Generieren von PDF-Ausgabe

Die Generierung von PDF-Ausgabe hilft Ihnen dabei, Ihre Projektausgabe Benutzern zur Verfügung zu stellen. Adobe PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat zum Anzeigen, Freigeben und Drucken von Inhalten. PDFs behalten Schriftarten, Bilder und Layout von Inhalten, die mit verschiedenen Anwendungen und Plattformen erstellt wurden, bei. Sie sind kompakt, mit Links leicht zu navigieren und effektiv für Druck-Workflows.

Konfigurieren einer PDF-Ausgabevorgabe

Der erste Schritt beim Generieren der Ausgabe eines RoboHelp-Projekts besteht darin, eine Ausgabeeinstellung zu erstellen und dann die verschiedenen Einstellungen dafür zu konfigurieren. Sie können die folgenden Einstellungen verwenden, um eine PDF-Ausgabevorgabe zu konfigurieren:

Allgemein

Verwenden Sie die folgenden Optionen, um grundlegende Ausgabeeinstellungen anzugeben, z. B. Ausgabepfad, Sprache und mehr.

Ausgabepfad Geben Sie einen Speicherort für die Ausgabe an. Um einen Speicherort auszuwählen, klicken Sie auf .  Stellen Sie sicher, dass sich der Ausgabepfad NICHT im Projektordner befindet. 

Ausgabepfad relativ zum Projekt speichern: Wenn diese Option aktiviert ist und Sie zum Ausgabepfad navigieren, ist der Pfad zur Ausgabe nun ein relativer statt ein absoluter Wert. 

Sprache Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Sprache aus. Die ausgewählte Sprache wird dann für Beschriftungen von Index-, Glossar- und Silbentrennungsregeln in Ihrer Ausgabe verwendet.Bindestriche trennen Wörter, sodass sie in die nächste Zeile umbrochen werden. Geben Sie diese Einstellung an, wenn Sie die in den Projekteinstellungen angegebene Sprache ändern möchten. 

Skript nach der Generierung Um Ihr benutzerdefiniertes Skript nach der Ausgabegenerierung auszuführen, wählen Sie die .js-Skriptdatei in der Dropdownliste aus. Die in der Liste angezeigten JS-Dateien stammen aus dem Skriptordner Ihrer RoboHelp-App-Daten.

Inhalt

Geben Sie mit den folgenden Optionen inhaltsbezogene Ausgabeeinstellungen an, z. B. Einstellungen für Inhaltsverzeichnis, referenzierte Themen, Bedingungsausdruck, Variablensatz und Einschließen von Erweiterungs- und Dropdowntext.

Inhaltsverzeichnis Wählen Sie in der Dropdownliste das Inhaltsverzeichnis aus, das in der Ausgabe enthalten sein soll. Diese Dropdownliste zeigt die in Ihrem Projekt verfügbaren Inhaltsverzeichnisse an. Das erste Inhaltsverzeichnis in dieser Dropdownliste ist standardmäßig ausgewählt.

Der Satz von Dateien und ihre Referenzen, die im ausgewählten Inhaltsverzeichnis enthalten sind, werden in der generierten Ausgabe angezeigt. Buchbezogene Funktionen wie Titelblatt, hinteres Deckblatt usw. finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Inhaltsverzeichnissen.

Alle referenzierten Themen einschließen Schließt alle Themen ein, die nicht Teil des Inhaltsverzeichnisses sind, aber von Themen des Inhaltsverzeichnisses referenziert werden. Deaktivieren Sie diese Option, um die referenzierten Themen von der Word-Dokumentausgabe auszuschließen.Alle referenzierten Themen werden gruppiert und am Ende hinzugefügt.

Bedingungsausdruck Geben Sie mithilfe der Dropdownliste den Bedingungsausdruck für Ihre Ausgabe an. Mit dieser Einstellung können Sie Inhalte abhängig vom gewünschten Ausgabetyp oder von der Benutzerbasis einfach ein- oder ausschließen. Klicken Sie auf , um den ausgewählten Bedingungsausdruck zu bearbeiten. Sie können in der Dropdown-Liste auch „Keine“ auswählen, um keinen Bedingungsausdruck anzugeben.

