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Última actualización el
18-09-2024
Información general
No es raro que el remitente de un acuerdo sea el contacto principal para el proceso de firma de documentos de un cliente. Esto significa a menudo que necesitan acceder a la información que el cliente facilita en el documento.
El grupo de controles Recopilar los datos de formularios con acuerdos proporciona el agente emisor:
- La opción de ver los campos introducidos por los destinatarios a medida que trabajan con el formulario en tiempo real. Esto puede ser útil si el firmante se comunica con el destinatario para ayudarle a añadir la información correcta en cada campo.
- Un informe CSV de todo el contenido del campo una vez finalizado el acuerdo. Útil si los remitentes están obligados a recopilar e informar sobre los datos derivados de los acuerdos que han enviado.
Nota
Los controles para recopilar datos de formularios solo dan acceso a los datos de campo para el remitente de un acuerdo. Ningún otro participante en el acuerdo dispone de estas opciones.
Disponibilidad:
Los controles para recopilar datos de campos de formulario y exponerlos al remitente están disponibles para los planes de licencia de Acrobat Sign Solutions.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Cómo se usa
Tiene dos controles:
- Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario al correo electrónico del acuerdo firmado por el remitente : este ajuste solo debe configurarse a nivel de grupo para que el remitente reciba o no el archivo CSV adjunto. El remitente no necesita (ni se le permite) interactuar directamente con la opción de adjuntar el archivo CSV.
- Los remitentes pueden ver los datos de campos de formulario a medida que los destinatarios los rellenan - Esto es una vista dinámica de solo los campos de un documento y el contenido que el destinatario actual les ha añadido. El remitente puede acceder a esta vista desde la página Administrar y observar el contenido con el que se rellena cada campo.
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Ve a la página Administrar y selecciona el acuerdo en cuestión.
Esto expondrá el panel Acciones en el lado derecho del acuerdo.
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Debajo de la lista de acciones se encuentra la lista de destinatarios.
Cada destinatario que haya añadido contenido de campo al acuerdo muestra un icono a la derecha de su registro de destinatario.
- Si no aparece ningún icono, significa que el destinatario todavía no ha introducido la información de ningún campo.
- Si solo aparece el icono del lápiz, el destinatario está rellenando la información de su campo.
- Si aparece una marca de verificación junto al icono del lápiz, significa que el destinatario ha completado su interacción con el acuerdo.
Selecciona el destinatario que quieres revisar.
NotaLa visualización de los datos del campo estará disponible después de que el destinatario introduzca su primer valor en el formulario. Hasta entonces, el botón (y el icono) Ver progreso estará oculto.
Esto no significa que el destinatario no haya leído el acuerdo, solo que no ha añadido ningún contenido de campo.Los campos de firma y relacionados con la firma (como Título, Empresa, Nombre, Correo electrónico y Fecha de firma) no se consideran campos de formulario en este contexto, por lo que no se muestran y, si solo hay campos relacionados con la firma, el botón y el icono Ver progreso no se muestran.
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Selecciona el botón Ver progreso o Ver datos del formulario.
Se abre una ventana superpuesta que muestra una lista desplegable de campos con el nombre del campo del formulario a la izquierda y el valor actual del campo a la derecha:
NotaEl destinatario no puede interactuar con el contenido del campo ni editarlo. Se trata de una vista de solo lectura de los valores de los campos.
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Cuando hayas terminado, selecciona Aceptar para cerrar la superposición.
Prácticas recomendadas
Antes de activar estos controles, sé muy consciente del tipo de información que estás recopilando sobre los acuerdos y comprende si es una buena práctica exponer esta información a los remitentes de los acuerdos. Si recopilas información privada o de facturación, puede que no sea una buena práctica exponer esta información a los remitentes.
Atención
El contenido del campo expuesto a los remitentes es no enmascarado, incluso si el campo está designado para enmascarar el contenido del campo. Se trata de un método para enviar el contenido del campo no enmascarado al usuario interno (remitente) que pueda necesitar esa información.
Configuración
Para revisar y editar los controles de funciones:
- Inicia sesión como administrador, ve a la pestaña Configuración de la cuenta y selecciona la pestaña del submenú Configuración global .
Estas son las opciones configurables:
El archivo CSV se adjunta con la copia en PDF del acuerdo firmado y el informe de auditoría (si la cuenta está configurada para incluir estos documentos).
Si la configuración no está habilitada, el CSV que contiene los datos del campo no se adjunta al correo electrónico final.
Cuando está habilitada, el remitente puede ver los datos introducidos por los destinatarios a través de los detalles del destinatario en la página Administrar.
No se incluye información específica de la firma, como la firma real, la fecha de la firma, etc. Esto significa que si los únicos campos del documento son campos de firma, el botón y el icono Ver progreso no se muestran.
Si esta opción está deshabilitada, el remitente no podrá ver los datos del campo del registro del destinatario.
Nota
La opción para ver los datos del campo destinatario de la página Administrar es dinámica, lo que significa que si cambia y guarda la configuración, el nuevo valor se aplica a todos los acuerdos existentes.
(Esto solo se aplica a los acuerdos creados después del 17 de septiembre de 2024)
- Los acuerdos cancelados o caducados no conservan los datos de campo.
- En este contexto, los campos de firma y relacionados con la firma no se consideran “campos de formulario”. No estarán presentes en la lista de campos ni harán que se muestre el botón o icono Ver progreso.
- Si se sustituye a un destinatario en el flujo de firmas, el destinatario sustituido no mostrará ningún progreso, ya que los datos de su campo se perderán cuando se reemplacen. Si se añade un nuevo destinatario como firmante alternativo, el progreso del destinatario original seguirá siendo visible.
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