Cumplir los requisitos de HMLR para escrituras firmadas electrónicamente

• Todas las partes están de acuerdo con el uso de firmas electrónicas y una plataforma de firma electrónica (plataforma) en relación con la escritura.
• Todas las partes tienen notarios actuando por ellas (sujeto a excepciones limitadas).
• Un notario es responsable de configurar y controlar el proceso de firma a través de la plataforma.

El proceso de firma y fecha establecido en la sección 13 de Practice Guide 8 es el siguiente:

El procurador que presenta la solicitud ante HMLR lo hace por medios electrónicos, normalmente a través del portal de HMLR, e incluye con la solicitud un PDF de la escritura completada. Sin embargo, cuando la solicitud es para el primer registro, se puede presentar una impresión del PDF, certificada como copia fiel de la escritura completada.

El procurador que presenta la solicitud (incluyendo una solicitud para el primer registro) proporciona el siguiente certificado: "Certifico que, según mi leal saber y entender, se han cumplido los requisitos establecidos en la guía práctica 8 para la ejecución de escrituras usando firmas electrónicas."

Cualquier procurador con una cuenta de Adobe Acrobat Sign puede iniciar este proceso para todas las partes.No es necesario que el firmante y el testigo tengan su propia cuenta de Adobe Acrobat Sign.

El administrador de Adobe Acrobat Sign para el procurador puede cambiar la configuración en Adobe Acrobat Sign para habilitar flujos de trabajo que satisfagan los pasos 1-6 en la sección Información general del flujo de trabajo de HMLR anterior.Esta configuración se presenta a continuación en la sección sobre Configuración de su cuenta de Acrobat Sign.

La sección sobre Preparación de la escritura para la firma proporciona orientación importante sobre:

• preparar la escritura para la firma antes de iniciar el proceso de firma;
• incluir las cláusulas de ejecución y atestación prescritas en la escritura; y
• proteger la confidencialidad usando una función única en Adobe Acrobat Sign llamada «Visibilidad limitada del documento»

Acrobat Sign permite a un administrador de cuenta cambiar la configuración para asegurar que el flujo de trabajo se alinee con los requisitos de la sección 13.3 de la Guía práctica 8. Antes de enviar escrituras para ejecución electrónica usando Acrobat Sign, recomendamos hacer los siguientes cambios:

• Requerir consentimiento explícito para firmar usando Acrobat Sign. Los administradores de cuenta pueden configurar las Condiciones de uso y divulgación del consumidor para requerir consentimiento explícito (a través de una casilla de verificación) para el uso de Acrobat Sign. Esto se puede requerir antes de ver la escritura o antes de firmar la escritura.
  • Navega a la sección Grupo del menú de administrador
  • Hacer clic en el grupo que se va a configurar (mostrando las acciones disponibles en la parte superior de la lista)
  • Hacer clic en Configuración de grupo
    

• Seleccionar la pestaña Preferencias de firma
• Marca la opción Anular la Configuración de la cuenta para esta Página
  
• Desplácese hacia abajo hasta la sección Condiciones de uso y haga clic en el enlace de Firmantes
  
• Selecciona una opción distinta a la predeterminada para habilitar el consentimiento explícito
• Guarde los cambios.

• Activar la visibilidad limitada del documento: Visibilidad limitada del documento (LDV) permite al fedatario proteger la confidencialidad asegurando que el testigo solo pueda ver la página de ejecución o firma (no toda la escritura) y solo pueda recibir una copia de la pista de auditoría relacionada con el proceso de firma; el testigo no obtiene una copia de la escritura firmada en sí.Los administradores de cuenta pueden habilitar la configuración de LDV de la siguiente manera:
  • Navega a la sección Grupo del menú admin
  • Haz clic en el grupo que se va a configurar (exponiendo las acciones disponibles en la parte superior de la lista)
  • Haz clic en la acción Configuración del grupo
    