Variablensatz Geben Sie mithilfe der Dropdown-Liste den Variablensatz an, der in dieser Ausgabe verwendet werden soll. In der Dropdown-Liste können Sie <Standardvariablensatz> auswählen, um den Standardvariablensatz des Projekts zu verwenden.Mit Variablensätzen können Sie die ausgabenspezifische Verwendung von Variablen implementieren. Sie können beispielsweise verschiedene Variablensätze zum Generieren von Ausgaben für Kunden und interne Benutzer verwenden.

Inhalt des Expanding-Texts einbeziehen Wählen Sie diese Option, um Expanding-Text in Ihre PDF-Ausgabe aufzunehmen. Andernfalls wird nur der Expanding-Text-Titel in die Ausgabe aufgenommen. Bei Auswahl dieser Option wird der Expanding-Text in der erweiterten Form in der generierten PDF-Datei angezeigt.

Inhalt des Dropdowntexts einbeziehen Wählen Sie diese Option, um Dropdowntext in Ihre PDF-Ausgabe aufzunehmen. Andernfalls wird nur der Dropdowntext-Titel in die Ausgabe aufgenommen. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Dropdown-Text in der generierten PDF-Datei angezeigt.

Metadaten

Die Metadatenoptionen enthalten Informationen über das Dokument und seinen Inhalt, z. B. Name des Autors, Schlüsselwörter, Copyright-Informationen und andere Datenfelder.

Wählen Sie in den Ausgabevorgaben PDF > Metadaten aus, um Metadatenoptionen hinzuzufügen und anzupassen. 

Namen und Werte für Metadaten angeben

1.  Fügen Sie einen Namen hinzu, indem Sie ihn in der Dropdownliste auswählen, oder fügen Sie benutzerdefinierte Metadaten hinzu, indem Sie direkt im Namensfeld eine Eingabe machen.
2. Geben Sie den Wert für die Metadaten ein und klicken Sie auf das „+“-Symbol.
   Die Metadaten werden der Liste der Metadaten für die PDF hinzugefügt. 

XMP-Datei bereitstellen

Metadatenfelder können direkt durch den Import einer XMP (Extensible Metadata Platform)-Datei ausgefüllt werden. Hier können Sie eine Beispiel-XMP-Datei herunterladen.

Alternativ können Sie eine XMP-Datei mit Adobe Acrobat generieren.

1. Klicken Sie in Acrobat auf Datei > Eigenschaften.
2. Klicken Sie unter Beschreibung auf Zusätzliche Metadaten.
3. Wählen Sie im linken Bereich Erweitert. Klicken Sie auf Speichern.
   XMP-Datei auf Gerät gespeichert.

Layout

Geben Sie mit den folgenden Optionen die Seitenspezifikationen (Größe, Ausrichtung, Randeinstellungen usw.) an.

Seitengröße Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine gewünschte Seitengröße für Ihre Ausgabe aus. Sie können aus Optionen wie z. B. A4 und A3, Brief und mehr wählen. Sie können auch Benutzerdefiniert auswählen, um Ihre eigene Seitenbreite und Seitenhöhe (mm (Millimeter), px (Pixel), in (Zoll), cm (Zentimeter), pt (Punkte)) anzugeben. Standardmäßig verwendet RoboHelp Millimeter.

Ausrichtung Wählen Sie die Ausrichtung der Seite aus (Hoch- oder Querformat).

Seitenrand Geben Sie den gewünschten Seitenrand an (mm (Millimeter), px (Pixel), in (Zoll), cm (Zentimeter), pt (Punkte)). Klicken Sie hier , um unterschiedliche Ränder für alle vier Seiten festzulegen, und , um den gleichen Rand auf alle vier Seiten anzuwenden.

Seitenanzeige Wählen Sie eine der Optionen aus, um eine bestimmte Anfangsansicht eines PDF-Dokuments festzulegen, die bestimmt, wie das Dokument beim Öffnen angezeigt wird.Es hängt vom PDF-Viewer ab, ob diese Einstellungen berücksichtigt werden.

• Einzelseitenansicht (standardmäßig) – Zeigt jeweils eine Seite an, ohne dass ein Teil der nächsten Seite angezeigt wird.
  
• Scrollen einer einzelnen Seite – Zeigt eine einzelne Seite in einer kontinuierlichen vertikalen Spalte an.
  
