet, procédez comme suit :

Activation des méthodes avancées d’authentification d’identité

D’un point de vue juridique, l’authentification auprès d’un compte de messagerie (et donc de l’URL de signature dans le courrier électronique) est suffisante pour capturer une signature obligatoire. Dans de nombreux cas, un second facteur d’authentification est toutefois souhaité pour l’identité du signataire.

Adobe Acrobat Sign propose les méthodes de vérification de l’identité à deux facteurs (les clients basés aux États-Unis disposent de cinq options lorsque l’authentification KBA est incluse) suivantes :

• Mot de passe (méthode activée par défaut) : les destinataires saisissent un mot de passe pour consulter et signer l’accord. Le mot de passe doit être communiqué séparément aux destinataires. Activée par défaut
• Authentification par téléphone : les destinataires reçoivent un SMS ou un appel téléphonique automatique indiquant le code requis. Ce système implique un coût par transaction. Ce paramètre est désactivé par défaut.
• Authentification par pièce d’identité officielle : les destinataires transmettent l’image d’un passeport, d’un permis de conduire ou d’une pièce d’identité officielle. Ce système implique un coût par transaction. Ce paramètre est désactivé par défaut et doit être activé par votre gestionnaire de succès client dans le système Acrobat Sign.
• Authentification basée sur les connaissances : les destinataires répondent à des questions provenant de bases de données accessibles au public pour vérifier leur identité. Ce système implique un coût par transaction. Ce paramètre s’applique uniquement aux utilisateurs basés aux États-Unis et il est désactivé par défaut.

Vous pouvez appliquer la même méthode d’authentification pour tous les signataires ou définir une vérification par destinataire.

Vous pouvez également spécifier différentes méthodes d’authentification pour les destinataires internes (dont l’adresse électronique est incluse dans votre compte Acrobat Sign) et pour les destinataires externes (dont l’adresse électronique n’est pas incluse dans votre compte Acrobat Sign).

Remarque : dans la mesure où les authentifications par téléphone, par pièce d’identité officielle et KBA impliquent un coût par transaction, elles ne doivent être activées que si le contrat autorise leur utilisation.

Octroi d’accès à des profils supplémentaires

Au cours de l’installation, vous avez peut-être autorisé uniquement les administrateurs à accéder à Adobe Acrobat Sign pour Salesforce.

Pour étendre l’accès à d’autres profils utilisateur, reportez-vous à Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Octroi d’accès à des utilisateurs/profils supplémentaires.

Mise à jour des adresses e-mail ou du mot de passe

Modification du mot de passe du compte administrateur

Si le mot de passe ou le nom d’utilisateur Salesforce a été modifié pour le compte associé à Adobe Acrobat Sign pour votre organisation Salesforce, n’oubliez pas de le mettre à jour afin que les mises à jour d’état continuent à fonctionner correctement pour les accords de votre organisation.

1. Accédez à la page Administrateur Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Activer les mises à jour d’état automatiques.
2. Sélectionnez Activer.
3. À l’invite, autorisez l’accès à Adobe Acrobat Sign.

Mise à jour des adresses e-mail des utilisateurs dans Adobe Acrobat Sign

Si un utilisateur de votre organisation Salesforce voit son adresse e-mail modifiée, celle-ci doit être également changée dans Adobe Acrobat Sign.

Les utilisateurs Acrobat Sign peuvent modifier leurs adresses e-mail. Découvrez comment modifier une adresse e-mail dans Acrobat Sign.

Les administrateurs de compte Acrobat Sign peuvent également modifier les adresses e-mail des utilisateurs à l’aide de la fonctionnalité de mise à jour par lot. Découvrez comment effectuer des mises à jour par lot dans Acrobat Sign.

Activation/désactivation de la collection Analytics (pour Commerce Cloud uniquement)

Un paramètre Analytics facultatif est implémenté pour permettre à Adobe Acrobat Sign de collecter les données d’utilisation afin d’améliorer le produit. Ces données ne sont utilisées qu’à des fins de développement et non à des fins de marketing.

Notez les points suivants :

• Le paramètre Analytics est activé par défaut pour la plupart des clients.
  
• Le paramètre Analytics est désactivé par défaut pour les clients du Canada et de l’Union européenne.
• Vous pouvez désactiver/activer le paramètre Analytics en sélectionnant Paramètres d’Analytics dans l’onglet Administrateur Adobe Acrobat Sign.
• Seuls les utilisateurs Commerce Cloud peuvent désactiver ou activer le paramètre Analytics. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour Government Cloud.