  • Haz clic en la opción Configuración del grupo en el menú del grupo
  • Marcar la opción Anular la configuración de la cuenta para esta página
    
  • Desplázate hacia abajo hasta la sección Visibilidad limitada del documento
    
  • Habilitar:
    • Los firmantes solo verán archivos que contengan campos de firma, iniciales o introducción de datos asignados a ellos
    • Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos
  • Guardar los cambios
    

• Crear una plantilla de mensaje (opcional): Puedes crear una plantilla de mensaje para ayudar a los notarios a ahorrar tiempo al enviar un documento para firma. La plantilla puede completar automáticamente el cuerpo del correo electrónico con un mensaje estándar y una línea de asunto.
  • Ve a la sección Grupo del menú de administración
  • Haz clic en el grupo que se va a configurar (exponiendo las acciones disponibles en la parte superior de la lista)
  • Haga clic en la acción
    de Configuración de grupo{1}
  • Haga clic en la opción Plantillas de mensaje en el menú del grupo
  • Haga clic en + para crear un nuevo mensaje y siga las instrucciones para crear una nueva plantilla

La versión final de la escritura debe cargarse en Acrobat Sign por parte del notario para que las partes puedan firmar de acuerdo con los pasos prescritos establecidos en la sección 13 de la Guía de Práctica 8.

La sección 13 prevé que el firmante firme en presencia física de un testigo que certifique la firma.La hora y fecha de cada firma se registra en la pista de auditoría digital de Acrobat Sign.Cuando se concluye el proceso de firma, el notario debe fechar la escritura dentro de la plataforma Adobe Acrobat Sign con la fecha en que entra en vigor.La fecha de la escritura constituirá la entrega del documento como escritura por las partes.

Hay tres consideraciones importantes para un notario que controla el proceso de firma:

• Para aprovechar la configuración LDV, la versión final de la escritura y su página de ejecución deben prepararse como archivos separados y cargarse juntos en Adobe Acrobat Sign.Adobe Acrobat Sign combina automáticamente múltiples archivos en un solo documento durante el proceso de firma.La configuración LDV permite a los notarios presentar diferentes partes del documento a los firmantes y testigos durante el proceso de firma.
• La sección 2.2 de la Guía de Práctica 8 prescribe la forma de las cláusulas de ejecución y certificación para la ejecución manual de escrituras por personas.Estas cláusulas también deben adoptarse cuando la escritura se ejecuta electrónicamente.Para garantizar que el testigo estuvo físicamente presente cuando el firmante firmó, el fedatario público debe incluir directamente debajo de los datos del testigo en la escritura la siguiente declaración del testigo: «Estuve físicamente presente como testigo cuando el firmante aplicó su firma a esta escritura».
• La Sección 13 de la Guía de Práctica 8 también obliga al notario a certificar que los requisitos HLMR se han cumplido debidamente.El certificado del notario se presenta junto con la solicitud a HMLR para el registro de la escritura.En la sección 16 de la Guía de Práctica 8, HMLR ha indicado que el siguiente certificado sería "apropiado":

"Certifico que, según mi leal saber y entender, se han satisfecho los requisitos establecidos en la guía de práctica 8 para la ejecución de escrituras usando firmas electrónicas."

Al seguir el proceso de firma descrito a continuación, y basándose en la pista de auditoría digital de Acrobat Sign, un notario puede sentirse seguro al proporcionar su certificado a HMLR.

Orquestar el proceso de firma

La ceremonia de firma puede tener lugar con todas las partes en la misma oficina, o con el signatario y testigo en una ubicación remota. La sección siguiente sobre el Audit Report detalla cómo Acrobat Sign puede validar que el testigo estaba físicamente presente cuando el signatario firmó la escritura.

Cuando el signatario y el testigo están en una ubicación remota (es decir, no están ubicados junto con el notario), Acrobat Sign está configurado para proporcionar al notario las garantías que necesita de que el proceso de firma se adhiere a los requisitos de la Guía de Práctica 8.