• Ansicht von zwei Seiten – Zeigt zwei gegenüberliegende Seiten gleichzeitig nebeneinander an.
• Scrollen von zwei Seiten – Zeigt zwei gegenüberliegende Seiten nebeneinander mit kontinuierlichem Scrollen an.

Zoom Wählen Sie eine der Optionen zum Ändern der Größe der Seitenansicht aus, die bestimmt, wie das Dokument beim Öffnen angezeigt wird.

• 100% – Zeigt die Seite in ihrer tatsächlichen Größe an.
• Seite anpassen – Passt die Seitenbreite und -höhe im Dokumentbereich an.
• Seitenbreite anpassen – Die Breite der Seite füllt die Breite des Dokumentbereichs aus.
• Seitenhöhe anpassen – Die Höhe der Seite füllt die Höhe des Dokumentbereichs aus.

Jedes Thema auf einer neuen Seite beginnen Wählen Sie diese Option aus, damit jedes Ihrer Themen auf einer neuen Seite der Ausgabe beginnt.

Kapitelanfang immer ab Sie können festlegen, dass das Kapitel immer mit „Neue Seite“, „Ungerade Seite“ oder „Gerade Seite“ beginnt.

• Neue Seite Das neue Kapitel beginnt auf einer gerade oder ungerade nummerierten Seite.
  
• Ungerade Seite Das neue Kapitel beginnt auf der nächsten ungerade nummerierten Seite.
• Gerade Seite Das neue Kapitel beginnt auf der nächsten gerade nummerierten Seite.

Struktur des Inhaltsverzeichnisses

• Kapitelnamen und Thementitel Mit dieser Option basiert die Struktur des generierten Inhaltsverzeichnisses auf den Kapiteln und Themen im Inhaltsverzeichnis.
  
• Formatvorlagen für Themenüberschriften verwenden Mit dieser Option basiert die Struktur des generierten Inhaltsverzeichnisses auf den Formatvorlagen für Themenüberschriften, die standardmäßig auf Überschrift 1 angewendet werden. Sie können die Anzahl der im generierten Inhaltsverzeichnis angezeigten Ebenen begrenzen, indem Sie die Überschriftenebenen von Überschrift 1 bis Überschrift 6 hinzufügen.

Erweitert

Geben Sie mit den folgenden Optionen erweiterte Druckoptionen an:

PDF (mit Tags) erstellen, auf die zugegriffen werden kann Wählen Sie diese Option aus, um PDF-Dateien mit Tags zu generieren.Dies erleichtert Bildschirmlesesoftware das Lesen und Navigieren in Dokumenten, Hyperlinks, Lesezeichen usw. Wenn z. B. eine Tabelle mit Tags versehen ist, weiß die Bildschirmlesesoftware, dass sie eine Tabelle liest und nicht nur Zeilen und Text.

Im Inhaltsverzeichnis enthaltene PDFs zusammenführen Wählen Sie diese Option aus, um in Ihrer Ausgabe vorhandene PDFs zusammenzuführen, indem Sie sie ihrem Inhaltsverzeichnis hinzufügen. Die PDFs werden an der im Inhaltsverzeichnis dargestellten Position eingefügt und die Seiten entsprechend inkrementiert.

Sichere PDF erstellen Wählen Sie diese Option aus, um eine kennwortgeschützte PDF-Datei zu erstellen. Die Endbenutzer werden dann aufgefordert, das Kennwort im Textfeld anzugeben, wenn es aktiviert ist.

Verwendete Schriftarten einbetten Wählen Sie diese Option, wenn Sie Schriftarten verwenden, die möglicherweise nicht auf den Computern der Endbenutzer installiert sind. Damit Schriftarten in der PDF-Ausgabe funktionieren, müssen sie auf dem Computer installiert werden, der die Ausgabe erstellt. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei eingebettet, um sicherzustellen, dass der Benutzer die PDF-Datei auch dann wie beabsichtigt sehen kann, wenn die Schriftarten nicht auf seinem Computer installiert sind.

Leeren Sie den Schriftarten-Cache, bevor Sie eine neue externe Schriftart hinzufügen. Der Schriftarten-Cache befindet sich unter „user.home/.PDFreactor“. Beispiel – /Users/rhuser/.PDFreactor.  

