Overview

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Die Integration steht für Microsoft SharePoint 2013 oder die lokale SharePoint 2016-Instanz zur Verfügung. Die Lösung wird als eine Farmlösung für Microsoft SharePoint entwickelt und bietet folgende Funktionen:

  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann
  • Senden beliebiger zu unterzeichnender Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek
  • Senden von Dokumenten an einzelne Empfänger oder an mehrere Empfänger: mit SharePoint-Listen, deren Daten Dokumenten zugeordnet werden, wenn diese zum Unterschreiben versendet werden
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.

In diesem Dokument wird der Begriff „Vereinbarung“ lose zum Beschreiben von Transaktionen oder Dokumenten verwendet, die zur Signatur/Genehmigung gesendet wurden (bzw. deren Sendung aussteht).

Bei „Empfänger“ handelt es sich um den allgemeinen Begriff, der für jeden Unterzeichner, Genehmiger oder Delegierenden einer Vereinbarung (im Prinzip jedem, dem Sie das Dokument für eine beliebige Aktion senden) verwendet wird.

Für Benutzer, die eine Aktualisierung über eine vorherige Version vornehmen

Wenn Sie über eine vorherige Version von eSign (oder EchoSign) eine Aktualisierung für SharePoint vornehmen, sollten Sie beachten, dass die zuvor vorhandenen Vereinbarungsvorlagenstandards entsprechend der Beschreibung im Abschnitt Definieren Ihrer persönlichen Einstellungen neu erstellt werden müssen.


Zugreifen auf die Adobe Sign-Funktionen

Adobe Sign ist ein Farmlösungspaket, das von Ihrem SharePoint-Administrator installiert wird. Als Benutzer wird Ihnen die Adobe Sign-Registerkarte oben auf der SharePoint-Website angezeigt.

Durch Klicken auf die Adobe Sign-Registerkarte wird das Menüband mit allen verfügbaren Adobe Sign-Funktionen angezeigt.

Bild der Adobe Sign-Symbole auf dem Menüband

Das Menüband besteht aus fünf Symbolen:

  • Zum Unterschreiben senden
  • Vereinbarungsstatus
  • Bibliotheksvorlage
  • Vereinbarungen verwalten
  • Einstellungen

Die ersten vier Aktionen verwenden Sie möglicherweise regelmäßig zum Erstellen und Senden von Vereinbarungen.

Über das letzte Symbol, Einstellungen, können Sie Ihre Vereinbarungsvorlage definieren. Nachdem sie definiert ist, werden Sie wahrscheinlich nur dann zu dieser Seite zurückkehren, wenn Sie die Vorlage anpassen möchten.  Daher sollten wir dort beginnen.


Definieren Ihrer persönlichen Einstellungen

Mit Ihren persönlichen Einstellungen können Sie einen Standardvereinbarungsnamen und eine Nachricht für alle Vereinbarungen definieren, die Sie mithilfe der Adobe Sign-App über SharePoint senden.

 

Seite „Adobe Sign Settings“

In das Feld Vereinbarungsname (max. 255 Zeichen) können Sie eine beliebige Zeichenfolge eingeben, anhand der die Vereinbarung identifiziert wird.Diese Zeichenfolge wird in der Betreffzeile der E-Mail an den Empfänger (unten gelb hervorgehoben) sowie als Name auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Durch einen einzigartigen und aussagekräftigen Vertragsnamen können Empfänger Ihre Nachricht einfacher zuordnen und Sie können den Vertrag bei Bedarf schneller finden

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben (unten grün hervorgehoben). Die Nachricht wird in der E-Mail Bitte signieren Sie angezeigt, die allen Empfängern gesendet wird, und sollte nicht wie die persönlichen Notizen verwendet werden, die Sie für jeden Benutzer anhängen können.

Beispiel der Auswirkung der Werte der persönlichen Einstellungen auf die E-Mail-Vorlage


Dokumentvorlagen für benutzerdefinierte Listen

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht der Absender die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

 

Genau unter den Feldern für den Standardvereinbarungsnamen und die Nachricht sind zwei Einstellungen, die steuern, wie Dokumente beim Senden einer Vereinbarung aus einer Liste angefügt werden können.

Das Standardverhalten besteht darin, dass der Absender ein Dokument in SharePoint auswählen kann.