Abrir el correo electrónico
El primer signatario recibe un correo electrónico en su bandeja de entrada.

• El signatario hace clic en el botón Review and Sign

• Si el notario ha seleccionado autenticación telefónica durante la fase de preparación de la escritura, hacer clic en el botón Review and Sign inicia el proceso de autenticación de código de un solo uso
• El signatario hace clic en Send Code

Acrobat Sign envía un OTP de seis dígitos al número de teléfono designado por el notario durante el proceso de preparación de la escritura.

• El firmante introduce el código y hace clic en Aceptar

• El firmante completa todos los campos asignados en el documento y luego aplica su firma electrónica usando una de las opciones proporcionadas por Acrobat Sign:
  
  • Escribiendo su nombre
    
  • Dibujando en la pantalla táctil del dispositivo que está usando
  • Cargando una imagen de firma
    
• Después de firmar, hacen clic en el botón Aplicar

• Si se ha aplicado una política de consentimiento explícito, se le solicita al firmante que acepte las Condiciones de uso, las cuales pueden ser personalizadas por el facilitador.

• El firmante es redirigido a una nueva página web que le notifica que su firma ha sido aplicada e indica quién firmará a continuación.

• Un firmante, que designará al testigo, recibe entonces un segundo email invitándole a delegar un campo de firma al testigo
  
  • Hacen clic en el botón Revisar y delegar para firma para comenzar el proceso de delegación

• El firmante que delega entonces proporciona:
  • Un correo electrónico para el testigo
    
  • Un número de teléfono para el testigo
  • Un mensaje opcional para el testigo
• Cuando la delegación esté configurada, haga clic en Delegar
  

• El testigo recibe un correo electrónico de Acrobat Sign en la dirección de correo electrónico proporcionada por el firmante, que le invita a Revisar y firmar la escritura.

• Se solicita al testigo que se identifique utilizando un código OTP de seis dígitos enviado al número introducido por el firmante

• La escritura se abre directamente en la página de ejecución, y el resto de la escritura no es visible para el testigo.

• Finalmente, la escritura se envía al notario quien añade la fecha en el campo asignado con la fecha en que entra en vigor.
• Cuando todas las partes han completado el proceso de firma, reciben un correo electrónico que les invita a descargar una copia de la escritura final firmada electrónicamente y la pista de auditoría digital asociada.
• Por el contrario, el testigo solo tiene derecho a descargar la página de ejecución y el registro de auditoría asociado con la página de ejecución.

El Informe de auditoría es un registro completo de cada evento relacionado con el proceso de firma.Contiene pruebas importantes para los notarios sobre, entre otras cosas, la identidad de los firmantes y testigos, la fecha y hora de la ejecución, y las direcciones de correo electrónico e IP.

Muestra:

• A quién se envió por correo electrónico el documento (escritura) y el momento en que se envió.
• Quién vio el documento y cuándo.
• El hecho de que se habilitó el modo "Visibilidad restringida".
• El hecho de que el firmante (y cualquier testigo) accedió al documento tras la autenticación por teléfono móvil (Tenga en cuenta que el número de teléfono está parcialmente oculto para cumplir con el RGPD)
• El hecho de que el firmante consintió las Condiciones de uso.
• La hora y dirección IP utilizadas cuando se firmó el documento.
• El correo electrónico del testigo y el uso de autenticación por teléfono móvil.
• La hora en la que el documento final (escritura) se envió por correo electrónico a las partes respectivas.

Los agentes de la propiedad inmobiliaria deben tener en cuenta que una dirección IP no siempre puede tomarse como evidencia concluyente de que las personas estaban en el mismo lugar en el momento de la firma si, por ejemplo, el firmante está usando una conexión móvil y el testigo está usando una red Wi-Fi.

Por lo tanto, puede ser preferible orquestar el proceso de firma en un solo dispositivo, o requerir que todos los dispositivos estén conectados a la misma red Wi-Fi y que no se use funcionalidad VPN.