Contraseña de firma

Información general

El método de autenticación Contraseña de firma requiere que un destinatario introduzca una contraseña que proporciona el remitente del acuerdo. Las contraseñas se entienden bien como método de seguridad y los destinatarios las adoptan fácilmente, algo que podría no suceder con otros métodos de autenticación más complejos.

El remitente define la contraseña de firma cuando redacta el acuerdo y debe comunicarla al destinatario mediante algún proceso fuera de banda (llamada telefónica, correo electrónico, mensaje de texto).

Disponibilidad:

La contraseña de firma está disponible para todos los planes.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Uso

El proceso de autenticación predeterminado solicita al destinatario que valide su identidad introduciendo la contraseña de firma del acuerdo en un campo de texto.

• Se proporciona un vínculo para que el destinatario se ponga en contacto con el remitente, en caso de que necesite obtener la contraseña:

Una vez superada la autenticación, se concede al destinatario acceso para interactuar con el acuerdo mientras dure la sesión entre su equipo y Acrobat Sign.

Si el destinatario cierra la ventana del acuerdo por algún motivo o permite que caduque su sesión, tendrá que volver a autenticarse para reanudar su actividad.

Configuración de la autenticación con Contraseña al redactar un nuevo acuerdo

Cuando la opción Autenticación con contraseña está habilitada, el remitente puede seleccionarla en la lista desplegable Autenticación, justo a la derecha de la dirección de correo electrónico del destinatario.

Prácticas recomendadas y consideraciones

• Puede ser complicado llevar un control de las contraseñas cuando se tienen cientos de acuerdos. Contar con una convención interna de creación de contraseñas descifrables puede resultar útil para evitar que los destinatarios no puedan acceder a sus acuerdos en caso de olvidarse una contraseña.
• Las contraseñas solo se pueden cambiar para los acuerdos en curso, y para ello se edita el tipo de autenticación en la página de administración del remitente.
• Las contraseñas deben entregarse al destinatario mediante un método fuera de banda (por ejemplo, el teléfono). No incluya la contraseña en el mensaje del acuerdo.
  
• Si dispones de los recursos, configura el contacto de asistencia para agilizar los contactos de cualquier cliente.

Opciones de configuración

La autenticación mediante Contraseña de firma tiene dos conjuntos de controles, que están disponibles para configurarse en los niveles de cuenta y de grupo:

• Configuración de envío, que controla el acceso del remitente a la opción de contraseña.
  
• Configuración de seguridad, que gobierna la experiencia del destinatario.

La opción de autenticación mediante Contraseña de firma se puede activar para los remitentes si se desplaza a Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante.

• Casilla de verificación Contraseña de firma: cuando está activada, la opción Contraseña queda disponible para los acuerdos redactados en el grupo.
• (Opcional) Contacto de asistencia: de forma predeterminada, la página de solicitud del destinatario que requiere que solicite la contraseña proporciona la dirección de correo electrónico del remitente si el destinatario necesita ponerse en contacto con alguien. El campo Contacto de asistencia reemplaza la dirección de correo electrónico del remitente por un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, lo que proporciona un canal para las consultas entrantes a un recurso dedicado a resolver problemas.
  
• (Opcional) De forma predeterminada, utiliza el siguiente método: cuando las contraseñas de firma están habilitadas, queda disponible la opción para establecer la Contraseña de firma como método de autenticación predeterminado.

Configuración de la Configuración de seguridad

La contraseña de firma de acuerdo cuenta con dos opciones de control que el administrador puede configurar en la página Configuración de seguridad, en la sección Contraseña de firma del acuerdo:

• Restringir el número de intentos: habilitado de forma predeterminada. Si está deshabilitado, los destinatarios pueden intentar introducir la contraseña un número ilimitado de veces. 
  • Permitir al firmante XX intentos de escribir la contraseña del acuerdo antes de cancelar el acuerdo: el administrador puede introducir un valor de umbral para limitar el número de intentos de autenticación de un destinatario. Una vez superado ese número de intentos, el acuerdo se cancela automáticamente y se notifica al remitente.
• Seguridad de la contraseña del documento: esta opción define la complejidad mínima de las contraseñas solicitadas para:
  • Autenticar al destinatario para el acceso al acuerdo
    
  • Cifrar el acuerdo firmado (los PDF del acuerdo descargados)
    
  • Informes de identidad del firmante (en relación con los informes de ID de la administración pública)

Los valores de configuración son los siguientes:

► Ninguna: requiere que la contraseña tenga al menos un carácter que no sea un espacio en blanco

► Estándar: requiere un mínimo de 6 caracteres

► Medio: requiere un mínimo de 7 caracteres

►Fuerte: requiere un mínimo de 8 caracteres

Informe de auditoría

El informe de auditoría indica claramente que el destinatario ha introducido una contraseña válida:

Si el acuerdo se cancela debido a que el destinatario no puede autenticarse, se indica explícitamente el motivo:

Cancelación automática de acuerdos cuando un destinatario no se autentica

Si la configuración restringe el número de intentos de autenticación con contraseña y el destinatario alcanza ese número sin conseguir autenticarse, el acuerdo se cancela automáticamente.

El creador del acuerdo recibe un correo electrónico en el que se anuncia la cancelación, con una nota que identifica al destinatario que no se ha autenticado.

No se notifica a ninguna otra parte.