Es sind zwei Optionen verfügbar, mit denen der Benutzer das Standardverhalten ändern kann:

► Bei benutzerdefinierten Listen eine Dokumentvorlage außerhalb von SharePoint verwenden: Wenn die Option aktiviert ist, umgeht der Absender die Option zum Anhängen eines Dokuments in SharePoint. Stattdessen werden die im Adobe Sign-System konfigurierten Optionen zum Anhängen von Dateien angezeigt.Dies kann eine oder mehrere der folgenden Optionen umfassen:

o Aus lokalem System anhängen

Aus Adobe Sign-Vorlagenbibliothek anhängen

            Wenn die Option nicht aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, eine Dokumentvorlage aus der SharePoint-Dokumentenliste auszuwählen.

send_from_list

Für benutzerdefinierte Listen immer die angegebene Dokumentvorlage verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese Datei von SharePoint gespeichert und automatisch an die nächste Vereinbarung angehängt, die Sie aus einer Liste erstellen, und so der Schritt mit der Dateiauswahl umgangen.Dies ist ideal, wenn Sie dasselbe Dokument mehrfach verwenden.


Senden einer Vereinbarung

Starten der Vereinbarung

Vereinbarungen senden und Unterschriften erhalten – das ist alles, worum es bei Adobe Sign geht. Und in der SharePoint-Umgebung gibt es drei Methoden, um diesen Vorgang zu starten:

  • Senden über das Menüband
  • Senden durch Rechtsklick
  • Senden aus Listen

Mit allen drei Optionen wird die Konfigurationsseite geöffnet, auf der Sie die Empfänger und die Signaturreihenfolge definieren können, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist.

Hinweis:

Die Dokumente, die aus SharePoint gesendet werden, dürfen 50 MB nicht überschreiten. 

Senden über das Menüband

Das Senden über das Menüband empfiehlt sich, wenn Sie mehrere SharePoint-Dokumente anhängen müssen:

  1. Wählen Sie die zu sendenden Dokumente aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentnamen klicken.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte im Menüband oben auf der Seite.
    • Alle ausgewählten Dokumente werden automatisch angehängt.
  3. Klicken Sie auf das Symbol Zum Unterschreiben senden.
Senden über das Symbol „Zum Unterschreiben senden“ auf dem Menüband

Senden durch Rechtsklick

Beim Senden durch Rechtsklick können Sie schnell ein beliebiges Dokument in einer Liste mit Dokumenten senden, es wird jedoch nur diese eine Datei an die Vereinbarung angehängt:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie zum Unterschreiben senden möchten.
  2. Wählen Sie die Füllzeichen (…) aus, um das Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie aus dem Menü die Option Zum Unterschreiben senden aus.
Senden über das Kontextmenü

Über Listen senden

Das Senden über eine Liste entspricht dem Senden eines Dokuments, das Sie über das Menüband oder mithilfe der Rechtsklickmethode senden.

Es gibt zwei wichtige Unterschiede:

  • Es werden keine Dokumente automatisch angehängt. Auf Basis Ihrer persönlichen Einstellungen müssen Sie entweder:
  • Die zurückgesendete PDF-Datei mit der Unterschrift (und möglicherweise dem Audit-Verlauf) wird an das Listenelement angehängt und nicht in einem neuen Ordner bereitgestellt.
    • Dies ist der Fall, sofern kein Dokumentspeicherordner durch den SharePoint-Administrator definiert wurde. In diesem Fall wird die PDF-Datei an diesen Ordner übermittelt.

Konfigurieren der Vereinbarung

Nachdem eine neue Vereinbarung geöffnet wurde, wird die Konfigurationsseite mit vier aufgabenspezifischen Abschnitten angezeigt:

A. Empfänger: Die Personen, von denen die Vereinbarung signiert oder genehmigt wird.

B. Nachrichtendetails: Der Name und die globale Nachricht für die Vereinbarung.

C. Optionen: Optionale Funktionen für die Vereinbarung

D. Dateien: Die tatsächlich zu signierenden/genehmigenden Dokumente/Dateien

○ Beachten Sie, dass das von Ihnen zum Öffnen der Vereinbarung verwendete Dokument automatisch an die Vereinbarung angehängt wird.

Abschnittsweise Definition der Seite „Senden“

Bereich „Empfänger“

Im Bereich „Empfänger“ können Sie über den obersten Schieberegler den Workflow für die grundlegende Signaturreihenfolge festlegen:

• Wenn In festgelegter Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist (siehe unten), werden die Empfänger nummeriert. Dadurch wird die Teilnahmereihenfolge angegeben und es wird ein sequenzieller Signiervorgang von einem Signierschritt zum nächsten beobachtet.