1. Um den Cache aus .PDFreactor zu löschen, löschen Sie alle Dateien aus diesem Ordner.
   
2. Installieren Sie die neue Schriftart.
3. Starten Sie RoboHelp oder führen Sie einen Neustart des Programms aus und exportieren Sie den Inhalt mit der gewünschten Schriftart.

Multimediadateien einbetten Wählen Sie diese Option aus, um Videos und andere Multimediadateien in Ihre Ausgabe einzubetten.

JavaScript aktivieren Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie über JavaScript-Code verfügen, mit dem Sie die PDF-Ausgabe generieren können.

Automatische Silbentrennung verwenden Mit aktivierter automatischer Silbentrennung werden Wörter am Ende von Zeilen an grammatikalisch korrekten Stellen umbrochen.

PDF-Größe mittels Bildkomprimierung optimieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Größe eines Bildes komprimieren/reduzieren möchten, wodurch die Größe der PDF-Datei erheblich reduziert werden kann, wenn das Projekt viele umfangreiche Bilder enthält. Denken Sie daran, dass die Qualität des Bildes verringert wird, wenn Sie die Komprimierung verwenden.

PDF-Größe mittels vollständiger Komprimierung optimieren Damit können Sie eine PDF-Datei mit vollständiger Komprimierung generieren, wodurch die Größe der PDF-Datei erheblich reduziert wird.

Benutzerdefinierte Auflösung verwenden (Pixel per Inch)  Bei HTML-Seiten werden die Höhe und Breite von Elementen in Pixeln berechnet, und für PDF wird entsprechend in Zoll gemessen. Standardmäßig werden 96 Pixel in einen Zoll konvertiert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie dies ändern möchten. Bei Festlegung eines höheren Werts passt mehr Inhalt in einen Zoll und sieht in der PDF-Datei kleiner aus, und umgekehrt, wenn Sie einen niedrigeren Wert festlegen.

Wasserzeichen verwenden Wählen Sie diese Option aus, um ein Wasserzeichen in Ihre Ausgabe einzukopieren. Sie können eine neue Textzeichenfolge mit beliebiger Groß-/Kleinschreibung in das Textfeld eingeben.

MathML-Gleichungen aktivieren Damit können Sie jede MathML-Gleichung in Ihrem Inhalt in einer PDF-Ausgabe rendern.

PDF-Konformität Wählen Sie die gewünschte Konformität aus der Dropdownliste aus. Bei der PDF-Konformität handelt es sich um eine Reihe von Konformitäten, z. B. Inhalte ohne Audio/Video, das Befolgen von standardbasierten Metadaten und andere. Wählen Sie den Standard aus, an den Sie die PDF-Ausgabe anpassen möchten. Basierend auf dem ausgewählten Standard werden die verschiedenen PDF-Optionen aktiviert bzw. deaktiviert.

Sicherheit

Folgende Optionen stehen auf der Registerkarte „Sicherheit“ zur Verfügung:

Kennwort zum Öffnen des Dokuments festlegen: Damit können Sie ein Kennwort festlegen, sodass alle Benutzer, die die PDF-Datei öffnen, dazu aufgefordert werden, das von Ihnen festgelegte Kennwort einzugeben.

Dokumenteinschränkungen festlegen: Hiermit können Sie folgende Optionen festlegen:

• Inhaberkennwort: Diese Option ermöglicht bestimmte Vorgänge und Einschränkungen, die auf das PDF-Dokument angewendet werden. Folgende Vorgänge sind vorhanden:

• Druck: Damit können Benutzer die PDF-Datei drucken.

• Druck in Entwurfsqualität: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie beim Druck Tinte einsparen möchten.

• Inhalte kopieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Benutzer einen Inhaltsblock aus der resultierenden PDF-Datei kopieren sollen.

• Anmerkungen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Benutzer Text in der PDF-Datei mit Anmerkungen versehen sollen.

• Inhaltsänderungen: Wenn Sie möchten, dass Benutzer Inhalte in der PDF-Datei bearbeiten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

• Inhalte für Barrierefreiheit kopieren: Ermöglicht es Bildschirmleseprogrammen, den Text in der PDF-Datei zum Lesen zu verwenden.

• Dokument zusammenstellen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer das Dokument verwenden und ihm Seiten (oder andere Dokumente) hinzufügen bzw. diese einfügen.

PDF-Ausgabe generieren