○ Innerhalb der einzelnen Schritte können Sie weitere „Container“-Schritte definieren, die Folgendes ermöglichen:

► Eine Untergruppe von Unterzeichnern, die die Dokumente parallel signieren können (Hybrid-Arbeitsablauf)

► Eine Gruppe von Personen, von denen jede im Namen der gesamten Gruppe teilnehmen kann (Empfängergruppe)

• Wenn In beliebiger Reihenfolge ausfüllen aktiviert ist, werden die Empfänger nicht nummeriert und es kann gleichzeitig signiert werden.

Abschnitt mit Beispielempfänger

Rechts neben dem Schieberegler zur Festlegung der Signierreihenfolge finden Sie zwei Links:

  • Mich hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um sich selbst als den nächsten Unterzeichner in der Signierreihenfolge hinzuzufügen.
  • Empfängergruppe hinzufügen: Klicken Sie auf diesen Link, um einen „Container“-Schritt zu erstellen, in dem Sie eine Gruppe von Unterzeichnern definieren können, wobei jedes Mitglied der Gruppe signieren kann. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe für das Personalabteilungsteam, wobei tatsächlich nur eine Person aus der Personalabteilung signiert.

Jeder Empfänger wird mit fünf Elementen erstellt:

Abschnitt zum Identifizieren der einzelnen Empfänger

A. Signaturschritt: Definiert, wann der Empfänger im Prozess auf die Vereinbarung zugreifen kann (wenn In festgel. Reihenf. ausfüllen aktiviert ist).

B. Rolle: Definiert, wie der Empfänger mit dem Dokument interagieren kann.

○ Unterzeichner (Standardauswahl): Empfänger, von denen mindestens eine Unterschrift erwartet wird

○ Genehmiger: Empfänger, die das Dokument prüfen und genehmigen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen

○ Delegierende: Empfänger, von denen nicht erwartet wird, dass sie signieren oder genehmigen. Vielmehr delegieren sie die Fähigkeit zu signieren oder zu genehmigen an einen Dritten.

C. E-Mail-Adresse: Wer ist der Empfänger? Dies muss eine persönliche E-Mail-Adresse sein.

D. Prüfvorgang: Vorgehensweise bei der Empfängerauthentifizierung

○ E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das E-Mail-Postfach ab.

○ Kennwort: ein vom Absender generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an den Empfänger übermittelt werden muss

○ Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.

KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge Based Authentication) erfordert vom Empfänger die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.

○ Mobil: Diese Methode erfordert vom Absender die Angabe der Mobilfunknummer des Empfängers, damit ihm per SMS ein Code gesendet werden kann, sobald eine Signatur erforderlich ist.

E. Private Notizen (optional): Der Absender kann einzelnen Empfängern individuelle Anweisungen geben. Diese werden angezeigt, wenn der entsprechende Empfänger die Vereinbarung öffnet.

Über den Link „Kopie an“ anzeigen können Sie ein Feld einblenden, in dem Sie die E-Mail-Adressen weiterer Empfänger angeben können, die die Vereinbarung erhalten sollen. Diese Empfänger haben keine Zugriffsberechtigung zum Signieren/Genehmigen der Vereinbarung.

 

Hybride Arbeitsabläufe

Ein „Hybrid“-Arbeitsablauf ist eine Instanz der Signierreihenfolge, entsprechend derer ein oder mehrere Signaturschritte mindestens zwei Empfänger aufweisen, die gleichzeitig versuchen, auf das Dokument zuzugreifen. Alle Unterzeichner dieses „parallelen“ Schritts müssen zuerst ihren Aufgaben nachkommen, bevor der nächste Signaturschritt beginnt.

Beispielliste der Empfänger

Das obige Bild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

Schritt 1: fclarke@gmail.com Wenn der Vertrag zur Signatur gesendet wird, erhält nur fclarke eine Benachrichtigung. Nachdem fclarke das Dokument signiert hat, folgt der nächste Schritt.

Bei Schritt 2 handelt es sich um den hybriden Schritt. Wie Sie sehen können, haben alle drei Empfänger dieselbe Nummer (2). Das bedeutet, dass Adobe Sign alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt.Diese können ihre Signaturen in beliebiger Reihenfolge anwenden. Bevor jedoch der nächste Schritt im Signaturzyklus beginnen kann, müssen alle Empfänger die Signatur abgeschlossen haben.

Schritt 3 betrifft wiederum nur einen Empfänger, dieses Mal jedoch einen Genehmiger (statt der Füllerspitze wird ein Häkchen angezeigt). Sobald der Empfänger aus „Schritt 3“ seine Genehmigung gegeben hat, ist die Vereinbarung abgeschlossen. Das Dokument gilt nun als vollständig verarbeitet und alle Beteiligten erhalten eine Kopie des Dokuments im PDF-Format.

Um eine Hybrid-Gruppe zu erstellen, geben Sie die E-Mail-Adressen der jeweiligen Parteien wie für einzelne Empfänger ein. Klicken Sie dann auf das Feld mit der E-Mail-Adresse eines Empfängers und ziehen Sie es auf ein anderes Feld in der Hybrid-Gruppe. Am Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass Sie nun eine Hybrid-Gruppe erstellen.

Abbildung zum Ziehen und Ablegen von Feldern für das Erstellen der Hybrid-Gruppe

Empfängergruppen

Empfängergruppen sind dann hilfreich, wenn Sie die Zustimmung einer Organisation benötigen, nicht jedoch die einer bestimmten Person in dieser Gruppe.  

Beispielempfängergruppe

Das obige Beispielbild zeigt einen aus drei Schritten bestehenden Signaturzyklus:

Die Person aus Schritt 1 (MaxMustermann) ist ein Unterzeichner. Dieser wird unmittelbar nach Senden des Vertrags darüber benachrichtigt, dass seine Signatur erforderlich ist.  Nach der Signatur durch MaxMustermann wird Schritt 2 des Vertrags eingeleitet.

Schritt 2 betrifft eine aus Genehmigern bestehende Empfängergruppe mit der Bezeichnung „Personalabteilung“. Die Gruppe umfasst vier Unterzeichner mit jeweils unterschiedlichen Überprüfungsprozessen (nur als Beispiel). Sobald einer der identifizierten Empfänger seine Genehmigung erteilt hat, wechselt der Vertrag in den dritten Schritt.

Schritt 3 bezieht sich auf einen einzelnen Unterzeichner. Nach dieser letzten Signatur ist das Dokument vollständig verarbeitet. Alle Beteiligten werden benachrichtigt und erhalten eine Kopie des Dokuments im PDF-Format.

Um eine Empfängergruppe zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf den Link Empfängergruppe hinzufügen. So erstellen Sie den Container, in dem Sie darauf den Gruppennamen und die möglichen Empfänger eingeben müssen.

Hinweis:

Alle Mitglieder der Empfängergruppe erhalten eine abschließende Kopie des signierten Dokuments im PDF-Format – selbst wenn sie das Dokument nicht eigens signiert haben.


Abschnitt „Nachricht“

Der Abschnitt „Nachricht“ enthält zwei Felder, die Ihren Erfolg maßgeblich verbessern können. Wenn Sie Ihre eigene Vorlage konfiguriert haben, werden diese Felder automatisch mit den von Ihnen definierten Werten ausgefüllt.

In das Feld Vertragsname können Sie jegliche Zeichenfolge als individuelle Bezeichnung des Vertrags eingeben. 

Hinweis: Dieser Wert kann solange bearbeitet werden, bis die Vereinbarung gesendet wurde.

Im Feld Vereinbarungsbenachrichtigung können Sie Anweisungen oder Anmerkungen für den Empfänger eingeben.

  • Wenn Ihr Konto für die Verwendung von Nachrichtvorlagen konfiguriert ist, wird der Link für den Zugriff auf die Vorlagen oben rechts im Nachrichtenabschnitt angezeigt.

Bereich „Optionen“

Der Abschnitt „Optionen“ bietet Verwaltungsfunktionen für das Dokument, nachdem es gesendet wurde:

  • Kennwortschutz: Fordern Sie Empfänger dazu auf, zum Öffnen und Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort einzugeben.Dieses Kennwort wird vom Absender definiert und gesondert übermittelt. Merken Sie sich dieses Kennwort unbedingt, da es von Adobe Sign nicht gespeichert wird!
  • Ausfülltermin: Stellen Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen der Vertrag abläuft und nicht mehr abgeschlossen werden kann.
    •  „Ausfülltermin“ ist nur sichtbar, wenn dies durch Ihren Administrator aktiviert wurde.
  • Erinnerung festlegen: Legen Sie die Häufigkeit fest, in der bis zum Abschluss der Vereinbarung Erinnerungen gesendet werden sollen. Nur die aktuellen Empfänger werden benachrichtigt.
  • Sprache des Empfängers: Wählen Sie die Sprache aus, die für E-Mails und beim Signiervorgang verwendet werden soll
Abbildung des Abschnitts „Optionen“

Bereich „Dateien“

Im Abschnitt „Dateien“ hängen Sie die Dokumente der Transaktion an. Das ursprüngliche Dokument, das Sie zum Starten der Vereinbarung verwendet haben, sollte bereits angehängt sein.

Für den Signiervorgang führt Adobe Sign alle Dokumente in einer alles umfassenden PDF-Datei zusammen. Der Aufbau der PDF-Datei basiert dabei auf der Reihenfolge, in der die Dokumente aufgelistet sind. Sie können die Reihenfolge der Dokumente ändern, indem Sie auf ein Dokument klicken und es an eine andere Position in der Liste ziehen.

Die Dateien können aus der Adobe Sign-Bibliothek, Google Docs, Box.net oder Dropbox angehängt oder aus Ihrem lokalen System mithilfe der Dateisuche oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Folgende Dateitypen werden unterstützt: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, GIF, JPG, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF und HTML

Bild des Bereichs „Dateien auswählen“

Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“

Direkt unter der Dateiliste sehen Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die hochgeladenen Dokumente zu öffnen und ihnen je nach Bedarf Formularfelder hinzuzufügen. 

Sie sollten zumindest die Signaturfelder hinzufügen. Es gibt jedoch noch viele weitere Felder, die Sie zur Erstellung komplexer Formulare verwenden können.

Hinweis:

Wenn keine Signaturfelder vorhanden sind, platziert Adobe Sign am Ende des Dokuments automatisch einen Signaturblock.  Wenn kein Platz vorhanden ist, wird eine neue Seite hinzugefügt, um die Signaturen einzupassen.

Verfolgen Ihrer Vereinbarungen

Vereinbarungsstatus

Sobald eine Vereinbarung gesendet wurde, wird die Verfolgung des Fortschritts am besten über die Seite „Vereinbarungsstatus“ vorgenommen, auf die über das Symbol Vereinbarungsstatus auf dem Adobe Sign-Menüband zugegriffen werden kann.

Das Symbol „Vereinbarungsstatus“ auf dem Menüband

Die Seite „Vereinbarungsstatus“ zeigt alle innerhalb der SharePoint-Umgebung gesendeten Vereinbarungen an, zu deren Anzeige Sie autorisiert sind.

Die standardmäßige Auflistungsreihenfolge erfolgt nach Sendedatum, wobei die neueste oben in der Liste angezeigt wird:

Die Seite „Vereinbarungsstatus“

Wenn Sie die Vereinbarungen in Ihrer Ansicht filtern möchten, können Sie das Suchfeld in der oberen rechten Ecke der Seite verwenden.  Dieses Suchfeld sucht in allen Feldern nach einem beliebigen Zeichenfolgenstamm und gibt alle Übereinstimmungen zurück:

Beispiel für das Suchen von Zeichenfolgenstämmen

Durchsuchen des Vereinbarungsstatus nach Dokument oder Liste

Sie können folgendermaßen ganz einfach nach allen Vereinbarungen suchen, die mit einem SharePoint-Dokument oder einer Liste gesendet wurden:

  1. Suchen Sie das Dokument/Listenelement, das Sie durchsuchen möchten, und wählen Sie es aus.
  2. Klicken Sie auf die Option Vereinbarungsstatus (im Menüband oder im Kontextmenü)
Suchergebnisse nach Dokument

Aktualisieren des Vereinbarungsstatus

Die Spalte ganz rechts in der Tabelle „Vereinbarungsstatus“ ist eine Aktion vom Typ „Aktualisieren“, die Adobe Sign aktiv hinsichtlich eines Updates des Vereinbarungsstatus abfragt. SharePoint aktualisiert regelmäßig alle Vereinbarungen automatisch, die weiterhin auf eine Empfängeraktion warten. Mit der Aktion „Aktualisieren“ können Sie die Vereinbarung außerhalb dieses Zyklus aktualisieren, wenn Sie über den Echtzeitstatus Bescheid wissen möchten.

Löschen des Vereinbarungsdatensatzes

Das letzte Symbol ganz rechts auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ ist das Symbol „Löschen“.  Mit dieser Aktion wird der Vereinbarungsdatensatz in SharePoint gelöscht, die Vereinbarung in Adobe Sign wird jedoch nicht abgebrochen oder gelöscht. Diese Aktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da sie nicht rückgängig gemacht werden kann.

Hinweis:

  • Wenn die Vereinbarung abgeschlossen („Signiert“ oder „Genehmigt“) ist, wird für den Namen der Vereinbarung ein Link aktiviert und beim Klicken auf den Link das ausgefüllte Dokument angezeigt.
  • Wenn die Vereinbarung in einem Terminalstatus („Signiert“, „Abgebrochen/Abgelehnt“, „Abgelaufen“) ist, dann ist die Aktion „Aktualisieren“ deaktiviert.
  • Wenn die Vereinbarung nicht in einem Terminalstatus ist, ist die Aktion „Löschen“ deaktiviert.


Signierte Dokumente

In Abhängigkeit davon, wie Ihr SharePoint-Administrator das Adobe Sign-Paket konfiguriert hat, werden signierte Dokumente zurückverschoben in:

  • Einen Ordner „Global“: Alle abgeschlossenen Dokumente befinden sich in diesem Ordner, wenn dies so konfiguriert wurde.
  • Einen neuen Ordner in der Quellbibliothek: Wenn kein Ordner „Global“ identifiziert wurde, wird in der Dokumentbibliothek ein neuer Ordner mit dem Namen „Signierte Vereinbarungen“ erstellt, in dem die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner „Signierte Vereinbarungen“ zurückgesendet.
  • An Listenelement angehängt: Wenn Sie eine Vereinbarung über ein Listenelement gesendet haben, sind die Anhänge in der Liste enthalten.
Beispiel des Anhängens abgeschlossener Dokumente an eine Liste

Verwalten von Verträgen

Mit dem Symbol Vereinbarungen verwalten wird eine andere und detailliertere Ansicht der Vereinbarungen für Ihren Benutzer geöffnet.  Während auf der Seite „Vereinbarungsstatus“ eine einfache Ansicht aller Vereinbarungen mit der Option zum Aktualisieren ihres Status angezeigt wird, bietet die Ansicht „Vereinbarungen verwalten“ einen tieferen Einblick in die Vereinbarungen sowie zusätzliche Optionen zum Ändern der Vereinbarungseigenschaften.

Das Symbol „Vereinbarungen verwalten“ auf dem Menüband

Struktur der Seite „Verwalten“

Die Seite „Verwalten“ bietet zahlreiche eingebettete Funktionen, die es zu entdecken gilt. Der Einfachheit halber kann die Seite in vier Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Vertragsfilter

B. Vertragsliste

C. Metadaten des Vertrags

D. Vertragswerkzeuge

Abschnittsweise Ansicht der Seite „Verwalten“

Vertragsfilter

Am oberen Rand der Seite befinden sich vier Werkzeuge, die Ihnen durch Filtern der Listen dabei helfen, bestimmte Vereinbarungen zu finden. Die Dropdownlisten werden dynamisch mit den geladenen Vereinbarungen in den Listen ausgefüllt. Folgende Filter stehen zur Verfügung:

  • Nach Namen/Unternehmen filtern: Hierbei handelt es sich um eine Liste aller Namen und Unternehmen, die als Unterzeichnerfeld in Ihren Vereinbarungen eingegeben wurden. Wenn Sie ein Element aus der Liste auswählen, werden alle anderen Verträge herausgefiltert.
  • Nach Dokumentstatus filtern: Diese Liste klappt alle Listenabschnitte mit Ausnahme des ausgewählten ein.
  • Nach Dokumenteigentümer filtern: Diese Filterfunktion ist dann hilfreich, wenn Sie die Vereinbarungen anderer Adobe Sign-Benutzer anzeigen. Mit dieser Option können Sie nur die Vereinbarungen des von Ihnen ausgewählten Eigentümers (Absenders) anzeigen.

Das Textfeld auf der rechten Seite ermöglicht die Suche nach beliebigen Zeichenfolgen, bei denen es sich um Namen von Empfängern, Firmennamen, E-Mail-Adressen oder Namen von Dokumenten handeln kann.

 

Vereinbarungslisten

Der Hauptteil der Seite enthält eine Liste der Vereinbarungen, mit denen Sie zu tun haben.  Jede Vereinbarung, an der Sie beteiligt sind (d. h. die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Adobe Sign anmelden), wird an einer bestimmten Stelle in der Liste angezeigt. Die Liste enthält nicht nur die von Ihnen erstellten Vereinbarungen, sondern auch die Vereinbarungen, die Sie zum Signieren/Genehmigen erhalten haben, sowie alle Vereinbarungen, bei denen Sie in CC gesetzt wurden.

Die Liste ist in einklappbare Bereiche aufgeteilt, die den Status des Vertrags anzeigen. Von oben beginnend:

  • Warten auf Genehmigung/Signatur: Diese Verträge stehen ganz oben in der Liste, da für sie eine Aktion Ihrerseits erwartet wird.
  • Entwurf: Diese Vereinbarungen wurden bis zu dem Punkt erstellt, an dem sie an die Authoring-Umgebung gesendet wurden. Sie wurden aber noch nicht zum Unterzeichnen gesendet.

○ Klicken Sie auf den Link Bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen und den Sendevorgang abzuschließen.

  • Zur Signatur gesendet: Diese Vereinbarungen befinden sich im Signiervorgang und stehen dazu bereit, von anderen Personen signiert/genehmigt zu werden.
  • Signiert: Vollständig ausgeführte/abgeschlossene Vereinbarungen.
  • Abgebrochen/Abgelehnt: Alle Verträge, die von Ihnen abgebrochen oder von einem Empfänger aus einem beliebigen Grund abgelehnt wurden.
  • Archiviert: Dateien, die in das Adobe Sign-System hochgeladen wurden. Diese Dokumente sind nicht Teil eines gültigen Signiervorgangs, der von Adobe Sign verwaltet wird.
  • Bibliotheksvorlagen: Alle Vorlagen, die von Ihnen erstellt oder von einer anderen Person der Gruppe/des Kontos für Sie freigegeben wurden.

○ Die Bearbeitung der Vorlage ist nur durch den Eigentümer (Ersteller) der Vorlage möglich.

○ Durch Klicken auf den Link Senden wird eine neue Vereinbarung initiiert, an die die Vorlage bereits angehängt ist.

  • Widget: Eine vollständige Liste von Ihnen erstellter Widgets.
  • Verwenden Sie den Link Code abrufen, um die URL, den HTML- oder den JavaScript-Code anzuzeigen.

Sie können die Inhalte der einzelnen Bereiche sortieren, indem Sie auf die Kopfzeilen am oberen Rand der Listen klicken. Wenn Sie erneut auf sie klicken, wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

Die einzelnen Datensätze enthalten die folgenden Informationen:

Beispieldatensatz auf der Seite „Verwalten“
  • Name: Dieser Wert ist entweder der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers, der nicht der Absender ist.

○ Eine E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn der Empfänger noch nie ein Dokument über das Adobe Sign-System signiert hat.

○ Sobald während des Signiervorgangs ein Name eingegeben wird, wird die E-Mail-Adresse durch den Namen ersetzt.

  • Firma: Wenn der erste Empfänger über ein Unterschriftsfeld oder durch Anmelden und Aktualisieren seines Profils einen Firmennamen eingibt, wird dieser Name hier angezeigt.

○ Wenn Ihre Vereinbarungen keine Felder für Firmennamen enthalten, bleibt diese Spalte weitestgehend leer.

  • Dokumenttitel: Die Bezeichnung Ihres Vertrags.
  • Symbole: Vier Symbole weisen auf die Verfügbarkeit zusätzlicher Steuerelemente hin:

○ Hinweise: Eine Sprechblase zeigt an, dass der Vereinbarung Notizen hinzugefügt wurden. Diese können Sie Klicken auf die Registerkarte „Notizen“ im Werkzeugbereich anzeigen.

○ Erinnerungen: Das Glockensymbol zeigt an, dass für die Vereinbarung mindestens eine Erinnerung vorhanden ist, die Sie durch Klicken auf die Registerkarte „Erinnerungen“ im Werkzeugbereich prüfen können.

○ Kennwortschutz: Ein Vorhängeschlosssymbol zeigt an, dass die Anzeige des Dokuments durch ein Kennwort geschützt ist.

○ Feldinhalt: Dieses Symbol ist nur bei unterzeichneten Vereinbarungen vorhanden und öffnet eine CSV-Datei, in der alle im Dokument erfassten Felddaten anzeigt werden.

  • Datum: Dieses Datum gibt das Datum der letzten Änderung an. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung der Vereinbarung als Sende- bzw. Signier-/Genehmigungsereignis.

 

Vereinbarungsmetadaten

Wenn ein Vertrag aus der Liste ausgewählt wird, werden in diesem kleinen Bereich die Metadaten für diesen Vertrag angezeigt.Enthalten sind die folgenden Daten:

Der Bereich für die Vereinbarungsmetadaten
  • Name des Vertrags: Der Name, den Sie dem Vertrag bei der Erstellung gegeben haben

○ Vertrag ändern: Wenn der Inhalt des Vertrags geändert werden kann, wird neben dem Namen des Vertrags diese Option angezeigt.

  • Von: Der Absender des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)
  • An: Der erste Unterzeichner des Vertrags (und sein Firmenname, sofern bekannt)
  • Datum: Der Zeit-/Datumsstempel mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung des Vertrags
  • Status: Der aktuelle Funktionsstatus des Vertrags

○ Link „Unterzeichner ersetzen“: Wenn der Absender den aktuellen Unterzeichner laut Vertrag ersetzen kann, wird unter dem Status ein Link angezeigt. Das ist hilfreich, wenn Sie den Vertrag an die falsche E-Mail-Adresse gesendet haben oder falls der aktuelle Unterzeichner nicht verfügbar ist.

○ Signierte Kopie hochladen: Wenn die Kontoeinstellungen es zulassen, wird unter dem Status ein Link zum Hochladen des signierten Dokuments angezeigt.Diese Möglichkeit ist in dem ungewöhnlichen Fall hilfreich, dass das Dokument ausgedruckt, signiert und per Post an Sie zurückgesendet wird.

  • Nachricht: Die ursprüngliche Nachricht, die in das Nachrichtenfeld eingegeben wurde
  • Ablaufdatum: Dieses Feld enthält das Datum, an dem der Vertrag automatisch abgebrochen wird.

○ Hinzufügen/Bearbeiten: Wenn die Konfiguration Ihres Kontos Ablaufdaten zulässt, ist ein Link verfügbar, über den das Ablaufdatum der Vereinbarung hinzugefügt bzw. bearbeitet werden kann.

 

Vertragswerkzeuge

Das Bedienfeld mit den Vertragswerkzeugen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einige Steuerelemente, die Ihnen dabei helfen, Ihre Verträge besser zu verwalten und zu verstehen.

Der Bereich für die Vereinbarungswerkzeuge
  • Ansicht: Eine Miniaturansicht des Vertrags in seinem aktuellen Zustand wird angezeigt.
  • Freigeben: Wenn Sie ein Dokument mit dieser Funktion freigeben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse und eine Nachricht einzugeben. Anschließend müssen Sie eine Kopie des Vertrags in seinem aktuellen Zustand an diese E-Mail-Adresse senden und das Dokument der Registerkarte „Verwalten“ der E-Mail-Adresse hinzufügen.
  • Schützen: Nur verfügbar, solange das Dokument noch nicht abgeschlossen ist; über diese Registerkarte können Sie das Dokument vor der Anzeige schützen, nachdem der Vertrag gesendet wurde.
  • Erinnern: Erstellen und löschen Sie Erinnerungen, nachdem der Vertrag gesendet wurde. Darüber hinaus können Sie eine Erinnerung in Echtzeit oder an einem bestimmten Datum senden.
  • Verlauf: Auf dieser Registerkarte finden Sie eine umfassende Liste aller Ereignisse, die durch den Vertrag erfasst wurden – vom Sendeereignis bis hin zum abschließenden Signierereignis.

○ Audit-Bericht: Durch diesen Link wird ein erweiterter PDF-Bericht des Vereinbarungsverlaufs, einschließlich präziserer Parameter wie der IP-Adresse, für jedes Ereignis erstellt.

  • Hinweise: Sie können jedem Vertrag persönliche Notizen hinzufügen. Diese Notizen sind nur für Sie sichtbar und nicht für andere Benutzer oder Unterzeichner freigegeben.

Quick-Links zu gängigen Aufgaben

Nachfolgend finden Sie eine Kurzanleitung zu den gängigsten Aufgaben sowie eine umfassende Umfrage zur Seite „Verwalten“ und zu wichtigen Funktionen.

Bibliotheksvorlagen (Dokument)

Mit dem Symbol „Bibliotheksvorlagen“ im Adobe Sign-Menüband können Sie ein SharePoint-Dokument an die Adobe Sign Authoring-Umgebung senden, in der Sie Formularfelder platzieren und dann das Formular mit aktivierten Feldern in Ihrer Adobe Sign-Bibliothek speichern können.

Hinweis:

Das Originaldokument in SharePoint wird nicht geändert.  Die neue Dokumentvorlage ist nur in Adobe Sign vorhanden und muss über die Option Dokumentbibliothek im Abschnitt „Dateien“ der Vereinbarung angehängt werden.

So erstellen Sie eine Dokumentvorlage:

  1. Klicken Sie auf das Dokument, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll.
  2. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Bibliotheksvorlage (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option im Menü aus).
    • Die Adobe Sign Authoring-Umgebung wird geöffnet und das vollständige Dokument wird angezeigt.
  3. Platzieren Sie die erforderlichen Felder im Dokument.
    • Wenn Sie eine Vorlage erstellen, die Eingaben/Unterschriften von zwei Personen erfordert, platzieren Sie zunächst alle Felder für den ersten Empfänger.  Ändern Sie dann das Feld Empfänger in Teilnehmer 2 und platzieren Sie die Felder für den zweiten Unterzeichner/Genehmiger.

Hinweis:

Wenn Sie eine Vorlage in der Authoring-Umgebung erstellen, können Sie das Dokument nur für bis zu zwei Empfänger erstellen.  Wenn Sie mehr wünschen, muss das Dokument mit Acrobat oder mithilfe von Text-Tags erstellt werden.

Beispiel der Liste „Empfänger“

4. Sobald die Vorlage fertig ist, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Speichern.

• Dadurch wird die Vorlage in der Adobe Sign-Bibliothek gespeichert.  

 


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